X房地产管理局房地产档案管理制度

　　z房地产管理局房地产档案管理制度

　　为了加强和规范房地产档案管理，妥善保存和科学利用档案，更好为社会服务，特制订本制度。

　　一、档案人员管理职责

　　（一）要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料，应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。

　　（二）要爱惜档案，维护档案的完整和安全，不污染、不磨损，保证档案排列整齐有序，便于查找和利用。

　　（三）要严守保密制度，档案不得转借、涂改，不代他人阅档，不准他人私自摘抄、复印和进入库房。

　　（四）要经常做好库房的防盗、防火、防光、防虫鼠、防湿、防尘和防高温等工作。

　　（五）要学好档案管理的法律法规，不断提高档案管理水平和办事效率。

　　（六）要秉公办事，方便群众，简化查档手续，做到随到随查。

　　二、档案查阅

　　（一）房地产档案只限于阅览室查阅和摘抄，确因办案需要借出的，必须办理调借审批手续。调借单位和经办人，要确保档案资料不折皱、污损、拆页，不许抽出或剪裁档案资料，或在其上面画线、圈点、打叉和涂改。

　　（二）局内部查阅档案，必须持有本局档案查阅单，方可查阅。

　　（三）各级人民法院、公安机关、公证处、仲裁机构，因办案需查阅档案的，必须持单位介绍信及出具被介绍人的身份证或工作证，方可查阅。

　　（四）律师事务所、法律服务所的律师或法律工作者，因办案需查阅档案的，由案件承办人凭单位介绍信及出具生效的注册律师证或法律工作者证，方可查阅。

　　（五）党政机关、企事业单位和社会团体，需要查阅其自有房地产档案，必须持交查阅房屋的产权证和单位介绍信及出具被介绍人身份证，方可查阅。

　　（六）私有房产业权人需要查阅其房地产档案的，必须持有查阅房屋的产权证及业权人的身份证，方可查阅。

　　业权人（权属人）因故不能前来查阅的，可出具生效的委托书，委托他人代理。受委托人持业权人的产权证、委托书和本人身份证，方可查阅。

　　（七）查阅档案必须写明房屋的座落和查阅内容。其他需要了解房地产档案情况的单位或个人，可凭单位介绍信、身份证等有效证件，并说明查阅原因，由工作人员给予口头咨询服务。

　　（八）抄摘或复制档案，必须在批准查阅范围内进行，只能复制权利人缴交的证明材料。凡涉及局内部办证领导审批意见的内容不准抄摘或复制。

　　（九）档案材料中的复印件不得再复印。

　　三、查阅的审批手续

　　（一）局内部查阅档案，须填写“z市房地产管理局档案查阅单”，并经本单位领导签批同意后　，凭单查阅。

　　（二）因公需调借档案的，须经局主管领导签批同意，办理调借手续。借出的档案原则上要有档案工作人员随行。

　　四、查阅档案收费

　　根据档案为社会服务要有偿使用的原则，查阅、复印档案材料、提供咨询服务及出具证明等，均按市物价局核准的“z市房地产管理局档案收费标准”收取。

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篇2：房地产公司档案管理制度(6)

　　房地产开发公司档案管理制度6

　　1.0 主要内容及适用范围

　　规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

　　2.0 档案的管理机构

　　2.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

　　2.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

　　2.3 档案室主要职责：

　　2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度；

　　2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

　　2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

　　2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

　　2.3.5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　3.0 档案的种类

　　3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

　　3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

　　3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　3.11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

　　4.0档案管理的基本程序

　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　5.0 档案的收集。

　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

　　5.1 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　5.2 立卷归档的时间

　　5.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

　　5.2.2 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　5.3 立卷归档的要求

　　5.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

　　5.3.2 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　5.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确，

请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

　　5.3.4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　5.3.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　5.3.6 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　5.3.7 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　5.3.8 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

　　5.3.9 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　5.3.10 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　5.3.11 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　5.3.12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　6.0 档案的借阅

　　6.1 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　6.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

　　6.3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　6.4 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

　　6.5 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

　　6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　6.7 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　7.0档案保密要求

　　7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　7.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

　　7.3 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　7.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

　　7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　7.6 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　7.7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　7.8 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　8.0 超期档案的销毁

　　8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　8.2 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　8.3 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　9.0 档案的保管

　　档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

　　文件资料管理流程图

篇3：房地产档案管理制度（四）

　　房地产公司档案管理制度(四)

　　(一)主要内容及适用范围

　　规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

　　(二)档案的管理机构

　　1、文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

　　2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

　　3、档案室主要职责：

　　■制定或参与制定档案工作的规章制度;

　　■对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;

　　■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

　　■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

　　■提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　4、档案的种类

　　■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

　　■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

　　■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

　　5、档案管理的基本程序

　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　6、档案的收集。

　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

　　■立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　■立卷归档的时间

　　■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

　　■对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　7、立卷归档的要求

　　■各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

　　■移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　■归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

　　■立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　■立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　■立卷应以

　　部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　■立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　■立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　■文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　■各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　■声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　8、档案的借阅

　　■档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　■各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

　　■档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

　　■对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

　　■必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

　　■档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　■借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　9、档案保密要求

　　■档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　■档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

　　■有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　■有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

　　■对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　■外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　■档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　■企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　10、超期档案的销毁

　　■对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　■经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　■销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　11、档案的保管

　　档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

篇4：房地产部门档案兼职人员职责

　　房地产公司部门档案兼职人员职责

　　1、学习档案管理知识，做好归档文件材料完整、准确、系统。整理的案卷达到规范、标准和科学。

　　2、在办公室档案管理员的业务指导下，进行企业档案整理工作，接收办公室档案管理员业务工作的监督、检查和指导。

　　3、负责本部门的文件材料的收集、整理、立卷和归档移交手续的办理。

　　4、对于归档的文件材料，要按立卷归档规定，按时立卷，按期向档案室移交，任何单位和个人不得据为已有。

篇5：房地产档案管理程序（十五）

　　房地产公司档案管理程序(十五)

　　1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

　　2.职责：

　　2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室(隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

　　2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案(包含各类合同)由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。

　　2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。

　　3.流程：

　　3.1档案分类：

　　3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。

　　3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

　　3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

　　3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、

　　3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。

　　3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。

　　3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

　　3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

　　3.2具体管理：

　　3.2.1立卷归档：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。(移交清单即文件清单)

　　b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

　　c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

　　d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

　　a)总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等;

　　b)人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料(应聘表、编制表、工资单、培训记录等)、内部刊物等;

　　c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;

　　d)财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》;

　　e)审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等;

　　f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;

　　g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件(标书、合同等)、工程设计概算说明、各项目往来文件(传真、工作联系函等)、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

　　h)对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。

　　i)客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。

　　3.2.2整理上架：

　　A.流程

　　B.要求：

　　a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

　　b.不同保存价值的文件应分开组卷。

　　c.凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机，正面右上角，背面左上角)。

　　d.文件材料装订前应剔除金属物。

　　e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

　　3.2.3保管：

　　A.库房管理：

　　a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动;库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架;

　　b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的(如维修库房或设备等)，则须有档案员陪同并相伴始终;

　　c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效;

　　d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C~200C，相对湿度50%~65%;

　　e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动;

　　f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;

　　g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性;

　　h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

　　B.流动中的安全防护：

　　a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所;

　　b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密;

　　c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印;

　　d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

　　3.2.4提供利用：

　　A.加强基础工作：

　　a.编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具;

　　b.安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率;

　　c.开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。

　　B.开展查借服务：

　　a.借阅：

　　a)公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还;归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库;

　　b)非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅;

　　c)借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页;

　　d)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。

　　b.借出：

　　a)档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续;归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

　　b)非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出;

　　c)借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

　　c.复印：

　　a)档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意;

　　b)图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

　　3.2.5销毁：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管;

　　b.批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

　　c.档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

　　4.相关文件：

　　4.1《RR集团档案管理办法》之《档案保管期限表》

　　4.2《RR集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》

　　4.3《财务档案管理制度》

　　5.相关表单：

　　5.1文件清单/移交清单(具体见《文件管理程序》)

　　5.2档案借阅登记表

　　5.3档案借出登记表

　　5.4档案销毁清册

　　编制：

　　日期：20**.4.22审核：

　　日期：20**.4.28批准：

　　日期：20**.4.30