物业项目档案管理制度(3)

　　物业项目档案管理制度（三）

　　档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。

　　1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责；

　　2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理；

　　3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找；

　　4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人；

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件；

　　6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

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篇2：物业管理公司档案管理制度(9)

　　物业管理公司档案管理制度（九）

　　第一条 总则

　　1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。

　　2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案等）。

　　3.公司对档案实行集中统一管理。

　　第二条 档案管理架构

　　1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。

　　2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。

　　3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

　　第三条 档案分类：

　　1.文书类档案

　　1）政府部门各类文件

　　2）公司对外、对内各类正式发文

　　3）法律公文

　　4）广告策划文案

　　2.工程技术类

　　1）设备设施档案

　　2）招投标档案

　　3.财务类档案

　　4.合同类档案

　　5.公司各类证照

　　6.影音类文件

　　第四条 归档工作流程

　　1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

　　2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

　　3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

　　第五条 归档要求

　　1.归档文件必须完整齐全。

　　2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

　　3.档案编目

　　1）文书类档案：年度+（项目）部门或管理处+案卷号

　　如：20**/市场/001

　　2）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号

　　如：20**/百事可乐/项目/001

　　3）财务类档案：会计年度设置

　　4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

　　4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

　　5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：

　　1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

　　2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

　　第六条 档案借阅、移交

　　1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。

　　2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

　　3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

　　4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

　　第七条 保管和保密制度

　　1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。

　　2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

　　3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

　　4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　　第八条 附则

　　工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

篇3：物业管理公司档案管理制度(6)

　　物业管理公司档案管理制度6

　　档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

　　第一节档案范围

　　公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

　　其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

　　第二节档案分类及编号

　　一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

　　1、行政类

　　2、财务类

　　3、人事类

　　4、业务类

　　5、工程类

　　6、拓展类

　　二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

　　三、档案编号以"一案一号"为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

　　四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。

　　第三节机要档案

　　一、机要档案按其内容分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。其中：

　　二、划分标准：

　　绝密档案包括：

　　公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

　　机密档案包括：

　　1、财务资料；

　　2、公司重要会议纪要；

　　3、公司经营情况；

　　4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

　　5、技术资料；

　　6、金额在10万-100万元的合同。

　　秘密档案包括：

　　1、重要项目资料；

　　2、项目合同协议。

　　第四节档案装订

　　一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

　　二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

　　第五节保存期限

　　档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

　　一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。

　　二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

　　三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。

　　四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。

　　五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

　　第六节保管部门

　　一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

　　二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

　　三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

　　四、其他档案均由总经办指派专人保管。

　　第七节档案移交

　　一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

　　二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

　　三、合同协议应在签订之日移交总经办。

　　四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

　　五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

　　六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

　　七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

　　第八节档案调阅

　　一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准

人核准后方可调阅。

　　二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

　　三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

　　四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

　　五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

　　六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

　　七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

　　第九节档案销毁

　　一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

　　二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

　　三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

　　四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

　　五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

　　六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

　　第十节其他

　　一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

　　二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

　　三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

　　四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

　　五、以上表格均由总经办统一编号。

　　六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

篇4：物业公司档案管理制度(9)

　　物业公司档案管理制度（9）

　　一、公司档案由出纳统一管理，各部门需要的档案可申请复印件。

　　二、档案按以下分类：工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

　　三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式：

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　　───────-------

　　企业名称（缩写）部门 文种时间编号

　　密级：

　　A.机密文件：公司章程、股东会、董事会纪要、决议，重大业务合同函件、会议纪要、Ａ级财务资料（财务报表、验资报告、重要函件）、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

　　B.普通文件：除Ａ级外的文件均属Ｂ级。

　　四、原则上所有资料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

　　五、归档资料必须准确做好文件索引。建档立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。

　　六、案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切；用钢笔书写，字迹端正。

　　七、案卷按机构、年代排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

　　八、注意做好保密工作，存放档案的门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

　　九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　十、借阅文件档案（包括资料），必须由借阅人填写借阅单，经公司总经理审批，财务资料同时须经财务经理审批，办理借阅手续，Ａ级档案须由总经理批准方能借阅；Ｂ级档案由副总经理批准借阅。

　　十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

　　十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，将追究当事人责任；如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

　　十三、查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导处理。

　　十四、对摘抄卷内档案，应经总经理同意。对摘抄的材料应进行审查、签章。

篇5：物业管理公司档案管理制度(7)

　　物业管理公司档案管理制度（七）

　　一、档案管理总则

　　1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

　　2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作，是经营管理活动中的重要组成部分，各部门都要从公司整体利益出发，把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中，切实加强领导，部门负责人为本部门档案第一负责人。

　　3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则，采取有效措施，集中统一管理本部门的档案，以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

　　二、管理结构和职责

　　1、总办是公司档案管理的业务主管部门，根据工作需要，应组织筹建公司档案室，总办对其他部门进行业务指导。其主要职责：

　　①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况；

　　②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流，加强档案管理意识；

　　③组织培训各部门兼职档案管理员；

　　④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用；

　　2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点，设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理；各部门应按照规范设立档案管理岗位，并指定兼职档案管理员；兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点，其基本职责：

　　①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范，制定本部门档案工作各项实施细则；

　　②负责收集本部门内的档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为各项工作提供服务；

　　③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

　　三、公司档案归档范围和要求

　　1、公司档案的归档范围，按其性质划分：公司的各种证、照、卡、各种行政文件，各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

　　2、公司档案，由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案，由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料，在项目结束或特定时期向总办移交；

　　3、会计档案由于其特殊性及重要性，会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管；

　　4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备、字迹图样清晰；

　　5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件；公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料，任何人都不得将归档材料据为私有。

　　四、档案的管理

　　1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入；

　　2、档案保管必须有专用房间或柜子，房间或柜内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗等措施。

　　3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失；

　　4、档案管理部门应建立登记制度，对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记；

　　5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案，并及时与总办档案管理员对接；

　　6、常用档案在使用中，档案管理员必须保持一份复印件存档，以便其他相关工作的查阅；

　　7、凡领用档案原件交相关部门留存者，必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整，并节省公司人力、物力，缩短办文时间；

　　8、部门撤消或变动，以及项目结束时，应将其档案收集齐全，妥善整理，严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续；

　　9、档案分电子文档和实物存取文档两种；

　　10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

　　五、档案的利用

　　1、积极开展档案的利用，各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用；

　　2、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。

　　六、档案的销毁

　　1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

　　2、按规定需要销毁的，凡属密级档案须经总经理批准，一般

内部档案须经总办主任批准。

　　3、经批准销毁的档案，档案管理人员应认真填写销毁清单，并由专人监督销毁。

　　七、附则

　　1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

　　2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则，报总办备案；

　　3、有关档案管理的其他规范，与本规范配合执行。

　　4、对档案管理工作每半年进行一次检查，发现因管理不善，造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行，并且应采取一切补救措施。

　　八、项目图纸移交规定

　　1、针对地产公司开发的新项目，在正式出施工图时给物业公司发放的图纸（包括各专业相关图纸），作为公司的绝密文件，由专人负责保管。

　　2、工程竣工验收后，地产公司向物业公司提交整套工程资料，物业公司专人接收并签字确认。

　　3、服务中心成立后，项目资料移交服务中心，由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

　　九、档案管理流程图：

　　1、项目资料：

　　相关部门分类整理

　　列出清单

　　部门经理审查签字

　　项目结束后移交公司档案员

　　档案管理员归类、编目组卷

　　建立电子档案

　　2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物：

　　相关部门办理

　　证件、证书领取

　　及时存入公司档案室

　　档案管理员分类登记

　　建立电子档案

　　3、档案借阅

　　填借阅申请单

　　总办审批

　　登记借阅

　　按时归档：