地产公司档案管理实施细则

　　地产公司档案管理实施细则

　　第一条 档案文件的日常管理

　　1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料，经办人应及时将原件交资料员登记收存（如提交复印件必须说明原因），并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认，视同该资料没有收存。

　　2.外单位来文由部门资料员（或接文人转交资料员）接收，并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。

　　3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》，做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记，并及时让接收人签字确认。

　　4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管，以便于及时查找，待工程完工后移交总经理办公室统一保管。

　　第二条 档案文件借用及移交规定

　　1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关，借用人在借用部门档案时，须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后，方可借阅。跨部门借阅档案时，须经借用人部门经理同意。

　　2.所借文件资料须为原件时，出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件，以防不时之需。

　　3.文件资料借出后，出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录，做好文件借出后的追踪工作，负责按规定时间及时收回，防止遗失。

　　4.跨部门借用文件资料并不再归还时，则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》，双方部门资料员签字确认后，在备注栏内注明移交，则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。

　　5.文件资料归还时，必须当面点清，并查看文件资料的是否完整，如有缺损，应由借用人书面写明原因，并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。

　　6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后，及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》，更新文件保存记录。

　　第三条 文件资料目录定期上交

　　每月初第一个工作日，部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后，填写《部门文件档案目录》并校对，部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏，核对签字后由资料员交总经理办公室。

　　第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间

　　1.各部门文件资料www.pmceo.com按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理，未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。

　　2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外，其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。

　　第五条 对于工程各类图纸、文件资料等，按照《工程资料管理指引》执行。

　　附表1：《文件资料收存、借用记录表》

　　附表2：《发文记录表》

　　附表3：《部门文件资料目录》

　　附表4：《案卷总目录》

　　附表5：《卷内备考表》

　　附表6：《卷内文件目录》

　　附表7：《文件资料移交记录表》

　　附表8：《文件资料销毁清单》

　　附录9：《部门文件档案归档范围及移交时间》

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篇2：工程公司光盘档案管理细则

　　工程有限公司光盘档案管理细则

　　一、光盘的整理：

　　1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。

　　2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。(见附件五)

　　3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件，完成计算机自动归档、立卷工作，也可自行调整立卷。

　　4、自动生成案卷数据库，填写数据库内容，包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录，系统提供各种报表。

　　5、按计算机分配的卷号贴制卷皮，按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件，在案卷首附卷内文件目录。

　　6、归档后，刻制光盘并填好备份光盘的备考文件

　　二、光盘的管理和保护：

　　档案建立初期先保存在硬盘上，便于检查调整和使用，一旦形成规模，检查无误，就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则：

　　1、光盘说明：录制完的光盘应制作相应的盘片标签，内容按规定填写齐全、清楚，贴放在盘片盒正面，（见附件九）。

　　2、光盘检测：录制完后，应进行外观与载体内容的质量检测，确认无污染、划痕、病毒，保证内容完整。

　　3、光盘保管：存有档案的光盘要一式两份，一份供查阅，一份封存保管，两份分开保管。

　　4、光盘保护：录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方，严禁用手摸擦表面，严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。

　　5、数据检查：每年进行质量检查，及时修补、及时复制。

　　三、光盘档案的密级划分和权限管理：

　　光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。

　　办公室秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码，确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。

篇3：工程竣工资料整理和档案管理细则

　　工程竣工资料的整理和档案管理细则

　　根据本公司档案管理办法,结合工程实际,认真做好竣工资料的整理和档案管理工作。

　　第1节文件管理

　　1.1 建立、健全文件管理程序。对所有文件的编号、登记文件传递制定明确规定。

　　1.2 定期检查文件是否已经发出，应该答复的文件是否已答复。

　　1.3 对拖延的文件应及时处理，对失职的部门应及时敦促他们及时采取纠正措施。

　　1.4 对各种文件，根据其特征、相互联系和保存价值分类整理， 根据文件的内容、时间等特征组卷。

　　1.5 案卷标题要准确地反映出案卷文件的作者和内容，文件、主要案卷要确定保存期限。

　　1.6 立卷归档的文件要保证齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　第2节竣工资料整理

　　2.1 信息收集

　　(1)气象、洪水预报等信息

　　(2) 建设过程中建设单位对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，及建设单位上级单位对工程建设的各种意见和指令。

　　(3) 收集监理单位发出的指示。包括监理负责人指示、现场监理的批示，提供的补充图纸等。

　　(4) 各种会议信息。

　　2.2 现场记录

　　主要包括以下内容：当天参加的施工人员、设备名称和数量，工程进度、施工质量、施工安全及事故处理记录；当天天气情况及长江水位情况；监理所作指示；当天所发生的纠纷及解决办法等。

　　2.3 数据统计

　　利用Project2000 及Fo*pro 等软件程序及时做好工程资源、质量、进度、工程量及投资、分区报表等，供监理、建设单位使用，并用于施工全过程管理。

　　2.4 竣工资料整理

　　工程完工后及时整理资料，按照招标文件规定要求及监理人指示提交全套完工资料。