房地产集团公司特种档案管理办法

　　房地产集团有限公司特种档案管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为保证* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)特种档案收集、归档、保管的有序、完整与安全，更好地利用特种档案为公司管理与发展服务，特制定本办法。

　　第二条 本办法中的特种档案，是指公司在经营管理活动中直接形成的，具　　有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。

　　第三条 本办法中的特种档案主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。

　　第四条 综合管理部为公司特种档案的归口管理部门。

　　第五条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 档案收集

　　第六条 特种档案的内容与范围

　　(一)声像档案

　　声像档案是指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录，并辅以文字说明的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明构成。

　　具体收集范围：(1)反映公司的主要职能活动和工作成果;(2)公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动;(3)公司组织或参加的重要会议公司领导参与的外事活动等;(4)记录公司重大事件和其他特殊现象;

　　(5)反映公司各楼盘建设的情况;(6)其他经典楼盘的调研资料;(7)公司广告宣传内容;(8)其他具有保存价值的声像资料。

　　(二)电子档案

　　电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和 U 盘等。电子档案一般要求纸质文件和电子文件双套归档。

　　具体收集范围(1)公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件(2)利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件;

　　(3)公司使用的各种数据文件;(4)设备运行所需要的操作系统。

　　(三)实物档案

　　实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。

　　第七条 综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部应配合做好特种文件的整理、收集工作。

　　公司声像资料的形成主要由策划部负责，包括各种范围内声像资料的拍摄、制作、整理和提供工作。

　　第八条 收集时间

　　(一)综合管理部应随时查询、收集特种文件。

　　(二)职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份(一份供存档，一份供调阅)，相应的文字资料应同时交综合管理部。

　　第九条 收集要求

　　(一)特种文件与相关的文字说明要收集齐全，及时归档。

　　照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等;磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等;录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等;

　　录录象带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等;奖杯、牌匾等应写明背景情况。

　　(二)电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。

　　(三)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。

　　(四)资料提供部门应同时提供文件目录清单。

　　(五)对重要声像资料、电子文件，应尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存信息的特种载体形式，如光盘等。

　　(六)综合管理部确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由部门保存，一份由综合管理部保存并作登记。

　　第三章 档案整理

　　第十条 特种档案的整理包括分类编号、组合排列和编目立档。

　　第十一条 档案人员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清单》登记并验收合格后，在录音、录像带、磁盘、光盘以及实物等形式的档案上贴上标签，按照年代--问题分类，按内容编号(同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号)，写明相关内容;最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷，集中编放。

　　第十二条 录音、录像等声像档案应有相应的文字说明，主要项目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写明编号、实物名称、数量、

　　特征、来源、获得者以及必要的说明。

　　第十三条 照片一般将一项内容整理为一卷，内容相近的也可组成一卷。

　　照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。

　　底片要先进行分类，再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号按收到的先后次序编号登记保管。底片目录登记簿包括如下项目：分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项，编写在乳剂面的右上角，同时在保存的纸袋外面打上底片号。

　　第十四条 电子文件按其形成规律和自身特点可划分为文本文件、图像(纸)文件、数据文件和命令文件四部分。

　　文本文件应分门别类加以管理，可建立子目录系统加以分类;图像(纸)

　　文件、命令文件应根据成套性原则按项目加以整理;数据文件根据其相关性加以整理。

　　第十五条 特种档案根据涉及公司商业秘密情况分为“秘密”、机密，绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保管好档案资料，严防外泄。

　　第四章 档案保管

　　第十六条 特种档案的保存应保证通风，避免高温潮湿，注意防火、防尘、防污染。 第十七条 照片档案的保管

　　形式区别于一般的纸质文书档案，应采用规格统一的专用保存相册。大张照片档案可单独存放，但需在卷内目录的备注栏中注明“大张照片”。底片应存放在特制的底片袋内。

　　第十八条 录音带、录像带、摄像带应立放在专用的磁带架上，磁带库必须避免强日光照射，避免放在磁场附近。

　　第十九条 归档的两套电子档案应分别存放，一套封存，一套提供利用。

　　电子档案按保管单位顺序号加以排列，每一盘、带都应贴上标有盘带号、保管单位名称的标签，便于存取。磁带和光盘都应垂直存放。磁带存放应避免使用铁皮柜。

　　第二十条 电子档案应建立磁性载体档案检测、保养卡，定期记录维护情况。

　　第二十一条 实物档案作为特殊的载体，应有专门的陈列器具，不同的实物材料可采用不同的排列与存放方法。

　　第二十二条 特种档案的销毁必须经过鉴定，报主管领导审批后，由综合管理部负责登记、销毁。

　　第五章 档案利用

　　第二十三条 公司应建立特种档案借阅、利用制度，严格审批手续。并根据档案的机密程度，确定利用范围。一般的特种档案借阅需填写((调阅档案审批单))，经综合管理部负责人同意后方可办理;密级档案见《保密管理制度》。

　　第二十四条 特种档案原版原则上不得借离档案室。如有特殊需要，经综合管理部负责人批准后，方可限期外借。

　　利用率高的特种档案可将复制件外借。

　　外单位借用或复制特种档案，由档案室负责有偿办理。如在借用中造成损坏，由借用单位负责赔偿。

　　第二十五条 归档保存的特种档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

　　第六章 附 则

　　第二十六条 本办法由综合管理部负责解释和修订。

　　第二十七条 本办法自印发之日起施行。

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篇2：房地产集团公司文书档案管理办法

　　房地产集团有限公司文书档案管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。

　　第二条 本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

　　第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。

　　第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。

　　第五条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 文件的收集

　　第六条 公司文件资料的收集范围

　　凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

　　(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料

　　1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

　　2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

　　3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

　　4、职能部门对公司各类请示事项的批复;

　　5、其它相关资料。

　　(二)公司文书材料

　　l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司

　　控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;

　　2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;

　　3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;

　　4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;

　　5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;

　　6、公司各类调研工作形成的文件材料;

　　7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;

　　8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

　　9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;

　　10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;

　　ll、各类投诉处理材料;

　　12、公司经济纠纷处理材料;

　　13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;

　　14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;

　　15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;

　　16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;

　　17、公司大事记、全宗介绍;

　　l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件;　　19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;

　　20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;

　　21、其它各类相关资料。

　　(三)非隶属单位的文件资料

　　非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

　　第三章 文件的整理与立卷

　　第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度，坚持 “谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。

　　第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代--问题分类法组合立卷。第二层级：综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代--组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下来。

　　第九条 归档文书的整理要求

　　(一)综合管理部一般情

　　况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　(二)在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。

　　(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。

　　(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。

　　批复、批示在前，请示、报告在后;正件在前，附件在后;批转文件在前，被批转文件在后。

　　第十条 立卷

　　(一)卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。一个页面一个页号，

　　页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。

　　(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。

　　卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关项内。

　　(三)案卷封面逐项按规定填写清楚，字迹工整、清晰，简明扼要，确切地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管期限划分准确。

　　(四)卷内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐，采用三点一线装订法，装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。

　　第四章 案卷的排列、编号、归档

　　第十一条 归档时间与手续

　　归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。

　　部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应及时归档)，各部门须按时向综合管理部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，由双方经办人签字,一份由部门保存，一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目录清点核对

　　第十二条 案卷排列编号

　　案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序，一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定，就应对各案卷逐个进行编号，.案卷编号方法只能采用自然数，并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种，一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编，即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开始的号序。

　　第十三条 案卷目录

　　(一)案卷目录的编制方法

　　案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录，且必须忠实反映案卷号的号序系统，即每本案卷目录必须是一个从1 号卷开始的完整系统。

　　(二)案卷目录的形式、结构与内容

　　案卷目录的形式均为书本式(簿册式)，最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用A4 纸尺寸。

　　案卷目录的结构及内容：

　　l、封面和扉页

　　主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字构成，书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。

　　2、目次

　　即目录所分类目的索引，专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。

　　3、序言或说明

　　对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。

　　4、案卷目录表(见附件1)

　　即案卷目录的主体部分，用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。

　　5、备考表

　　附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。

　　案卷目录编制完毕后，应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用，其他备用。

　　第五章 档案的保管

　　第十四条 档案室系机要重地，非经同意，严禁入内。

　　第十五条 档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。

　　第十六条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检

　　第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。

　　第十八条 坚持温、湿度检查和记录，建立并严格执行登记、统计制度，每年对室藏档案进行一次全面的安全检查，并作好记录，发现问题及时向领导汇报。

　　第十九条 档案室设立全宗卷，以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。

　　第六章 档案的调阅与利用

　　第二十条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，主动了解各部门对档案的需求，编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。

　　第二十一条 调阅、借离或复印档案时，必须严格履行登记审批手续(见附件 2)，由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还，并办理注销手续，不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日，公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。

　　第二十二条 借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视情况进行处理。

　　第二十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时，应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)

　　第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用工作，做好档案利用效果的登记。

　　第七章 档案的鉴定

　　第二十五条 公司

　　行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组，每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作，重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。

　　第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。

　　第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。

　　第八章 附 则

　　第二十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。

　　第二十九条 本办法自印发之日起施行。

篇3：房地产集团公司项目档案管理制度

　　房地产集团有限公司项目档案管理制度

　　第一章 总 则

　　第一条 为充分发挥* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合 本公司实际，特制定本制度。

　　第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。

　　第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门，负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

　　第四条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 档案的分类

　　第五条 建设工程前期文件资料

　　(一)可行性研究资料

　　1、项目建议书及批复;

　　2、可行性研究报告及批复;

　　3、项目评估意见;

　　4、环境影响报告书(表);

　　5、设计任务书、计划任务书;

　　6、选址意见书。

　　(二)基础、设计、施工前准备资料

　　1、基础资料

　　(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;

　　(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;

　　(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

　　2、设计文件

　　(1)初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;

　　(2)技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等;

　　(3)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;

　　(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

　　3、施工准备资料

　　(1)征用土地批准文件及红线图;

　　(2)拆迂文件、补偿安置协议书;

　　(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;

　　(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;

　　(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件)，施工许可证;

　　(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。

　　第六条 施工技术文件资料

　　(一)开工报告，停工、复工报告;

　　(二)施工组织设计、施工方案;

　　(三)图纸会审纪要;

　　(四)工程技术、质量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;

　　(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;

　　(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;

　　(八)基础、主体中间验收记录，构件吊装记录;

　　(九)混凝土施工日记;

　　(十)技术复核记录;

　　(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);

　　(十二)工程沉降观测、变形观察记录;

　　(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;

　　(十四)构件合格证;

　　(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;

　　(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

　　(十七)工程变更设计联系单;

　　(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;

　　(十九)工程质量事故及处理材料;

　　(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);

　　(二十一)单位工程竣工验收记录;

　　(二十二)单位工程质量综合评定表;

　　(二十三)分项、分部工程质量评定表;

　　(二十四)竣工报告;

　　(二十五)交工验收材料;

　　(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;

　　(二十七)施工技术总结，工程监理总结，工程试运行记录;

　　(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;

　　(二十九)工程质量监督报告;

　　(三十)工程质量保修书;

　　(三十一)工程决算、决算审计。

　　第七条 竣工图文件

　　(一)建筑安装工程

　　l、各类建筑、结构专业图;

　　2、各类电气专业图;

　　3、电信专业图;

　　4、煤气专业图;

　　5、各类给、排水工程专业图;

　　6、供热、冷专业图;

　　7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

　　(二)地下管线工程

　　1、总平面图;

　　2、纵断面图、横断面图、结点详图;

　　3、构筑物结构图;

　　4、各种管线特征点图;

　　5、管网综合图。

　　第八条 竣工测量文件资料

　　(一)综合性资料

　　1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;

　　2、竣工测量施测方案;

　　3、竣工测量技术总结及测量精度分析; ，

　　4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。

　　(二)控制资料

　　1、管线控制，加密控制点的观察手簿

　　2、光电测距记录;

　　3、水准观测手簿;

　　4、平面、立面求算值的计算书;

　　5、控制点分布略图、成果表。

　　(三)地形测量资料

　　l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图;

　　2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

　　第九条 建设(施工)监理资料

　　(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;

　　(二)监理规划、监理细则;

　　(三)监理通知、不合格工程项目通知;

　　(四)工程延期、费用索赔审批表;

　　(五)工程部分暂停报告;

　　(六)工程移交证书。

　　第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

　　第三章 档案的收集和归档

　　第十一条 在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整

　　第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技术标准严格把好质量关。

　　第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

　　第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。

　　第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。

　　第十六条 照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。

　　第十七条 在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作：

　　(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);

　　(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;

　　(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的;

　　(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过 2m)，构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等;

　　(五)未按施工图位置施工的管线工程。

　　第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram，内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

　　第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上，原则以工程合同规定为准。

　　第四章 档案的组卷和移交

　　第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

　　第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

　　第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

　　第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格：297mm×2lOmm。

　　第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号，页号位置是文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。

　　第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lOmm×220mm。厚度分别为20ram，30ram，40ram，50ram 等四种。

　　第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。

　　第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内，综合管理部应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。

　　第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》，《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。

　　第五章 附 则

　　第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。

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　　第三十条 本制度自印发之日起施行。

篇4：房地产公司档案员岗位职责（十）

　　房地产公司档案员岗位职责(十)

　　(1)档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　(2)公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　(3)公司档案管理人员有权监督各部门档案文件的形成、积累、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

　　(4)负责日常资料、公司内外信息交流资料的收集和整理工作。

　　(5)归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，卷内目录表填写准确，案卷标题简明扼要。

　　(6)保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。及时整改档案管理中存在的问题。

篇5：房地产公司工程技术档案员岗位职责

　　房地产公司工程技术档案员岗位职责

　　(1)认真做好工程技术档案的编制管理工作，保证工程技术档案完整、准确，为工程进行使用、维护、管理、改扩建提供准确的资料依据。

　　(1)负责收集工程项目所有归档图纸和各种技术文件、资料，并整理、分类、编目后存档。

　　(2)负责将设计图纸、设计变更单、技术核定单等资料及时下发给施工单位和有关部门。

　　(3)负责合作单位工作联系单、联系函的收发登记和保存工作，以备查阅。

　　(4)负责管理工程部与公司其他部门之间文件收发登记存档工作。

　　(5)负责工程签证单、扣款单、工程形象进度等文件的登记、送达及催办工作;

　　(6)负责各种款项的登记、送达及催办工作;

　　(7)负责工程付款统计工作，每月25日统计一次，送达有关部门及领导;

　　(8)负责复印、打字相关文件、图纸、资料并登记下发给有关专业部门。

　　(9)负责工程部的日常事物工作。