市人民医院档案管理制度

>　　某市人民医院档案管理制度

　　档案管理制度

　　1、认真执行档案工作法律、法规，健全档案管理制度。统一管理本单位的档案，并按规定及时向档案室移交档案。

　　2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　3、院内各部门要按照归档范围要求，将上年形成的各资料，在本年度三月底前移交综合档案室，综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。

　　4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册，并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。

　　5、基建档案在每一项目竣工后2个月内，负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料，并收回押金，同时上交一套给综合档案室。

　　6、科研档案在项目完成后，由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。

　　7、设备档案应由综合档案室统一管理，确因工作需要的，设备科可采取借用形式保管使用，新设备开箱前，应有档案人员在场清点全部机器资料，办好归档手续。

　　8、综合档案室要维护档案的完整和安全，妥善保管好档案，为本单位提供利用。

　　档案保密制度

　　1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度，及时向查档人中进行保密宣传。

　　2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续，必要时使用阅档案保密夹。

　　3、会计档案、科技档案除直接责任人外，他人不得查阅。如需查阅，须经责任人同意，并由档案人员陪同查阅。

　　4、档案材料需要复制时，须领导批准，不得擅自转借及复制。

　　5、经鉴定确认无保存价值的档案，要造册登记，按有关规定手续办理，以防失密。

　　档案保管制度

　　1、档案是党和国家的宝贵财富，档案人员必须切实保护、保管好。

　　2、建立全宗卷，做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。

　　3、利用现有的设备，改善库房保管条件，保持库房适宜的温湿度。

　　4、每半年检查档案的保管状况，并作记录，及时消除各种隐患，保护档案的完好性。

　　5、对已破损、霉变和褪色的档案，及时进行修补抢救工作，维护档案的完整。

　　6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠)，“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。

　　借阅制度

　　1、本院保管的档案原则上只供内部查阅，外单位人员借阅档案，凭介绍信、本人身份证或工作证，征得管理部门意见，经办公室负责人同意，方可查阅。

　　2、一般情况下查阅档案，应在阅文室或指定地点。欲外借者，需经办公室负责人批准，借期不得超过一周(设备资料除外)，特殊情况需办理续借手续。对超期不还者，除及时催收外，对其进行批评教育。

　　3、绝密案卷不得外借和随便利用，查阅需经分管领导批准。

　　4、任何人不得私自涂改，不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失，违者必究。

　　5、建立借阅档案登记制度，严格填写登记簿。归还的档案，进行复查其完整度，办理注销手续。

　　统计制度

　　1、做好档案的接收、移交登记工作。

　　2、准确及时填报档案工作情况报表。

　　3、做好档案的利用情况统计，包括利用人次、利用效果的登记工作。

　　4、做好档案的鉴定情况统计，包括保存、剔出、销毁数。

　　档案的鉴定制度

　　1、成立医院档案鉴定小组，负责对医院各类档案的鉴定工作，判定档案的价值，调整档案密级，决定档案存毁。

　　2、做好平时鉴定、到期鉴定工作，销毁鉴定后需销毁的档案。

　　3、对鉴定需销毁的档案，编制鉴定清册，经批准后，指派专人负责监销，监销人员在销毁清册上签名。

　　4、做好档案鉴定情况的统计，包括保存、剔出、销毁数。

　　档案利用制度

　　1、档案人员要有责任心，熟悉业务、熟悉室藏。

　　2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。

　　3、利用者按规定办理利用手续。

　　4、主动提供档案信息，对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。

　　档案修改补充制度

　　1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档，或发现归档文件有误，表达不确切，应予修改补充。

　　2、修改前应填写更改通知单，通过会签的方法，取得有关科室同意，分管领导的批准。

　　3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。

　　科室预立卷制度

　　1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档，并按要求，做好档案的预立卷工作，于次年三月底前交院综合档案室。

　　2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料，由各科室兼职档案员进行预立卷工作，并于次年三月底前交综合档案室。

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　　档案库房管理制度

　　1、档案库房为保存本单位全部档案的场所，全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。

　　2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上，排放整齐、美观，定期检查，发现问题及时处理，在适当时候进行自然通风。

　　3、档案架内放置樟脑丸，室内存放灭火器及温度计，相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录，室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。

　　4、库房内经常保持清洁卫生，非档案人员末经允许，不得入内，与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案，不得任意销毁。

　　科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度

　　1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱，经办人必须通知综合档案室。

　　2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。

　　3、仪器、设备(万元以上)文件资料，在安装验收后合格，正常运行后即归档。

　　4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。

　　5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。

　　照片与声像档案管理制度

　　1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的，均应及时交院综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得占为已有。

　　2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明，照片与影像相符。

　　3、向综合档案室移交的声像档案应是原片，并贴有文字说明。

　　4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施，应定期检查，以防损坏。

　　5、向综合档案室移交照片与声像档案时，交接双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

　　财务档案管理制度

　　1、会计档案是指会计凭证，会计账簿和会计报表等会计核算材料。

　　2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须专人负责保管。

　　3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷装订成册，每年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期满后，由财务科编造清册移交档案部门保管，档案部门保管的会计档案，不得任意拆封，如要拆封须会同财务部门一起拆封，重新订须双方加盖印章，在不具备移交的情况下，财务科要加强管理，要有专柜存放，不得随意堆放，造成毁损散失。

　　4、建立会计档案查阅登记簿，详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容，会计档案原则上不得外借，如有特殊情况，须经院领导批准并办理登记手续。

　　5、保存期限按财政部，国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。

　　6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿，会计清册保存期为十五年。

　　7、月报、季报保存期为五年。

　　8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册，会计档案销毁清册保存期为二十年。

　　9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。

　　10、保存期满的档案须作挑拣和筛查，有价值的须继续保存，应销毁的档案须造清册经审核批准后，方可销毁。对于未了结的债权债务的原始凭证应拣出立卷。要销毁档案时，财务科要派员监销，销毁前应清点核对，销毁后，要在销毁清册上签名盖章。

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篇2：公司档案管理制度（8）

>　　公司档案管理制度(八)

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。

　　第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

　　第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定及时归档，部分资料须在行政部备份。

　　第二章 文件资料的收集管理

　　第四条 归档范围：

　　公司印发的公文。

　　公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

　　公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。

　　公司重要会议资料，包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。

　　上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。

　　公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。

　　公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。

　　公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

　　公司所有员工的考核与培训资料。

　　公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。

　　公司及产品的获奖证书。

　　第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理、归档。

　　第七条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。

　　第八条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动，必须将重要文件资料向行政部办理归档。

　　第九条各部门须有一名档案管理人员，认真执行定期归档制度。

　　第三章 归档管理

　　第十条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状，编制"案卷类目" 。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上明细名称。

　　第十一条 档案管理人员应及时将文件资料按照"案卷类目"放入文件夹内，对号入座。

　　第十二条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。

　　第十三条 对于重要的声像类资料，档案管理人员应在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。

　　第四章 附则

　　第十四条 本制度由公司行政部负责解释。

　　第十五条 本制度自颁布之日起施行。

篇3：（学校）档案利用制度

>　　小学(学校)档案利用制度

　　1、学校档案室主要供本单位领导和业务人员查阅，外单位需利用，须持单位介绍信，经主管领导批准后方可查阅。

　　2、对查阅反映领导活动的会议记录，须分别经党政领导批准后，方可查阅。

　　3、凡查阅档案者，均办理登记手续，在指定地点查阅，特殊档案须经两人以上共同完成。如有特殊情况，将档案带出校外的，需经领导批准，并限期归还。

　　4、爱护档案，查阅时不得在案卷中圈点、划线、更不得涂改、抽页、污损档案。

　　5、利用未开放档案，只能有介绍信写明并在允许范围内查阅，查阅档案者，均须填写《档案利用效益登记表》。

篇4：（学校）查阅档案制度

>　　小学(学校)查阅档案制度

　　1、严格查阅手续，凡查阅档案者须说明所查阅内容及用途，取得档案管理人员同意(政务、会议记录须经领导同意)方可查阅，外单位查阅档案者须持单位介绍信，方可提供利用档案。

　　2、爱护案卷资料，查阅档案时，禁止吸烟，不准在卷内勾画、圈点、涂改、折叠、增删、裁剪、污损和撕扯。

　　3、严守档案机密，凡涉及到三密内容的案卷资料不准随意传播和扩散，未经批准，不得私自摘抄、复印、转借、陈列、翻印、传阅资料。

　　4、填写查档记录，凡查阅档案都均须如实填写(档案利用登记簿)，出具档案证明时必须注明全宗号、目录号、案卷号及页号，核对无误和加盖公章后方可有效。

　　5、查验归还案卷时，档案管理人员需认真检查验收案卷，点交清楚，对损坏档案者，按照《档案法》有关规定，予以严肃处理。

篇5：（学校）档案鉴定、销毁、移交制度

>　　小学(学校)档案鉴定、销毁、移交制度

　　1、严格按照本单位制定的《文件归档范围，案卷类目及保管期限表》规定，进行鉴定档案材料和组装立卷。

　　2、凡没有归档价值的文件材料有收、发文簿上注明销毁标记后，保存二至三年时间即可销毁。

　　3、对没有延期保管价值的案卷，经单位领导成员组成的鉴定小组进行严格慎重的鉴别、审定登记后即行销毁。

　　4、对于会计档案，声像档案以及图书资料的鉴定与销毁按有关规定执行。

　　5、违反上述规定而造成损失者，按《档案法》有关条文规定追究其责任。