质量记录管理规定
1.0目的
规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。
2．0适用范围
本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。
3.0职责
3.1物业品质部职责
3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。
3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理；
3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理；
3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。
3.2各单位职责
3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。
3.2.2负责按要求填写各种记录。
3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。
4.0控制程序
4.1记录的设计、编号、编目管理
4.1.1设计：
（1）各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。
（2）质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。
（3）当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。
4.1.2修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》
提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。
4.1.2编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。
4.1.3编目
（1） 品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。
（2） 各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。
4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理
4.2.1发放、收集
（1）空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。
（2）每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。
（3）品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。
4.2.2归档保管
（1） 各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年
2月前按规定归档。
（2） 各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各
部门保管存放。
4.2.3借阅
（1） 归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。
（2） 在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。
（3） 特殊情况下要将工作记录带出使用场所（如外部检查、内外部审核等），经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。
（4） 文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。
（5） 行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。
4.3记录的填写、更改、使用保管
4.3.1填写、更改
（1） 记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，
如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。
（2） 发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。
4.3.2使用保管
（1） 工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。
（2） 各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。
（3） 记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0质量记录
6.1《质量记录领用申请表》WY/QR-WY-017
6.2《质量记录印刷申请表》WY/QR-WY-018
6.3《质量记录一览表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借阅登记表》WY/QR-WY-019
6.5《质量记录更改申请表》WY/QR-WY-020
6.6《质量记录增减申请表》WY/QR-WY-021
6.7《质量记录发放记录》WY/QR-WY-022
篇2：质量记录在物业管理中的作用
导入ISO9000质量管理体系的企业都知道，质量记录是质量管理体系中很重要的一项内容，但也是这一“事事都要留下记录”的要求令很多企业头疼。的确，做什么事情都要记录下来，很繁琐，而且很让人觉得多此一举。员工由于没有养成好的习惯，或是对其认识不够，往往不是忘了做记录就是根本不去记录。
质量记录到底有什么作用呢?为什么在ISO9000质量管理体系中它占有如此重要的地位，以致于在ISO9001：2000质量管理体系标准中有专门的条款来对它进行描述?ISO9001：2000质量管理体系标准第4.2.4款中第一句话“应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据”。从这点很明显就可以看出，记录最主要就是起到“证据”的作用。那么如何来理解这一句话，并将其转化为具体的工作呢?笔者曾从事物业管理顾问工作近五年，结合自己的物业管理顾问工作实践认为，质量记录可以作为以下几方面的证据：
1、对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节。
2、内部管理的追溯。
3、工作证明。
4、有效的法律证据。
下面，笔者就分别从这四个方面来谈谈质量记录的作用。
对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节
这一作用与后面要谈的“内部管理的追溯”有些类似，但两者证明的方向不一致。前者主要是通过对各种工作记录中的数据进行统计分析，了解数据的发展趋势，从而根据发展趋势，掌握公司管理中隐藏的深层次问题。曾有某物业公司通过对维修单的维修记录进行统计后发现，楼内公用通道的灯反复维修、更换，而且同一地点的灯泡才换上几天就又坏了，导致维修材料成本处于一个比较高的水平。紧跟着这条线索进一步追下去，向维修人员和采购人员了解情况发现，由于公司实施采购成本核算后，采购人员一味追求价格低廉的维修材料，却忽略了维修材料的产品质量问题。因为维修材料质量太差，才更换的灯泡用不了几天就又坏了，从而导致维修成本过高;而维修人员碍于同事情面，又不对质量问题提出异议，只是抱着坏了就换的态度，于是楼道内的灯泡就陷入“坏了又换，换了又坏”的恶性循环，还经常因此而招来业主的投诉，最终对物业公司的服务信誉产生了一定的不良影响。该物业公司通过数据统计分析发现了这一异常情况，并向相关人员了解维修材料的质量问题后，及时采取应对措施，从根本上有效降低了企业的成本，并因此而提升了公共维修服务质量。物业公司通过不断地对工作记录中的各种数据进行统计和分析，掌握了公司内部的各个薄弱环节，并对这些薄弱环节进行改进，从而能从根本上解决同一个问题重复犯的问题。
内部管理的追溯
ISO9000质量管理体系中最主要的要求“记我所做”，即把工作中的一些最原始的状态记录下来。质量管理部门通过对记录的检查，并结合现场工作的检查(这点非常重要)就可以发现工作原始状态的真实情况：记录是否是伪造的、记录是否是后来补记的、记录是否是随意的等等。笔者在对物业公司进行顾问服务时就常发现此类问题，而且在各类巡查记录中尤为突出。如某物业公司的工程部文件中就要求，工程人员每日必须对水泵房巡查一次，并将巡查结果按要求填写当日的巡查记录。笔者带领质管人员对水泵房管理工作进行抽查时，就发现记录有伪造痕迹。抽查当日为3月28日，但巡查记录上却显示已巡查到4月1日，不过令人奇怪的是，提前记录的内容却又被划除了。很显然，当巡查人员从某种途径得知将对其工作进行抽查时，赶紧将提前做的记录划除了。笔者立即叫人通知工程部主管及当事人，一询问果然印证了笔者的猜测。巡查人员嫌每天都要到水泵房检查太麻烦，而当他发现对他的工作监督不到位时，他就索性在记录上一次多填几天，少跑几趟水泵房。这类事情看起来只是简单提前做记录的问题，但却暗藏巨大的危机。笔者对另一物业公司进行顾问服务时就曾发生过这样的事，某办公楼由于设计不合理，水泵房和配电室在同一层楼且在两隔壁，某日由于水泵房内突然溢水，已经溢到走廊上，差点就要淹进配电室了，幸好当时保安巡逻人员及时发现，才避免了事态的进一步扩大。要知道楼内有全省24小时联网的网络，一旦配电室停电将造成此政府部门的全省网络中断，后果不堪设想。
工作证明
物业公司的工作繁杂而琐碎，而且很多工作做了，但业主看不见。不像产品制造企业，一个产品生产出来，产品的外观、功能等都是可见的。由于物业公司产品的这一特殊性，使得很多业主对物业公司的工作不太了解，进而不理解。经常会有业主问，物业公司不就是扫地、浇浇花、站站岗，凭什么收我们这么高的物业管理费?做物业管理的人都知道，物业公司的工作繁琐而复杂，但光凭一张嘴解释怎么能让业主心服口服呢?这时物业公司的各种工作记录，就成了我们各项工作开展的有力证据和收取费用的有力支持。当我们面对业主的质问时，把工作记录摆出来，比如公共维修记录，在工作中曾对多处公共区域进行维修，耗费多少人力及更换了多少材料。再比如绿化用水记录，说明辖区内绿化面积多少，本地的旱季和雨季分别是什么时间，全年平均绿化用水多少吨，而现水价是多少，全年绿化用水就花去了多少钱。拿出数据来，一项项和业主算帐，让业主心服口服，也让业主了解物业服务费到底花在什么地方，明明白白消费。
有效的法律依据
物业公司在服务的过程中，面临各种各样的风险，如管理区域内的自行车丢失，业主家中被盗等等。很多物业公司因此而成为法庭上的被告，那么法院判决的依据是什么呢?首先，要看物业服务合同中有无约定此类事项的处理方法，有约定的按约定处理。其次，在无约定的情况下，则看物业公司在服务的过程中有无“重大过失”。那么，如何认定物业公司在服务的过程中有无过失呢?这时物业公司的工作记录就派上了用场。如果物业公司的各种记录能清晰、完整地表明物业公司已经严格按服务合同的要求提供服务，例如：巡逻记录、门岗人员出入登记、监控录像记录等，那么法庭将作出对物业公司有利的判决，最大程度地避免物业公司的经济损失和名誉的损害。
由以上可以看出，从ISO9000质量管理体系的角度来看，完整、清晰、有效的工作记录，不仅仅能提供“符合要求和质量管理体系有效运行的证据”，还可以进一步拓展其功能，向业主、向法庭、向社会证明自己已提供了良好的服务和有提供良好服务的能力。
篇3：天津万科物业管理公司质量记录与文档管理程序
1.目的
为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
部门/岗位工作职责
办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
监督公司各管理处、部门文档管理
品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。
收集质量管理体系标准，对其有效性负责。
保存最新有效的行业标准和政策法规。
相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。
管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理
文件管理员收集保管质量记录、文档资料
4.定义
质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。
5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。
5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。
5.2文件资料归档及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归档工作。
5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别(名称)对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒(袋)的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期(见下表)，卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。
文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期
5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。
5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培训(会议)签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室，其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况，制作两联的质量记录表格，一份交管理处留存。
5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于管理处资料室。
5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准，由文件管理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理员调(离)职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。
5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写，《标准政策法规一览表》由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。
5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖“作废保留”章继续保留。
5.3文档资料编码规则
5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。
5.3.2日常管理文档编号方法为：“部门汉语拼音简称+**”，如：城市花园为“CH01、CH02••••••”。
5.4重要资料管理
5.4.1工程资料
5.4.1.1工程档案包括：
A. 由发展商提供的规划、竣工、验收资料
B. 设施设备安装、使用、维修保养技术资料;
C. 物业质量证明文件和物业使用说明文件;
D. 房屋本体和设备的改造变更资料
E. 其它必要资料
5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各管理处应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与文件管理员统一保管。
5.4.1.3如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。
5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。
5.4.2顾客资料
5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。
5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况，并根据情况定期更新资料内容。
5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经管理处/部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。
5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。
5.4.3物业资料
5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。
5.4.4标准政策法规管理
天津万科物业管理公司标准政策法规管理流程
5.5电子文档管理
5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。
5.5.2管理处电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。
5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作，管理软件内容须每月备份，每年初须对上年度重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》上登记。
5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。当事人如有离(调)职需完善交接手续。
6.支持性文件
TJVKWY6.3-Z01-02《电脑及网络系统管理规定》
7.质量记录表格
TJVKWY 4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》
篇4：质量记录到底有什么作用
质量记录可以作为以下几方面的证据：
1、对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节。
2、内部管理的追溯。
3、工作证明。
4、有效的法律证据。
下面，笔者就分别从这四个方面来谈谈质量记录的作用。
对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节
这一作用与后面要谈的“内部管理的追溯”有些类似，但两者证明的方向不一致。前者主要是通过对各种工作记录中的数据进行统计分析，了解数据的发展趋势，从而根据发展趋势，掌握公司管理中隐藏的深层次问题。曾有某物业公司通过对维修单的维修记录进行统计后发现，楼内公用通道的灯反复维修、更换，而且同一地点的灯泡才换上几天就又坏了，导致维修材料成本处于一个比较高的水平。紧跟着这条线索进一步追下去，向维修人员和采购人员了解情况发现，由于公司实施采购成本核算后，采购人员一味追求价格低廉的维修材料，却忽略了维修材料的产品质量问题。因为维修材料质量太差，才更换的灯泡用不了几天就又坏了，从而导致维修成本过高;而维修人员碍于同事情面，又不对质量问题提出异议，只是抱着坏了就换的态度，于是楼道内的灯泡就陷入“坏了又换，换了又坏”的恶性循环，还经常因此而招来业主的投诉，最终对物业公司的服务信誉产生了一定的不良影响。该物业公司通过数据统计分析发现了这一异常情况，并向相关人员了解维修材料的质量问题后，及时采取应对措施，从根本上有效降低了企业的成本，并因此而提升了公共维修服务质量。物业公司通过不断地对工作记录中的各种数据进行统计和分析，掌握了公司内部的各个薄弱环节，并对这些薄弱环节进行改进，从而能从根本上解决同一个问题重复犯的问题。
内部管理的追溯
ISO9000质量管理体系中最主要的要求“记我所做”，即把工作中的一些最原始的状态记录下来。质量管理部门通过对记录的检查，并结合现场工作的检查(这点非常重要)就可以发现工作原始状态的真实情况：记录是否是伪造的、记录是否是后来补记的、记录是否是随意的等等。笔者在对物业公司进行顾问服务时就常发现此类问题，而且在各类巡查记录中尤为突出。如某物业公司的工程部文件中就要求，工程人员每日必须对水泵房巡查一次，并将巡查结果按要求填写当日的巡查记录。笔者带领质管人员对水泵房管理工作进行抽查时，就发现记录有伪造痕迹。抽查当日为3月28日，但巡查记录上却显示已巡查到4月1日，不过令人奇怪的是，提前记录的内容却又被划除了。很显然，当巡查人员从某种途径得知将对其工作进行抽查时，赶紧将提前做的记录划除了。笔者立即叫人通知工程部主管及当事人，一询问果然印证了笔者的猜测。巡查人员嫌每天都要到水泵房检查太麻烦，而当他发现对他的工作监督不到位时，他就索性在记录上一次多填几天，少跑几趟水泵房。这类事情看起来只是简单提前做记录的问题，但却暗藏巨大的危机。笔者对另一物业公司进行顾问服务时就曾发生过这样的事，某办公楼由于设计不合理，水泵房和配电室在同一层楼且在两隔壁，某日由于水泵房内突然溢水，已经溢到走廊上，差点就要淹进配电室了，幸好当时保安巡逻人员及时发现，才避免了事态的进一步扩大。要知道楼内有全省24小时联网的网络，一旦配电室停电将造成此政府部门的全省网络中断，后果不堪设想。
工作证明
物业公司的工作繁杂而琐碎，而且很多工作做了，但业主看不见。不像产品制造企业，一个产品生产出来，产品的外观、功能等都是可见的。由于物业公司产品的这一特殊性，使得很多业主对物业公司的工作不太了解，进而不理解。经常会有业主问，物业公司不就是扫地、浇浇花、站站岗，凭什么收我们这么高的物业管理费?做物业管理的人都知道，物业公司的工作繁琐而复杂，但光凭一张嘴解释怎么能让业主心服口服呢?这时物业公司的各种工作记录，就成了我们各项工作开展的有力证据和收取费用的有力支持。当我们面对业主的质问时，把工作记录摆出来，比如公共维修记录，在工作中曾对多处公共区域进行维修，耗费多少人力及更换了多少材料。再比如绿化用水记录，说明辖区内绿化面积多少，本地的旱季和雨季分别是什么时间，全年平均绿化用水多少吨，而现水价是多少，全年绿化用水就花去了多少钱。拿出数据来，一项项和业主算帐，让业主心服口服，也让业主了解物业服务费到底花在什么地方，明明白白消费。
有效的法律依据
物业公司在服务的过程中，面临各种各样的风险，如管理区域内的自行车丢失，业主家中被盗等等。很多物业公司因此而成为法庭上的被告，那么法院判决的依据是什么呢?首先，要看物业服务合同中有无约定此类事项的处理方法，有约定的按约定处理。其次，在无约定的情况下，则看物业公司在服务的过程中有无“重大过失”。那么，如何认定物业公司在服务的过程中有无过失呢?这时物业公司的工作记录就派上了用场。如果物业公司的各种记录能清晰、完整地表明物业公司已经严格按服务合同的要求提供服务，例如：巡逻记录、门岗人员出入登记、监控录像记录等，那么法庭将作出对物业公司有利的判决，最大程度地避免物业公司的经济损失和名誉的损害。
由以上可以看出，从ISO9000质量管理体系的角度来看，完整、清晰、有效的工作记录，不仅仅能提供“符合要求和质量管理体系有效运行的证据”，还可以进一步拓展其功能，向业主、向法庭、向社会证明自己已提供了良好的服务和有提供良好服务的能力。
篇5：p物业公司质量记录管理规定
某物业公司质量记录管理规定
1.0目的
规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。
2.0适用范围
本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。
3.0职责
3.1物业品质部职责
3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。
3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理;
3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理;
3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。
3.2各单位职责
3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。
3.2.2负责按要求填写各种记录。
3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。
4.0控制程序
4.1记录的设计、编号、编目管理
4.1.1设计：
(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。
(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。
(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。
4.1.2修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。
4.1.2编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。
4.1.3编目
(1)品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。
(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。
4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理
4.2.1发放、收集
(1)空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。
(2)每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。
(3)品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。
4.2.2归档保管
(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。
(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各部门保管存放。
4.2.3借阅
(1)归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。
(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。
(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等)，经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。 (4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。
(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。
4.3记录的填写、更改、使用保管
4.3.1填写、更改
(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。
(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。
4.3.2使用保管
(1)工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。
(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。
(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。 5.0支持文件 5.1《文件控制程序》
6.0质量记录
6.1《质量记录领用申请表》WY/QR-WY-017
6.2《质量记录印刷申请表》WY/QR-WY-018
6.3《质量记录一览表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借阅登记表》WY/QR-WY-019
6.5《质量记录更改申请表》WY/QR-WY-020
6.6《质量记录增减申请表》WY/QR-WY-021
6.7《质量记录发放记录》WY/QR-WY-022
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