函的知识及范本
函的用途、类别、格式、写法及范本解析
(一)含义、功用和性质
“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。
这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。
(二)类别
1.商洽、询问、请求批准的。
2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。
3.答复问题、回复请求的。
前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。
(三)格式和写法
“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。
1.函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。
2.标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。
3.上款：受函机关或领导人。
4.正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予*是荷”，“望能同意”;“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“月日号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。
5.下款：发函机关，年月日，公章。
6.函尾：抄送机关。
(四)草拟公函应注意的问题
1.中心明确，不绕圈子。
2.因由清楚，不讲空话。
3.讲究礼貌，不来客套。
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(五)例文简析
例文1：关于拟派同志赴香港培训的函
工委：我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。
妥否，请函示。
附//仪器公司邀请信、签报一份(复印件)
部
**年月日
简析：例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。
篇2：学生家长会邀请函
学生家长会邀请函
尊敬的家长：
您好！衷心感谢您对我们的信任、关心与支持。
我们深知：学生每一张笑脸都承载着各位家长的殷切希望和美好憧憬；
我们深知：学校一切成绩的取得都离不开家长的关注与付出；
我们深知：我们学校每一步的发展都离不开您的关心和支持。
为了让您全面了解学生在校学习、生活情况，加强学校与家长的沟通，进一步和家长一起探讨孩子的教育和培养问题，形成家校教育的合力，促进学生的健康成长，欢迎您来学校与老师和其他家长谈谈您的困惑和感想，让我们共同为孩子的明天努力吧！
这次家长会具体安排如下:
家长会日期：20**年
月
日下午
时间
地点
活动内容
负责
2：30-3：10
办公楼三楼教室
良好行为对学生的影响
教导处、校长室
3：25-4：05
办公楼三楼教室
国家对家庭教育的关注情况
教导处
4：15-4：55
各班教室
与班主任交流学生情况
各班班主任
届时敬请各位家长按时到会！
温馨提示：
亲爱的家长：
1.如果您认为工作太忙，我们想告诉您：没有什么比孩子的教育更重要。
2.如果您有理由迟到或缺席，您的孩子会不会在学习上也这样呢？
3.我们还想提醒您，家长是孩子的第一老师，您的一言一行会时刻影响孩子，因此进入学校请注意文明礼仪，请服从学校统一的安排。
4.家长会期间校门口交通可能会有点拥挤，车子停放请服从门卫的安排，不能乱停乱放。
5.请您在来学校的途中注意安全。
新安五小
20**年9月
15日
新安五小20**年秋季家长会时间安排表
时间
年级
备注
20**年9月18日
一年级
20**年9月19日
二年级
20**年9月20日
三年级
20**年9月21日
四年级
20**年9月25日
五年级
20**年9月26日
六年级
请各班主任务必与学生说明家长会的基本内容，要求所有家长全部参加，提前填好邀请函发放，告知家长作好时间安排。家长会时各班主任要参与家长接待工作，安排好交流内容，交流时间在一节课时间左右。
新安五小
20**年9月13日
篇3：国际商务函电工作页价格磋商1
学习领域：客户开发与维护
学习情境二：价格磋商
学习目标：
完成本工作任务学习后，你应当能够：
1、
掌握贸易信函的基本要素、格式要求、写作特点与语言要求；
2、
掌握主要国际贸易术语的价格构成；
3、
掌握出口报价核算的原理与步骤；
4、
学会询盘函、发盘函、还盘函与接受函的写作原则、专业术语和典型句式；
5、
掌握商务谈判的沟通技巧；
6、
学会运用英语口语与外商进行价格磋商。
建议学时:
16学时
第一部分
学习前奏
？提问：在第一部分的学习过程中，同学们已经接触到了如何撰写商务信函，那么就请列举商务信函和普通的私人信函有哪些不同吧？
1、内容2、要求3、情感
外贸英语信函是国际贸易业务中普遍采用的信息交流方式，私人英语信函是以英语作为交流语言的群体的个人之间信息交流的方式之一，它们都属于应用文的范畴。国际贸易业务具有固定性、正规性、长期性、程序性、模式化等特点，所以业务双方的信息交流方式------外贸英语信函在文体上也就有了相应的特点。私人之间的信息交流具有随意、自由、个性化、非正规化、非程序化等特点，所以私人英语信函在文体上也有其特色。
第二部分
信函格式
？提问：撰写商务信函在商界非常重要。一个成功的商务人士通过撰写有效的商务信函，能够很快在客户中树立起良好的形象。那么商务信函由哪些部分组成呢？需要注意哪些问题呢？还有常见的商务信函格式有哪些？他们都有哪些特点？信封又应该如何书写呢？就请同学们赶快找找看吧！
1、信头（发信人公司名称、地址、邮编、电话、传真、口号等文字）（中间）2、日期（靠左边）
3、信内地址（靠左边）4、称呼（靠左边）5、正文6、结尾敬语（靠左边）7、签名（靠左边）
大多数业务信函有时还包括下列可选部分
8、参考编号9、经办人10、事由11、附件12、抄送13、附言
a)
Indented
Format
(缩进式)
b)
Full
Blocked
Format
(完全齐头式)
c)
semi-blocked
style
(半齐头式)
d)
modified
style
(混合式)
e)
simplified
style
(简化式)
语言特点
:清晰，简洁，正确，具体，礼貌，完整，体贴
英文商务信函模版（本商务英语课程所涉及信函）
信封的书写:1、发信人的姓名地址写在左上角或信封背面。
2、收信人姓名地址写在信封中间；姓名先写，然后由小到大写地址；姓名单独占一行，地
址可占二或三行等；收信人姓名前加头街。
信封模版：
发信人姓名、地址
Michelle
Sussman（姓名）
21
West
Main
Street（门牌）
Coshocton,NY
11222（镇-市-邮编）
August
3,20**
收信人姓名地址
Dr.
Linda
Peters,Director(姓名，职位)
County
General
hospital（如有公司名称则写公司名称）
Route
97（门牌）
Callicoon,NY
11203（镇-市-邮编）
第三部分
询盘函
学习目标：
1、知识目标：学会询盘函的写作框架、相关专业术语和典型句式。
2、能力目标：能运用询盘函中常用的专业术语、典型句式进行建交函的写作。
工作任务一：
以远东贸易有限公司Mike的名义写一封对Lily
10月2日的回函，要求：
1.
感谢Lily的来信。
2.
要求寄样品，一件儿童全棉夹克衫，红色，中码。
3.
希望尽快收到回信。
Dear
sirs,Thank
you
for
your
letter
of
Oct.02,20**
.e*pressing
your
desire
to
enter
into
business
relations
with
us.
Will
you
please
send
us
a
copy
of
your
samples
for
children’s
cotton
Jacket,red,in
the
code
?
we
should
find
it
most
helpful
if
you
could
also
Supply
us
a
catalogue,with
details
of
your
prices
and
terms
of
payment.
We
are
looking
forward
to
your
early
reply.
Yours
sincerely,Far
East
trade
CO.LTD.
Mike
？思考：外贸业务员收到新客户要样函时，是否直接按照客户要求去做？怎样区分客户？
知识链接：
Ⅰ.
Information
of
inquiry
询盘（inquiry），又称询价，是指交易的一方为购买或出售某种商品，向对方口头或书面发出的探寻交易条件的过程。其内容可繁可简，可只询问价格，也可询问其他有关的交易条件。
询盘对买卖双方均无约束力，接受询盘的一方可给予答复，亦可不作回答。但作为交易磋商的起点，商业习惯上，收到询盘的一方应迅速答复。
Ⅱ.
Structure
of
an
inquiry
※
Begin
your
letter
by
telling
the
source
that
you
use
as
the
basis
of
your
request,i.e.
how
you
learn
the
company
or
its
products.
※
The
intention
of
writing
the
letter
(
to
establish
business
relations)
※
Provide
necessary
information
about
yourself.
※
Closing
sentence.
小贴士：
外贸业务员在收到新客户要样函时，首先要判断其要样目的和购买意愿，然后进行客户归类，最后根据不同的客户类型选择不同的寄样策略。
1.真实客户
这一类客户要求卖方寄样时，通常会寄来小样品或发来所需产品的图片。这类客户目的很明确，通常手中持有订单，是需要非常重视的客户。
2.
潜在客户
这一类客户要求卖方寄样时，通常提出具体的产品规格或成分，这类客户也需要认真对待。对方收到样品如果确定产品能够符合他的要求，那么，潜在客户就很有可能带来真实的交易。
3.
不确定客户
这一类客户要求卖方寄样时，对于样品提出大概的要求。是否给这类客户寄送样品取决于外贸业务员，如果有意开拓对方市场，可以挑选代表公司生产水平的典型样品寄送。
4.
试探性客户
这一类客户要求卖方寄样时，通常没有具体的要求，这类客户的样品可以不寄。
工作任务二：
在收到美国远东贸易有限公司要求寄样的询盘之后，Lily按照对方的要求把样品（一件儿童全棉夹克衫，红色，中码）寄了过去，并发了传真，告知对方样品已按其要求寄出。
以Mike的名义写一封回信，包括：
1、
对样品表示感谢，并且对样品很满意。
2、
要求Lily对儿童夹克衫进行报价。
3、
表示如果价格合理，将向Lily购买8000件100%全棉儿童夹克衫。
Dear
Lily,We
are
in
receipt
of
your
sample
with
many
thanks.we
are
satisfied
with
It.so
we
will
appreciate
that
if
you
would
like
to
give
us
an
offer
on
The
christmas
tree,if
your
quotation
is
competitive
and
reasonable,We
would
like
to
place
an
order
for
8000pcs
children’s
cotton
jackets.
We
are
looking
forward
to
your
early
reply.
Yours
Faithfully,Fast
-Trade
company
Mike
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