合同管理标准作业程序
一、目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。
二、适用范围
适用于物业部所有合同的管理工作。
三、职责
1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档（员工劳动合同除外）。
3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。
四、程序要点
1、合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(1)对外提供服务的合同，包括以下几类：
①开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同；
②投标书；
③对外租赁合同；
④公司承诺提供的常规服务和管理；
⑤顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同；
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车合同；
⑦其他对外提供服务的合同。
(2)对外委托服务的合同，包括以下几类：
①采购合同；
②招标合同；
③劳动合同；
④公司委托顾客（供应商或其他受委托单位）进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同；
⑤其他须进行对外委托服务的合同。
2、合同的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性文件的规定和要求。
(3)规范合同和格式合同。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、合同的制定
(1)一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款：
①标的；
②数量和质量（或工作内容）；
③价款或酬金；
④履约期限、地点方式及其他履约条件；
⑤合同终止条件；
⑥违约责任；
⑦专用合同约定的其他必要条款。
(2)各种合同若有合同范本，可依照全同范本填写或修改各项条款。
4、合同的评审
(1)评审权限：
①标的在10万元以下的合同，由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经理进行评审；
②标的在10~50万元的合同，由总经理组织有关人员进行评审；
③标的50万元以上的合同，由董事会进行评审。
(2)评审内容：
①对外提供服务合同的评审内容：
——公司的履约能力；
——顾客提供的价格；
——合同的风险；
——合同的条款是否明确；
——合同是否合法；
——合同的社会效益；
——其他需要评审的内容。
②对外委托服务合同的评审内容：
——分供方的履约能力；
——分供方提供的价格；
——分供方的信誉；
——分供方提供服务的售后服务；
——合同的条款是否明确；
——合同是否违法；
——合同的风险；
——合同履约监控能力；
——其他需要评审的内容。
5、合同的签署与生效
(1)合同经评审合格，由总经理签署。非书面的合同除外。
(2)经总经理签署的合同按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面合同均须加盖公司印章，合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的合同正式生效，需公证的合同，经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的合同原则上一式肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的报公证机关一份备案。
6、合同的编号与归档
(1)书面合同统一进行编号，编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般情况下书面合同由公司行政部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档
篇2：物业管理公司合同评审程序
质量管理程序文件
--物业管理公司合同评审程序
1.0 目的
通过对标书、合同(草案)或订单进行评审，确保其内容明确，并能准确理解用户或发展商的要求，使合同得以顺利履行。
2.0 适用范围
适用于本公司各类租赁和提供物业管理服务的标书、合同的草案及正常服务范围以外的维修或安装订单及口头订单等的评审。
3.0 定义
订单：指对要求进行说明的文件或记录。
4.0 职责
4.1 总经理主持并组织有关部门或人员对物业委托管理合同或标书等重大项目合同的评审。
4.2 房屋、电话租赁合同及其他一般性服务合同由合同涉及的部门负责人组织评审，公司主管负责人负责审批。
4.3 正常服务范围以外的维修或安装订单由机电班长或订单接收人进行评审。
4.4 合同评审记录由办公室负责保存。
5.0 工作程序
5.1重大项目合同(如物业管理项目标书、物业委托管理合同等)的评审。
5.1.1 总经理负责组织有关部门或人员通过与顾客了解接触、沟通联络以及对市场的调查和分析来了解顾客的真实需要。
5.1.2 在投标或合同签订之前，总经理主持召集专题会议，有关部门或人员对标书或合同草案内容以及服务质量标准等进行评审，确认本公司有能力达到用户或发展商要求。
5.1.3 对合同的评审确保
a)在签订合同之前，各项条款内容明确、合理；
b)公司具有满足合同能力，与投标不一致的地方已得到解决；
c)当合同变更时，应重新评审，评审后更改的内容及时准确传达到有关部门o
5.1.4各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进行评审，并在《合同评审记录》上填写评审记录，经总经理签字确认。
5.1.5 《合同评审记录》由公司办公室负责保存o
5.2一般性服务合同(如业主公约或物业管理契约，房屋、摊位租赁及电话出租合同等)的评审。
5.2.1 在合同签定之前，由合同签订部门负责人组织有关人员对合同的草案内容进行评审。如合同有标准合同文本(通用范本)，只需对标准合同文本进行评审，报公司主管负责人审批。
5.2.2《合同评审记录》由合同签订部门负责保存。
5.3维修或安装订单的评审
5.3.1 以口头或书面等方式出现的属于正常服务范围之外的维修或安装订单电主管或订单接收人评审，或记录后预约现场评审。
5.3.2 如用户的要求内容不明确时，由专业人员在现场进行评审并做出答复，将结果记录在《维修通知单》上。
5.3.3 上述评审记录由管理处负责保存。
5.4合同的修改
5.4.1 合同的双方发现合同中存在需修改问题时，均有义务就待修改条款通知对方，并取得一致意见。修改后的合同要进行重新评审并做好评审记录。
6.0 相关文件
6.1 《质量/环境/职业安全管理手册》"文件资料控制程序" 4.3章
6.2 《质量/环境/职业安全管理手册》"职责描述"3.2章
6.3 《合同评审记录》***-QP-08-1/B
6.4 《维修通知单》***-QP-06-4/B
6.5 《经济效益分析意见》或《可行性分析》（不定格）
6.6 《物业管理投标书》或《物业管理方案》（不定格）
6.7 《物业委托管理合同》（不定格）
篇3：小区业主拖欠五年物业管理费,业主物管未签合同
小区业主拖欠五年的物业管理费,业主与物管未签合同
小区物管告业主索要物管费, 法院判定业主未同意接受物管服务, 无须交费
因小区业主拖欠五年的物业管理费，合肥市一家物管公司将其服务的小区业主们告上法庭。日前，合肥市包河区人民法院对此案作出一审判决，由于该物管公司并未与业主之间签订正规的书面合同，故驳回了物管公司的诉论请求。
据了解，合肥市金安花园小区在交付使用后，前期物业管理由开发商委托的物业管理公司负责。从1999年10月起，合肥顺安物业管理有限责任公司进入该小区进行物业管理。因小区部分业主拖欠20**年9月至20**年9月的物业管理费，20**年10月10日，顺安公司向合肥市包河区人民法院起诉，请求法院判令业主支付拖欠的物管费。法院受理后，20**年10月16日，小区业主委员会致函顺安公司，要求终止顺安公司在小区进行前期物业管理服务，并向业主委员会移交相关资料和财务。
法院经审理认为，顺安公司无法证明其与业主间存在物业管理服务全责关系的事实。首先，其无证据证明变更物业管理企业已告知了业主并得到业主的确认；此外，其自1999年进入小区至其搬出之前长达5年之久，物别是20**年9月1日起《中华人民共和国物业管理条例》施行后，仍未完善其与业主的合同手续。
法院认为，小区业主委员会于20**年10月16日通知顺安公司搬出小区，并不能证明业主自20**年以后同意接受顺安公司服务的事实。相反，业主拒交20**年以后物业管理费用的行为，证明业主并未承诺接受顺安公司的服务。故法院一审判决驳回顺安公司的诉讼请求。
篇4：物业公司法人是业委会主任物业管理合同是否有效
【专案简介】
某小区的业主委员会自1996年起委托原告DM物业公司进行物业管理。99年2月,新的业主委员会将合同延期至2000年11月底。自原告管理以来,被告朱某一直未缴付物业管理费和维修基金,亦拒付大楼电控门安装费,原告在多次催讨无效的情况下,诉请法院判令被告支付物业管理费及滞纳金,支付维修基金和电控门安装费。对此,被告朱某辩称,物业管理合同签定时,DM物业公司的法定代表人章某同时又是业主委员会的主任,故物业管理合同无效;维修基金未发生实际使用,故无权收取;电控门安装后始终开着,未达到安装目的,业主不应付费。
【分析解答】
本案经法院审理后,法院认为,原告的法定代表人担任业主委员会主任时与该业主委员会签订物业管理合同虽然不妥,但在当时并未违反禁止性规定,合同期满后,新选任的业主委员会认可该合同,故认定该合同有效。原告与被告之间形成了物业管理服务关系,原告有权依照《上海市居住物业管理条例》第五十四条的规定向被告收取物业管理服务费及相应的滞纳金。对于房屋维修基金及电控门安装费,应由业主委员会自行主张,原告无权主张这两笔费用。被告以物业管理不到位为由拒付物业管理费的依据不足。
篇5：前期物业管理合同有效期限
[案情]
20**年11月2日,王某与K房地产公司签订预售合同一份,购买某小区A89栋物业。该房屋交付后,王某同意将该房屋交该房地产公司选聘的某物业管理企业H统一管理。K房地产公司与H物业管理企业于20**年10月12日签订前期物业服务合同一份,约定由H物业管理企业管理某小区,约定管理费为每月每平方米1.80元,该收费标准经过所在区物价管理部门审批。20**年10月,该小区的业主委员会成立,因与H物业管理企业在收费标准等事项上不能达成共识,而未能签订新的物业服务合同。王某从20**年4月份开始,拒绝交纳物业服务费。20**年5月28日,H物业管理企业将王某诉至法院,请求判令王某支付拖欠的物业服务费。
[判决]
一审法院判决王某于判决生效10日内偿付所拖欠的物业服务费用。王某不服判决,提起上诉。二审法院判决驳回上诉,维持原判。
[评析]
前期物业管理,是指在业主委员会成立之前,建设单位选聘物业管理企业签订前期物业服务合同,由物业管理企业依照合同约定提供的物业管理。根据国务院《物业管理条例》第二十一条的规定:“在业主、业主大会选聘物业管理企业之前,建设单位选聘物业管理企业的,应当签订书面的前期物业服务合同。”第二十六条规定:“前期物业服务合同可以约定期限;但是,期限未满、业主委员会与物业管理企业签订的物业服务合同生效的,前期物业服务合同终止。”本案中,K房地产公司与H物业管理企业签订的前期物业服务合同合法有效,该合同的效力将一直持续到业主委员会选聘物业管理企业并签订物业服务合同之时,并且效力及于小区全体业主。因此,王某负有向H物业管理企业履行交纳物业服务费用的义务。
精彩专栏
