业主档案管理程序

　　业主档案管理程序

　　一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　二、适用范围适用于物业业主档案的保管与跟踪

　　三、职责

　　1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

　　2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。四、程序要点1、业主档案内容(1)经业主签署后的《业主公约》。(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。(3)《业主家庭情况登记表》。(4)《钥匙领用登记表》。(5)《业主证领用登记表》。(6)《业主入住验房表》。(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。(9)业主的有关证件复印件。(10)其他应保存的资料。

　　2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

　　3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4、业主档案的跟踪(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：①通讯电话联络方式发生变化时;②业主发生更替时。(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

　　6、业主档案应永久保存。

　　7、将各业主资料输入电脑进行管理。

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篇2：大厦业主档案管理规程

　　大厦业主档案管理规程

　　1.目的

　　建立健全业主档案,掌握用户动态，便于用户管理与针对性服务。

　　2.范围

　　适用于XX大厦内所有用户的档案管理。

　　3.职责

　　3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。

　　4.程序

　　4.1用户档案内容

　　4.1.1入驻资料　　A.用户姓名、单元号及其他有关资料;

　　B.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本;

　　C.用户其他资料复印件。

　　4.1.2迁出资料

　　业主、搬迁登记单。

　　4.2客户档案管理

　　4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记，并向业主(用户)提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。

　　4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。

　　4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。

　　4.3用户档案的保管及查阅

　　4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案，按统一编号存放。

　　4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。

　　4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。

　　4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。

　　5.监督执行

　　由物业部经理监督执行。

　　6.支持性和相关性文件

　　JC/ZY4.9-0406-1998(1)《管理公约书》

　　7.质量记录及表格

　　JC/JL4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》

　　JC/JL4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》

　　JC/JL4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》

　　JC/JL4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》

　　JC/JL4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主(用户)情况统计表》

　　JC/JL4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》

篇3：业主档案管理制度范例

　　业主档案管理制度范例

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性;

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。