电子文件归档电子档案管理办法

　　电子文件归档、电子档案管理办法

　　1．总则

　　1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

　　1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

　　1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

　　1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

　　1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

　　1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

　　2．电子文件的收集与积累

　　2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

　　2．2 收集积累要求

　　2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

　　2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

　　2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

　　2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

　　2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

　　2．2．6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

　　2．2．7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

　　2．2．8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

　　2．2．9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

　　2．2．10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

　　2．2．11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　2．3 收集、积累方法

　　2．3．1 及时按照要求制作电子文件备份。

　　2．3．2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

　　2．3．3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

　　2．3．4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

　　2．3．5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

　　3．电子文件的整理

　　3．1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

　　3．2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

　　3．3 归档电子文件应填写登记表。

　　4．电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

　　4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

　　4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

　　4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

　　4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.5 归档要求

　　4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

　　4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

　　4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

　　4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

　　4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

　　4.5.6 原电子文件数据集

载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

　　4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

　　5．电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

　　5.1 检验

　　5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

　　5.1.2 检验项目。

　　5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

　　5.1.2.2 有无病毒。

　　5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

　　5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

　　5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

　　5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

　　5．3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

　　5.3.1 归档载体应www.pmceo.com作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

　　5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

　　5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

　　5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

　　5.4 存效性保证

　　5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

　　5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

　　5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

　　5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

　　5.5.2 利用时使用拷贝件。

　　5.5.3 利用时要遵守保密规定。

　　5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

　　5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

　　5.6 电子档案的销毁鉴定。

　　5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

　　5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

　　5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

　　5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

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篇2：房地产公司档案管理制度(5)

　　房地产公司档案管理制度

　　1.目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，特制定本制度。

　　2.适用范围：本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

　　3.职责

　　档案工作，设立资产档案管理员，隶属行政办公室，对公司内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由行政办公室档案员组织协调，监督和指导。

　　行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

　　各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作，并将归档文件的电子文档存入指定的电脑，由行政办公室档案员负责刻录和归档。

　　人事档案、财务档案、销售档案分别由人力资源部、财务管理部和营销管理部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。

　　各部门应明确规定档案责任人（档案员）。档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。

　　归档

　　各部门应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行移交手续，重要资料应随时移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。

　　归档范围及管理：

　　各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。

　　各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由前期开发部负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。

　　各工程项目设计方案、施工图，设计变更、洽商以及设计院、勘察单位之间往来资料，会议记录等资料由技术发展部负责整理及归档。

　　工程进度计划，施工总包、分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录，工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程管理部负责整理及归档。

　　各类合同协议（承包、商务、销售、借贷、担保、转让等）的正本原件、工程预结算书等资料由合同管理部负责整理及归档。

　　各类证件（营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等）及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务管理部负责归档。

　　公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由材料采购部负责整理及归档。

　　凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。

　　归档资料必须符合下列要求：

　　文件材料齐全完整，真实有效；不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

　　根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷；

　　根据档案内容的历史关系，区别保存价值，进行分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　借阅

　　档案资料借阅需履行登记、签字手续，并填写档案借阅登记表。

　　本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案，查借秘密档案，需经所在单位主管副总签字，方可借阅。

　　机密档案只限与工作有关的人员借阅,由所在单位主管副总签署意见，经企管办主任批准后方可借阅。

　　本公司职工借阅的档案，原则上只能在档案阅览室查阅。如确因工作需要外借，必须经公司总经理(或常务副总)批准，外借的档案一般在一周内归还，所借档案达到规定借阅期限，如需继续使用，若无他人预约可办理续借手续。借出的档案，档案室有权根据工作需要随时催还，借阅人不得拒还。

　　外单位人员借阅非机要档案，必须持单位介绍信，经公司总经理签字同意，并办理借阅登记手续，所借阅的档案，只能在本档案室内查阅，不准外借，档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。

　　借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案，要注意保密，如有上述违规行为，要追究当事人责任。

　　查阅一般档案

材料，经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。

　　借出或归还档案时，档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况，如发现档案缺损的情况要严肃查处。

　　借阅者未按本规定办理借阅手续，档案管理人员一律拒借，否则，追究档案管理人员的责任。

　　职工临时离开公司（出国、借调、外出学习等）、调动工作或解聘办理手续之前，人力资源部门要及时通知档案部门，经档案部门签字确认已还清所借档案后，方能办理相关手续。

　　本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅，不对外交流，外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。

　　财务档案原则上不许外借，需要查阅者必须经主管财务副总同意后，由财务部指定专人陪同查阅，财务账目不予复制，财务凭证如确实需要复制，必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。

　　档案保存期限及销毁

　　工程项目竣工资料、开发文件、设计文件、其他重要档案永久保存。

　　行政档案视可利用价值定期销毁。

　　档案每三年鉴定一次，对超过保存期限的进行下架、分类。

　　由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定酌情处置。销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。

　　销毁档案由档案室负责执行，同时由主管领导指派监销人，监销人要在销毁清册上签名。经批准销毁的档案，不得当废纸出售或作其他用。

　　档案统计及管理要求

　　为了给分析、研究工作提供数据，要认真做好档案统计工作，建立健全各种统计台帐。

　　年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。

　　保密资料要全部入库，存放在档案室保密柜中，在重大节假日档案室要进行清点催还。

　　公司职工要严格遵守保密规定，若有泄密应追究责任，有严重泄密或窃密行为者，视其情节进行处理，并追究其刑事责任。

　　加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

　　附件13.档案借阅申请单

　　附件14.档案借阅登记表

　　附件15.存档登记表

　　附件16.档案鉴定与销毁审批表

篇3：地产公司销售部档案管理制度(6)

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　　地产公司销售部档案管理制度6

　　为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法；

　　一、档案归档范围

　　1、销售合同

　　（1）预定书（认购书）原件；

　　（2）买卖合同原件；

　　（3）换、退房申请；

　　（4）房型修改申请；

　　（5）其他合同之补充协议。

　　2、客户资料档案

　　（1）来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

　　（2）签约客户档案

　　基本资料：姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等；

　　办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料；

　　其他客户提交之资料。

　　3、内部管理档案

　　（1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件

　　（2）销售管理档案

　　（3）各日、周、月统计表及报表；

　　（4）早晚会会议记录。

　　4、内部往来文件

　　（1）发往各部门间的日常函件；

　　（2）收到公司各部门的往来文件。

　　5、公司对外宣传资料

　　（1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本；

　　（2）电视宣传资料：各种宣传用VCD、录音带、录像带；

　　（3）户外灯箱、路牌的样稿；

　　（4）各类宣传活动的录影带及照片。

　　6、房地产相关信息

　　（1）房地产相关法律、法规、政策、资料；

　　（2）各楼盘楼书；

　　（3）房地产相关信息剪报；

　　（4）各项目对外宣传广告剪报。

　　7、对外合同合约

　　（1）户外宣传制作合同复印件；

　　（2）媒体制作合同；

　　（3）其他与销售部有关的合同合约。

　　二、归档及保管要求

　　1、严格按归档范围对档案进行归档整理；

　　2、档案资料分类应清晰、全面；

　　3、档案接收时要认真点、验收，并办理交接手续后入档；

　　4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；

　　5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

　　三、档案的借阅

　　档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行：

　　1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签字；

　　2、本部门员借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字；

　　3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；

　　4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处理，造成重大损失者当追究责任；

　　四、档案的保管

　　1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续方可入档；

　　2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；

　　3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找；

　　4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

　　五、档案的剔除和销毁

　　1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；

　　2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。

篇4：地产公司人事档案和人事资料管理规定

　　地产公司人事档案和人事资料管理规定

　　为了加强公司人员人事档案的保密性，建立建全人事资料和档案，制定本规定如下：

　　第一条：人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料（公司内部人事资料）；

　　第二条：员工一旦转正，应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司，本人必须提交书面说明，报人力资源部归档。

　　第三条：员工转入公司的人事档案应该包括：

　　A、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历；

　　B、相关学历证书、毕业生登记表；

　　C、以往工作期间产生的劳动合同原件；

　　D、相关职称评定的资料；

　　E、其它存档人事资料

　　第四条：公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入，有权调查确定真实情况。

　　第五条：员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存，定期向市人才移交，存入员工人事档案中。

　　第六条：员工入职时，需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目，公司有权进行甄别。如有虚假，视同严重违反公司规章制度。

　　第七条：员工在职期间，如员工个人情况（如居住地、联络电话、婚姻状况、家庭人员情况等）有所变动，应立即通知人力资源部，以健全公司内部人事资料，确保管理需要与员工有关的各项权益。

　　第八条、公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容，不得加以删除或销毁，并且必须严格保密。

　　第九条、员工人事档案，由公司统一委托市人才交流中心保管。

篇5：地产公司办公用电子设备管理规定

　　地产公司办公用电子设备管理规定

　　为规范公司数码照相机、移动硬盘、录音笔、笔记本电脑、平板电脑、投影机等电子设备的使用，加强对以上物品的管理，制定本规定如下：

　　第一条 数码照相机、移动硬盘、录音笔、笔记本电脑、平板电脑、投影机等电子设备应作为公司固定资产及时入库，由总经理办公室负责管理。

　　第二条 负责管理电子设备必须先行详细阅读使用说明书，熟悉设备的各项功能，并整理好一套简明手册，方便借用人员正确使用。

　　第三条 因工作需要长期使用电子设备的部门，须在办公系统上填写《办公用品及设备申购单》经总经理签批同意，由总经理办公室负责采购，所需部门保管人员填写《办公用品借用单》，经相关领导审核同意后，方可到总经理办公室办理借用手续。如为短期临时借用，则由物品所需部门人员直接填写《办公用品借用单》，经相关领导审核同意后，方可办理借用手续。

　　第四条 借用人员在办理电子设备借用时，须仔细查看所借用的设备情况，检查设备是否能够正常使用，设备配件是否齐全。如发现设备不能正常使用或配件不全，须立即向设备管理人员指出。管理人员须对借出部件与相机状况予以声明，做好借用登记。管理员还应对设备使用作详细嘱咐，以防出现损坏情况。

　　第五条 借用人员在使用所借设备前，应仔细阅读所借设备的操作说明书，严格按照操作说明进行操作，如因违规操作造成的设备损坏，由借用人照价赔偿。

　　第六条 短期借用电子设备时，经批准后借出的设备，申借人应在规定的时间内向管理人员还清所借物品，因工作需要延期使用时，需重新办理借用手续，经批准后方可继续使用。逾期不归还者，总经理办公室有权强制收回。

　　第七条 设备归还时，须经设备管理人员检查验收。若有丢失零配件、摔坏设备等损坏现象，由设备管理人员负责联系正规修理厂家进行修理，修理产生费用，由借用人承担。

　　第八条 设备在借用时，如发生设备遗失或损坏后无法修复，一律全价赔偿。

　　第九条 本规定由总经理办公室和人力资源部监督执行。