ZJ物业公司行政助理前台文员职务说明书

　　行政助理/高级行政助理(前台文员)职务说明书

　　一、岗位基本信息

　　编号：KJ-ZWSMS11日期：20**-5-4

　　岗位名称行政助理/高级行政助理(前台文员)所属部门行政人事部

　　职位等级普通行政员工(L级)定编数按编制

　　直接上级行政主任直接下级无

　　职位联系可直接升迁的职位：高级行政助理/行政主任

　　可相互转换的职位：各部门/管理部文员

　　工作协作关系办公用品供货商、公司各职能部门、各管理部

　　二、主要岗位职责

　　一级职责

　　(主要工作范畴)二级职责(具体业务活动)

　　协调沟通

　　1、外部沟通、接待的有效性，妥善接待来访，准确转接来电;

　　内务管理

　　2、视情况保证传真收发的及时(紧急传真在3分钟内，普通传真在半小时内);

　　3、会议室安排时效性，会议室的合理安排、使用、管理、布置、维修，公司会议的茶水供应;

　　4、保持办公区域整洁，负责午休期间灯光管理;

　　5、严格遵守岗位规章制度，不能出现泄密、假传指令等现象

　　办公用品管理

　　6、汇总办公用品申购计划表;

　　7、保证各小区办公用品及时到位;

　　8、办公用品费用报销;

　　固定资产管理

　　6、固定资产管理规范性，保证固定资产的完整;

　　工作台帐

　　7、建立相关工作台帐;

　　其他事宜

　　8、及时准确地完成上级交办地其他临时任务。

　　三、岗位权限

　　1办公用品的申购权

　　2各种会议地点的选择权

　　四、工作台帐明细表

　　1传真接收登记台帐

　　2传真发送登记台帐

　　3会议室使用登记

　　4办公用品领用台帐

　　5设备借用登记表

　　6固定资产台帐

　　五、工作流程明细表

　　1前台接待工作流程

　　2传真发放流程

　　六、工作交接内容

　　1通讯录

　　2工作流程明细表

　　3工作台帐明细表

　　七、工作考核

　　考核指标权重

　　礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序10%

　　负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理10%

　　接听总机外线打入电话的查询并接转，确保主机不长时间占线10%

　　负责公司外部来函、邮件、报纸等物品的转接及登记工作及报纸、信件、刊物的预订、派发10%

　　将公司传真接收发送并登记;对外传真及时发送并登记核对10%

　　负责公司图书管理、报刊订阅及宣传资料、主要活动的照片档案管理，建立公司文化所需要的文件系统10%

　　对公司大事记、宣传册策划制作，保证完整及时性10%

　　协助经理接待、安排领导各相关单位来访人员10%

　　将报纸上地产、物业相关信息摘要剪裁并在信息栏上张贴后收集装订入册10%

　　完成上级交给的其他任务，并能主动协助其他岗位完成有关工作10%

　　礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序10%

　　负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理10%

　　八、任职资格

　　项目内容

　　性别女年龄30岁以下专业资格秘书类资格证

　　教育背景大专或以上学历

　　经验工作细致和有条理化，语言表达能力强，有一年以上接待工作经验;

　　知识结构熟悉公文写作、文件的核实、资料及物品的管理;

　　能力良好的沟通与协调能力、学习与创新能力、敏捷的反应能力、良好的心理承受能力;

　　品性素质认真、细致，具有强烈的责任感及保密意识，富于团队精神;

　　其它熟练操作各类办公软件及设备，中文打字速度60字/分钟以上;形象端庄、大方、热情;

篇2：ZJ物业公司行政人事经理职务说明书

　　ZJ物业公司行政人事经理职务说明书

　　一、岗位基本信息

　　编号：KJ-ZWSMS01日期：20**-5-4

　　岗位名称行政人事经理所属部门行政人事部

　　职位等级经理级(G级)定编数按编制

　　直接上级管线副总经理直接下级行政人事副经理

　　职位联系可直接升迁的职位：总经理助理

　　可相互转换的职位： 其他部门/管理部经理

　　工作协作关系对内：公司各部门、地区公司各部门、各项目公司

　　对外：政府相关部门、各大专院校等企事业单位

　　二、主要岗位职责

　　一级职责

　　(主要工作范畴)二级职责(具体业务活动)

　　制定各项行政人事管理制度、工作流程及工作标准组织编制公司各项行政人事制度、相关工作流程及工作标准，包括劳动关系、人事管理、薪酬福利、行政管理制度等

　　预算管理

　　1、依据公司发展规划，组织各部门编制审核年度经营预算，制定目标和行动措施对策，保证计划的实施，以满足公司人力资源的需求

　　2、按照公司年度费用预算，负责审批工资、福利、培训等各项行政费用，在预算内有效控制合理使用

　　企业文化及VI

　　1、秉承及总结公司多年的管理服务理念，宣传发展企业文化，组织制定顺应品牌战略的推广方案及VI

　　2、开展丰富多彩的公司及团队活动，增强企业凝聚力，活跃公司氛围，激励员工思想及工作热情

　　中央采购依据公司年度费用预算及各部门需求安排各类资产及工程物料等的中央采买，对物品数量及质量进行监督，以保障公司各系统的经营运作

　　资产管理

　　1、对公司本部及各管理部各类资产包括固定资产及低职易耗品的登记、使用、调配、维护及报废进行管理、盘点和监督，确保公司资产的合理使用

　　2、对公司公车使用进行管理

　　证照管理组织公司各类证照的申办、变更、年检及注销

　　文档管理组织公司各类文件的转签、跟进，分别于年初、年底组织公司本部及各管理部文件建档、归档，监督指导各管理部的文档管理工作

　　合同管理组织公司各专业部门对各类合同的草拟、签订进行审核，建立完整清晰的合同管理台账，保障合同签订的及时、安全

　　会务组织公司年终总结表彰大会暨春茗晚会及其他各类会议的协调、准备及召开，组织每周经理例会的通知、准备及纪要，并传达公司各部门

　　法务协调地区法律室，应对公司各类法律纠纷，包括民事纠纷、行政纠纷及劳动纠纷等，对拖欠费用及违反小区相关管理制度或(临时)管理规约的业主发放律师函或提起诉讼，维护公司利益

　　其他行政类事务行政类印章管理、旅游组织、前台接待

　　人员编制管理

　　1、监督控制预算内人员编制运行情况

　　2、监督控制代管人员编制运行情况

　　招聘根据公司年度预算编制人数，组织制定及审核年度招聘计划，下达全年招聘任务，确保各部门/管理部人员需求

　　培训根据各部门/管理部培训需求，组织制定、实施年度培训计划

　　考核晋升落实公司各项考核、晋升制度的实施，包括竞聘上岗、考核晋升、月度绩效考核、年度绩效考核、晋升人员见习期考核、转正考核等

　　员工关系根据劳动法规和公司制度，处理劳动争议，建立和谐劳动关系，增强团队凝聚力

　　劳资监督公司各项劳资制度的落实，审核各项劳资工作，包括入职、调动、离职、休假、排班、考勤、工资福利发放等

　　奖惩监督公司员工奖励及处分制度的实施

　　工作纪律负责组织制定、实施行政人事部年度巡检计划，配合流动红旗检查，夜查等工作

　　其他人事类事务员工体检、学历进修等

　　人力资源规划

　　1、确认企业长期发展所需的人员特质。建立管理人员替补梯队系统，增储挖潜，确保人力资源的合理开发利用

　　2、规划企业员工发展计划、设计培训课程及有关制度配合组织的发展、执行工作教导、规划个人职业身涯

　　决策参与公司重大经营决策，提出涉及人力资源的决策建议，并组织制定相应的政策规定及管理措施。

　　组织协调与公司各部门、地区公司各部门、各项目公司、各大专院校等企事业单位及政府相关部门建立良好关系

　　工作台帐行政人事台帐审核

　　三、岗位权限

　　1行政人事政策制度、流程的建议权

　　2对行政人事部各项工作开展的指挥权

　　3各类行政人事文件、报表、台帐的审批权(权限范围内)

　　4参与公司行政人事事务的决策权

　　四、工作台帐明细表

　　1行政人事台帐汇总

　　五、工作流程明细表

　　1行政工作流程汇总

　　2人事工作流程汇总

　　六、工作交接内容

　　1公司有关文件档案：(1)人事文件;(2)行政文件;(3)机密文件;(4)待办文件;(5)相关参考资料。

　　2电子文档

　　3通讯录：(1)公司各部门、地区公司各部门、各项目公司、各大专院校等企事业单位及政府相关部门通讯录;(2)名片夹。

　　七、工作考核

　　指标类别考核指标考核标准权重

　　任务绩效(100%)

　　行政费用确保不超出预算范围，行政管理有条不紊，完成率每±1%，评估分-2%或+2%10%

　　绩效考核及奖金发放切实执行集团的绩效考核和奖金管理规定，每错误或者延误一次，评估分-2%10%

　　工作台帐及报表的及时性和准确性及时按要求上报各类工作台帐及报表资料，上报资料每错误或者延误一次，评估分-2%8%

　　人员编制超编比例为0，超编得全扣8%

　　人才到位的及时性和可用性按照各部门业务需要及时招聘合适的员工，新招聘员工转正合格率不低于80%，每延迟一次-1%8%

　　薪酬福利劳资审核差错率控制在5%以内，每违反一项规定，-4%8%

　　员工培训按计划每月组织各类培训，培训费用不超支，每超1%，-2%8%

　　监督落实公司制度的执行情况根据公司需要提出制度修订方案，督促制度的执行情况，未按要求一次-2%10%

　　行政管理确保与集团、各部门之间政令通畅并得到切实执行，对集团的每项通知每延迟1天，-2%10%

　　采购管理采购及时，按质按量，价格合理，每延迟、错误一次-1%10%

　　资产管理对每项资产登记造册，并安排妥善管理，保证资产安全。每漏登记一项资产或流失、损毁500元资产，-2%10%

　　八、任职资格

　　项目内容

　　性别不限年龄30-45岁专业资格中级职称证

　　教育背景本科或以上学历，人力资源管理、行政管理或企业管理等专业;

　　经验具丰富的行政人事管理经验，任职相关职位五年以上;

　　知识结构具有人力资源管理、行政管理、相关政策法规等理论知识，擅长公文书写。

　　能力

　　(1)良好的沟通与协调能力，敏捷的反应能力;

　　(2)良好的统筹及控制能力;

　　(3)良好的学习与创新能力;

　　(4)良好的心理承受能力。

　　品性素质

　　1、为人正直，工作认真细致、严谨;

　　2、具有强烈的责任感及保密意识，富于团队精神;

　　3、待人接物，态度和蔼，善于与各单位保持良好的工作关系。

　　其它熟练操作相关办公软件及设备。

篇3：zj物业公司收款主管职务说明书

　　zj物业公司收款主管职务说明书

　　一、岗位基本信息

　　编号：KJ-ZWSMS23日期：

　　岗位名称收款主管所属部门公司财务部

　　职位等级主任级(K级)定编数按编制

　　直接上级收款主任直接下级分管开票收款员、车场收款员

　　职位联系可直接升迁的职位：收款主任、会计

　　可相互转换的职位：其他板块(珠江或合生)收款主管

　　工作协作关系业主/开发商/管理部

　　二、主要岗位职责

　　一级职责(主要工作范畴)二级职责(具体业务活动)

　　制度执行1、执行集团及公司财务制度，做好本职工作。

　　日常收费2、安排收费工作，有计划、合理地安排开票员、收款员工作，督导服务质量及工作进度，有效处理财务投诉，杜绝收费漏洞。

　　业务指导3、指导管理部财务人员日常收费业务培训，提高业务水平，增强服务意识。

　　收费监督4、规范日常收款操作，核对本小区应收业主费用，并按财务流程进度开展工作。

　　车场巡检5、定期检查本小区车库车辆数量。

　　票据管理6、正确使用、及时核销、交接清楚、妥善保管，监督票据、停车证使用情况，发现问题及时纠正并报告上级。

　　会计档案7、按会计基础工作规范及公司的质量/时间要求完成和保管，建立、补充电子档案目录，各项收费依据、资料等文件分类归档、妥善保管。

　　其他8、完成上级交办的其他事务，及时反馈有关情况。

　　三、岗位权限

　　1对小区不合规收款要求的更正权

　　四、工作台帐明细表

　　1小区月度报表

　　2车位使用和收费情况台帐

　　五、工作流程明细表

　　1按本职位工作流程

　　六、工作交接内容

　　1公司有关文件档案：(1)工作台帐明细表;(2)小区报表;(3)未了事项

　　2电子文档：台帐明细表

　　七、工作考核

　　考核指标权重

　　工作台面整洁、无杂物，工作资料整理有序，使用公用工具后及时放回原处10%

　　按时出付款通知书，及时收费入帐;按时完成统计报表，日清月结，完成每日收费统计及收付日报表10%

　　对有疑问的住户，认真记录，及时跟进处理并有结果;掌握有关知应会，耐心回答住户提出的问题10%

　　保持良好的精神状态，穿着整洁，佩带工作证;遵守公司仪表仪容其他规定10%

　　遇到住户或访客笑脸相迎，主动打招呼10%

　　接待客人和接听电话时恰当使用礼貌用语，语气、语言表达婉转、温和、举止文雅10%

　　严格遵守财经纪律，编制的统计报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时、帐表相符，现金收取及及时送存银行10%

　　能熟练运用电脑操作财务相关软件，及时做好催款工作，收费率达到80%10%

　　严格遵守考勤制度和公司工作纪律，包括工作时间严格控制打或接听私人电话;不擅自调班10%

　　完成上级交付的其他工作，并能主动协助其他技工或其他部门完成有关工作10%

　　八、任职资格

　　项目内容性别不限年龄35岁以下专业资格 会计从业资格证、电算化操作合格证教育背景财会相关专业，大专毕业

　　经验一年以上小区楼盘帐务处理经验(应届毕业生除外)知识结构财会相关专业毕业、物业管理行业知识能力

　　1、服务意识与表达沟通能力

　　2、有独立分析解决能力

　　3、有一定的管理协调能力

　　品性素质

　　1、较强责任心、原则性强、处事细致严谨、有耐性

　　2、团队合作精神

　　3、承受工作高压

　　其它

　　仪表端庄、谈吐佳