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某公司文件发放、存档管理办法

编辑:物业经理人2017-04-26

  公司文件发放、存档管理办法

  一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;

  二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

  三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

  四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

  五、文件登记表与所发文件一并存档。

  六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

  七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

  八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

  九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

  十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

  十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。

  十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。

  执行部门: 责任人签名:

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篇2:某公司介绍信管理办法

  公司介绍信管理办法

  一、公司介绍信分给几个职能部门管理使用。

  二、领取空白介绍信的职能部门需严格履行登记签收手续。

  三、使用介绍信者,应经主管领导批准后,由职能部门介绍信管理者根据情况填写。

  四、使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。

  五、因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应立即退还,未及时退还的,介绍信的管理者应立即收回。

  六、如若发现介绍信丢失,领用人应立即向公司反映,以便及时采取相应措施。

  七、介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信要一致。

  八、介绍信的存根要妥善保管,按保密要求归档,保管期三至五年。

  九、介绍的管理者应严格执行使用介绍信的签批手续,严禁发出空白介绍信。

  执行部门: 责任人签名:

篇3:国有企业效能监察管理办法范例

  国有企业效能监察管理办法

  第一章 总则

  第一条 为了加强企业管理,保证企业政令畅通,促使监察对象勤政、廉政、尽职尽责的工作,使效能监察工作规范化,根据《中华人民共和国行政监察法》、《企业职工奖惩条例》及有关规定,制定本办法。

  第二条 效能监察是监察部门对监察对象管理效能,即履行职责、依法管理的效率、效果、效益的监察。

  第三条 效能监察的目的是促使监察对象认真履行职责,提高效率,改进管理,加强经济效益和社会效益。同时,进一步发现案件线索,促进反腐败斗争的深入,达到廉政勤政一起抓,使监察工作更好地为党的基本路线服务,为经济建设服务的目的。

  第四条 开展效能监察,要坚持勤政与廉政相结合,经济效益与社会效益相结合,专业部门与群众监督相结合,监督检查与改进管理相结合,奖惩与教育相结合的原则。

  第五条 效能监察是监察部门的一项重要职责,监察部门必须依法开展效能监察。各级监察对象应主动、自觉接受监察。

  第二章 效能监察的范围和内容

  第六条 效能监察适用于公司各级单位。

  第七条 对公司机关各部门及分公司机关各部门进行效能监察,主要监督检查监察对象是否正确贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律、法规以及有关的规章制度;是否正确行使职权,坚持民主科学决策,服从宏观指导;是否尽职尽责,勤奋高效,保证中心任务和管理目标的实现;是否热情为基层服务,做好统筹、协调、监督、服务工作。

  第八条 对生产管理活动的项目部进行效能监察,主要监督检查监察对象是否按照公司宏观规划(计划)及业主需要安排生产计划;是否完成计划、任务、预算、合同等预定目标;是否有效地使用人力、物力和生产资金,坚持优质低耗,努力降低成本;生产过程是否安全,生产环境是否符合国家要求。

  第九条 对经营管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象经营决策是否正确;经营活动是否合法;人工、材料等生产原料价格是否合理;经营目标是否实现;经营过程是否符合规定的程序。

  第十条 对科技管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象是否贯彻执行国家有关科技方面的方针、政策;是否合理进行技术开发、技术改造、引进项目以及技术转让;是否为科研人员创造良好的条件,充分发挥他们的积极性,尽快出成果、出效益。

  第十一条 对人事、劳动、教育管理活动进行效能监察,主要监督监察对象是否贯彻有关方面的政策、法律,坚持党管干部的原则,选拔任用干部是否全面正确地贯彻德才兼备的原则和干部队伍“四化”的方针;是否严格履行干部管理权限和任免程序;工资、奖金的分配是否贯彻“效率优先,兼顾公平”的原则和国家有关政策;劳动管理是否执行《劳动法》的规定;教育和培训是否符合国家有关规定和企业发展的需要。

  第十二条 对产品质量管理活动和服务质量管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象是否严格执行国家和行政有关质量、标准、计量方面的法律、法规和规章;是否落实产品质量管理和服务质量管理的措施;是否认真履行合同的有关要求,用户是否满意。

  第十三条 对设备、物质管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象对设备、物资采购供应是否按期、按质、按量满足生产经营的需要;是否按照选优、择廉的要求,积极采购适合生产本单位应用的质量合格、价格合理的设备、物资;设备、物资入库验收、保管、领用是否建立了必要的规章制度并严格执行;设备、物资储存是否完好合理。

  第十四条 对财务管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象是否按照国家的财政法规、财经法律、财务制度进行内务管理和财务监督;是否执行预算计划、消耗定额和费用标准;是否有降低成本的控制措施。

  第十五条 对房地产开发管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象对工程项目是否按国家建设管理程序审批立项;是否履行了报www.pmceo.com建手续;是否按规定招标投标;是否严格按照设计和工期要求,对施工质量、进度实施有效管理和监督;工程预决算是否严格执行国家规定的定额标准,对工程是否进行严格审核。

  第十六条 对公司所属独立核算的生产、经营、单位进行效能监察,主要检查是否认真贯彻执行国家的有关方针、政策,投资效益如何,是否遵守公司的规定及要求,经营是否合法,开支是否合理。

  第十七条 对物业管理后勤服务管理活动进行效能监察,主要监督检查监察对象是否认真贯彻国家和地方的有关政策、规定;是否在住房、食堂、卫生、办公室条件等方面建立了规章制度,并严格执行;是否积极为各部门进行职能活动及时提供必要的工作条件和生活条件。

  第十八条 对上级统一组织、领导交办的事项进行效能监察。

  第三章 效能监察的方法和程序

  第十九条 效能监察包括专项监察和综合监察。它贯穿于管理工作的全过程,可分为事前防范性监察、事中跟踪性监察、事后改进性监察。效能监察的一般工作程序为:选题立项、制定计划;查明情况,找出原因;提出建议,改进管理;落实责任,严格奖惩。

  第二十条 选题立项。根据有关部门提供的情况,群众反映较大和领导交办的任务,从实际出发,选出管理中急需解决的问题,提出立项建议,填写《立项表》。经领导批准后正式立项,通知被查单位,并报上级监察部门备案。

  第二十一条 查清问题。通过查帐目、记录、有关文件、制度和找有关人员调查,找出存在问题的原因,分清有关人员责任。

  第二十二条 严格奖惩。监察部门应充分运用检查权、调查权、建议权和一定的行政处分权,开展效能监察工作。对忠于职守,廉洁勤政,成绩突出的人员,建议领导予以表彰和奖励。对于严重官僚主义、失职渎职和违法乱纪的,按有关规定进行处理。

  第二十三条 提出改进管理建议。针对管理中的问题,提出改进管理建议,填写《监察建议书》,经领导审批后,给有关部门下达《监察建议书》,有关单位和人员,接到通知15日内,以书面形式将执行情况报监察部门。如有不同意见,应在接到10日内向监察部门提出复议。监察部门复核维持原决定的,报请本单位领导同意后,以书面形式告知有关部门或人员。有关部门或人员应严格执行,并报告执行结果。

  第二十四条 写出终结报告。监察决定书发出后,及时督促有关部门落实奖惩决定和整改措施。经被查单位、人事财务等有关部门核定后,填写《效能监察终结报告表》,经主管领导审批后,报上级监察部门备案。整理材料,立卷归档。

  第四章 效能监察的组织和领导

  第二十五条 效能监察由总经理、纪委书记主管。负责工作部署,宣传动员,下达任务,立项,实施方案、终结报告的审批,解决工作中的问题,决定整改措施,督促有关部门落实监察建议。

  第二十六条 监察部门负责效能监察的计划制定、组织实施和日常工作。及时向公司领导提出效能监察立项、实施的建议;组织、协调有关单位和人员参与效能监察工作;负责查处在效能监察中发现的失职渎职、违法乱纪的问题;负责总结、交流经验,检查督促立项的落实,评选优秀成果,宣传和推广先进典型和高效运行的管理经验;立卷归档。

  第二十七条 有关业务主管部门和专业监督部门应积极配合监察部门开展效能监察,完成承担的任务,保证监察建议和监察决定的执行。

  第二十八条 监www.pmceo.com察部门具有下列权利:

  (一) 根据工作需要,监察部门负责人可以列席办公会;监察人员可以参加本单位与效能监察有关的会议,可以列席被监察单位有关的会议;

  (二) 查阅、复制与监察事项有关的文件、资料、合同、账目、记录等;

  (三) 要求被监察单位和有关人员提供与监察事项有关的文件、资料及其它必要情况;

  (四) 责令被监察单位有关人员在规定的时间、地点就监察事项涉及的问题做出解释和说明;

  (五) 责令有关部门或人员暂停或终止涉嫌损害国家、企业利益或职工合法权益的行为。建议主管部门暂停有严重违法违纪嫌疑并有可能给国家和企业利益造成损害人员的工作或职务;

  (六) 向监察对象提出改进工作、加强管理等方面的监察建议或做出监察决定;

  (七) 对阻扰、干扰监察部门及其他人员依法行使职权,或无正当理由拒绝和不认真执行监察建议或监察决定的监察对象,追究责任或给予政纪处分。

  第五章 奖惩

  第二十九条 效能监察必须贯彻奖励和惩处相结合的原则。只有奖勤罚懒,是非分明,才能促进干部认真履行职责,增强工作责任心,提高工作效率,加强管理,增加经济效益和社会效益。

  第三十条 效能监察的结果要作为考核、使用和提拔干部的一项重要依据。

  第三十一条 对于模范执行国家法律、政策、认真履行职责,科学决策,发明创造或提出合理化建议,为国家取得显著的经济效益和社会效益;防止或挽救事故有功、爱护企业财产、使企业和职工利益免受或少受损失;成绩突出的人员,监察部门应建议领导予以表彰或奖励。

  第三十二条 发现监察对象有违反国家法律、政策,有令不行,有禁不止,盲目决策,失职渎职,对工作存在的问题长期失察,不落实监察建议,上当受骗,浪费国家资产,造成重大经济损失或不良影响的,以及其它违法乱纪行为,需要给予处分的,应按有关规定立案查处。需要给予刑事处分的,应移送司法机关处理。

  第三十三条 对于开展效能监察中解决关键问题,改进管理,获得重大经济效益和社会效益,主动挖掘案件线索,敢于与违法违纪行为作斗争,以及组织开展效能监察有功人员应进行表彰和奖励。

  第三十四条 按照《企业职工奖励条例》及有关规定进行奖惩。

  第六章 附则

  第三十五条 本办法与总公司发布的规定相抵触时,按上级规定执行。

  第三十六条 本办法由公司纪委负责解释和修订。

篇4:铁路公司工程档案管理办法(暂行)

>  **铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)

  第一章 总 则

  第一条 为加强工程档案管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规,特制定工程档案管理办法(暂行)。

  第二条 本办法所称的工程档案,是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。

  第三条 工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

  (一)工程准备阶段文件:工程建设开工之前,在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

  (二)监理文件:工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

  (三)施工文件:工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。

  (四)竣工图:工程竣工验收后,真实反映工程项目施工结果的图样。

  (五)竣工验收文件:建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

  第四条 工程档案的类型:

  (一)纸质载体:以纸张为基础的载体形式。

  (二)缩微品载体:以胶片为基础,利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

  (三)光盘载体:以光盘为基础,利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

  (四)磁性载体:以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础,对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。

  第五条 工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源,确保工程档案的完整、安全、规范。

  第二章 档案管理部门及其职责

  第六条 公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下:

  (一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。

  (二)制定档案管理工作的规章制度,并组织实施、推行档案管理标准。

  (三)对档案的日常管理进行监督和指导。

  (四)集中管理档案,维护档案的完整和安全,开展档案的利用工作,做好档案的鉴定和编目。

  (五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办,并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。

  (六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。

  第七条 各业务部门的档案管理职责:

  (一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

  (二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

  (三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

  第八条 工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档,各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档

  第三章 档案的管理

  第八条 工程档案应按照国家档案的分类规则,所有的工程文件,由档案管理部门催办、各业务部门收集整理,按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下:

  (一)工程准备阶段文件

  1、工程立项及审批文件。

  2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。

  3、建设用地、征地、拆迁文件。

  4、招投标文件及合同。

  5、工程开工审批文件。

  6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。

  7、工程建设、施工、监理机构及负责人。

  8、工程准备阶段形成的其他文件。

  (二)监理文件

  (三)施工文件

  1、施工技术准备文件。

  2、施工现场准备文件。

  3、工程图纸变更记录。

  4、施工材料质量证明文件及复验报告。

  5、施工实验记录。

  6、隐蔽工程检查记录。

  7、施工纪录。

  8、工程质量事故处理记录。

  9、工程质量检查记录。

  (四)竣工图

  (五)竣工验收文件

  1、工程竣工总结。

  2、竣工验收记录。

  3、财务文件。

  4、声像、微缩、电子档案。

  第九条 工程档案编制质量要求:

  (一)归档的工程文件应为原件。

  (二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

  (三)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

  (四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。

  (五)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

  (六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。

  (七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图,出图必须清晰,不得使用计算机所出图纸的复印件。

  (八)所有竣工图均应加盖竣工图章。

  (九)利用施工图改绘的竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

  (十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面,图标栏露在外面。

  (十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。

  第十条工程档案的组卷要求:

  (一)组卷原则

  1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

  2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

  3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

  4、竣工图按单位工程、专业等组卷。

  5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

  (二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。

  第十一条 工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定,销毁失去保存价值的档案,必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。

  第十二条 工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等),经公司分管领导签批,档案管理人员进行借阅登记后,方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的,由公司业务部门填写档案借阅审批单,按上述程序办理,但审批单必须经公司主要领导签批。

  第十三条 借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。

  第十四条 对违反本规定,在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为,一经查证属实,对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的,由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。

  第十五条 本办法(暂行)由河南**铁路有限责任公司负责解释,自印发之日起试行。

篇5:公司药业文件管理制度

  **药业文件管理制度

  1.目 的:为确保文件收发等事务正常、顺利进行,规范文件管理,特制定本规定。

  2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。

  3.权责说明:总经办管理公司的收发文工作,各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文

  4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发,加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。

  4.2公司发文程序

  4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件,必须经分管领导同意后起草,交总经办核稿后呈送总经理签发。

  4.2.2总经理签发后由总经办制作文件,并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。

  4.2.3盖章完毕后,由总经办办理发、送、呈、存档事宜。

  4.2.4未签发的文件,总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记,并将有总经理签字的原件存档。

  4.3公司发文分类、编号:西藏药业〔20**〕××号。

  4.4对外文件必须做成红头,以示严肃和正规,格式附后。

  4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。

  5.公司部门发文

  5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效,不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。

  5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。

  5.2.1总经办发文:在管理制度内制订的实施细则,以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件,原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。

  5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文,经部门经理、部门分管领导签发后,在公司内部有效。

  5.3公司部门发文格式附后。

  5.4部门发文超出部门职权范围,又不应由公司发文的,须由相关部门共同签发,经分管领导批准后行文。

  5.5公司内部发文按以下办法分类、编号:

  西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号

  6.收文

  6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收,包括:政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等,同时填写《收发文登记表》,格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员,不得积压延误;属于急件的,应在接件后立即报送。

  6.2各部门应指定专人办理收文事宜。

  6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档,同时,每半年清理一次,没有及时存档的全部存档,并将填写的《收发文登记表》一起存档。

  7.其他

  7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。

  7.1.1绝密:绝密档案涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

  7.1.2机密:机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

  7.1.3 秘密:秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。

  7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。

  7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件,必须按规定填写文件借阅登记表,属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。

  7.4文件及有关资料的打印、复印、签章,必须按规定严格办理,并做好登记,严禁未经同意私自处理。

  7.5收发文处理不当或不及时造成损失的,由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理,没有或不及时归档的,每次贡献50元爱心基金。

  8.附则

  8.1 本制度由总经办负责解释。

  8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

  8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

  附:

精彩专栏

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