物业资料业主档案管理方案

　　物业资料与业主档案管理方案

　　为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。

　　一、资料或档案的收集与保存

　　首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

　　二、资料或档案的整理与分类

　　所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

　　1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

　　2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

　　3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

　　4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

　　5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

　　6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

　　7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

　　三、资料或档案的归档

　　对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。

　　1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

　　2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

　　3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

　　4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴www.pmceo.com应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。

　　5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

　　6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。

　　7.所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

　　四、资料或档案的运用

　　工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。

　　五、业主档案的跟踪

　　当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

　　六、过期资料或档案的销毁

　　对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。

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篇2：小区装修管理制度

　　装修管理制度

　　1.装修单元必须取得物业管理公司服务中心准发的《装修许可证》后，方可进场施工；

　　2.装修施工前，装修单元的住户或委托装修单位负责人凭《装修许可证》到保安部警务室办理“施工人员出入证”，方可进场施工。（携带施工人员身份证复印件、免冠一寸照片1张）。

　　3.施工前，装修单元必须将《装修许可证》贴在门上，便于保安员及管理人员的检查；

　　4.施工单元在装修期间必须配备有效灭火器材2具，做好防火工作；

　　5.施工过程中，必须按照《施工人员管理规定》执行；

　　6.装修单元的施工人员必须穿着整洁，不得赤足、赤背，穿拖鞋，不得在非工作区域逗留，不得随地大、小便及吐痰，不得高声喧哗，不得打闹，绝对禁止在园区内赌博酗酒；

　　7.施工装修的材料、工具及装修垃圾必须放置在装修单元院内，不得阻塞公共地方，临时堆放的装修材料要及时进行铺垫、围蔽和清洁工作；

　　8.施工许可时间是07：30-12：00，14：00-20：00，（节假日，双休日为09：-12：00，14：00-19：00）超出以上时间加班施工，不得有噪音，粉尘、异味，震动等会影响他人正常工作或休息的施工；

　　9.在装修过程中，注意爱护公共设施和消防设施，如有损坏必须负责维修或按价赔偿。

　　10.施工过程中的装修材料及工具进出，必须提前到业主服务中心开具放行条，方可放行。（原则上需要业主亲自到场办理物品放行手续）

篇3：小区业户秩序安全管理须知

　　小区业户关于秩序、安全管理须知

　　1、实行24小时的秩序管理员值班，管理公司秩序管理员如同给用户的人身、财产安全又加一道锁。为使用户更安全，还需业主（用户）加强防范意识，配合秩序管理员共同做好安全防范工作，配合秩序管理员共同做好防范工作。并请注意以下几点：

　　1)若发现任何可疑人物及迹象，请在安全情况下通知管理人员。

　　2)住宅单元用户切勿随便开门给陌生人，开门前必须辨别来访客人身份。

　　3)与邻近用户互相认识，保持联系，以便大家能互相照应。

　　2、如遇紧急情况可直接报警（拨电话：110）

　　3、携带大件物品及搬运货物出入小区时，须持有效证件进行登记，并开具出门许可证。

　　4、为保证小区安全，每天21：00时以后应从小区指定的通道出入。

　　5、房间无人时，关闭所有电器用具，关好煤气、水阀等。定期检查、维修电器设备、电线、煤气等用具。

　　6、不要在禁止吸烟场所吸烟，发现不明气体时，不可开关电器，包括使用电话。

　　7、各用户如需在单位范围内，自行聘用专职并穿着制服的保安员，必须事先向管理公司书面申请，详列人员数目，值班时间及所属单位名称等，并须保证这些专职人员不得穿着制服在公共地方活动，以免造成管理混淆等引起误会。

篇4：小区清洁卫生管理须知

　　小区清洁卫生管理须知

　　管理公司已聘用清洁工人负责保持公共地方清洁，但仍须全体用户的通力合作，维持社会公共道德，才可确保环境的整洁。

　　为给用户创造一个清静、整洁、休闲的居住环境，管理公司制定卫生管理规定，条例如下：

　　1、公司组织人力、物力对公共地方的卫生进行定期清扫，保证公共环境的整洁，使用户充分享受舒适的生活及居住环境。

　　2、请业主切勿将垃圾直接扔至楼下，应放到指定垃圾存放处，有腐蚀物应多套塑料袋以防污染。清洁工人每天定时打扫、清运。

　　3、禁止在楼内及公共场所随地吐痰、乱扔纸屑，果皮等废弃物。

　　4、禁止在小区内设施及建筑物上张贴标语、广告等。

　　5、禁止在公共场所搭建违章建筑。

　　6、禁止破坏公共设施，保持其清洁完好。

篇5：小区车辆管理规定(二十)

　　小区车辆管理规定（二十）

　　为保持小区内道路通畅，请住户自有车辆或乘坐的其他车辆应遵守小区交通管理规定，按交通标志规定的停靠点或路线停放行驶，交通管理规定如下：

　　1、凡进入小区的车辆必须服从小区管理人员的管理，遵守有关规定，对违反有关规定，不服从管理者，无执照的车辆一律不准进入车库存放。管理人员有权禁止其车辆进入小区。

　　2、小区内住户车辆出入采用发卡登记管理，小区车辆凭证出入，小区内业主（住户）自用车辆，凭有效证件及车辆保险单据（无保险单据者需另据相关材料）到小区管理处办理车辆出入证。车主须凭证出入，在自家车位停放。无车库者需交纳有关费用，固定车位，按位停车。

　　摩托车、自行车需缴费办证、定点存放，不容许乱停乱放。

　　3、临时出入小区车辆，进入小区需凭有效证件换取"车辆出入卡"，记录时间，车辆离开小区时，司机应主动凭"卡"换回证件，并根据记录时间交纳费用。

　　4、因本小区属住宅小区，小区内任何车辆不许鸣喇叭，车辆进入小区时速不许超过5公里每小时，全责了望，出现事故，司机应负全责。

　　不得在小区内试刹车、练习驾车、修车、洗车等。

　　任何车辆严禁在交通路口、绿化地、消防通道上停放。在小区内应按位停放，按规定路线行驶，爱护小区内公共设施、设备，如有损坏，按价赔偿，大型车辆（２吨以上），需办理手续，经管理处同意，按要求行驶及停放。

　　5、管理人员需认真负责，切实做好车辆出入的证、卡检查、登记、收发工作，做到车辆出入有序，证、卡与车相符。

　　6、管理人员要增强责任心，热心为车主服务，保证小区内道路畅通，设施、设备完好、整洁，车辆通行安全，便利。

　　7、保洁管理人员要做到小区内道路整洁，风、雨、雪后及时清理，及时清扫停车位杂物、垃圾，保持整洁。

　　8、小区管理处对车辆进入小区提供道路车位畅通、整洁、便利，不承担各种意外赔偿。诚望各位业主、司机，加强自用车辆的管理，离开车辆时应做好防范工作，关好门窗，贵重物品、车辆出入证、卡，需与车分离，确保万无一失。

　　9、车库、车位及临时出入小区车辆超时存放时需缴费，用于小区内车库及小区内道路、车位的公共设施、设备的管理、维修，环境卫生清扫，积雪清理。严禁在车库内添加汽油或存放易燃易爆物品。