物业文件报批和信息传递程序管理规定

　　物业文件报批和信息传递程序管理规定

　　1、目的：

　　为规范文件报批和信息传递流程，减少管理失误，提高效率。

　　2、适用范围：

　　****（顾问项目）管理处

　　3、职责：

　　信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。

　　4、方法和过程控制：

　　4.1文件报批流程

　　4.1.1关于报批部门

　　4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。

　　4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部；

　　4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理；

　　4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。

　　4.1.2报批程序

　　4.1.2.1由单一部门审批的文件，由报批部门直接报相应审批部门审批；

　　4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批，由经理综合协调负责转发相关部门（人员）和跟踪。

　　4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人（可抄送相关人员）。

　　4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象，收件人负责文件的审批跟踪。

　　4.1.2.5文件须有签署人。

　　4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。

　　4.2信息传递管理制度

　　4.2.1各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。

　　4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。

　　4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任，严重者将移交司法机关处理。

　　4.2.4员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。

　　4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前（遇节假日向前顺延）将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴；各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴；如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》，并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档；各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门，其中重大、突发事件，在事发生后1小时内上报经理或有关领导，所采取措施应在三天之内上报。

　　4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管，否则将视为重大的违反公司规定处理。

　　4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

　　4.2.9不得利用互联网泄露公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息，对违反此规定的行为，公司将做严肃处理。

　　4.2.10操作时，应遵守INTERNET国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

　　4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作，综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。

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篇2：酒店典型案例:信息传递脱节以后……

　　酒店典型案例：信息传递脱节以后……

　　上月高交会的一天，我上早班，接班时夜班交班清楚地写着：接前台通知4087，4076房已被**和*预定。

　　**和Z是我们酒店的一位熟客，他每次入住必指定4087房，而且每次都会带一位朋友来住4076房，他是位对服务要求很高的人，整个房务部的人几乎都知道。因为一些熟客的个性化需求GRO早已公布在易航上，而且在开交班会时都会传达。所以当知道**和Z预定了这两间房后，服务员一大早就对这两间房进行了保洁工作。按照客人的个性化需求，早班部长开完早会后将两部DVD分别加入到这两间房内，并在房间多加了10个信封，10张纸。房间准备好后，主任认真仔细地检查了一遍，一切准备就绪，就等着客人入住了。

　　中午11点多，前台通知4076入住，我将此信息反馈给楼层。很久了，就是没接到4087入住，我很纳闷：**和Z以前入住都是与朋友一起来的，入住时间一般在傍晚，这次怎么会他朋友一个人先来呢？带着疑问，我打开电脑查看4076房资料，资料显示的是一位陌生客人的姓名。以前**和Z的朋友订房登记入住都是用他的名字，难道这次是用他朋友的名字登记的？我致电前台，一名接待人员回答说：4076住的不是**和Z的朋友，她把这间房卖给了其他客人，把**和Z的预定换成了4072房！我很惊讶：“卖给其他客人了，这么重要的客人预定变换房号，管家中心怎么不知道呀，不知道我们就无法做好个性化服务的跟进啊。”这时前台员工的态度不太友善了，声调也提高了：“我不知道**的朋友也要个性化服务，你们加了DVD也没通知我，这预订换房了为什么要通知你！” “**预订的房要加DVD机是谁都知道的，就算你不知道，但你们夜班的同事看到有**的预订都会及时通知管家部，我们有交班，你们肯定也有交班，那么你现在将房号换了是不是也应该通知一声，更何况我们的DVD机都全借出去了，现在已经没有DVD可加了！”前台同事的声调更高了：“没DVD机关我啥事，没房卖我肯定要先把这房卖了……”

　　争论解决不了问题，眼前紧急的是管家部已经没有DVD了，而现在4072房一定要按**和Z的个性化要求加DVD机的，否则……。但4076房已入住近一个小时了，客人入住时没要求要加DVD机，可当他进入房时，房内是有DVD的，如果敲门进去取出来，客人会怎么想呢？

　　后来大堂副理给4076房打电话，电话无人接听，于是又通知该区部长到4076房敲门进入房间，客人不在，房间没有用过的迹象。看来该客人是高交会的一位商务客人，进入房间后放下行李就匆忙出去了，应该对房内的设施还来不及细看，部长请示大副后，将DVD机搬到了4072房，大家这才松了一口气。

　　类似的事情曾同样发生过。熟客连先生有个习惯，就是在他入住前一定要先在房内放好香焦和苹果两种欢迎水果。一天，当看到电脑资料显示4016为连先生预订时，早班同事早早就将欢迎水果及当天的报纸放在4016房。可第二天早会上，主任说昨天连先生投诉没给他房间送水果，要该区部长查明原因。明明送了客人怎么说没送？打开电脑一看，4016是空房，而连先生却住在4017房，当早班人员进入4016房时，看到一盘水果和一张昨天的报纸还静静地躺在那里，等待着客人的到来。

　　后来调查得知：当天晚上连先生到前台登记入住时，前台没给连先生开预定好的4016房，而是把4017房给了他，之后并没有通知管家部换了房号，所以导致连先生投诉……

　　点评:

　　从以上的两个事例可以看出我们的内部管理还存在着以下的问题:

　　1、部门的各个分部在平时的工作中缺少足够的沟通，导致彼此抱怨，彼此不理解；

　　2、部门对熟客的个性化需求应该建立完善的档案，对新进员工要加强熟客资料的培训；

　　3、预订部在接到熟客（尤其是有个性化需求）的预订时，应该立即通知管家中心、大堂副理，并在电脑备注中注明此预排不可更改；如果前台人员需要更改这些预排的，请示大堂副理处理，由大副统一协调。

　　撰写：房务部Z点评: Z

篇3：房地产企业信息传递控制

　　信息传递控制分为内部信息沟通控制和公开信息披露控制，主要包括：

　　(一)内部信息传递管理：为明确集团信息管理原则及流程，促进内部信息共享以提高工作效率，增强管理透明度以降低经营风险，由集团总经理办公室负责制定、实施和修订《万科企业股份有限公司信息管理办法》，并依据此规定对总部各职能部门和各一线公司的信息传递情况进行定期检查。(具体内容见附件6"信息传递控制"中的6-1)

　　(二)对外信息披露管理：为进一步明确公司内部有关人员的信息披露的职责范围和保密责任，确保信息披露真实、准确、完整，公司董事会和董事会办公室负责制定、实施和修订《万科企业股份有限公司信息披露管理办法》，总部各职能部门、各一线公司严格按照此办法提供信息披露所需的所有文件和资料，并对所提供的内容的准确性负责;总部董事会办公室负责完成具体的信息披露工作;董事会秘书对所披露的信息的真实性、完整性进行总体监督。(具体内容见附件6"信息传递控制"中的6-2)