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物业公司文秘兼内勤岗位工作职责

编辑:物业经理人2017-04-28

  物业公司文秘兼内勤岗位职责

  一.工作内容

  负责收集、整理各类文件资料,做好文档保管及文书打印工作。

  二.工作要求

  1.负责来往文件、内部刊物、网络信息的收发、登记、分类、转载、归档工作。

  2.收文登记后,请部门经理提出拟办意见,将文件送呈总经理室审阅、批示,总经理室批示后,及时按批示意见分送有关部门阅办并办好签收手续。

  3.对分发的文件,每月进行一次检查,将分发的文件及时流转和归档,防止公文积压或损坏。

  4.负责整理公司及各管理处文件、档案资料的整理、立卷、归档、登记工作,按要求收集齐全、装订规范、存放有序,索引准确。

  5.加强与各部门资料管理人员的联系,并对各部门的文件资料管理工作进行检查和指导。

  6.负责文件、资料的打印工作,做到规范、准确、及时。

  7.负责行政部电脑、打印机、复印机等文印设备的维护管理,发现故障及时通知维修人员或供货商修复,确保其能随时使用。

  8.负责接听电话,根据对方和公司的有关规定转接或传呼。

  9.负责照应外来客访人员,提供接待、茶水服务,保持接待区域整洁。

  10.完成领导交办的临时性工作。

  三.注意事项

  1.在工作中要谦虚谨慎,埋头苦干。

  2.接听电话或待人接物要注意文明礼貌。

  3.坚持原则、秉公办事、遵守纪律,严守管理机密

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篇2:物业公司内勤兼仓库管理员岗位工作职责

  物业公司内勤兼仓库管理员岗位职责

  一.负责部门各类物资的收发与保管,熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,掌握库存物品的使用情况。

  二.根据库存物品消耗使用情况,按需向部门经理汇报,以便物品购置。

  三.仓库内各种用品、清洁材料,要分类清楚、排列整齐、存取方便、有条不紊;易燃、易爆物品须单独保管,防止意外;要做好防火、防盗、防腐、防潮、防蛀工作。

  四.所有入库物品都必须建帐立卡,做到帐物相符。

  五.每月末进行一次清仓核资,做到账物相符,并填写《月库存物资报表》和下月的《请购单》。

  六.负责收发保管本部门的应急用的钥匙箱,按钥匙管理制度严格把关,对使用人借用和归还都要做好记录。

  七.物品出借,需办理借用手续,做好记录,借用物品归还后应注销。

  八.保管和收发省局办公室饮用水,对领用人要按规定在记录单上签字,要每月对饮用水消耗情况及时报行政部。

  九.对部门各班考勤表每月进行一次汇总,报行政部。

  十.协助经理、副经理对大厦各个区域和卫生质量进行不定期检查和巡视,认真做好记录,发现问题及时处理,并提出整改意见。

篇3:物业行政内勤员岗位工作职责和工作标准

  物业行政内勤员岗位职责和工作标准

  01、岗位职责

  检查各类现场质量记录及质量记录的归档工作,确保各种质量记录完整、干净、正确、及时

  负责配合地产和公司组织的各项质量管理活动和社区文化活动组织开展

  负责管理处各类文件、资料、质量记录等管理工作,定期整理、备份,严格执行文件借阅制度,未经经理许可不得将管理处文件、房屋建筑资料、业户资料等资料外借

  起草及打印各类文件、函电信件、并负责收、发、存

  负责项目例会的组织工作,准备资料,及时制作会议纪要、周报、月报等

  积极与公司行政联系,作好上传下达工作及各类办公公文的收、发、存

  负责办公设备的管理,建立台帐,定期清查;对办公场所的工作秩序、物品和环境进行管理

  负责人事、劳资、考勤等资料的汇总编制

  与各部门沟通,了解各部门在人员配置、培训或其他方面的需求,根据相关流程及时解决

  根据实际情况合理编写好资金计划对各部门办公、后勤用品购买计划的控制;作好领用、发放记录

  各类付款合同审批手续的办理,确保物资在时间节点为内到位

  固定资产的申购办理、登记清晰,管理处的财产、用具的保管和登记明了,月末将根据当月出库情况编制《物料用品盘存表》报送管理处

  项目各类费用的报销工作及时完成

  协调好各部门之间的关系,各部门间相互沟通顺畅,协作良好,按时完成领导交办的其它工作

  02、工作标准

  各种会议、社区文化活动24小时内向项目经理提交会议纪要及活动总结并抄送公司相关职能部门

  及时编写管理处相关通知、通告、提示并报客服主管审核,确保信息传递

  每天上班开始至少半个小时必须上天明各类网站,并及时回复顾客在相关网页上的投诉、建议和咨询并向区域管理员传递

  每月27日前将本月社区文化活动情况汇总报客服主管

  每季度首月5日前编制管理处《季度管理服务报告》并报客服主管核准后发项目经理审批,确保在8日前发公司品质部

  每年12月25日前编制管理处年度《社区文化活动计划》报客服主管

  每周三下午前将需要报销的费用交公司,走流转程序

篇4:物业公司行政部内勤岗位工作职责(2)

  物业公司行政部内勤岗位职责(二)

  1、在行政部主管领导下,负责行政部各类文件,资料档案的清理保管工作,负责各类文件资料的修改、打印。

  2、负责对外来公文的签收、登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作;按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态情况;按时收集好各类档案资料,不散失、不遗留,做好主卷归档,分类准确、装订工整。

  3、按公司规定保管、使用公司行政印章和专用公章;按公司规定开具公司对内对外的各类介绍信、证明文书;参与公司公关活动。

  4、负责统筹管理公司的合同和档案资料。

  5、负责办公设备的管理,包括电话机、传真机、复印机、电脑、打印机等设备。

  6、负责办公环境的管理及机关本部办公室的清洁卫生管理。

  7、严格按工作程序办事,不散布、传播在工作中接触的公司或管理处资料、决策等属保密的事项。

  8、负责公司办公室来人、来访的接待工作。

  9、完成领导交办的其他工作。

篇5:管理处内勤员岗位工作职责

  管理处内勤员岗位职责

  内勤员在管理处主任统一安排下,负责文档资料的保存和管理,做好各项基础性工作。

  1、按照物业服务的需要,编制采购计划,并实施采购;

  2、对仓库物资和其他物资进行管理,建立物资台帐;

  3、协助主任组织开展社区文化服务;

  4、做好本部门员工的考勤、考核管理;

  5、负责管理辖区内业主档案和物业档案,做好保密工作,防止遗失、损坏;

  6、负责本部门各类通知、公函、报告的收发;

  7、负责接听服务电话,属于业主投诉及报修的要做好记录,并及时转交处理,对于紧急突发事件及时向本部门负责人或公司领导汇报;

  8、熟悉各种收费程序,负责接待上门的交费的业主,并做好收费记录;

  9、热情接待来访的业主及其他人士,对他们的咨询事项给予热情、周到的答复和解释;

  10、完成本部门安排的其他工作。

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