物业公司行政管理制度(10)

　　物业公司行政管理制度（十）

　　第四章印章使用保管规定

　　第三十七条为了明确公章及其它代表公司名义的印章保管责任，规范用印，特制定本规定。

　　第三十八条所有能代表公司名义的印章，坚持谁保管谁负责的原则，行政、党支部印章由办公室主任保管、登记、使用，法人代表印章由会计保管、使用。未经总经理、支部书记批准不得随意交由他人管理和使用，因故需临时交接，须经总经理、支部书记批准并严格办理交接手续。

　　第三十九条使用或借用公章，须填写《物业公司公章使用登记表》或《物业公司公章借用登记表》（见附件），办理审批登记手续。

　　第四十条以公司名义发的文件由总经理签发用印；例行公事的便函、行政事务证明，报经总经理或分管领导签字批准后用印。

　　第四十一条各类报表及报送有关部门的材料，报经总经理或分管领导签字批准后用印。经签字的文件、合同、协议、报表等材料用印，不再登记。

　　第四十二条异地使用等因工作需要借用公章的，必须经公司总经理批准后方可借用。借用的公章，使用时必须要有两人在场，特殊情况必须电话征得总经理同意。借用者必须高度负责，做到章不离人。借用者回到公司后必须及时归还公章。

　　第四十三条严禁在空白介绍信上用印，因工作需要开具介绍信，需报经总经理或分管领导签字批准后用印。用便函开出的各类证明须一式两份，其中一份留存备查。

　　第五章局内网发稿办法

　　第四十四条为促进上网稿件管理规范化，加强信息交流，结合实际，特制定本办法。

　　第四十五条注重信息时效性，原则上在事件发生24小时内发布信息。

　　第四十六条凡公司发布或报送局办公室通讯须填写《物业公司稿件上网签发单》（见附件）。通讯公司所发通讯由职能部门或主要职能部门撰稿，行政综合性的稿件经总经理或党支部书记签字同意，业务性的稿件经总经理或分管领导签字同意，党务工作稿件经党支部书记签字同意后，统一由办公室发布。涉及局领导活动的稿件由办公室填写《局稿件上网签发单》（见附件）并报送到局办公室网站管理员统一编辑上传。

　　第四十七条新闻稿件的格式要求：

　　（一）大标题：三号宋体加粗；副标题：四号宋体。

　　（二）正文：四号宋体、行间距1.5倍。

　　（三）上传图片宽不低于600像素，图片清晰、主题突出。

　　（四）稿件末尾需署作者名。

　　第六章固定资产管理办法

　　第一节总则

　　第四十八条为进一步加强和规范固定资产管理，明确管理职责和程序，维护固定资产安全和完整，特制定本办法。

　　第四十九条固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中：专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。

　　单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。

　　第五十条固定资产管理必须坚持合理配备、规范管理，资产管理和财务管理相结合的原则。

　　第二节职责

　　第五十一条固定资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理责任制。

　　第五十二条办公室为固定资产管理部门，内设资产管理员和资产采购员。

　　管理部门主要职责：

　　（一）负责建立固定资产卡片和管理台账；

　　（二）负责职责范围内增加固定资产申请的提出和对使用部门增加固定资产申请的审核；

　　（三）负责固定资产的采购、验收、入库、领用、维修和保养等日常管理工作；

　　（四）负责办理固定资产配置、内部转移、处置、出借等事项审核、申报手续；

　　（五）负责固定资产清查盘点，编报固定资产信息报表；

　　（六）负责收集、整理、建立资产档案，妥善归档保管。

　　第五十三条公司各部门为固定资产使用部门，部门负责人是部门固定资产管理的第一责任人，对本部门使用和保管的固定资产负总责；固定资产使用或保管责任人，负责固定资产的合理使用、安全及完整。公司领导使用保管的固定资产由办公室资产管理员负责管理。

　　第五十四条财务为公司固定资产监督管理者，其主要职责：

　　（一）协同管理部门拟定固定资产管理办法，并组织实施和监督检查；

　　（二）负责固定资产总账和分类明细账的核算。负责职责范围内固定资产购置、处置事项的审核、报批工作；

　　（三）负责固定资产购置资金落实、申购审核、资金结算支付等工作。

　　第三节日常管理

　　第五十五条账务设置。财务应设立“固定资产总账”和“固定资产分类明细账”，实行价值控制。管理部门应设立《固定资产登记簿》和《固定资产转移单》，对固定资产实施动态管理。

　　第五十六条按物设卡。管理部门应对每件固定资产统一分类编号，建立固定资产卡片，做到一物一卡。

　　第五十七条账账核对。管理部门和财务应按季度核对固定资产价值，确保账账相符。

　　第五十八条账实核对。管理部门每年牵头组织一次实物全面清查盘点，与使用部门进行账实、账卡核对。盘查结果应由盘查人员与使用部门负责人等相关人员签字确认。

　　第四节购置

　　第五十九条使用部门按需提出固定资产购置

计划、填写《物业公司固定资产购置申请表》（见附件），管理部门结合资产配置标准、资产存量状况以及资产调剂和资源共享等条件，会同财务提出意见，经领导审查同意后方可购置。

　　第六十条经批准购置的固定资产，由管理部门按规定统一组织采购。

　　第五节验收

　　第六十一条固定资产的验收由固定资产管理部门负责组织实施。

　　第六十二条验收内容包括设备、器材的名称和规格型号等信息与设备购置计划是否相符、配件是否齐全、设备、器材的质量是否合格等。

　　第六十三条验收合格后，管理部门填写《物业公司固定资产验收单》（附件2）一式三联，管理部门执一联、财务执两联。

　　第六十四条管理部门根据验收、领用情况，填写固定资产卡片，并对固定资产进行统一编号。

　　第六节申领

　　第六十五条固定资产申领是指使用部门因工作需要申请领取固定资产，管理部门予以配置的行为。

　　第六十六条申领固定资产需在管理部门按规定办理登记手续。

　　第六十七条使用部门领取固定资产时，应检查资产状态、数量、品质，确定符合使用要求后领取，发现申领资产故障、破损等情况，及时告知管理部门，进行调整、维修、补充。

　　第七节转移

　　第六十八条固定资产转移是指变更固定资产使用部门或使用保管人的行为。固定资产转移包括部门内资产转移、部门间资产转移。

　　固定资产转移时，由转出部门填写《物业公司固定资产转移单》（见附件），经管理部门批准后，资产管理员监督资产转移。《物业公司固定资产转移单》一式三联，管理部门、转出和接收部门各执一联。

　　第六十九条资产转移后应及时办理转移登记，更新固定资产卡片，转移后固定资产编号保持不变。

　　第七十条因人员调动、工作调整、退休、挂职锻炼、外出学习等情况引起的长时间离职，离职人员使用保管的固定资产及相关资产材料应实施转移，使用部门负责人指定使用保管人或者交还给资产管理部门。

　　（一）人员离职时，移交使用保管的固定资产及相关资产材料后，还应填写《物业公司固定资产转移单》，管理部门监督。

　　（二）领导离职时，对所使用保管的固定资产及相关资料进行移交，由管理部门填写《物业公司固定资产转移单》，确认签字后，管理部门监督转移。

　　（三）使用部门需要留用离职人员使用保管的固定资产，应指定新的管理使用人，并办理转移手续。

　　若不需留用，应移交管理部门。

　　第七十一条各部门闲置固定资产应及时交回固定资产管理部门，统一调剂使用。

　　第八节清查盘点

　　第七十二条固定资产应每年进行一次清查盘点，一般结合年度财务决算进行。

　　第七十三条清查盘点工作由办公室负责组织实施，使用部门配合进行。

　　第七十四条清查盘点后，使用部门主要负责人和资产管理员应对本部门存量固定资产进行签字确认。

　　第七十五条管理部门应对清查盘点结果形成资产统计报告，对资产占有、使用、变动、处置等情况做出文字分析说明。对盘盈、盘亏情况查明原因，提出处理意见，按规定权限办理审批手续后及时处理。统计报告一式四份，公司分管领导、财务、档案、管理部门各一份。

　　第九节档案管理

　　第七十六条固定资产归档资料主要包括：涉及资产购置、验收、领用、处置等审批手续；每年的资产统计报告；每次盘点进行账账、账实核对的记录等。

　　第七十七条固定资产归档资料由管理部门统一整理、装订成册，每年编造清册归档保管。

　　第七章机动车辆管理办法

　　第七十八条为加强对机动车辆的管理，确保行车安全，保障公务用车需要，根据公司实际，特制定本办法。

　　第七十九条公司车辆由办公室负责管理，办公室指定车辆管理员负责车辆的调度、日常管理、定期保养、维修、年检、油卡领用登记、车况检查、保险和理赔工作。

　　第八十条公务用车须填写《物业公司派车登记表》（见附件），实行派车登记制度。严禁公车私用，未经批准的非专职驾驶员一律不得驾驶公车。

　　第八十一条车辆驾驶人员完成工作任务后原则上应将车辆停放在公司内。

　　第八十二条车辆驾驶人员应保持车况良好、车容整洁，若有故障，及时通知车辆管理员安排维修。对使用的车辆要精心保养，要自觉遵守交通规则，不违章驾车，严禁酒后开车。

　　第八十三条汽车维修按要求填写《物业公司车辆维修申请单》（见附件），原则上到指定修理厂进行修理，车辆大修须经公司总经理同意。

　　第八十四条车辆外借，须经公司总经理同意，由办公室负责车辆管理的人员安排，途中过桥、过路费用由用车单位（用车人）自付。

　　第八章经济合同管理办法

　　第一节总则

　　第八十五条为了在公司经营工作中认真贯彻执行党和国家的方针、政策，保护本公司的合法权益，维护良好的工作秩序，坚持按合法程序办事，特制定本办法。

　　第八十六条本办法适用于技术合同、买卖合同、租赁合同、建设合同、委托合同等经济合同。

　　第八十七条签订合同应当遵循“公正、公平、协商一致、等价有偿和诚实信用”的原则，必须符合《中华人民共和国合同法》之规定，按照约定履行自己的权利和义务。

　　第八十八条公司内部各部门不得以部门的名义对外签订合同，任何部门不得利用合同进行违法行为，损害本公司的利益。

　　第二节管理职责

　　第八十九条经济合同在总经理领导下实行归口管理制度。

　　第九十条公司办公室为公司经济合同归口管理科室；公司各部门在各自职责范围内负责或参与经济合同的洽淡、拟订、审核、履行和监督管理工作。

　　第三节合同的承接

　　第九十一条合同洽谈过程中，承办部门要把握合同的性质、内容、进度、合同额及合同的法律程序。在订立合同前，必须认真了解、审查对方当事人是否具有法人地位、支付合同经费能力及其资信资格情况等，必要时应要求对方提供工商营业执照、资格证书等相关材料，并存查备案。

　　第九十二条对某些重大合同，在洽谈前应当由承办部门负责人向

公司领导汇报。对较大项目或技术难度较大的项目应征得公司领导的同意。

　　第四节合同的签订

　　第九十三条合同签订实行合同会签制，公司所有经济合同签订均须经总经理签发，具体按照《经济合同流转单》（见附件）要求。

　　第九十四条所有合同原则上应采用国家统一制定的示范合同文本，承办部门及经办人员对于合同的条款须有全面、正确的理解，对于选择的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生误解。无示范合同文本的应按经济内容性质签订相应合同。

　　第九十五条合同签订须由法定代表人或其委托代理人签字，委托代理人签订的合同，“合同流转单”视为书面授权委托证书，委托代理人必须对本单位负责，在授权范围内行使签约权。

　　第五节合同的履行

　　第九十六条合同一经双方当事人签字盖章后即生效。各承办部

　　门应当按照约定全面履行自己的义务，并按照约定及时向对方催促履

　　约，对方履约有困难的，应及时向公司领导汇报，以便采取相应的措

　　施。

　　第九十七条合同履行过程中若合同有变更、解除及增添内容的，应仍按经济合同流转单要求流转，续订补充合同，经双方签字盖章纳入主合同范畴进行管理。

　　第九十八条合同履行过程中，承办部门应注意质量与进度的把

　　握，同时也应主动接受公司领导、有关部门对质量及进度的监督检查。

　　第九十九条终止合同后二个月内应按本公司有关资料、档案管理办法资料归档，资料包括双方往来信件、传真、函电、票据、单证等。

　　第一〇〇条合同履行过程中若出现问题，根据问题大小及性质的严重性，承办部门应及时向公司领导报告。

　　第一〇一条非我方因素，而使合同无法正常履行或中止的合同，由承办部门书面说明情况，并报公司有关领导审核，总经理审批。

　　第一〇二条双方当事人通过协商方式不能解决纠纷的，承办部门应及时寻找法律依据，并向公司领导汇报，以便通过法律程序妥善解决。

　　第六节合同的管理

　　第一〇三条合同由办公室统一编号后按合同的流程规定签字、盖章和归档。合同文本在两页及以上须加盖骑缝章。

　　第一〇四条合同文本正本经双方签约后存办公室壹份，承办部门、财务等执副本若干份。

　　第一〇五条公司财务要做好合同收、付款统计和汇总与各业务部门进行对帐。每季度及年度付款情况须向公司领导汇报。

　　第七节责任及附则

　　第一〇六条公司不允许部门或个人以部门或私人名义（职务技术成果）对外签订业务合同，若有违规违纪行为的，按有关规定追究责任，严肃处理。

　　第一〇七条在管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，损害单位利益而谋取个人或小团体利益的，按有关规定追究责任，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第九章复印机使用管理规定

　　第一〇八条办公室为复印机管理部门，办公室指定专人负责复印机管理工作。

　　第一〇九条管理员负责复印机清洁、维护、保养等日常管理工作；霉雨季节或雨天要尽量保持室内空气干燥；下班时切断电源，关好门窗。

　　第一一〇条外来人员未经管理员同意不得擅自使用复印机。

　　第一一一条复印时应严格按照操作规范进行，纸张摆放平整，做到节约用纸，根据实际需要复印。

　　第一一二条勿让曲别针等金属件掉入机内；不得将重物、装有液体的容器等物品摆放在复印机上。

　　第一一三条复印机出现异声、异味、外壳过热、卡纸等故障时，切不可自行处置，以免造成机器损坏。应关掉电源并及时向管理员说明情况，由管理员负责处理或请维修人员修理。

　　第十章员工理发室管理规定

　　第一一四条为改善员工生活条件，解决员工理发难问题，公司特设立员工理发室。

　　第一一五条本理发室为公司内部服务机构，以服务公司员工及直系亲属为主，其他家属及外来人员均不接待。

　　第一一六条理发室每两周开放一次，时间为周五下午12∶30-16∶00，非开放时间不安排理发服务。

　　第一一七条本理发室采取有偿服务，理发的员工须按告示的价目付费。

　　第一一八条为保证个人卫生和健康，理发用毛巾由员工自带。

　　第一一九条理发师负责搞好理发室内的环境卫生，及时清除地面水渍和碎发等杂物。

　　第一二〇条使用后的理发工具、物品，按规定清理消毒，并摆放整齐。

　　第一二一条做好安全防范工作，定期检查水电设施，离开时切断电源，关闭水阀，关好门窗。

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篇2：物业行政管理之工作交流制度

　　物业行政管理之工作交流制度

　　为全面了解各部门各项工作，及时发现并解决工作中存在问题，建立上下一致思想共识，提高工作效率质量，以达到有效沟通与交流，特作如下规定：

　　1.会议制度

　　1.1 常规例会安排：

　　时 间会议名称主持参加人员

　　逢周六上午10：00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员

　　每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员

　　每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员

　　3月、6月、9月、

　　12月的每月30日季度总结会经理全体员工

　　7月1日年中总结大会经理全体员工

　　次年1月10日年终总结大会经理全体员工

　　备注以上会议时间若遇休息日，可适当提前或顺延，以通知为准。

　　1.2 以上未定具体时间的会议，由人事行政部提前一天通知。

　　1.3 以上会议记录由人事行政部负责，会后48小时以内上报会议纪要。

　　1.4 各部门每周必须进行一次部门内部沟通会议，自行安排并记录，会后24小时以内上报会议纪要。

　　1.5 会议纪律

　　1）与会人员应按时到会，不得迟到或早退。特殊情况者，须提前向主持人请示，经批准后方可缺席。

　　2）与会人员应自觉签到，关闭手机或调到震动，保持肃静。

　　3）会议上应保持端庄坐姿，认真聆听，维护会议气氛，不得在场下交头接耳杂谈，不得哄谈吵闹。

　　4）与会人员应等到宣布散会时方可离场。

　　5）退场时，应礼让公司各阶层领导先行，之后井然有序逐一退场，不得抢先拥挤，退场时亦不得大声喧哗。

　　2.周/月/季/年工作报告

　　2.1为更好的配合工作会议顺利进行，各部门必须在会议前准备好相关工作报告，报告的工作内容包括：（按统一格式）

　　1）大事记（主要成绩）；

　　2）经营目标、业绩指标完成情况；

　　3）部门工作进度，以及业务情况汇报；

　　4）下一步工作安排，及费用预算；

　　5）存在问题及对策，需有关部门配合或解决事宜。

　　2.2具体如下：

　　工作报告内容完成时间报告递交流程

　　周工作计划/总结逢周五16：30前部门负责人→人事行政部→经理

　　月工作计划/总结每月最后一天

　　季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前

　　年中述职报告6月28日前

　　年终述职报告次年1月5日前

　　3.外出参观/学习/研究性质的活动

　　外出参观、活动（如：踩盘），回公司须上交工作报告，阐述学习的心得与收获，达到共同交流与分享的目的。

　　4.工作交流要求

　　4.1 各种工作报告必须按照统一格式制作上报。

　　4.2 各部门必须高度重视，责任人须准时出席会议并完成相关工作报告，周/ 月/季/年的工作报告，应于会后结合最新会议精神，重新整理并24小时以内上交人事行政部。

　　4.3 外出活动报告填写使用《外出工作考察报告》，活动完毕两天内完成上报人事行政部。

篇3：物业公司行政管理之保密制度

　　物业公司行政管理之保密制度

　　保密工作必须贯穿公司的各个环节，适用于各部门及全体组织成员，既针对各个部门负责人，又针对每一个员工。

　　1、公司各类资料要严格确定密级和保密期限、保密范围，并在规定的载体上予以注明。公司的所有资料（含文件、协议、证件、合同、报表、信息等）分机密、密级、非密级三级。机密级严禁张贴；密级原则不准张贴、传阅；非密级可张贴、传阅。

　　2、密级标准由资料的建立部门确定，经理核定。机密级必须明确阅读者姓名；密级明确阅读级别；非密级资料明确传递、张贴方式。

　　3、机密资料由经理统一保管或指定专人人保管；密级资料由人事行政部备案，使用部门保管；非密级资料由建立部门保管。机密资料和密级资料借阅、传阅需办理登记手续。

　　4、凡涉及公司机密的记录本、笔记本、电脑、图片等载体要由专人负责管理，无关人员不得动用或随意查阅。公司任何人员不得私自收藏、销毁、出售涉及企业机密的文件、实物。

　　5、公司各级领导及机要保管人员调离公司时，必须按规定将其使用或保管的机要资料、笔记本等移交给公司。否则，有关部门可拒绝为其办理调动或离职手续。

　　6、各部门建立资料而不确定密级标准、保密期限、范围，也不交经理核定，责任由建立部门负责。凡因泄密造成严重后果，将给予当事人行政处分，或追究其法律责任。

　　7、与保密制度同时执行的附件有《资料密级划分标准》、《资料密级登记表》、《资料借阅登记表》。

篇4：物业行政工作制度:其他行政管理规定

　　物业行政工作制度：其他行政管理规定

　　22其他行政管理规定

　　22.1.员工证

　　22.1.1所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。

　　22.1.2员工证必须当值时按规定佩戴，不得挂在腰际或以其他外衣遮盖，违者以不配戴论处。

　　22.4员工须注意爱护员工证，人为损坏或遗失，除按规定及时到行政人事部补办手续外，将视实际情况可能给予一定的纪律处分。

　　22.1.4离职员工必须将员工证交回，否则扣罚工本费30元。

　　22.2.更衣柜、钥匙的管理

　　22.2.1员工更衣柜不能随便与他人调换，不能私装锁头和私配钥匙，不能存放易燃易爆危险物品，不要存放贵重物品，物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。

　　22.2.2物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。

　　22.2.3员工离职时须将更衣柜清理干净。

　　22.2.4物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。领用人领用钥匙后，需在领用单上注明确认。

　　22.2.5钥匙保管人应遵守下列条件，否则所发生损失由保管人负担责任，并按情节轻重论处或依法究办：

　　22.2.5.1离职时应将钥匙交回资源部。

　　22.2.5.2钥匙遗失时，应立即向资源部报告。

　　22.2.5.3不得复制或任意借予外人使用。

　　22.3电脑使用管理

　　22.3.1总则

　　随着科学技术的发展，电脑作为企业员工进行文件处理、文件和信息传输以及企业经营管理工作的基本工具，对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。为配合企业的制度化、程序化、规范化管理，公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。

　　22.3.2适用范围

　　广州zz物业管理有限公司全体员工。

　　22.3.3电脑调配原则

　　22.3．3．1各管理处根据实际工作需要，制定电脑配置与采购计划，报请公司审批采购。

　　22.3．3．2所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配，并由行政助理负责资产登记与管理。

　　22.3．3．3外出公干需要使用笔记本电脑的员工，报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。

　　22.3.4电脑的使用与管理

　　22.3.4.1各部门必须按照规定机型、外设设备、硬件配置使用电脑，不得私自拆卸或安装任何硬件设备。并保证电脑设备在良好环境下使用，不得在设备上放置杂物，并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。

　　22.3.4.2各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱，如确有需要，由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。

　　22.3.4.3为防止管理处资料外泄，各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装USB接口，电脑使用者必须负责USB接口的管理，并确保相关资料不被外泄。

　　22.3.4.4任何员工不得将私人可移动U盘带入公司使用，公司、管理处根据工作需要配备公用U盘。

　　22.3.4.5管理处主任、财务部、客户服务部主管的电脑可根据需要开通上网功能，上网帐号和密码由电脑使用者管理并保密，其它电脑不得开通上网功能。

　　22.3.4.6各管理处电脑出现重大故障，由行政助理报请公司进行维修处理。如因员工私自卸拆卸造成电脑损坏，由该员工承担此项损失。

　　22.3.4.7电脑操作应按一定的规程进行。启动时应先开显示器、打印机等外部设备，后开主机；关闭时应先取出磁盘或光盘关闭主机，后关闭显示器，打印机等外部设备。

　　22.3.4.8在电脑运作过程中，若发现异常声音或怪味时，应立即切断电源，并通知行政助理及供应商检查机件。

　　22.3.4.9各使用部门设有专人操作电脑，每台电脑均必须设置开机密码及荧屏保护密码，电脑使用者必须对密码保密，并对自己的一切电脑操作负责。严禁未经允许擅自使用他人电脑。

　　22.3.

4.10为了预防电脑病毒，使用磁盘及光盘前必须进行病毒检测，严禁员工未经管理处主任批准私自安装外来软件、程序，一经发现按情节轻重给予纪律处分。

　　22.3.4.11任何时间严禁员工利用公司、管理处电脑玩游戏，严禁非公务情况下上网，一经发现按情节轻重给予纪律处分。

　　22.3.4.12严禁员工使用不健康、消极或产生不良影响的图片与文字作为电脑桌面，并不得浏览或传播不健康、消极或*的网络信息。

　　22.3.4.13员工离职时，必须将电脑的所有密码如实交接给指定的交接人后方可办理离职手续。

　　22.3.5责任及义务

　　22.3.5.1人事资源部：对电脑设备资产管理、调配、调试负责，有义务指导员工正确应用电脑。

　　22.3.5.2员工：员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。

　　22.3．6监督机制

　　22.3．6.1员工不按规定操作电脑者，将视情节轻重给予纪律处分。

　　22.3．6.2员工故意损坏电脑设备者，公司将视情节轻重给予纪律处分，并追究其相应责任且有权要求其经济赔偿。

　　22.4复印机使用管理

　　22.4.1复印机必须由各部门指定人员负责操作，其他人员非必要请勿使用复印机。

　　22.4.2员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记（双面复印当2张），及清理遗留的物件及废纸。

　　22.4.3使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件，禁止复印私人文件。

　　22.4.4当连续复印文件数量达100张，必须暂停2分钟，禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。

　　22.4.5行政助理负责复印机维保工作，及监督复印机的使用状况。

　　22.5传真机使用管理

　　22.5.1所有文件的传真工作由各管理处指定行政助理或前台接待文员负责操作。

　　22.5..2传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作，禁止其他人员私自取走未经登记的文件。

　　22.5.3传真机操作人员必须尽快将已发出或接收到的文件登记后及时分派到各部门负责人。

　　22.5.4使用传真机只限于传真管理处文件，禁止传真私人文件。

　　22.5.5行政助理负责传真机维保工作，及监督复核传真机的收发记录。

　　22.6办公费用控制

　　22.6.1文具

　　22.6.1.1新入职员工(保安工程除外)可领取一套必要办公文具，费用控制在人民币一百元以下，包括以下非易耗物品：笔筒、计算器、剪刀、订书机、起订器、打孔机、直尺、文件架等，上述物品一旦领用后原则上不再重复领用，唯以旧换新时也需由行政助理审核是质量原因还是使用不当所致，因个人原因造成损坏、遗失的，由个人自负，不应再向公司申请补领。员工离职时同样要求返还整套非易耗文具。

　　22.6.1.2每月文具领用原则上只是添置易耗材料，如纸薄类、笔类等，或添置必要的文件夹类。

　　22.6.1.3行政助理有权根据实际情况，对各部门提交的文具申请中的数量和品种作相应的控制、调整，并视进度给予发放。

　　22.6.1.4本着环保、节约的原则，公司建议各管理处善用资源，采取适当措施控制不必要的花费，如适当使用可换笔芯循环再用的笔类，使用二次用纸等。

篇5：物业行政管理作业指导书:文件资料管理制度

　　物业行政管理作业指导书：文件、资料管理制度

　　1目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4相关文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理办法

　　5.1 文件的产生

　　5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1 受控文件

　　a) 内业资料；

　　b）图纸资料；

　　c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

　　e)与服务过程有关的合同协议；

　　f)业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：

　　a)内行文、外行文: 1

　　b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

　　c) 与服务过程无关的合同协议: 3

　　d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

　　e) 行业标准性文件: 5

　　f) 照片、录像带:6

　　g) 电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　*-*.*-**

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR-WD01-02-02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5 文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR-WD01-02-03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6 文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR-WD01-02-04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　4机密性文件的调用与借阅规定

　　a） A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司

财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b）B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c）C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

　　e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f）外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表]（QR-WD01-02-05）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表]（QR-WD01-02-06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8 文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9 文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR-WD01-02-07）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6 使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表] QR-WD01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录] QR-WD01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表] QR-WD01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表] QR-WD01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表] QR-WD01-02-06办公室一年

　　7[作废、销毁文件登记表] QR-WD01-02-07办公室一年

　　起草人：审核人：审批人：

　　日期：日期：日期：