机要文档管理员职责
机要文档管理员职责
职责范围：
1、协助经理日常工作
2、监督各处计划完成状况
3、建立、归档资料
工作内容：
1、建立住户档案，做好住户的验房、入住、车辆、宠物及常住人员的档案。
2、建立部门的人员档案，办公用品、劳保用品的管理。
3、客户、公司内部上、下行文件的草拟、发放、收档、复印、打印工作。
4、部门各处的岗位责任，工作程序、标准、控制表格的归档和整理。
5、特别管理维修处的设备档案和台帐。
6、建立公司的钥匙柜，严格执行钥匙的发放、回归程序。
7、协助部门主管检查本部的工作计划落实情况。
8、整理本部门每月、每年的收入和支出状况。
9、协助总务建立固定资产，办公用品及易耗物品帐目，对以上物品的进、耗、转、存、报废进行凭证处理和电脑化制度比较。
10、每月汇总盘点和制表提供数据给部门经理。
11、保护客人隐私
篇2：文档著录格式规范
文档著录格式规范
本规范适用于以word为工具著录的各类文字、文档，其他部门、其他适宜参照的著录作品可以参照执行。
1、纸张
1.1 文档除特殊要求外，应当采用A4纸张，其大小为210mm×297mm，是否打印均将页面设置为上2.54 cm，下2.54 cm；左3.17 cm，右3.17 cm。
1.2 正式成文的文档应当单面打印。
1.3 超过1页的文档应当装订，订书钉钉在纸张左上角。装订时不得影响阅读文档内的内容。超过30页的文档应当装订2只及其以上订书钉，装订线距正文2 cm，装订于文档的左侧。
1.4 超过10页，具有3个以上一级目录的文档，应当在文档前加封面。
2、封面
2.1 封面文字应当居于纸张中部，中部是指左上角与右下角的对角线的位置。
2.2 当文字超过纸张时，应当分成两行。但不得影响文字的基本内容。
2.3 封面包括以下内容：
2.3.1 文档名称。采用黑体二号字。
2.3.2 作者。采用楷体四号字。位于文档名称下方，居中。
2.3.3 单位或时间。采用宋体四号字，位于封面最下端，居中。
3、目录
3.1 具有5项单独一级标题的文档或超过30页的文档应当在正文前附加目录。
3.2 目录最多分为三级。超过三级的目录不予著录。
3.3 目录按照word插入引用工具栏中的规范格式编制，应当选用“正式”格式。除特殊要求外，不使用古典、优雅、简单等格式。
3.4 目录中的页码应保持最新，不得与页码不对称。
4、标题
4.1 文档应当具有标题，标题能反映全文内容。
4.2 无封面的文档，其标题位于纸张最上端，居中，黑体四号字，与正文之间空一格。
5、正文
5.1 正文分为以下三种格式：
5.1.1 上呈文件：采用仿宋字体，四号，标题加粗。文字间距段前、段后间距0行。行距固定值30磅。
5.1.2 普通文件：采用宋体，五号，标题加粗。文字间距段前、段后间距0行。行距固定值19磅。
5.1.3 特殊文档：具有特殊要求的文档根据特殊要求著录。
6、正文内部标题
6.1 正文的全部标题层次应整齐清晰，相同的层次应采用统一的字体表示。
6.2 正文内部标题分为一级、二级、三级、四级目录，层次间关系如下：
一 （一级标题，黑体五号字，加粗，与其下方的正文空一格，顶格）
（一）（二级标题，仿宋体五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1、（三级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
（1）（四级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1）（五级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
也可按照以下层次编辑：
1.1 （一级标题，Times New Roman五号字，加粗，与其下方的正文空一格，顶格）
1.1.1 （二级标题，Times New Roman五号字，加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1.1.1.1 （三级标题，Times New Roman五号字，加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
（1）（四级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1）（五级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）。
6.3 有章节的文档应当按照章节秩序著录。格式如下：
第一章 （章名，参见本规范第4www.pmceo.com条规定著录）
第一节 （节名，参见本规范第4条规定著录）
一 （一级标题，黑体五号字，加粗，与其下方的正文空一格，顶格）
（一）（二级标题，仿宋体五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1、（三级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
（1）（四级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
1）（五级标题，Times New Roman五号字，不加粗，与其下方的正文不空格，首行缩进2字符）
7 英文与数字
7.1 文档内所有英文与数字均应采用Times New Roman字体。
7.2 英文著录应当符合英文语言习惯。
7.3 除特殊要求外，应采用阿拉伯数字。
8、页眉及页码
8.1 超过30页的文档应当著录页眉及页码，采用宋体小五号宋体居中。
8.2 页码从正文开始在页脚按阿拉伯数字（Times New Roman小五号字）连续编排，居中书写。
9、图、表、公式
9.1 图要求：要精选、简明，切忌与表及文字表述重复；图中术语、符号、单位等应同文字表述一致；图序及图名居中置于图的下方，www.pmceo.com用五号字宋体。
9.2 表要求：表中参数应标明量和单位的符号；表序及表名置于表的上方；表序、表名和表内内容采用应比正文字体小一号。
9.3 公式要求：编号用括号括起写在右边行末，其间不加虚线。公式中的英文字母和数字可以采用默认的字体和字号。
9.4 图、表与正文之间要有一行的间距，公式与正文之间不需空行；文中的图、表、附注、公式一律采用阿拉伯数字分章编号。如：图2-5，表3-2，公式（5-1）（“公式”两个字不要写上）等。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。
10、量和单位
10.1 要严格执行GB3100-3102：93有关量
和单位的规定（具体要求请参阅《常用量和单位》，计量出版社，1996）；物理量用斜体，单位用正体。10.2 单位名称的书写，可以采用国际通用符号，也可以用中文名称，但全文应统一，不要两种混用。
11、标点符号
11.1 注意中英文标点符号的区别，不能混用。除特殊要求外，不采用英文标点。
附录：中英文标点符号的区别。
中文逗号：，英文逗号：,
中文句号：。英文句号：.
中文引号：“”英文引号：“”
12、文件名
12.1 已经成稿的文档，应当书写与标题一致的文件名。按照以下格式：
*******************（****年**月**日第一稿）
文件名+保存当前文档的时间和稿次
稿次分为：初稿、第一次修订、第N次修订、定稿 四种
12.2 属于定稿的文档，应当保存pdf和word两种版本。
13、附则
13.1 本规范一经发布，立即生效，凡不符合本规范著录要求的文档视为无效。
13.2 本规范由丁显孔起草。
精彩专栏
