建设集团企业进一步加强档案管理规定

　　建设集团公司关于进一步加强档案管理的若干规定

　　为进一步加强公司档案管理，使档案工作逐步标准化、规范化、科学化，从而更好地服务于企业发展，根据公司《档案管理制度》（星建﹝20**﹞第12号）要求，经研究，现对原文件进行增加及修改相关条款，有关规定通知如下，请认真参照执行。

　　一、 档案资料的收集和移交

　　1、实行单位（部门）收集制，即哪个单位（部门）产生的归档文件、材料，由该单位（部门）负责收集，档案部门统一整理归档。

　　2、凡属归档范围的文件、资料必须完整齐全，任何个人不准随意留存或据为己用。

　　3、在移交档案资料时，应编制档案移交目录清单一式二份，交接双方按移交目录清点、签字，各存一份。

　　二、档案资料的移交期限

　　1、项目部的工程资料必须在工程竣工验收后的30天内移交公司档案室存档；工程竣工验收资料（包括备案资料）在工程竣工后六个月内由公司工程部核查工程竣工资料后三个工作日内移交档案室存档，项目部章由办公室核对并销毁，获奖工程的证书及文件、奖杯在发文日期后壹个月内由办公室移交存档。

　　2、公司档案的归档期为每年的四个季度末之前，重要资料、证书可随时归档。在四个档案归档期由各个部门负责人收集应该归档的原始资料，各职能部门负责人应积极配合与支持。

　　三、档案的借阅及翻印

　　1、借阅档案需履行借阅手续，密级档案资料的借阅须经总经理批准，调阅档案只准在档案室查阅，必须借出档案室查阅的，需经公司领导批准，并明确借阅归还时间（借阅时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周）。

　　2、各部门、分公司因招投标需借各种证书和文件的原件时，必须由部门、分公司领导签字并注明投标工程名称、借阅申请书，经公司总经理签字同意后外借，不办理借阅申请的一律不予借阅。

　　3、非公司人员查（借）阅档案，须经公司主管领导批准，严禁私自外借；离职人员不得查（借）阅及复印档案。离职人员要领回有关个人档案，在办理完离职手续后，凭《员工辞职结算表》和《解除劳动协议》及相关申请报告办理。

　　4、需使用已废止的旧印章时，必须提供经领导批准的盖章联系单，并留存盖章材料的复印件存档备查。

　　5、借阅档案必须严加爱护，不得私自折卷、撕页、撕图、涂改，不准转借。归还时，应由档案管理人员和借阅者共同清点检查，如发现丢失、缺页、破损等情况，要及时采取补救措施，并追究责任。

　　6、绝密、机密文件不可翻印，秘密级文件翻印需经总经理批准。

　　上海zz建设集团有限公司

　　二〇**年十二月二日

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篇2：大厦管理处人事档案管理规定

　　大厦管理处人事档案管理规定

　　1、人事档案的内容：员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况资料，其内容主要包括：

　　记载和叙述员工要人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料等。

　　员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

　　对员工的有关历史问题进行审查，选择与复查的人事材料。

　　记载员工专家反组织纪律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

　　2、人事档案保密规定：大厦人力资源部在员工入职时所填写材料一定要调查核实确保人事档案的真实性，对其档案内的一切材料不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　3、员工人事档案变更规定：员工入店后，由其本人填写《职位申请表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。项目内容如有变化，员工应以书面的方式及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人力资源部掌握正确无误的资料。

　　4、员工人事档案的使用，员工人事档案为大厦的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。大厦人事决策人员可以通过对有效数据分析，了解大厦人员结构的变动情况，为制定大厦人力资源发发展规划提供依据。大厦认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为大厦人力资源的规范化管理奠定扎实基础。

篇3：工业园管理中心档案管理规定

　　工业园管理中心档案管理规定

　　1、凡是反映公司生产经营和企业管理等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，凡属归档范围的文件资料均由园区管理中心统一管理，由行政事务部文员专职负责。

　　2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或有关部门须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。

　　3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　4、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

　　5、由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。

　　6、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。

篇4：盛华物业档案管理规定

　　盛华物业档案管理规定

　　1.0目的

　　加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理,通过档案管理，为人事、行政工作提供情况，规范公司在管物业资料，便于物业的维修和养护，整理管理运作资料，便于提高服务质量。

　　2.0适用范围

　　公司、部门、管理处档案管理。

　　3.0档案管理

　　3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。

　　3.2档案管理员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料，有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。

　　3.3凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整。

　　3.5档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。

　　3.6档案应存放入专用档案柜，档案室必须坚固适用，有防火、防盗、防潮等安全措施。

　　3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年检查一次，发现缺少及时查找。

　　3.8档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重给予严肃处理。

　　4.0档案的查阅和借用

　　4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准，必要时报公司经理批准。

　　4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。

　　4.3档案一般不外借，特殊情况，经总经办领导或经理批准方可借阅，但须严格履行登记手续，按期归还。

　　4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

　　4.5查阅必须严格遵守保密制度，严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。

　　5.0档案工作人员守则

　　5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。

　　5.2热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。

　　5.3保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。

　　5.4严格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。

　　5.5坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

篇5：物业公司档案管理规定(2)

　　物业公司档案管理规定（二）

　　一、档案分类

　　所属部门、项目部需进行档案分类，明确各类档案的保管人，并结合公司实际，将档案分为以下类别：

　　档案的分类

　　类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注

　　1L合同/协议公司、项目部、财务部

　　2L公司文件/通知公司、项目部

　　3L上级公司文件公司

　　4L政府主管部门文件公司、项目部

　　5L相关部门文件公司、项目部

　　6L政策法规文件公司、项目部

　　7L工程开发图纸、资料项目部

　　8L业户档案、资料项目部

　　9L日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部

　　门、各专业涉及的文档资料（含质量认证要求记录），按质量认证文件要求管理。

　　9L1客服日常工作资料客服专业

　　9L2工程日常工作资料工程专业

　　9L3保安日常工作资料保安专业

　　9L4保洁日常工作资料保洁专业

　　9L5绿化日常工作资料绿化专业

　　9L6财务日常工作资料项目部财务

　　二、档案编号

　　1、档案盒/文件夹统一编号：

　　（1）档案盒/文件夹编号构成：类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号

　　（2）档案盒/文件夹编号说明：

　　类别号：1L-9L，9L1-9L6

　　部门/项目部识别号：GS-公司；GSC-公司财务；GSR-公司人力；GSZ-公司综合计划；GY-国英项目部；TY-桃园项目部；QSY-清上园项目部。

　　③档案盒/文件夹序号：各部门、项目部、各专业确定，以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。

　　如：1L-GY-03，代表国英项目部合同类档案，合同档案盒的排序为03；9L1-TY-05，代表桃园项目部工程日常工作类档案，该档案盒的排序为05；

　　2、档案盒/文件夹内文件编号：

　　在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。

　　三、建立档案盒/文件夹明细单

　　整理所有的档案盒/文件夹，按要求统一编号并填写《**物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》

　　四、建立档案盒内存档文件目录

　　整理每个档案盒/文件夹内所有文件，分别填入《**物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》，其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号，其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号，同时在该文件右上方用笔标注所排序号，使文件编号与文件存档目录相符。

　　四、各类档案保管的基本要求

　　1、按档案的存放和使用部门设专人保管，每类档案必须明确保管责任人。

　　2、档案的保管须做到标识清晰，分类明确，易查找。

　　3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

　　4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。

　　5、重要档案资料入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。

　　6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

　　7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文档管理要求。

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