石油销售公司会计档案管理办法

　　石油销售公司会计档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条为加强石油销售公司（以下简称"HB公司"或"公司"）会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动。根据《会计法》和《中华人民共和国档案法》及《陕西**石油（集团）有限责任公司会计档案管理办法》，并结合公司实际，特制定本办法。

　　第二条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

　　第三条本办法适用于HB公司。

　　第二章 组织机构及职责

　　第四条公司财务部和综合办公室共同负责会计档案的管理工作。

　　第三章 会计档案管理范围

　　第五条会计档案一般包括以下内容：

　　（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　第四章 会计档案的整理立卷

　　第六条每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。

　　第七条会计年度终了后，应采用"三统一"的办法对会计资料进行整理立卷。

　　（一）分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；

　　（二）档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；

　　（三）管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第八条会计凭证的立卷

　　（一）按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案保管清册。

　　（二）凭证装订

　　1.会计凭证装订前的准备工作：

　　（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　（2）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

　　（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全；

　　（4）记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）的签字和印章是否齐全;

　　（5）按凭证号码的顺序归集（如按上、中、下旬汇总归集），根据集团装订标准确定装订成册的本数。

　　2.会计凭证装订时的要求：

　　（1）用"三针引线法"装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

　　（2）凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

　　（3）装订凭证厚度一般1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

　　3.会计凭证装订后的注意事项：

　　（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

　　（2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅；一般每月装订一次，装订好的凭证按年度分月妥善保管归档；

　　（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　第九条会计账簿的立卷

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它账簿应按年整理立卷。基本要求是：

　　（一）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；

　　（二）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底；

　　（三）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册；

　　（四）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；

　　（五）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；

　　（六）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章；

　　（七）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　第十条会计报表的装订

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一立卷保管。会计报表编制要求：

　　（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角；如有损坏部位，应对其修补后，完整无缺地装订；

　　（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

　　第十一条其他会计核算资料的立卷

　　会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

　　（一）分类整理，按顺序排列，检查资料是否齐全；

　　（二）整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要查明原因。

　　第十二条同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

　　（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输

文章来源于 房 地 产E网 ；

　　（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

　　（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

　　（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

　　（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

　　（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

　　第十三条满足本办法第十二条规定条件，公司及所属各单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

　　第五章 会计档案的归档

　　第十四条当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满后于次年1月10号前移交综合办公室归档。移交过程中，需财务部会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移交，由财务部经理、综合办公室经理负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》（一式两份），一份交予财务部会计档案管理人员保管、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

　　第十五条纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

　　综合办公室接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

　　第十六条机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原档案管理人员编制会计档案移交清单，将全部案卷逐一移交，接管人员逐一接受。

　　第六章 会计档案的借阅使用

　　第十七条档案在财务部保管期间，财务部应建立会计档案清单和借阅登记册。凡需借阅会计档案人员，须经总会计师批准后，方可办理借阅手续；借阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携带外出，如遇特殊情况，须经财务总监或总会计师批准。

　　第十八条会计档案移交综合办公室后，凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续，具体参见《档案管理办法》。

　　第七章 会计档案的保管期限

　　第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，具体见附件一。

　　第二十条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第八章 会计档案的销毁

　　第二十一条公司应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　会计档案鉴定工作应当由公司综合办公室牵头，组织会计、审计、纪检监察人员共同进行。

　　第二十二条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

　　（一）公司综合办公室会同财务部编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

　　（二）单位负责人、总会计师或财务总监、综合办公室负责人、财务部负责人、综合办公室经办人、财务部经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　（三）公司综合办公室负责组织会计档案销毁工作，并与财务部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

　　（四）电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，并由办公室、财务部和信息管理部共同派员监销。

　　第二十三条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第九章 附则

　　第二十四条本办法由公司财务部负责解释和修订。

　　第二十五条所属各单位应制定本单位的会计档案管理办法，并报公司财务部备案。

　　第二十六条本办法未尽事宜，按国家相关法律法规和集团公司相关规定执行。

　　第二十七条本办法自下发之日起施行。

　　附件：会计档案保管期限表

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篇2：医院会计档案管理办法

　　医院会计档案管理办法

　　一、医院会计档案是企业在经济活动中，通过会计核算形成的会计凭证，会计帐簿和会计报表等专业资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。

　　二、医院的档案部门和财会部门作为会计档案管理的负责部门，财务部门负责档案的整理立卷，编制目录，装订成册工作，档案部门负责会计档案的保管工作。

　　三、根据《会计档案管理办法》及其实施办法和医院具体情况，确定会计档案资料的具体内容。

　　四、当年会计档案，由财务部门负责保管一年，一年后档案部门集中统一保管。

　　五、建立会计档案的查阅和借阅制度。档案原件原则上不得借出本医院，如由特殊需要，须经院领导批准。

　　六、根据《会计档案管理办法》确定其保管期限（永久定期）。

　　七、建立会计档案的销毁制度。

　　1、会计档案保管期满，由档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，编选“会计档案销毁清册“，报送市卫生局计财处或有关上级部门批准后派人监督销毁。

　　2、保管期满但尚未了结债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，直至债权债务结清为止。

　　3、监销人员在销毁会计档案之前，应以认真进行清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章并将销毁情况报院领导、市卫生局计财处保存销毁记录资料。

篇3：建工学院会计档案管理办法

　　建工学院会计档案管理办法

　　为了加强我院会计档案的管理，确保财务信息安全和完整，特制定本办法，请认真执行。

　　一、数据资料管理与保管

　　计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

　　⒈现金、银行存款日记帐的输出及保管。

　　现金、银行存款收付业务要做到日清月结。现金、银行存款记帐凭证一律由出纳员加盖个人印章并在所附原始凭证加盖现金收（付）讫和转账讫。当日工作结束后打印出现金、银行存款日记帐页，由出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，银行存款每月要由非出纳人员编制银行存款余额调节表，经主管负责人审核无误后，由出纳和主管负责人签字盖章，按月编页码装订成册，加盖封印。年终将各月现金日记帐按规定顺序装订成册，加盖封印妥善保管。

　　⒉记帐凭证的保管

　　记帐凭证主要是指机制凭证，经审核制单人员审核原始凭证无误后输入计算机，并加盖会计主管、记账员（输入）、出纳员、制单审核人名章及经办人（领、交款人）签字确认。当日工作结束，记帐凭证需经复核人员稽核无误盖章后，连同科目汇总表一起按规定装订成册，妥善保管。

　　⒊科目汇总表、账户余额表、账簿打印时间

　　⑴现金及银行存款日记帐每天打印。

　　⑵银行存款余额调节表每月由非出纳人员编制一次。

　　⑶总分类账、各明细科目余额表每月打印一次。

　　⑷记帐凭证（包括现金、银行存款、转账凭证）的科目汇总表每日打印一次，并同该日记帐凭证一起装订。

　　⑸会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经财务负责人审核无误后签字生效。

　　⒋其他

　　由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员和财务主管在打印输出的账页上签字盖章。

　　二、数据备份管理

　　⒈由于会计核算数据的重要性，当日数据必须当日进行备份。

　　⒉在日常工作中，准备三套软盘循环使用，每张软盘采取隔日备份的方法，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

　　⒊需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

　　⒋计算机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等，按月做两套软盘备份，或在两台以上计算机中备份，备份软盘应交会计档案保管人员分别放置不同地方妥善保管，并注意防火、防磁、防潮、防尘。

　　三、会计档案管理

　　财务处会计档案的管理由财务处长指定专人负责，并建立档案登记清册，详细记录会计档案的存档、借阅、移交等相关事项。

　　⒈会计档案存档必须办理相关手续，打印输出的凭证帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

　　⒉为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上保护标签，装入磁盘盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

　　⒊由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案，按照《会计档案管理办法》规定的保管期限和方式管理。

　　⒋随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，作为会计档案按规定保管。

　　⒌各类会计档案的查询、借阅，必须经过会计主管审批同意并签章，填写档案借阅登记清册。如果对备份磁盘的操作可能危及该盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

　　⒍必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁损数据文件、账册、备份磁盘等行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

　　⒎会计档案由财务处移交给学院档案室后，其管理办法按照《学院档案管理制度》的有关规定执行。

篇4：P集团公司会计档案管理办法

　　1. 目的

　　为了加强集团财务会计档案的科学管理，统一会计档案工作制度，更好地为集团经济业务核算服务，以保证财务核算资料的安全完整，特制定本办法。

　　2. 应用范围

　　本制度适用于集团各职能部门及各子公司。

　　3. 职责

　　3.1集团财务部负责集团总部及集团所属各子公司财务核算档案的使用与保管工作，必须保证财务档案的安全完整。

　　3.2 因保管需要，财务部需定期将财务档案移交总裁办档案室，档案室要保证财务档案的安全，并随时保证财务部门的查询语调档。

　　4. 具体规定

　　4.1会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表的会计核算专业资料，它是记录和反映经济核算业务的重要史料和依据。集团财务部负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理工作。

　　4.2集团财务部各子公司财务会计人员对本公司的财务核算资料，必须按照会计归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了，可暂由低柜架摆放，超过一年以上的会计档案应存放到高柜架摆放。三年以上的会计档案，全部移交到集团总裁办的档案库保管，并办理规定的交接手续。

　　4.3档案部门对接收保管的会计档案，必须认真负责保管，原则上应当保持原卷册的装订，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。档案管理人员必须对所管档案进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　4.4会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，必须经上级主管批准，但不得拆散原卷册，由财务部门派专人携带随同办理，借出档案必须在当日归还，次日再借。

　　4.5各种会计档案的保管期限，根据起特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

　　4.6会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案部门提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，并报集团董事会同意后方可实施销毁。

　　4.7监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签字盖章，并将销毁情况向集团董事会报告。

　　4.8会计档案保管期限规定如下：

　　4.8.1会计凭证：原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管期限15年;其中涉及外事的会计凭证永久保存。

　　4.8.2银行存款余额调节表保管期限3年。

　　4.8.3会计账簿：日记账、明细账、总账辅助账簿保管期限15年;其中固定资产报废清理后保存5年，涉及外事的会计帐簿永久保存。

　　4.8.4会计报表：月、季度财务报表，包括文字分析保存期5年，年度会计报表(决算)永久保存。

　　4.8.5会计移交清册保管期15年;会计档案清册保管期25年。