项目资料管理归档工作建议函件

　　项目资料管理及归档工作建议函件

　　北京**管委会领导：

　　根据贵管委会、北京市有关部门对基建项目资料归档的相关规定要求及市政基础设施工程资料管理规程的有关规定，**项目在工程竣工后需按不同存档单位或部门的标准编制4套竣工档案，分别移交北京市城建档案馆（1套）、贵管委档案管理部门（1套）监理单位（1套）及总包施工单位（1套）。

　　由于在整个项目建设过程中各类资料的种类、数量非常繁多，部分资料只有一份原件，一旦丢失很难弥补。为了更好地做好日常资料管理及归档工作，明确相关参建单位的管理责任和工作程序，现结合我司对资料管理及归档工作的经验，特拟定本项目的管理办法：

　　1、基建文件中的所有前期报批文件（重要手续、批复等）

　　前期报批文件的原件均由贵司保存，贵委在取得重要报批文件后请提供给我司方一份复印件，如我司方需要原件时需到贵委办理借阅手续，并在使用完后及时归还。工程竣工后我司负责协助贵委将前期报批文件的原件统一归档在移交贵委档案管理部门的档案卷内，移交其它单位的部门的档案中如有需要则以复印件归档。

　　2、基建文件中的招投标文件、合同文件

　　招标文件请贵委提供给我司电子版文件及复印件。工程竣工后我司负责协助贵委将招标文件移交贵委档案管理部门的档案卷内。

　　所有投标文件请贵委提供至少一份复印件，如我司方有需要查阅，可到贵委办理借阅手续，并在使用完后及时归还贵委。工程竣工后我司负责协助将中标单位的投标文件正本归入移交贵司档案管理部门的档案中。

　　所有涉及业主方的合同文件均为业主方保留一正一副文件（另外为我司保留一副本）。工程竣工后由我司负责将其归入移交贵司的档案中。

　　3、监理资料

　　监理管理资料（含监理规划、项目月报、会议纪要等）请贵委指定监理单位向我司提交1份纸质文件（电子文件视需要提供），我司方审阅后会认真保管，并在归档前退还给贵委组卷。

　　监理工作记录，此部分包含各类监理表格，有关工程款支付、费用索赔、工程延期、监理通知、工作联系单等少数重要表格转发给我司外，由我司或施工单位保存，并在工程竣工后负责归档。如贵委方有需要，我司可提供复印件。

　　4、管理资料

　　此部分是我司承担全过程项目管理工作而特有的文件，大部分是与贵委之间工作的往来文件，对其中的重要文件我司为贵司整理www.pmceo.com一套档案（移交贵司档案管理部门）。

　　造价控制文件：包括项目成本控制计划、资金使用计划、成本控制情况报告、B类材料/设备认价单、合同付款单、工程结算确认书等，我司在日常工作中会向贵委提供一份，请贵委审阅并批示后认真保管，并在归档前退还给我司组卷；

　　计划文件：其中的总控计划、月计划、专项计划三类文件我司会定期向贵委提交一份，请贵委审阅并批示后认真保管，并在归档前由我司协助组卷；周计划及周计划执行情况将以电子文件方式每周提供给贵委，不需归档。

　　项目发文：致贵委方函我司向贵委提交一份，致其它单位函我司会抄送贵委一份，请业主方审阅后认真保管；

　　项目收文：所有项目收文均保存在贵委并由我司负责协助贵委归档，其中涉及贵委的收文我司会转发贵委。

　　对于本项目的资料来说，要由项目经理根据本项目的具体情况在资料管理上要进行明确地分工，不同类别资料的管理（包括编制、收集、整理、保管等）要责任到人，同时我司项目经理会定期进行检查，以真正做到“整理及时、真实齐全、分类有序。

　　上述是对锅炉厂南路西延项目资料管理及归档工作的设想，妥否，请贵委批示！

　　特此函告！

　　另，为了配合发改委对本项目的稽察工作，更为了保证项目的顺利推进，请市政管委进快协助我司对前期资料进行整理，需要资料清单详见附件。

　　**项目管理部

　　二O一三年十一月十九日

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篇2：房产测绘成果资料归档制度

　　房产测绘成果资料归档制度

　　第一章 为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结合本公司有关规定制定本制度。

　　第一条测绘成果及资料档案根据国家要求，制定归档范围及保管限期表（见附录一）。

　　第二条测绘成果及资料档案必须按要求及一定的编号原则进行编号归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。

　　第三条不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。

　　第四条对归档的成果资料应做好完整的登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同时对将登记表进行统一管理保存（登记表见附录二）。

　　第五条长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。

　　第六条成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续并填写移交（接收）登记簿（见附录三）。

　　第七条数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救。第八条接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。

　　第九条所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。

　　第十条保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。

　　第十一条各部门必须设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设置资料室和铁柜，存放测绘资料。

　　第十三条将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解决。

　　第二章档案室管理制度

　　第一条为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，使档案更好地为社会和公司服务，特制定本制度。

　　第二条保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

　　第三条档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存放与档案管理无关的物品。

　　第四条档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架）背与墙壁保持一定的距离。

　　第五条档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷的位置。案卷调出利用或加工整理，返还时必须及时归回原处。

　　第六条档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

　　第七条对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

　　第八条档案室内应备有温湿度计和记录本（簿），坚持每日观察记录，做好温湿度调控工作，维持良好的保管环境并不断改善保管条件，档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。

　　第九条光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。

　　第十条档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施，宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。

　　第十一条档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药品，并定期进行检查，发现情况及时处理。

　　第十二条档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防盗工作。档案室周围要灭绝火源，下班时要关闭电闸。室内严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品带入档案室。

　　第十三条要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防患于未然。

　　第十四条定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用。

　　第十五条档案室管理人员必须保持档案室的安保性能，不得损坏任何安全设施。档案室内的白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线路。

　　第十六条不准擅自安装电器开关和其他电器设备，严禁乱接、乱搭临时线。

　　第十七条档案室照明不采用自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意拉开。

　　第十八条档案入库前必须消毒除尘。要定期做好室内清洁卫生工作。

　　第十九条档案的存放和提取利用均由档案室管理人员进行，其他人未经允许不得随意进出档案室。

　　第三章档案工作人员要求

　　第一条认真学习、贯彻《档案法》及《保密制度》，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。

　　第二条档案管理人员签署保密协议。

　　第三条忠于职守，负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。

　　第四条积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作服务。

　　第五条负责档案借阅登记和利用效果收集工作。

　　第六条负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全。

　　第七条熟悉馆藏，做好档案利用工作，积

极主动热情为用户提供服务。

　　第八条积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。

　　第九条加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。

篇3：人民医院党务公开资料整理归档制度

　　人民医院党务公开资料整理归档制度

　　第一条 党务公开的内容应归档保存。

　　第二条 归档资料的范围：公开事项领导审批意见和原始公开材料;上级党组织下发的党务公开工作有关文件、资料;本级党组织在开展党务公开工作中形成的公文、图表、会议材料和影像资料;通过各种形式收集的意见建议原件、领导签批意见原件及整改意见。

　　第三条 归档资料的要求：归档的各类文字资料应为原件或有效复印件;归档资料必须完整、清晰、真实、准确;归档资料必须分类、立卷、编制目录、专盒存放。

　　第四条 党务公开内容归档保存工作，由各级党务公开工作领导小组办公室指定专人负责。

　　第五条 除在党内文件中对保管年限有明确规定的外，党务公开档案的保管时限一般为3年。