工厂物料采购流程

　　物料采购流程

　　一、物料采购计划流程

　　物料采购计划由供应部经理负责。

　　(一)物料采购计划作业流程(图24-4)

　　(二)各步骤的操作方法

　　①生产厂生产计划：取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量;

　　②物料库存情况：取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况;

　　③确定保险储备量：根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量;

　　④提出采购计划草案：根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案;

　　⑤组织讨论：组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产事业部副总经理审批(10万元以上的采购计划);

　　⑥分送采购计划：将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。

　　二、物料采购

　　物料采购由供应部经理和采购员负责。

　　(一)物料采购作业流程(图24-5)

　　(二)物料采购各步骤的具体操作方法

　　①市场调查：通过互联网或其他渠道，调查了解低聚糖厂和酒厂所用主要原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况;

　　②选择供应商：根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商;

　　③签订合同：供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批;

　　④运输和验收：需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输;无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致;

　　⑤付款：根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续;

　　⑥供应商评价：根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。

　　三、物料采购合同管理

　　物料采购合同管理由供应部经理直接负责。

　　(一)物料采购合同管理流程(图24-6)

　　(二)各步骤的具体操作方法

　　①签约前的管理：采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益;

　　②履约中的管理：按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款;

　　③履约后的管理：将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。

　　四、物料采购台账管理

　　物料采购台账管理由采购员负责。

　　(一)先收货后付款方式下的采购台账管理

　　(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-7。

　　(2)采购台账按供货单位设置，其具体格式如表24-3所示。

　　表24-3　采购台账

　　(3)各步骤的具体操作方法如下：

　　①取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;

　　②登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

　　③取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

　　④登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;

　　⑤汇款证明单：根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

　　⑥登记台账：根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏;

　　⑦后续付款：对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;

　　⑧编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表;货到款项部分支付采购情况表;货到款未付采购情况表。

　　(二)先付款后到货方式下的采购台账管理

　　(1)该方式下的采购台账管理流程图如图24-8。

　　(2)采购台账按供货单位设置，其格式同上。

　　(3)各步骤的具体操作方法如下：

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　　sp; ①汇款证明单：根www.pmceo.com据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

　　②登记台账：根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记;

　　③取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单;

　　④登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏;

　　⑤取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票;

　　⑥登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部;

　　⑦汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具支付余款的“汇款证明单”，报相关人员批准;

　　⑧登记台账：根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏;

　　⑨编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：款清货到采购情况表;款项部分支付货到采购情况表;款付货未到采购情况表。

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篇2：物料采购作业流程

　　物料采购作业流程

　　1．0 目的

　　为规范和完善采购作业程序，确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。

　　2．0范围

　　适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施。

　　3．0职责

　　3．1总经理：负责《采购订单》与《物料请购单》的最终审核审批工作；

　　3．2制造总监：负责生产物料《采购订单》的审核工作；

　　3．3采购部：负责物料采购经办、进度跟催及与供方沟通和管理工作；

　　3．4计划部：负责《物料需求计划》的制作、下发，负责《采购订单》的制作、转发及物料进度的控制。

　　3．5仓库：负责物料数量的验收、按照指令将不良物料退给供方、对供方的交期、交量进行考核、统计工作。

　　3．6 工程技术部：所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供；对采购过程中新开发物料进行样板确认与评估。

　　3.7各职能部门负责《物料请购单》的申请

　　4．0 作业程序

　　4．1 生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经物控部经理审批；样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由使用部门以《物料请购单》方式提出申购，经部门经理审批（如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由经理审核后由中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由心总监审批后由报总经理批准。）。所有经过审批的申购指令统一交到物控部，采购员负责签收、处理。

　　4．2 采购员对接到的《物料需求计划》（或《物料请购单》进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析，要求在2天内完成。若发现有无达成期、量需求时，采购员与供方进行沟通，如仍无法达成要求的。采购员于30分钟内反馈给物控员处理。如须更改《物料需求计划》的，在征得物控部经理同意后，方可更改《物料需求计划》（物控员须在更改处签字、确认）。若正常，则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》。

　　4．3 采购员根据《物料需求计划》、《供应商资料》等信息选择满足物料要求的供方，并于次日内编制完整、准确的《采购订单》（必要时，附上样板或技术文件资料等）交物控部经理审核、制造中心总监或总经理审批。

　　4．4 凡采购物品金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不需编制《采购订单》，直接以《物料请购单》或外购方式采购，但必须经物控部经理审批后方可进行采购。

　　4．5 《采购订单》审核、审批规定：

　　4．5．1 凡采购物品单项价值在500元以下或《采购订单》总金额在1000元以下的，由物控经理审核，即可实施采购，如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由物控经理审核后由责任采购员报制造中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由制造中心总监审批后由责任采购员报总经理批准。

　　4．5．2 审核、审批、批准时间规定：紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于1小时内完成。

　　4．6 物控经理、制造总监、总经理分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误，则通知责任采购员进行修改（必要时，按公司相关规定进行处理）；若无误，则返交采购员实施采购作业。

　　4．7 若审核、审批、批准通过，由相应采购员将《采购订单》下达供方，紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于2小时内完成并要求对方书面回签（紧急《采购订单》要求供方在半个工作日内回签，常规《采购订单》要求1个工作日内回签）。若《采购订单》审核、审批、批准不通过时，采购员在30分钟内回复请购部门负责人。

　　4．8 采购员将审核、审批、批准通过得《采购订单》相应联在供应商确认后2个工作小时内分发给仓库、财务，并保管好所有《物料需求计划》，《采购订单》及《物料请购单》，以备对帐时提供给财务人员审查。

　　4．9 责任采购员负责对下达给供方得《采购订单》进行回签跟催。

　　4．10 采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》，当天将供方确认后得《采购订单》在《采购管制表》予以标识、记录，按时与供方保持联系，要求供方按质、按量、如期交货。

　　4．11 物控部经理定期、不定期对采购员得跟催情况进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。

　　4．12 如因公司内部原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少本公司损失。若因供方原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员于接到通知后30分钟内通知物控员，并报物控部经理处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行。

　　4．13 采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》，若未生产急料送货，采购员须于供方送货到厂前2小时通知仓库做好收货准备工作，若为供方晚上送货，采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库，以便仓库安排仓管员加班收货。

　　4．14 供方送货到厂后，由仓库仓管员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部进料品管员按《进料检验报告》采购联转交采购员。

　　4．15 采购员需对仓管员或品管员反馈在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。

　　4．16 检验合格，仓管员填写《材料/半成品进仓单》，按进仓规定办理进仓手续，判定不合格，则启动《进料不合格品处理作业流程》

　　4．17 仓库将《材料/半成品进仓单》于第二天上午9：00前交物控部，采购员签收《半成品进仓单》供方联，并将供方联传真货供方下次送货时或供方约定的转交日转交给供方做结算凭证。

　　4．18 采购员根据《检验报告》、《材料/半成品进仓单》，将采购结果列入《采购管制表》。若有异常，则及时反馈给物控员，并报物控部经理处理。

　　4．19 公司财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容，在与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项。

　　4．20 若车间www.pmceo.com退料，品管员判定为来料不良时，采购员在接到品管员的《检验报告》后于规定时间内处理后续工作，具体依《退料作业流程》规定执行。

　　4．21 采购员及时跟进因物料拒收而退货处理的后续工作；及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采等处理工作；向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认退(换)货、补货交期。

　　5．0 处罚规定

　　5．1 对未按本流程规定时间内完成作业的，处罚责任人5元/次。

　　5．2 未办理有效手续进行采购的，处罚采购员50元/单，若因此而给公司造成经济损失的，按《赔偿管理制度》处理，确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚20元/天，直至完成补办手续为止。

　　5．3 对不按照流程规定交上级审核、审批、批准的，处罚责任人20元/单。

　　5．4 《采购订单》未及时下达给相关部门的，处罚责任采购员5元/单。

　　5．5 《采购订单》下达给供方后，未要求供方回签的，处罚责任采购员5元/单。

　　5．6 采购员丢失《材料/半成品进仓单》的，按30元/单处罚。

　　5．7 采购员未按时联络退货的，按5元/单处罚责任采购员。

　　5．8 采购员未按要求当天完成《采购管制表》登录的，给予5元/单处罚。

　　5．9 财务对帐时审查《采购订单》或《物料请购单》而采购员不能提供的，处罚采购员5元/单，若该单采购造成呆滞料的，按《赔偿管理制度》处理。

　　5．10 凡接受供应商礼品、金钱，一经发现，一律开除，并对责任人进行赔偿追溯，严重者送交公安机关处理。

　　6．0 相关表格

　　6．1 《物料需求计划》

　　6．2 《物料请购单》

　　6．3 《采购订单》

　　6．4 《采购管制单》

　　6．5 《检验报告》

　　6．6 《材料/半成品进仓单》

篇3：酒店物料用品采购员职务说明(3)

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　　酒店物料用品采购员职务说明（三）

　　中文职衔：物料用品采购员

　　英文职衔：Stock Purchascng agent

　　部门名称：财务部职位级别：

　　直属上司：采购部主任直属下级：

　　职务概述：

　　1、开拓市场货源，严格按采购计划进货。按时、按质、按量确保供应。

　　2、严格进货验收入库工作，做发票与货物相符，货物质量与请购要求相符。

　　3、严格执行财务制度，及时办理结帐手续。做到单据清、帐清、手续清。

　　4、经常与仓库保管人员联系，摸清库存、消耗情况，做到购、发心中有数，分清轻重缓急，不积压浪费。

　　5、参加培训，工作主动，完成上级交办的其他任务。