大学文件签办制度

　　北中大学文件签办制度

　　为了保障学校政令畅通，强化各级部门和单位的执行力，规范我校公文处理工作，特制定《北中大学文件签办制度》(试行)。

　　一、定义

　　本制度所指文件是所有我校接收的外来文件，包括上级、平级及其他有关部门、单位发至学校的各类公文。

　　二、文件分类

　　按照文件内容所涉及的工作任务指向性划分，文件分为单一性文件、交叉性文件和多元性文件。

　　单一性文件是指文件中所涉及的工作任务指向明确，根据学校各部门职责，由某一部门具体阅办或落实的文件。

　　交叉性文件是指文件中所涉及的工作任务指向集中，根据学校各部门职责，主要由某一部门具体阅办或落实，但需要相关几个部门协办或配合的文件。

　　多元性文件是指文件中所涉及的工作任务指向繁多，根据学校各部门职责，需由学校数个部门分别具体阅办或落实的文件。

　　三、文件签批的主要流程

　　1.党办校办主任提出呈批意见;

　　2.分管校领导批示具体办理意见;

　　3.承办部门签署承办意见。

　　四、文件签批基本原则

　　1.分管签批原则。一般情况下，根据文件内容所涉及的工作任务，文件由主要分管的校领导批示办理意见。

　　2.意见明确原则。校领导在批示意见时，要明确具体承办部门，更要明确指导意见。承办部门涉及两个或多个时，要明确牵头办理的部门或明确不同部门的工作任务。需要强调特别要求时，要明确予以批示。

　　3.意见落实原则。分管校领导签批意见后，有关部门要追踪签批意见的落实，需向党委书记或校长报告的，应即时报告。

　　4.署名注时原则。除特殊情况下圈阅外，通常情况下，在批示意见后要署名并标注批示日期。

　　五、常见问题的处理办法

　　1.时效性问题。

　　通常情况下，普通文件应在1-3个工作日内签批完毕并转相关承办部门办理。紧急或特急的文件立即办理，如遇分管校领导无法及时批示或出差不在的情况下，经电话请示分管校领导后，按照分管校领导的口头指示办理，之后补批;如遇不能及时电话联系上分管校领导的情况下，则根据文件的内容，由党委书记或校长批示。

　　2.承办问题。

　　交叉性文件或多元性文件在批示时，通常会涉及几个或多个承办部门，党办校办主任批示，明确呈批的分管校领导，分管校领导在签批时要明确牵头部门和配合部门并明确各相关部门的任务，根据实际需要，配合部门可以不是本人分管的部门。需征求主要校领导的意见时，分管校领导在批示明确办理意见后，批示转呈主要校领导。

　　3.承办分转问题。

　　党办校办按照分管校领导的批示意见，将文件及时转至主办部门或牵头部门予以办理;主办部门或牵头承办部门负责联系承办部门中的其他相关部门，并将文件分转至相关部门。主办部门或牵头承办部门处理好文件后，相关负责人签注承办意见，并退回党办校办存档。

　　六、本制度由党办校办负责解释，自发布之日起试行。

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篇2：学院落实提高教育教学质量有关文件若干意见

　　瑞华学院落实提高教育教学质量有关文件若干意见

　　随着学院办学规模的不断扩大，各项改革及学院工作面临着许多新情况，新问题，任务更艰巨。为了认真落实国家关于高等教育全面贯彻***，切实把工作重点转移到提高质量上来的战略部置，更新思想观念，加强教学管理，深化教学改革，不断提高教学质量，特提出以下意见。

　　一、落实***，突出教学中心地位，强化质量立校意识

　　1、牢固树立“以人为本、质量立校、教学中心”的办学基本理念。要切实加强对教学工作的领导，全面贯彻落实***。牢固树立人才培养是学院的根本任务的观念意识，要采取各种措施确保教学工作的中心地位，要千方百计把提高教学质量工作落到实处。要遵循高等教育教学规律、教育教学管理规律及人才成长规律，并结合我们学院学生实际，科学地设计、组织、管理教学工作，全面提高我们学院的人才培养质量。

　　2、科学合理定位，建立与之相应的教学工作体系。遵照国家对独立学院按新机制、新模式培养应用型人才的规范要求，进一步明确学院人才培养的目标和具体规格及服务面向的定位，并以此为指导，建立与之相适应的、具有自身特色的教学工作体系。要探索构建新的应用型人才的培养模式，科学制定人才培养方案。要以学生实践能力培养为主线，加大教学投入、加强教学建设、深化教学改革、强化教学管理，贯彻“以人为本、因材施教”原则，确保不同基础、不同志向和要求的学生都能学有所成，为学生的发展进步或就业工作奠定基础。

　　3、确立教学工作的中心地位。以教学为中心是高等学校办学的基本规律。学院要始终把人才培养放在各项工作的首位，把教学工作作为经常性的中心工作来抓。要建立健全各项制度，学院董事会、党委、行政要把听取教学工作汇报，研究和解决有关教学的重大问题列入议事日程，要定期召开专题会研究教学工作。要严格执行领导听课制度。学院各单位、各部部门都必须制定以教学为中心及为教师、为学生、为教学服务的工作制度和具体承诺。

　　4、树立科学的质量观，促进学生德智体美全面发展。我们要适应新形势的要求，面对已进入大众化阶段的多样化的高等教育，必须树立高等教育质量评价多元化的观念。要正确看待我们的学生，承认差距，尊重个性。要投入真情教书育人，管理育人、服务育人，促进学生健康成长。但不能用同一质量标准，更不能用“精英”教育的标准要求学生。要建立一种开放的、灵活的教育教学体系保护和发展学生的差异和个性，保证所有的学生在学几年都能在原有的基础上取得进步和提高，促进全体学生的德智体美全面发展。

　　二、加强教学管理，深化教学改革，优化人才培养过程

　　5、建立和完善教学管理制度体系。高校教学及其管理工作的基础是规范。没有制度就没有管理，没有管理就没有规范。建立健全教学管理制度，是教学管理工作规范化、科学化的基本建设。健全合理的教学管理制度是教学管理人员和师生的行为规范，也是都必须遵循的行为准则，保证了教、学、管等活动有章有循，有矩可蹈，维护学院正常教学秩序，促进管理建设登上新台阶。

　　6、加大教学管理制度的执行力度，强化教学管理。要广泛宣传各项教学管理制度的重要意义，以获得管理人员和师生的理解和认同，保证每执行一项制度，就使相关人员形成一种新的工作和学习的良好习惯。要不折不扣地认真贯彻执行各项教学管理制度，对课堂教学、实践教学、成绩考核、教学档案等各个教学环节，都要按照教学管理制度进行严格管理、规范管理、科学管理，确保教学工作正常进行。要采取措施，确保各项规章制度的严格执行，并对执行情况严格考核。要加强教学管理队伍建设，加大新形势下教学管理规律的研究，不断提高管理水平。

　　7、推进课程体系、教学内容、教学方法和手段的改革。要根据独立学院办学社会功能，科学制定人才培养目标和规格标准，遵循“打好基础，注意应用、突出特色”的原则，精减课程门类，优化课程体系，加强实践教学环节，着力培养适应社会和市场需要的应用型人才。

　　8、要贯彻“以人为本、因材施教”原则，要根据学生基础和兴趣、志向、爱好、专长存在差异以及要求的不同，分层次教学、分流培养。做到学生分层次、课程分模块，不同层次的学生课程设置不同，教学要求不同，教学大纲不同，教学方式方法不同，保证不同层次和志向的学生都能学有所得，在原有的基础上不断进步。

　　三、完善管理措施，切实发挥教师提高教学质量的关键作用

　　9、加强师资队伍建设。师资队伍建设的主要目标是满足教学要求，增加数量、提高素质。要重视师德教育，弘扬爱岗敬业、严谨治学的精神。要教育教师以高尚的人格、良好的教风、潜心治学的精神感召学生，尽职尽责地履行教书育人的神圣使命。

　　10、要建立主讲教师资格审定制度。要选择热爱教学、勤于教学、精于教学、德才兼备、教学质量良好的教师担任课程主讲教师。教学水平低、教学投入少、教学效果差的教师不能担任课程主讲教师或者不能担任重要课程的主讲教师。

　　11、完善教师教学效果考评制度。着手组织开展教师教学质量评估活动。坚持对教师的教学进行目标导向、过程激励，促进教师加大精力和时间的投入，不断改进教学工作，提高教学质量。要大力奖励在教学第一线做出突出贡献的教师，着力营造良好的教学氛围。

　　12、加强对青年教师的培训。要高度重视、加大对青年教师的培训力度。要选择并鼓励基础理论扎实、教学经验丰富、教学效果优秀的教师通过公开课、讲座等形式开展示范性教学。实行导师制，在教学过程开展传、帮、带，努力提高青年教师的业务能力和教学水平。要注重对青年教师进行实践能力的培养。

　　13、要高度重视发挥外聘兼职教师提高教学质量的重要作用。各系和教务部门要严格执行学院关于外聘教师选聘的规定。严格履行审批手续。要完善管理和监控措施，督导外聘教师严格执行我们学院的教师教学工作规范，执行课堂纪律，维护教学秩序，注意规范学生的学习行为，严格要求学生完成学习任务。要管教、管学、管导，以身示教，切实认真履行教书育人的光荣使命。

　　14、努力建设可持续发展的教学团队。学院要聘用学术造诣深、教学水平高、师德形象好、专业实践能力强的高职称教师作学科带头人，完善措施培养年青教师，着力培养他们的有专业背景的实践能力，争取各专业组建一个包括教辅人员在内的优秀教学团队。要认真组织教师开展教学研究，提高教学理论水平，掌握教育教学规律，增强教书育人的责任意识，积极承担教学改革与研究项目，改革方法和手段，努力提高教学质量。

　　四、加强专业建设、课程建设、提高我院的教学素质

　　15、学科专业建设要确保人才培养目标和具体规格的落实，确保人才培养质量能主动适应社会需求，主动适应国家石油和石化行业以及我省地方经济建设和发展的需要，要以需求为导向突出特色。要形成科学、可行的人才培养方案，优化课程体系，各教学环节质量标准要科学、完备，考核方式方法要科学、严谨。

　　16、加强课程建设。着力推动院级精品课建设。要创造条件，引进“国家级精品课”的教学资料，供教师学习借鉴;要开设专项基金支持课程建设。要采取由青年教师及外聘教师共同负责的课程负责人制，进一步明确各目的权利和职责，把课程建设工作落到实处。

　　17、要大力推进教学内容改革，优化课程体系，创新人才培养模式，改革教学方法与手段。规范教材选用制度，大力提倡使用先进教材，杜绝低劣教材进入课堂。各专业都要积极使用“面向21世纪课程教材”、“十五”国家重点教材，教学指导委员推荐教材和近三年出版的教育部推荐的优秀教材。

　　18、大力提倡和推动采用现代教学技术开展教学活动，设立“现代教育技术应用奖”，凸现CAI课件和其他现代教育技术的推广和应用效果，倡导多媒体课件制作比赛，多媒体观摩教学。

　　五、建设优良学风，规范学习行为，培养良好习惯

　　19、提高认识，切实加强学风建设。学风是一种治学精神、一种氛围、一种育人环境、一种无形的力量，提高质量必须从学风建设入手。建设优良学风是一项系统工程，要通过从严治校、严格要求、严格管理，以教风带学风，以考风促学风，齐抓共管，调动学生学习的积极性，发挥学院整体功能，引导学生树立正确的价值观，成才观和就业观，端正学习态度、养成良好的习惯和作风，促进学生健康成长。

　　20、完善管理制度措施，形成学风建设的长效机制。要进一步完善教学和学生管理制度，加大制度的执行力，形成学风建设的长效机制，这是学风建设的核心内容。把严抓考风考纪作为抓学风建设的突破口和关键措施，维护考试的公平、公正和诚实守信的学术环境;要大力宣传考风考纪，严格考务组织，加强各类考试的全过程管理，严肃处理考试违纪作弊行为，决不姑息迁就。要完善学籍管理制度。要完善学生日常学习和生活管理制度，规范学习行为。要抓新生的开头定势，加强学习习惯的养成教育。

　　21、依靠教师以优良的师德和教风促进学风建设。教风是教师职业道德的集中体现，对学生的学风具有直接导向和促进作用。不断改进教学方法，培养学生学习兴趣和自信心，努力调动学生的积极性和主动性，不断提高教学质量，这是教师基本的职业操守。要坚决改变个别教师在课堂上只管传授知识、不管课堂纪律、不管学生听不听、学不学、懂不懂的倾向。任课教师必须从严治教，严格执行学院关于课堂、作业、辅导答疑、成绩考核等各方面的教学管理制度，强化教学纪律，维护良好秩序。要向王桂华、冯研等教师学习，强化教书育人的责任意识，课堂教学中对学生严格要求、严格管理，认真考勤，一丝不茍的规范学生学习行为，而且不厌其烦，反复抓，常抓不懈，一以贯之，形成习惯，养成作风，不但提高课堂学习质量也会使学生终生受益。要从学生基础和特点实际出发，加大学生作业量，让他们每天有做不完的各学科、各种类型的作业，培养和强化他们的学习意识、。要坚决消灭无作业课堂，不留不批作业要以严重教学事故论处。

　　学院应当创造条件进行小班授课，方便管理，有利于贯彻因材施教原则，保证师生能够很好的互动，进行情感交流，指导学生科学有效的学习;有利于教师组织研究式、讨论式教学，更好地为学生提供展示自己的平台，在教学活动中引入竞争激励机制。

　　22、学风建设必须齐抓共管。院、系(部)领导要抓，教师要抓，管理人员要抓，特别是学生工作的管理人员更是要抓在手不放松。要结合学生在课堂学习和实践教学中的表现有针对性的对学生进行管理、教育，指导他们规范学习行为，培养他们良好的学习习惯和作风，使他们终生受益。

　　学院应当刻意营造良好地学习氛围。形成强大舆论力量，大力宣传教师中热爱学生、敬业爱岗、教书育人的人和事，大力宣传和表彰学生中刻苦学习、奋发进取的好学生，大力宣传教学管理水平高、学风正、学生考研率及外语计算机过级率高的单位和个人。对学习不努力、考核成绩差的学生在评优、入党、选拔学生干部上实行一票否决制。切实把学生的、全校的注意力引导到以遵守学习纪律、规范学习行为、努力学习、不断取得进步上来。

　　六、加强实践教学，培养高质量的应用型人才

　　23、大力加强实践教学，注意应用能力的培养。“要充分认识到知识来源于实践，能力来源于实践，素质更需要在实践中养成;各种实践教学环节对于培养学生的实践能力和创新能力尤为重要;实践对于大学生成长至为关键”(摘自周济语部长讲话)。我们要以落实应用型人才培养目标和具体规格为出发点和落脚点，构建有我院特色的实践教学体系。要采取各种有力措施，创造条件加强课程实习、专业实习、毕业实习、毕业论文、实验教学、社会实践等各类实践教学环节。要进一步完善各实践教学环节质量标准及基本要求，加强实践教学检查、评价、督导，促进提高质量。

　　24、要积极改革传统的实践教学内容和实践教学方法。以我院新的实验楼建设为契机，整合实践教学资源，提高实验设备的共享程度和使用率，要努力创造条件，给学生提供更多的动手操作的机会。要努力探索校内实践的新形式，组织“模拟实习”，“模拟实践”，保证学生实践的时间。

　　25、加强对实践教学的规范管理。进一步完善实践教学大纲，制定具体的、合理的不同类型实践教学环节实施方案，要实行实验室开放制度，加强实验室和实验教学管理。要强化创新意识，把实践教学作为我院教学工作特色项目，预以高度重视。

　　26、要进一步加强毕业设计(论文)的组织管理工作，提高毕业设计(论文)的质量。要围绕选题、指导、中期检查、评阅、答疑等环节完善并认真执行毕业设计(论文)的规范和管理办法。

　　27、学院要下大力气建设一批校内外各类实习基地。要探索校企之间、校际之间、高校与科研单位之间的合作的途径和模式，创造条件建设教学实习和社会实践基地。

　　七、推动开展素质教育，促进学生德智体美全面发展

　　28、要切实加强学生思想政治教育，提高学生的思想政治素质。各门课程、各教学环节都要贯彻素质教育思想。要第一课堂和第二课堂有机结合、课内外互相配合，开设文学、历史、哲学、艺术以其他社科和自然科学等方面课程和讲座，提升学生的核心素养--人文素养及其他的素质，增强学生的社会责任感，为学生的可持续发展奠定基础;第二课堂活动要贴紧学生的学习和生活，鼓励开展以提高学生多方面能力和扩展学生专业知识为目标的课余活动。学院要利用学分制教学管理的优势，采用对参与学科竞赛、考各种过级证、各种专业或技能证书、发表论文、科技制作以及各种比赛获奖的学生给予不同数量的学分奖励。保证学生的结构性学习和非结构性学习的有机结合，培养学生知识、能力、素质协调发展，促进学生德智体美全面发展。

　　八、加强督导和监控力度，完善教学质量保障体系

　　29、学院要健全机构，进一步完善机制，建立并认真贯彻落实教学管理制度，规范学院的计划管理、目标管理、运行管理、质量管理，要充分发挥督导室督教、督学、督管的作用，加强各教学环节尤其是课堂教学的质量管理。要从我院的实际出发，特别注意加强对外聘教师教学各项环节工作质量的监管。探讨构建并认真执行我院的教学质量保障和监控体系。

　　30、建立院、系(部)两级领导听课制度执行情况和教学常规检查制度落实情况的评价制度，加强对教师备课(撰写教案、讲稿)、辅导答疑、留批作业、成绩考核的管理、检查、评价。实行试卷、实验实习报告、毕业设计(论文)等复查制度，要保证我们学院的工作始终在正常轨道上运行。

篇3：工学院文件材料归档流程

　　原中工学院文件材料归档流程

　　为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订原中工学院文件材料归档工作流程。文件材料归档工作流程分为以下八个方面：

　　一、预立卷

　　(一)按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”。学校各院系(部)、处、所、中心均为立卷归档单位。

　　(二)各归档单位根据文件材料形成规律，参照《原中工学院综合档案实体分类方案》，预先编制案卷类目。

　　(三)各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。

　　二、立卷归档分工

　　(一)全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷，其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

　　(二)上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文(复印件)一并立卷归档。

　　(三)归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关资料。

　　(四)党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

　　(五)教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。

　　(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。

　　三、收集文件材料

　　(一)按照以下原则和重点并根据本单位、本部门归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：

　　1.收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

　　2.收集的重点是学校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需我校承办的文件材料。

　　(二)以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：

　　1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;

　　2.上级机关发来供工作参考的抄件;

　　3.上级机关征求意见未定稿的文件;

　　4.无查考价值的事务性、临时性文件;

　　5.重份文件;

　　6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

　　7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;

　　8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性意见的人民来信;

　　9.学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等;

　　10.为参考目的从各方面收集的文件材料;

　　11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

　　12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

　　13、未生效的合同、协议、单据。

　　四、归档的原则和方法

　　(一)原则：

　　遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

　　(二)方法：

　　1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。

　　2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。

　　3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度总结和计划为同一份文件的放在计划针对年立卷;诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　5.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔书写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　五、检查案卷质量

　　(一)检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。

　　(二)检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件有机联系的现象以及文件顺序排列情况。

　　(三)检查归档的文件材料有无加盖公章，公章与落款是否一致，要签名的栏目有无漏签。

　　(四)检查案卷文件的页数，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷，也可以和本部门同一保管期限的文件材料组合在一起，案卷标题上标明卷内文件的内容。

　　(五)检查案卷是否按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，文件材料题名是否填写，没有题名的应拟写题名，虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写，凡是重新拟写的题名要加[ ];没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间、届次和主要内容;填写字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。

　　六、填写卷内文件目录、案卷封面

　　(一)卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用打印机打印并向学校档案室报送电子文档。

　　1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号;

　　2.文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[1998]6号”，其中“[1998]”不得简写成“[98]”;

　　3.责任者：文件形成部门或对文件负有责任的署名者;

　　4.题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会会议纪要]”;

　　5.日期：文件的形成时间，例：1998.10.19 ;20**.03.04;

　　6.页号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应为起止页号;

　　7.备注：对文件其它未尽事宜需作进一步说明的，可根据需要填写。

　　(二)填写案卷标题和封面

　　1.案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***来往文书”。案卷标题一般不得超过50个字，文字简练，使用简称应通俗易懂，字迹要工整、清晰。

　　2.归档单位：把档案移交给学校档案部门的单位。卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。

　　3.保管期限：依据保管期限表，确定档案的保管期限(永久、长期、短期)。

　　4.密级：有保密要求的要填写密级。

　　七、装订

　　(一)先检查归档文件是否按要求的A4或B5规格大小形成，若不合要求则需裁切、折边成A4或B5规格。

　　(二)拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订成卷。

　　(三)成卷装订的卷内文件在装订前编页号(卷内目录、备考表均不编页号)，起始号为1，卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。

　　(四)对部分以件为单元、不装订的卷内文件材料，如试卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。

　　八、移交档案

　　(一)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，学校档案部门根据规范标准进行验收，不符合要求者，学校档案部门有权退回，限期改正后重交。

　　(二)移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

　　(三)归档时间：按《原中工学院档案管理办法》的规定办理。

篇4：工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范

　　原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范

　　为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据20**豫政[72]号《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：

　　一、文件材料载体使用要求

　　1.各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。

　　2.公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型(210mm* 297mm)，人事档案材料用纸一般采用国际标准B5型(257mm* 182mm)，有特殊要求的除外。

　　3.教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、研究生教育使用的各类表格、科研成果、计划等)及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格(入人事档案的材料除外)。

　　4.基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。

　　5.声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料;照片归档时，底片、文字说明必须随之一同归档。

　　6.学生成绩大表上必须粘贴照片。

　　二、书写及字迹材料的要求

　　1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。

　　2.学校各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誊写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。

　　3.凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立即复印,并将传真件同复印件一起归档。

　　4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置(应在2.5cm以上)。

　　三、工作中严格要求，严格管理

　　学校各单位办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。

　　四、本规范由学院办公室负责解释，自下发之日起执行，其它与本规范冲突的规定自行废止。

篇5：学院机要文件管理规定

　　乡新学院机要文件管理规定

　　第一章 总则

　　第一条 为进一步规范机要文件的阅读和管理，保证机要文件高效运转，维护国家安全利益和学校改革发展稳定大局，按照国家保密法规条例等有关文件精神和上级党委系统关于文件收发管理的要求，结合学校实际，制定本规定。

　　第二条 党委办公室是学校机要文件的管理机构，机要管理人员具体负责机要文件的收取、编号、登记、分类、传阅、归档、清退、销毁等管理工作。

　　第二章 文件登记

　　第三条 在机要文件的签收中，机要管理人员应当逐件清点，如发现问题，及时向党委办公室主任汇报并向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

　　第四条 机要管理人员对来文要进行在册登记和电子登记，要将来文的标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等登记准确清楚。

　　第五条 机要管理人员在填写打印机要文件处理签后，送至党委办公室主任签署办理意见，按照党委办公室主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。

　　第六条 凡领导干部开会带回的机要文件、密级资料，须交机要室编号、登记。

　　第三章 文件阅读

　　第七条 严格按照机要文件的发布层次、主管领导批示以及有关规定阅读传达机要文件，不得扩大或缩小阅读传达范围。

　　第八条 发至市地级的机要文件，阅看范围包括：学校党委成员中的党员干部，以及学校领导批示确定的阅办单位主要负责人。机要文件应由机要管理人员直接送到领导办公室，密件不得在办公室过夜。主办单位主要负责人应在机要室内阅读。

　　第九条 发至县团(处)级的机要文件，副处级(含)以上及其他相当职级的党员干部可以阅读。机要文件传达可通过组织传达或在机要室内阅读。

　　第十条 担任领导职务的党外人士阅读机要文件，除仅限于党内阅读外，原则上与担任同级职务的党员干部相同，一般在机要阅文室阅读或组织传达。

　　第十一条 机要管理人员根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。公文传阅中，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

　　第十二条 阅文人员在阅读机要文件时，不得横传或抽取，不得在文件上划线、作标记，不得复制或摘抄机要内容。

　　第十三条 阅文人员在阅读机要文件后，一律在阅文处理签上签署姓名和阅文时间。需要有关领导签署意见或需转有关单位阅办的应明确写在阅文签上。

　　第四章 文件管理

　　第十四条 机要室配备专门的机要管理人员和必要的安全保密设施、设备。机要文件的借阅要严格履行手续，由机要管理人员做好登记、交接和签收工作。

　　第十五条 凡党中央、国务院密级文件、密码电报，省委、省政府下发的机密以上文件一律不准复印。省委、省政府下发的秘密文件确因工作需要复印，经请示发文机关批准同意后，由党委办公室机要室负责统一复印。严格控制文件复印份数，复印的文件由机要室负责编号、分发，限期收回。

　　第十六条 机要文件不得随便带出机要室。确因工作需要暂时借用的，须经党委办公室主任批准，在机要室办理借阅手续。借阅文件时间不得超过一天，使用中借阅人要切实负起妥善保管保密的责任和义务，不得转借、上网转载，或者通过复制、扫描、拍录等扩大机要文件知悉范围，不得在家里或宿舍等公共场所存放，不得对机要文件进行涂画、折损等，借阅人在阅后要如期、完好地退还至机要室。

　　第十七条 涉密文件的清退销毁工作由机要管理人员负责，按上级有关要求，逐年进行清退和销毁。清退销毁的文件必须严格履行审批登记手续，并到保密管理部门指定的单位监督销毁，确保文件不丢失、不漏销。

　　第十八条 任何个人不得私自销毁、留存机要文件。

　　第十九条 未经批准，任何单位和个人不得将涉密文件在计算机系统中存储、传输。

　　第五章 附则

　　第二十条 由省委办公厅印发的中央及中央办公厅的参阅文件、会议文件，国家保密部门印发的密级内参、杂志等的管理，参照本规定执行。

　　第二十一条 本规定由党委办公室负责解释。

　　第二十二条 本规定自发布之日起施行。