VK物业智能化工程部供方管理办法

　　VK物业智能化工程部供方管理办法

　　1.目的

　　规范供应商管理，对供应商进行有效的评估、考核、监督与控制。

　　2.适用范围

　　智能化工程部。

　　3.职责和权限

　　部门/岗位工作内容

　　部门经理负责对供应商管理工作全面监督及控制。

　　施工技术组主管负责供应商管理工作的日常协调及监督。

　　采购管理员负责收集、反馈、整理市场信息及供应商评估、考核和日常管理工作。

　　4.方法和过程控制

　　4.1供应商分类：

　　4.1.1　A类供方：设备和线材的供应商或产品质量直接影响工程质量或直接影响工程成本的供应商。

　　4.1.2　B类供方：五金、电池、工具、零星材料，或采购额不大且产品质量对工程质量不会造成直接影响的供应商。

　　4.2 合格供应商审批。

　　4.2.1 A类供方需通过公司审批并由部门和公司品质管理部备案。

　　4.2.2 B类供方由部门审批，由部门和公司品质部备案。

　　4.2.3 部门财务备案后方可进行采购订单的审核。

　　4.3 评估谈判过程：

　　4.3.1 A类供方的评审由采购管理员会同财务部及品质部相关人员对供方进行招标/评估和价格谈判。对在深圳的供方需进行实地现场评估。

　　4.3.2 B类供方的评估由采购管理员会同部门财务/物资计划管理员/技术组人员/本部事务主管对供方进行评估和价格谈判。异地供方由城市负责人负责提供供应商地址、联系人、联系电话及价格信息，采购管理员和部门财务负责电话核实。

　　4.4供应商评估审批流程

　　4.4.1采购管理员将供应商资料及谈判结果(价格及付款方式等)报部门经理审批，审批通过后准备相关资料报公司审批。

　　4.4.2增加新的供应商时，需提供以下资料报公司审批备案：

　　A、供应商营业执照(盖章生效)。

　　B、税务登记证(盖章生效)。

　　C、报价单(盖章生效)。

　　D、安防产品生产登记批准书(盖章生效)。

　　E、产品检验证书(盖章生效)。

　　F、 进出口企业资质证书(代理型公司提交，盖章生效)。

　　G、进口产品代理证书(代理型公司提交，盖章生效)。

　　H、原产地证明(代理型公司提交，盖章生效)。

　　I、售后服务保障措施。

　　4.4.3 资料收集整理完毕后，由采购管理员填写《供方申请(评审)表》。

　　4.4.4 公司审批通过后，由采购管理员及时记录在《合格物资供方(品牌)一览表》中，并及时更新《常用物资价格统计表》。

　　4.5供应商考核：

　　4.5.1每半年由采购管理员负责进行一次供应商考核，4.0-5.0分上为Ⅰ类供应商3.5-3.9分为Ⅱ类供应商;3.5分(不含3.5分)以下为Ⅲ类供应商。如某A类供应商考

　　核分数为4.2分，则其为AⅠ类供方。

　　4.5.2对于Ⅰ类供应商，在付款时间，协议签订等方面予以优先考虑。

　　4.5.3对于一年中两次累计被评为Ⅲ类供方的供应商取消其合格供应商资格。

　　4.6合格供方的增加及变更按公司供方程序进行。

　　5.相关文件

　　VKWY7.4-Z01 《采购管理程序》

　　VKWY7.4-Z03 《供方管理程序》

　　VKWY7.5.1-J02-05 《智能化工程部采购管理办法》

　　6.记录表格

　　VKWY7.4-Z03-F1 《供方申请(评审)表》

　　VKWY7.4-Z03-F2 《合格物资供方(品牌)一览表》

　　VKWY7.5.1-J02-07-F1 《常用物资价格统计表》

　　VKWY7.5.1-J02-07-F2 《供应商考核表》

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篇2：物业公司供方控制管理作业指导书

　　物业公司供方控制管理作业指导书

　　1.0目的

　　通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效控制，确保公司为顾客所提供的服务

　　符合法律法规和相关的要求，为顾客提供满意的服务。

　　2.0适用范围

　　适用于对本公司所有供方的控制。

　　3.0定义

　　供方：提供产品（包括服务、软件、硬件、流程性材料）的组织或个人。

　　4.0职责

　　4.1总经理负责对供方评价、物资申购单和采购合同的审批。

　　4.2行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安全要求的控制工作，并负责公司所需物资的采购实施工作。

　　4.3各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、评价、环境/安全要求的控制，并对供方的服务质量进行监控。

　　5.0内容

　　5.1合格供方应具备的条件（不限于以下条件）

　　1）应具有合法经营资格；

　　2）有从事过类似工作的优良业绩；

　　3）有良好的信誉；

　　4）有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书；

　　5）价格合理；

　　6）提供的产品（包括服务）符合环境和职业健康安全相关的法律法规要求和本公司的要求。

　　5.2各类供方的评价与选择

　　5.2.1服务供方

　　依照合格供方应具备的条件，相关部门自行组织对其职责权限内的服务供方进行评价，并填写《供方评价记录》，必要时附相关证实资料，报总经理审批。若该次服务不需签定合同，相关部门可根据服务标准的要求来选择供方，不需另填《供方评价记录》，

　　5.2.2物资供方

　　依照合格供方应具备的条件，由行政办公室组织对长期的物资供方进行评价，并填写《供方评价记录》，必要时附相关证实资料，报总经理审批。对于零星的单次小批量采购可由行政办公室依据采购信息的要求并结合合格供方的要求进行采购，不需另填《供方评价记录》。

　　5.2.3对于政府相关部门指定的单位可不进行供方评价。对于其它服务与物资的供方评价时还应尽可能从以下方面进行考虑来选择供方：

　　（1）各类管理体系是否健全，安全措施是否落实；

　　（2）要求其承诺遵守相关的法律法规及本公司的HSE方面的要求；

　　（3）要求其提供的产品或服务尽可能符合环保及其职业健康安全要求并执行之等。

　　5.2.4经总经理批准的合格供方，各部门负责将其职责范围内的合格供方登记在《合格供方登记表》中。

　　5.3 合格供方资格的定期评价

　　5.3.1对已选定合格的供方，相关部门每年对长期供方其进行一次复评（如果是一次性或短期没有一年的不需进行复评），并填写《保留或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第5.1条执行外，重点审查各供方在一年内提供的服务或物资的及时性、合格批次等综合情况。如服务供方在一年内出现一次严重不合格或连续三次一般不合格或累计十次一般不合格服务，采购供方在一年内出现两个批次不合格供货，相关部门应填写《保留或取消合格供方报告》，经总经理批准后，更新《合格供方登记表》。

　　5.4合格供方档案管理

　　评价方应对其合格供方建立独立档案，档案应包括下列材料（不限于）：

　　1）合法经营资格证明材料（如危险废物处理站相关许可证明）；

　　2）专业服务资质证明；（如水池清洗、电梯维保、消防系统维修等）

　　3）合同；

　　4）《供方评价记录》、《采购合同审批表》；

　　5）《保留或取消合格供方报告》等。

　　5.5采购的实施与对供方的控制

　　5.5.1 采购文件的审批

　　1）物资申购部门对拟采购物资，填写《物资申购单》。必要时，对专业技术较强的物资采购，申购部门应编制《采购技术说明书》作为采购和验收的依据附在《物资申购单》后，经部门经理确认，报财务部、分管领导、总经理审批后，行政办公室实施采购。

　　2）对急需物资的申购，由使用部门填写《物资申购单》，注明"急需"字样，直接报总经理审批后，行政办公室实施采购。

　　2)各类采购合同（包括服务分包合同），由相关部门组织与供方起草拟制，并填写《采购合同审批表》经总经理审批后，授权人员与供方签定生效，以确保规定的要求是适宜的。

　　3)当公司或业户提出在供方现场实施验证时，公司必须在采购文件中对要开展验证的安排和产品的放行做出规定。

　　5.5.2行政办公室在实施采购时应在满足采购信息要求的前提下，尽可能按以下原则进行选择。

　　1）

尽可能采用低能耗资源的产品；

　　2）尽可能采用可以循环使用的产品；

　　3）尽可能采用报废后污染小的产品。

　　5.6采购物资的检验

　　5.6.1对采购来的物资，使用部门、仓管要负责进行验收，验收合格后办理入库手续，由仓管员在《入库单》上签名，使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格的确认。

　　5.6.2验收内容包括数量、规格、型号是否符合采购文件的要求，包装是否完好，是否有合格证书，质量是否满足使用要求，有环保要求的产品是否符合国家相关的法律法规要求等。

　　5.6.3验收方法采用抽样法：对同品种批量超过10件的物资，抽验5%~10%；对批量少于10件的要全部检验。如果检查发现一件不合格品，则该批为不合格批，不得验收入库投入使用，交由采购员处理，只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电设备必须逐件验收。

　　5.7对服务供方提供服务质量的检验：各部门应对其职责范围内的服务供方所提供服务的质量进行监控，并填写《供方服务质量检查表》并以此作为付费的依据。

　　5.8对于进入公司所辖范围内的供方的活动，由责任部门对其在质量、环境和职业健康安全方面的表现进行监控，并作为定期复评的参考资料之一。

　　5.9文件和记录的归档保管

　　所有供方评价选择与评价的相关记录，由相关部门按《记录控制》统一归档保管。

　　6.0 相关文件

　　《记录控制》

　　7.0记录

　　《供方评价记录》

　　《合格供方登记表》（不定格式）

　　《采购合同审批表》

　　《供方服务质量检查表》

　　《保留或取消合格供方报告》

　　《入库单》（外购）

　　《领料单》（外购）

篇3：物业公司供方环境因素管理作业指导书

　　物业公司供方环境因素管理作业指导书

　　1．0适用范围：

　　适用于公司各供方或相关方提供服务过程中环境因素的管理。

　　2．0供方分类：

　　物料供应商、服务提供方、外委工程承包商和其它相关方。

　　3．0物料供方环境因素的管理

　　3．1由公司物料管理部门将物料的环保要求通报给供方，供方按要求提供物料。

　　3．2物料使用部门需采购物料时，应在《采购申请单》中注明环保的要求，经审批后提交物料采购部门进行采购。

　　3．3物料使用部门对采购物料进行验收，检验物料是否符合公司环保的要求，并要求供方提供符合规定的产品，如不符合则按相应程序处理。

　　3．4公司物料采购管理部门将物料验收不合格情况反馈给物料供方，并要求物料供方整改，确保物料供方提供符合公司环保要求的合格产品。

　　4．0服务供方环境因素的管理

　　4．1相关部门负责人根据文件要求识别服务供方在公司范围内活动产生的环境因素，如公司已对其制定了相关管理方案，则要求服务供方按照方案实施活动，如未制定，则与服务供方共同制定相关管理方案。

　　4．2相关部门负责人对服务供方环境活动进行日常检查，填写相关检查记录，对不符合公司环境体系或法规要求的服务供方开具《纠正通知单》，限其及时纠正，并对整改情况进行验证。

　　5．0外委供方环境因素的管理

　　5．1工程技术部立项时，在《外委工程项目立项申请表》上注明可能的环境因素影响的防范要求。

　　5．2公司管理者代表组织审查外委工程项目环境因素控制措施。

　　5．3工程技术部负责人将相应环境管理方案及公司的相关要求，提交外委工程承包商，可将内容写入合同中，并严格按管理方案内容监督外委供方执行。

　　5．4工程技术部负责人或其指定的责任人随时监督外委供方在公司范围内的活动，以确保其活动符合公司环境管理的要求。

　　6．0其它相关方（装修、电话、煤气施工等）

　　6．1其它相关方需在公司所管范围内进行活动中，相关部门负责人应将公司相关的环境管理要求通报给相关方，并要求其按规定执行；

　　6．2相关部门负责人在责任范围内随时对相关方的活动进行检查，预防出现不合格。

　　7．0支持性工具

　　《环境因素调查评价表》

　　《重大环境因素表》

　　《重大环境因素管理方案》

　　《纠正通知单》

　　编制：审核：批准：日期：

篇4：项目管理处分供方选择和评审程序

　　项目管理处分供方的选择和评审程序

　　1.0目的

　　确保所选定的分供方能提供满足合同要求物物资和服务。

　　2.0适用范围

　　适用于管理处物资供应商（即分供方）和物业管理服务项目分承包方的选择。

　　3.0职责

　　3.1各部门组织对分供方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。

　　3.2管理者代表组织对物业管理服务项目分承包方进行质量评审。

　　3.3总经理负责确定合格分供方名单，并与物业管理服务项目分承包方签署分包合同。

　　4.0工作程序

　　4.1物资供应商的选择和评审

　　4.1.1供应商的资格要求

　　A必须有合格的营业执照

　　B供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等；

　　C本公司与其在以往的采购活动中未发现过质量问题纠纷。

　　4.1.2各部门或管理处拟出能符合上述要求的若干家供应高，对其评审等从以下几方面进行：

　　A供应商的资质，以往与其交往的信誉情况；

　　B供应高的质量保证能力或质量体系的现场评价；

　　C供应商的品牌；

　　D产品样品的评价；

　　E对比类似产品使用的历史情况；

　　F对比类似产品的试验结果；

　　G供应商售后服务状况等。

　　各部门或管理处对评审结果进行记录，并将两家以上人选的供应商评审记录报管理代表审核和部经理确认批准。

　　4.2物业管理服务项目分承包方的选择和评审

　　4.2.1分承包方的资格要求

　　A有合格的营业执照、行为资格证书及相当的工作经验；

　　B提供的服务能满足本公司管理和质量的要求；

　　C在在到质量要求的情况下，价格适宜。

　　4.2.2各部门或管理处拟出符合上述要求的若干家分承包方，由管理者代表组织相关部门或人员对其进行初审，内容包括：

　　A分承包方的资质，以往与其业务往来的信誉情况；

　　B分承包方的质量保证体系资料；

　　C分承包方的技术力量、人员素质；

　　D服务价格；

　　E有无服务质量方面的承诺等。

　　各部门或管理处对评审结果进行记录，入选的分承包方评审记录由管理者代表确认后，报总经理批准。

　　4.3合格分供方的年度复审

　　4.3.1管理者代表每年12月组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格分承包方进行一次年度复审，审核内容包括：

　　A过去一年分供方的业绩；

　　B过去一年供应的物资质量状况/分承包服务的质量管理状况；

　　C各部门对相关分供方工作的检查和评定记录；

　　（注：提供一次性服务的分供方无需进行该项复审。）

　　4.3.2凡在评审中确定没有达到合同要求的分承包方，经总经理批准，以下列方式处理：

　　A取消其合格分供方资格；

　　B要求其限期作出整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其合格分承包方资格。

　　4.3.3各部门或管理处建立合格分供档案，并将《合格分供方一览表》按受控文件的方式发放到管理者代表和相关部门。合格分供方档案主要包括以下内容：

　　A分供方提供初审时的资料；

　　B供应商的产品介绍或说明/分承包方年度复审记录；

　　C分供方提供的其他资料。

　　5.0相关文件和资料

　　5.1《质量手册》

　　5.2《分供方评审表》

　　5.3《合格分供方一览表》

篇5：物业管理公司质量体系文件：分供方管理程序

　　物业管理公司质量体系文件：分供方管理程序

　　1.0目的

　　确保物业公司选择的分供方能提供满足合同要求的物资和服务。

　　2.0适用范围

　　适用于相关部门采购物资时，对物资供应商(即分供方)和物业管理服务项目分承包方的选择。

　　3.0职责

　　3.1行政部组织对分供方和物业管理服务项目分承包方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。

　　3.2物业管理公司经理负责批准确定合格分供方与分承包方名单，并由经理或其指定人员签署采购或分包合同。

　　4.0工作程序

　　4.1物资供应商的选择和评审

　　4.1.1供应商的资格要求：

　　a)必须有合格的营业执照，

　　b)供应商提供商品的价格，

　　c)供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等。

　　4.1.2各部门(管理处)应拟出符合上述要求的若干家供应商，对其评审等从以下几方面进行：

　　a)供应商的资质，信誉情况，

　　b)供应商的品牌，

　　c)产品样品的评审，

　　d)对比类似产品使用的历史情况，

　　e)对比类似产品的试验结果，

　　f)供应商售后服务状况等。

　　4.1.1行政部对评审结果进行记录，并将两个以上入选的供应商评审记录报物业管理公司经理确认批准，形成《分供方评审表》。

　　4.1物业管理服务项目(包括外协加工及制作)分承包方的选择和评审

　　4.2.1分承包方的资格要求

　　a)有合格的营业执照，

　　b)提供的服务能满足本公司管理和质量要求，

　　c)在达到质量要求的前提下，价格适宜。

　　4.2.2行政部拟定出符合上述要求的若干家分承包方，会同相关部门或人员对其进行初审，内容包括：

　　a)分承包方的资质，信誉情况，

　　b)分承包方的质量保证体系资料(如有)，

　　c)分承包方的技术力量、人员素质。

　　d)价格，

　　e)有无服务方面的承诺等。

　　4.2.3行政部对评审结果进行记录，入选的分承包方评审记录由管理者代表确认以后，报物业管理公司经理批准。

　　4.2.4所有经评估合格的供应方都应列入《合格分供方一览表》中，该名单由物业管理公司经理批准。

　　4.2.5工程发包由物业管理公司经理负责,应注意：

　　a)工程发包应严格按照投标或定向议标程序和相关规定进行，

　　b)对方提供的业绩及荣誉资料必须进行验证考查作出评审，

　　c)建安工程合同除应有明确的工程范围、工期、质量标准、竣工时间外，还必须明确取费等级、材料设备供应责任、工程造价核定及拨款结算的规定等。

　　a)由相关部门起草合同的文本，按《采购与分包合同、协议签定程序的有关规定》核准。

　　4.1对分供方的询价控制参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

　　4.2合格分供方的年度复审

　　4.4.1物业管理公司经理每年12月组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格分承包方进行一次年度复审，审核内容包括：

　　a)过去一年分供方的业绩，

　　b)过去一年供应的物资质量状况/分承包服务的质量管理状况，

　　c)各部门对相关分供方工作的检查和评定记录，

　　d)本公司于其在以往的采购活动中未发现过严重质量问题纠纷。

　　(注：提供一次性服务的分供方无需进行该项目复审)

　　4.4.2凡在评审中确定没有达到合同要求的分承包方，经物业管理公司经理批准，以下列方式处理：

　　a)取消其合格分供方资格，

　　b)要求其限期整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其合格分承包方资格。

　　4.4.3行政部建立合格分供方档案，并将《合格分供方一览表》按受控文件的方式发放到管理者代表和相关部门。合格分供方档案主要包括以下内容：

　　a)分供方提供初审时的资料，

　　b)供应商的产品介绍或说明/分承包方年度复审记录，

　　c)分供方提供的其他资料。

　　1.0相关文件

　　5.1《工程发包、采购、外协加工的询价制度》

　　5.1《采购与分包合同、协议签定程序的有关规定》

　　1.0相关记录

　　6.1《分供方评审表》

　　6.2《合格分供方一览表》