物业客服高手修炼培训
物业客服高手修炼
一、物业客服电话礼仪
物业客服其中一项重要工作就是每天要接打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。
及时接电话
一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。
如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。
确认对方
对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂!哪位?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。
接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗?我一定转告!”
讲究艺术
接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。
并且打电话时要选好时间，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且通常一次通话不应长于3分钟。
调整心态
当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。
5WH技巧
用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧，即When何时，Who何人，Where何地，What何事，Why为什么，HOW如何进行。
所以说，接打电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
二、物业客服仪容仪表
服装:工作时间应着公司统一制作的工作服，服装应干净、平整，无明显污迹、破损，且袖扣，外衣口袋内不装物品。不准穿背心、牛仔裤、短裤、短裙、无领T恤、拖鞋等及其它不适合在办公场所穿着的服饰。
工牌：上班时必须佩戴工作牌。不得翻戴、遮挡。要爱护工作牌，保持牌面清洁。
面容：男士员工不留胡须，不得残留眼垢、鼻垢、耳垢，鼻毛不外露，不得蓄须;牙齿白净，上班前不吃有异味的食物。女士员工须化淡妆，不得浓妆艳抹，避免使用浓味化妆品。不得佩戴款式夸张的首饰。不在公共场所整理妆容。
鞋袜：保持光亮无浮灰，不准钉响底，着肉色无花纹袜子，袜口不外露。鞋面应保持干净光亮，不准钉金属掌，男士员工须穿黑色皮鞋。
手部：应保持干爽清洁，不得留长指甲，不涂有色指甲油。
头发：男士员工不得蓄长发，不得剃光头，做到发不盖耳遮领。女士员工头发应梳理整齐，不做怪异发型，做到庄重文雅。操作层人员佩戴统一头花。
表情规范：真诚的微笑，做到笑口常开，面对客户、同事应表现出热情、亲切、友好，必要时还要有同情的表情。做到精神振奋、情绪饱满、不卑不亢。
三、物业客服礼貌用语
称呼语：小姐、夫人、太太、先生、同志、大姐、阿姨、老师等。
问候语：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上辛苦了、您回来了。
欢迎语：欢迎您来我们小区，欢迎您入住本楼、欢迎光临。
祝贺语：恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚愉快、祝您新春快乐、恭喜发财。
告别语：再见、晚安、明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来。
道歉语：对不起、请原谅、打扰您了、失礼了。
道谢语：谢谢、非常感谢。
应答语：是的、好的、我明白了、谢谢您的好意、不要客气、没关系、这是我应该做的。
征询语：请问您有什么事?我能为您做什么吗?需要我帮您做什么吗?您还有别的事吗?
基本礼貌用语10字：您好、请、谢谢、对不起、再见。
四、物业客服行为举止
站姿：端正。要求头正、颈直、肩平，两眼平视前方，挺胸收腹，两臂自然下垂，脚跟并拢，将双手合起，放在腹前。
坐姿：得体。入座要稳，挺胸立腰略收腹，手勿放在臀下、大腿间或抖腿、抱膝摇晃;女士双腿并拢，可叠放、平行放、前后放或交叉放，身体稍向前倾，则表示尊重和谦虚。
行姿：稳重。要求双肩平稳，双臂自然摆动，步伐步幅适度，不要抢行，不要东张西望。注意：行走时不要将手放在口袋内;工作场所不要有三人以上并行;遇到业主或客人，主动让道，微笑着说：“你好!”。
蹲姿：如果你在拾取低处的物件时，应保持大方、端正的蹲姿。优雅蹲姿的基本要领是：一脚在前，一脚在后，两腿向下蹲，前脚全着地，小腿基本垂直于地面;后跟提起，脚掌着地，臀部向下。切不可一头栽下，似鸵鸟躲进沙堆。
与人见面握手时，力度要适中。不要握得太久、太大力，也不宜太软、太无力;不要大力地摇动对方的手;不要用湿手去握手。同时眼神要望着对方，面带笑容，可以说“幸会”或“很高兴认识你”。女士先伸手，男士才可以握。
手势适度，宜少不宜多，不用手指指点。与人谈话时双手不要插入衣裤兜，不要双臂抱胸。
不得在办公室与小区内大声谈笑、喧哗、哼唱歌曲、吹口哨。
与业户交谈时应保持目光接触，微笑自然，用心倾听，表现出尊重和理解。
禁止在顾客面前吸烟、吃东西、嚼口香胶、看书报、挖鼻孔、掏耳朵、伸懒腰、打哈欠、抠指甲、搔皮肤、整理个人衣物及做出其它一些不雅行为。
避免在业户面前咳嗽、打喷嚏，不得已时，应以纸巾遮住口鼻，将头转向无人之侧处理，并及时道歉，说“对不起”。
在上班时间不做与工作无关的事，如：收听广播、炒股票、玩电脑游戏等。
参加各种会议期间，自觉关闭手机、传呼机，或将其调至震动状态。
进入上级领导或其他部门办公室时，应用弯曲的食指不轻不重，不急不慢连敲三下;门虚掩着或开着，也应敲门，并问“可以进来吗?”，经同意后方可入内;若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上;若无人回应，则可问“请问有人吗?”，若仍无回应，便改时再来，不可擅自闯入。
保持办公桌面干净整齐，只允许摆放文件篮、文具盒、日(月)历、水杯等必备品，禁止乱堆放报纸、资料、文件及其它杂物。
五、物业客服8大情境
1、接听电话时：
您好
您好，物业公司
请问您贵姓?
请问有什么可以帮您的吗?
当听不清楚对方说的话时——
对不起，先生，您刚才讲的问题我没听清楚，请您重述一遍好吗?
先生，您还有别的事吗?
对不起，先生，我把您刚才说的再复述一遍，看妥不妥当?
您能听清楚吗?
当对方要找的人不在时——
对不起，他不在，有什么事情需要我转告他吗?
谢谢您，再见。
2、打出电话时
先生，您好，我是**公司，麻烦您找**先生。
当要找的人不在时——
您能替我转告他吗?
谢谢您，再见
3、用户电话投诉时
先生，您好!**公司。
请问您是哪家公司?
先生，请问您贵姓?
请告诉我详情，好吗?
对不起，先生，我立即处理这个问题，大约在**时间给您答复。请问怎样与您联系?
您放心，我们会立即采取措施，使您满意。
很抱歉，给您添麻烦了。
谢谢您的意见。
4、用户来访投诉时
先生，您好!请问我能帮您什么忙吗?
先生，请问您贵姓?
您能把详细情况告诉我吗?
对不起，给您添麻烦了。
如职权或能力不能解决时——
对不起，先生，您反映的问题由于某种原因暂时无法解决，我会把您的情况向公司领导反映，尽快给您一个满意的答复。
当投诉不能立即处理时——
对不起，让您久等了，我会马上把您的意见反馈到有关部门处理，大约在***时间给您一个答复。请您放心。
谢谢您的意见。
5、用户室内工程报修时
您好，服务中心。请问您室内哪里要维修?
您可以留下您的姓名和联络电话以方便维修吗?
谢谢您的合作，我们尽快派人替您维修，大约在十分中内给您一个答复。
6、收费管理时
先生，您好!请问您是来叫管理费的吗?请问您的房号?
您本月应交管费***元、上月电费***元、维修费***元。
收您***元，找回***元。
这是您的发票，请保管好。
谢谢您，再见。
7、用户电话咨询管理费时
先生，您好!请问有什么可以帮忙的吗?
请稍等，我帮您查一下。
贵公司*月份的管理费*元、电费*元、维修费*元、仓库租金*元，共计*元。您打算来交款吗?
一会儿见。
8、催收服务费
先生，您好!
贵公司*月份的管理费还没有交。我们于*日已经发出《缴款通知》，想必您已经收到了，现在再提醒您一下，按管理公约，管理费应在当月15日之前交纳，逾期管理公司将按0.1%计收违约金。
物业经理人网-www.Pmceo.com篇2：物业客服培训:业户投诉心理分析及处理技巧
物业管理投诉，亦称物业投诉、业户投诉，是指物业所有人和使用人，在物业使用或享受服务的过程中由于房屋质量、设备设施运行、日常与专项服务、毗邻关系等原因所受到的各种委屈或不满而向物业管理企业提出诉状，请求处理的行为。处理好物业管理投诉，是物业管理企业从事物业管理与服务工作中的一项重要任务，也是与业户直接交流、沟通的最佳方式。
物业管理是集服务、管理、经营为一体的服务性行业，而作为服务性行业的物业管理企业要想杜绝物业管理投诉是完全不可能的，正如营销名言所讲“感谢与不满之间只隔一张纸”。
一、物业管理投诉产生的原因
物业布局、配套与房屋质量方面的因素。
一是业户对物业的整体布局、环境设计、各类配套等感到不满：如绿化覆盖率少，花草树木种植量少或品种稀，水电煤或有线电视、防盗系统等部分未到位，物业内的垃圾房、配电房、污水处理站及其他布局不合理，没有足够的车辆停放场所，没有休闲与娱乐场所或活动室;没有便利店等。二是在入住物业的前后，对房屋的质量方面感到不满：如房屋渗水，内外墙体开裂，管道裂缝或堵塞、下水道不畅等。
设备、设施方面的因素。
主要有两个方面：一是对设备、设施设计不合理而感到不满：如电梯厅狭窄，电梯外面没有楼层运行数字显示等。二是对设备、设施运行不正常所感到的不满：如电梯经常停梯维修，供水、供电、采暖等设备经常出现故障、防盗门禁电子系统经常无法正常使用等。
物业管理服务方面的因素。
常常因物业管理企业中物业管理人的服务态度、服务时效、服务质量、所提供的服务项目等达不到期望而引起的不满：
1)服务态度：
如部分物业管理人礼仪礼节欠佳，言语粗鲁或不文明、不当;态度生硬、横眉冷眼等。
2)服务时效：
如服务与处理事件速度太慢，服务或维修不及时、拖拉等。
3)服务质量：
如人身、财产的安全得不到保障，环境卫生脏、乱、差，绿化区域内杂草丛生、枯枝败叶，维修返修率高等。
4)服务项目：
主要是指物业管理企业所提供的物业服务项目较单一性，不能满足各类不同层次业户的需求。
物业管理费用方面的因素
。主要是对物业管理服务费、各种分摊费用等的收取而感到不满：如认为物业管理费太高，各类公共能耗等费用的分摊不均或不合理等。
社区文化方面的因素。
主要是指物业内缺少文化气息、社区活动，由此而形成不满，表现为：国定节假日环境布置没有或欠佳，没有举办社区公益活动，物业内文化气氛不浓或没有等。
突发事件处理方面的因素。
这些因素固然有其突发性，但由于这类事件发生的后果比较严重，不仅直接影响到业户的正常工作与家居生活，并给其带来了很大程度的麻烦或不便，导致产生了比较强烈的投诉：如突然停电，被困于电梯，室内被盗、家室浸水，遭受意外的火灾、车辆的丢失、私人物件的被损等。
相邻关系方面的因素。
主要是由于业户与相邻业户之间产生的矛盾协调不成而转至物业管理企业的各类投诉：如因设计局限而造成相邻之间防盗门的安装、因墙体的隔音差而影响相邻之间正常的休息、因装潢时的水管铺设不当引起卫生间、厨房间及其他部位向下漏水而导致相邻之间矛盾的产生等。
二、物业管理投诉者及其心态
充分了解物业管理投诉者及其心态是物业服务企业处理物业管理投诉的关键所在，知己知彼，才能百战不殆。
物业管理投诉者
物业管理投诉者大致可以归纳为以下三种：
这些人在获得物业服务之前、中或后，始终不间断地以不同的理由、不同程度的大小事等进行投诉，希望通过这样的途径能直接或间接地获得经济上更多的收益或补偿以及为其提供超高的服务水准。投诉的内容往往是小问题，但投诉者总是试图以之夸大。对这种类型的业户，物业管理企业是很容易识别的，主要是看投诉者某种固定的投诉模式即可。
2)问题投诉者。
在物业管理投诉项目中，绝大多数人都属于这一类，他们对待所面临已出现的问题或不满，往往不想小题大做，只想将问题或不满通过各种有效途径进行反映，要求物业管理企业能尽快给予处理解决，并予以圆满回复，问题或不满解决了，那么他们也就获得了满足感。
3)潜在投诉者。
这类投诉者有其合理的投诉事由，但出于某种原因的考虑并不想进行投诉，尽管有时也会向自己的亲戚朋友“诉苦”或不断地发牢骚、埋怨。此类型的投诉者只有在被“逼上梁山”之时才会转向问题投诉者。
物业管理投诉者的心态
这主要是指那些有地位、有财富及其他类型(如自我感觉良好等)的业户，他们往往口气大，来势猛。一到物业管理公司，不是拍桌子，就是摔东西，还要大吵大嚷，盛气凌人。通过这一系列的语言及行为向物业管理企业提示：你要关注我、尊重我、要不折不扣地为我办事等。
2)心态之二：求发泄。
这种心态类型的业户，由于他在工作上、交际上、家庭生活等中受到了不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通过对某一件小事甚至想尽办法去寻找投诉点，发泄心中的郁闷或不快，以此来满足心理上的安慰。
3)心态之三：求补偿。
“表里不一”是这种类型业户最好的心态表述。这种人来势往往不凶猛，来了以后并不是单刀直入，而是甜言蜜语、夸这赞那，弄得物业管理人晕头转向、飘飘欲仙，在未来得及还神时，突然直截了当地反转话锋，正式切入主题，目的就是要获得经济上的补偿。
三、理解与善待物业管理投诉
物业管理投诉并不可怕，而且可以说它是不可避免的，物业服务企业应当以一种正确的心态去理解与善待业户的各类物业管理投诉：
接待与处理各类物业管理投诉是物业管理和服务中重要的组成部分，也是提高物业管理服务与水准的重要途径。通过对物业管理投诉的处理解决，不仅可以纠正在物业管理与服务运行中所出现的各项失误或不足，而且还能够维护和提高物业管理企业的信誉和形象。
受理及处理业户的投诉，对物业管理企业来说，并非愉快之事，但若能正确看待物业管理投诉，并把它转换为一种机会——一种消除失误、改善管理、加深与业户沟通与联系的机遇，坏事也就变成了好事。
在物业服务中，管理运行的好坏、服务质量的优劣等，业户是最具有权威的评判者，他们的投诉往往暴露出物业服务企业在物业管理与服务中所存在的缺陷，(不合理投诉或无效投诉除外)，物业服务企业也可以从中窥见业户对物业管理与服务的需求是什么，期望值又是什么;将各类投诉项目归类存档，同时运用科学的数量统计方法进行顾客满意度的测评，从而通过得出的有效数据，知晓顾客满意级度，找出问题的关键所在，加以利用，使管理与服务更上一层楼。
物业服务企业如果对待业户的各类物业管理投诉置之不理、敷衍了事，那么，非但解决不了问题，而且还有可能将问题扩大化。因为物业服务企业每天都有可能会遇到各种各样不同类型的投诉，如果不能够及时尽快地予以处理、解决，给予业户答复，就会导致业户反反复复的电话投诉、书信投诉等。既影响了业户的正常工作与生活，又给处理带来了新的难度。久而久之，业户就会用拒交物业管理费之方式作无声的抵抗，直接影响了企业的经济效益。
商业有云“一百减一等于零”，意思是说，企业对于一百人来讲，都能使他满意，但是如果得罪了一名顾客，那就会前功尽弃。这一次的劣质服务就会通过“公关效应”在顾客中传播。另外顾客感知的服务不是客观的、整体的服务，而是对他直接、间接获得的相关信息的主观分析。同样物业管理人倘若对物业投诉不认真对待或不加以重视，业户就会把那一次仅占百分之一的不良服务直接归咎于企业的服务水准上，那么就是物业管理企业管得再怎么好，服务水平再怎么优秀，也无法使他改变其持有的想法，直接影响了企业辛辛苦苦极不容易创建起来的良好声誉与品牌效应。
四、物业管理投诉的处理原则
物业管理企业在受理业户投诉时，除了要做到文明礼貌、热情友善、耐心周到、语言恭谦等服务规范外，还应遵循以下原则：
1．责任原则。
即“谁受理、谁跟进、谁回复”。
2．记录原则。
即对每一起物业管理投诉都需要作出详细的记录，通过记录，不仅接受处理的物业管理人本身对投诉事件一目了然，而且可以归档后总结物业管理投诉处理的经验，物业管理投诉处理策略。
3．及时原则。
一旦出现物业管理投诉，物业管理人就要尽快采取措施予以解决，对一时无解决的问题，在事先给予业户说明之外，要约时处理，时时跟进，力争用最短的时间内全面解决问题，并给业户一个及时的圆满答复。
4．彻底原则。
物业管理企业在接受与处理业户的物业投诉的前后过程中，要“从一而终”、“治病治根”，彻底解决业户的投诉，切忌零零碎碎、虎头蛇尾。
五、有效处理物业管理投诉的方法
耐心倾听，不与争辩
物业客服一定要以平静关切的心态认真耐心地听取业户的投诉，让业户将投诉的问题表述完。在倾听的同时，要用“是”、“对”“的确确实如此”等语言，以及点头的方式表示自己的同情，不要打断业户说话。因为中途打断，就会使业户造成的印象是：一是业户的投诉是明显错误的;二是业户的投诉是微不足道的;三是没有必要听业户说话。打断会使业户认为其得不到应有的尊重。
与此同时，物业服务企业还可以通过委婉的方式不断地提问，及时弄清投诉的根源所在。对那些业户失实、偏激或误解的投诉，物业服务企业千万不要流露出任何不满、嘲弄的情绪，要对业户的感情表示理解，争取最大限度地与业户产生感情上的交流，使业户感受到物业虚心诚恳的态度。不能钻“牛角尖”，或做任何敌对性、辩解性的反驳。因为业户前来投诉，是对物业管理人某些方面的服务、管理有了不满或意见，心里有怨气，此时若一味解释或反驳业户投诉，业户认为物业不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。
详细记录投诉内容
在仔细倾听业户的投诉的同时，还要认真做好投诉记录，尽可能写得详细点、具体点，内容包括：投诉的时间、地点，投诉者姓名、联系电话(含手机、家庭电话、单位电话、应急联络电话等)、所居住地，被投诉者、部门，投诉事项;投诉的要求与目的;接受或处理人等。
因为做好记录，不仅可以使业户讲话的速度由快转慢，缓冲其激动而不平的心情，这还是一种让业户安慰的方式。
重复投诉问题，表示同情并加强交流与沟通
当听完以及记录完业户的投诉之后，物业服务企业应对业户所投诉的内容以及所要求解决的项目进行复述一遍，看看是否搞清楚了业户投诉的问题，便于进一步进行处理解决。可以说：
“先生、小姐/女士，您是说…………，是吗?”
“先生、小姐/女士，您认为…………，对吗?”
“先生、小姐/女士，您所投诉的问题是不是这样…………?”等。
经过带有提问的投诉内容的复述，要求业户给予肯定或否定。有时候，业户听完客服的复述后，会说：“是的、是的，就是这样”或“对、对对，我就是这个意思”。当业户所表述的投诉内容表达不清楚，或对客服的倾听没有真正理解时，也会说：“不，不是这个意思，我是说…………”等。
对业户的遭遇或不幸表示歉意、理解或同情，让业户的心态得以平衡。可以说一些诸如此类的话：
“谢谢您告诉我这件事情”
“对这件事情发生在您身上，我表示非常抱歉/难过”
“是的、是的，我完全理解您现在的心情”
“如果遇到我，也会这样的”等等。
如果业户在投诉中大叫大嚷，手拍桌子，脚踢凳子等情况，则应上前主动对其表示关怀，说一些关心体贴入微的话如“不好意思，请您消消气，不要这样”、“请您不要生气，这样会伤了您的手/脚/身体”之类的话。
物业服务企业要有“角色转换”、“将心比心”处理投诉的心态，转换一下位置，设身处地从业户的角度看待其所遭遇到的麻烦和不幸，安慰业户，最大限度地接近与业户的心理距离。正如一位很有经验的公关专家所述的那样：在顾客的接触中，应该表示自己很能理解顾客的心情，尤其是在顾客生气、发怒时，更应该说一些为顾客着想的话，这种与顾客心理上的沟通往往会使双方的关系发生微妙的变化，从敌对转向合作，从僵硬转向融洽，从互不让步转向相互让步，如此才能有利于问题的解决。
物业服务企业要尽可能投其所好，找出共鸣点，与其交朋友，这样就更能接近投诉者，达到心与心的交流与沟通，正如所谓“不打不相识”。同时在交流过程中要富有幽默感，因为在人与人之间的交往中，幽默往往具有一种奇妙的力量，它是一种润滑剂，可以使原来的紧张变得平和、顺利和自然，起到“化干戈为玉帛”的作用。
判定物业管理投诉性质
首先应确定物业管理投诉的类别，然后判定物业投诉是否合理。如投诉属于不合理的，客服应该迅速答复业户，婉转说明理由或情况，真诚求得业户的谅解。同时要注意：对业户的不合理投诉只要解释清楚就可以了，不要过多纠缠。
如属合理有效的投诉，客服一定要站在“平等、公正、合理、互谅”的立场上提出处理解决意见，满足业户的合理要求。在着手处理解决问题时，注意要紧扣所投诉的问题点，不随意引申。要充分估计解决问题所需要的时间，最好能告诉业户确切解决的时间。如果没有把握的话也没关系，只要向业户说明情况，相信业户也会通情达理的。
物业服务企业要立即行动，采取措施，尽快处理投诉内容
拖延处理业户的投诉，是导致业户产生新的投诉根源。及时处理是赢得业户信赖的最好方式。同时还要特别注重物业投诉处理的质量，这直接关联到物业管理企业的声誉与形象，弄不好还会造成好事变成坏事，使业户失去对物业管理企业的信任，最终导致“大意失荆州”的惨局。
物业管理投诉处理完毕后，客服要把投诉处理的结果以走访、电话、信函等方式直接反馈给业户，这是处理投诉工作的重要环节
倘若失去这一环节，则表明物业管理企业所做的一切努力与辛苦的工作将付诸东流。业户口头投诉可以用电话形式回复，一般不应超过一个工作日;业户来函投诉则应以回函形式给予答复，一般不应超过三个工作日，特殊情况下不得超过一周。回复业户可以向业户表明其投诉已得到重视，并已妥善处理，从另外一个角度说，及时的回复可显示物业服务企业的工作效率。
感谢业户的意见和建议，作为改进和完善工作的依据
物业服务企业可以按每月或每季度将各类投诉记录之文件给予归类存档，进行分析、评价、检讨，总结教训与经验，完善和改进管理及服务工作，从中积累处理个案的经验。同时，客服处理完物业投诉后，最好给每一位投诉的业户发放一份“感谢函”，感谢他们的投诉、感谢他们的信任与支持，这样反而会使投诉成为物业服务企业与业户和谐共处的沟通环节，或许还会出现意想不到的良好效果。
篇3：物业客服管家培训课件:礼仪应知应会投诉处理说话技巧
第一节 基本礼仪
（一）仪表、仪容的基本要求
第一条
仪容仪表整洁、端正、规范，精神状态饱满。
第二条
上班时间着装统一，一律穿工作服、佩戴工作卡。
第三条
制服保持清洁，工作卡涂污或破损应及时更换。
第四条
严禁穿着私人服装上岗，严禁穿拖鞋上岗，严禁无卡上岗。
第五条
仪容举止文雅有礼、热情，力争给住户留下良好的第一印象，严禁不雅观、不礼貌的举止和行为。
第六条
严禁与住户发生争吵和打骂行为;处理违章，对待无理行为，要耐心、容忍，以理服人，教育为主。
第七条
办公室禁止吸烟，禁止大声喧哗;办公时间禁止哼唱歌曲、吃东西、聊天、随意串岗、打私人电话。
第八条
注意个人卫生，禁止蓄须，留长指甲;注意个人卫生，以免因异味引起住户和同事的尴尬。
（二）仪态的基本要求
1、站姿
基本要求是“站如松”。
正确站姿的要领是：上身正直、头正目平、挺胸收腹、腰直肩平、两臂自然下垂、两腿相靠站直。
站姿大致有三种：侧放式、前腹式、后背式，切忌表现出傲慢或懒散的样子。
2、坐姿
基本要求“坐如钟”。
基本要领：上身正直，坐椅子的三分之二处，两腿自然弯曲，两脚平落地面，并注意手、脚、腿的正确摆法。
3、步姿
基本要求“行如风”
基本要领：身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑，两臂自然摆动，步度适中均匀，脚步轻稳。
4、手势
与宾客谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，不要手舞足蹈。在引路、指示方向时，切忌用手指指点。
5、表情
面带笑容，微笑服务有利于双向的感情交流，有利于更好的工作，要树立“笑迎天下客”的良好风气。
微笑的要求:
1、微笑时，应保持额头平滑，眉头舒展，不应皱眉和抬眉。
2、双眼微微眯起，目光坦诚，直视对方。
3、嘴角上扬，双唇间微微露齿。
第二节 客服应知、应会基本内容
（一）应知
1、公司服务理念是什么?
答：事事想着业主、时时为了企业、当好保姆、做好管家、交好朋友。
2、公司企业精神是什么?
答：业户至上、服务第一、用心做事、真诚服务、务实创新、团结奉献、追求卓越。
3、公司质量目标是什么?
答：顾客满意率达到95%以上，顾客投诉处理率100%，设备完好率100%，管辖区内重大安全责任事故为0，维修及时率达95%以上，维修返修率为0。
4、小区物业费从何时计收?
答：根据有关物业管理法规规定，物业费的收取时间以开发商收楼通知书约定时间开始计收费用。(我们是从业主领房开始算的)
5、当业主提出物业费是否包含公共水电费分摊?
答：物业费不包括公共水电费的分摊，公共水电费分摊是指：园区的道路路灯、楼道照明，二次供水加压，变压器变损(小区公用变压器至住户)，水泵、电梯等运行产生使用的电费。管理用户，公共绿化养护用水，由物业公司承担，不在分摊范围之内。
6、业主要求在自家花园建造亭子、假山、湖边围栏，该怎么回复?
答：为了保障业主购买的物业得到保值和增值，以及配合小区景观的统一，开发商根据本楼盘的特色设计了亭子款式让业主选择，业主可根据款式挑选其中的一款自行找施工单位进行设计施工，但施工前必须到物业公司客户服务中心申报批准后方可进行。总的要求：无论亭子、假山、园林、防护栏、须做到与环境和谐自然。
7、物业费的服务内容是哪些?
答：1)房屋共用部位的维护和管理;
2)房屋共用设施设备及其运行的维护和管理;
3)环境卫生管理;
4)交通秩序的管理;
5)车辆停放管理;
6)治安防范管理;
7)公共地方绿化养护和管理。
8、公共部位可以随意占用吗?
答：根据建设部1994年第33号令《城市新建住宅小区管理办法》的有关规定，产权人和使用人不得擅自占用公共场地和设施，不得在公用部分乱堆乱放。如有违反，物业管理部门有权劝阻、制止并向有关行政机关报告。同时有权有权要求恢复原状、赔偿损失。因此发现有人占用公共区域时，物业公司及时劝阻，避免影响您的正常使用。
9、为什么只能选用开发商提供的凉亭及雨蓬方案?(道路、绿化 等)
答：进行私家花园园林小品施工建筑时，只能选用开发商提供的凉亭等园建方案，是因为园区目前还在开发建设中，还没有通过园区的整体综合验收，开发商提供的凉亭等园建构筑建是通过建设规划部门审批备案的，故不会影响园区的整体综合验收。如业户坚持要选用自己的园建方案，则须报建设规划部门审批同意备案。
另一方面，开发商提供的雨蓬方案，只是为某些户型的生活必须而设的(如解决某些户型晾晒衣服务问题)。
10、因房子存在质量问题，业户能否拒交物业费?
答：房子质量问题是由开发商造成的，不属于物业公司负责的范畴，因为物业管理与房屋买卖是两种不同的独立的法律关系，物业公司与开发商是两个不同的企业法人，业户一般不应该因开发商的问题而拒绝交付物业费。业户只要实际接收了物业，在拥有该物业的过程中，按合同约定已享受了服务，就有支付物业费的义务，对于房屋质量缺陷，业户可另行与开发商协商维修(物业只是中间桥梁作用)。
11、业主办理了入伙手续但没入住，也要交物业费吗?
答：是的，要交物业费。因为在法律意义上讲，该单元的所有权已经由开发商移交到了单个的业主手中，物业公司已已经为该单元提供了公共性的物业服务(比如：设施设备的养护，清洁绿化等服务)所以，即使没入住也是要交物业费的。
12、如业主询问《临时管理规约》、《前期物业管理服务协议》有何区别?
答：《临时管理规约》规范全体业主公共行为，《前期物业管理服务协议》明确物业服务内容和服务标准。
13、业主家被偷，物业公司是否一定要赔偿?(如：汽车被划)
答：《物业管理条例》第46条：物业管理企业应当做好物业管理区域内的安全防范工作。保安服务内容不包含对住户室内财产的安全保卫工作，物业公司收取的费用仅用于维持小区公共秩序和日常巡视，并非是对小区内特定的人、财、物予以管理。只要保安服务达到规定要求，物业公司就没有法律责任。
14、为啥要交装修押金?
答：1)是为了公共设施设备不被破坏;
2)是为了业主不破坏房屋的主体结构，给别的业主造成损失;
3)是为了规范业主装修期间文明装修。
15、关于业主自行装修房屋出现的一些问题，该如何处理?
答：业主收楼后自请装修公司装修，出现这样那样的问题，物业联系开发商要求开发商进行维修处理;业主自行装修改变的部位及增加的项目不在报修范围内，而在保修期内，因用户使用不当或擅自改动房屋结构，设备位置或不当装修等造成质量问题及其他损失，一概由用户承担责任。
另因自然灾害及社会因素等不可抗力造成的质量问题，开发商不承担责任。
对此，虽然责任在业主，但业主要求物业处理遗留问题时，物业采取积极态度，协助业主尽快维修，但此维修是有偿服务(或业主自己处理)。
16、住户水、电表箱钥匙可否由业主自行保管?
答：不可以，是为了确保住户的用水、用电安全。如有住户有需要使用时，可随时通知客服中心协助处理。
17、常有业主询问燃气是不是被关?
答：1)业主是不是欠费;
2)好多燃气灶是电打火，看里面装的电池是否没电了要更换。
18、常有业主询问是不是停水了?
答：1)进户水阀是否开着;
2)查看水龙头的过滤网是否堵。
19、你知道报警、火警、急救电话吗?
答：110、119、120。
20、你熟悉各业主的信息吗?
答：前台在日常工作接触业主较多，来电、来访、快件搜集信息，知道各业主大概的家庭成员、工作单位等。
（二）应会
1、你知道XX物业是何时接管XX小区的吗?
答：XXXX年X月
2、你知道客服人员的工作时间吗?
答：客服人员的工作时间为：8:00—17：30
3、你清楚自己的岗位职责和岗位形象吗?
答：来电，接待、记录，派发工作单，业主及其他来访人员的接待，搜集业主信息，电子文档的管理，完成领导交办的其他事宜。
按规定着装，注重仪容仪表，使用礼貌用语，遵守公司、项目的各项规章制度和工作纪律。不得在办公室及前台岗位上看书、报，吃零食，干私活，和他人聊天、大声喧哗等有违岗位形象的行为。上班时间不得上网聊天、浏览网页等做与工作无关的事情。
4、你知道如何接听电话吗?
答：接电话：铃响三声之内拿起话筒--自报单位名称及问候语(您好!XX物业为您服务!)--知晓来电单位--耐心倾听并做好相关记录--汇总并复述来电事项--礼貌的说结束语--待对方挂断电话后轻轻挂断电话。
5、你知道如何拨打电话吗?
答：拨打电话：首先报出自己单位及姓名--问候对方--确认对方姓名--说清拨打电话事由--复述要点--礼貌说结束语--待对方挂断电话后轻挂电话。
6、你知道本小区的地理位置及通讯地址吗?
答：地理位置：*******;
通讯地址：****市****小区****路*****号;
邮编：******。
7、你掌握小区内部及周边的生活、商业和服务场所及所在的具体位置吗?
答：小区内楼栋位置，共***栋楼，共****户，店面房开****店，所属****社区。周围有****银行，*****学校，****商场，*****公交等。
8、你知道如何接待来访客人吗?
答：主动打招呼，真诚微笑，问询来访事由，及时通知访客要找的相关人员。如此人不能及时前来接待，请访客留下姓名及联系方式代交给相关人员并尽快给予回复。
9、你知道如何接待推销及联系业务的人员吗?
答：留下其联系方式、相关资料，便于与之联系，婉言送至门外。
10、你认识公司总部领导及其它项目领导吗?
答：公司董事长：*****;总公司副总：****;总公司财务总监：****;总公司董事助理：*****;****项目经理：***;****项目副经理：****;等。
11、你知道园区物业费、能源费是如何收取的吗?
答：物业费为**元/平方米/每月，**元/平方米/每月(商业用房);水费为**元/吨;电费为浮动电价，按照峰、谷、平来计算的。
12、你知道怎样办理汽车进出门岗卡吗?车位分布、车位费用是如何收取的?
答：汽车门卡办理手续：办理人员需要提供驾驶证、行驶证、车主身份证复印件。地下车位***，路面****车位，车位收费标准：地上车位：**元/月，地下车位管理费：**元/月。
13、接到业主的报修电话后你知道应该如何处理吗?
答：礼貌的接听电话--耐心的聆听--确认其报修内容及**栋**室--如需更换部件确认其型号并说明费用情况--认真做好记录--给予圆满的答复--填写来电接听记录表--针对业主报修的事项内容填写工作单并通知相关部门跟进处理--跟进人来客服取单并登记--下班前跟进人将工作单交回客服平台--客服人员核对所发工作单是否全部收回是否对应--填单检查并做相应记录----最后存档。
14、面对业主的投诉你应该如何处理?
答：礼貌的接听电话，耐心解释，认真的记录所投诉事项，以积极的态度为业主协调有关部门解决，不能解决的及时反馈给部门经理，给予圆满答复，反馈给客户。工作中不管任何情况、任何原因不得与业主发生争执。
15、发生突发事件时客服人员应该怎么做?
答：坚守自己的工作岗位，沉着冷静，认真接听业主来电并做好记录，及时联系相关部门进行处理。听从领导的指挥。
16、你掌握本项目部常用电话及各部门人员编号吗?
答：项目经理：*******
项目副经理：********
客服部：********
工程部：********
保安部：********
内勤：********
保洁部：********
17、你掌握信件报刊收发程序吗?(快递)
答：邮递员将报刊信件送到前台--双方核对签收--物业部信件收发员清点后登记--分发后送至各收件人--无收件人的返回前台盖收发章--邮递员送信时收回
18、面对业主及来访客户时，哪些语言绝对不能使用?宜使用哪些语言?
答：禁止使用的语言："不""不知道""不管""不行""这事不归我管"等等，不得以生硬冷淡的态度对待业主。
宜使用的语言："请""欢迎""很抱歉""希望您能满意""您请放心""我会尽力的""请随时和我们联系""请您多提宝贵意见""请走好"等等，态度诚恳，待客微笑。
19、你熟悉我们的物业服务合同及业主规约的内容吗?
答：每位客服人员应了解合同及规约的内容，掌握我物业的服务项目及服务范围，定期进行学习。
20、当你接到超出(合同)服务范围的要求时应该怎么处理?
答：礼貌的给予解释，明确说明所提要求超出服务范围，属于特约服务或增值服务，但如果比较简单的事情我们可以尽量的去帮忙去解决，部分服务需要收取延伸服务费。如无法解决的礼貌致歉。
21、当你遇到业主向我物业部借工具时应怎么处理?
答：让借用人(最好是物业接口人带领)来我项目部签字登记办理借取手续，或直接交给工程部人员处理。
22、你掌握基本的物业管理知识吗?
答：物业管理是指物业管理企业接受房屋产权人或业主委员会的委托，依照物业管理合同或协议，对已投入使用的各类房屋建筑和附属配套设施及场地进行管理，同时对房屋区域周围的环境、清洁卫生、安全保卫、公共绿地、道路养护等统一实施专业化管理，并向住用人提供多方面的综合服务。物业管理是集管理、经营、服务为一体的有偿劳动，它按照社会化、专业化原则进行管理。
23、你知道装修的具体时间吗?
答：上午：7:30—11：30
下午：2:00---20:00(看各小区的装修协议或业主规约)
24、你掌握垃圾分类知识吗?
答：可回收物主要包括：纸类、塑料、橡胶及玻璃、金属等。
不可回收物主要包括：清扫的尘土、砖瓦陶器、卫生间废纸和烟头等。
25、你知道建筑垃圾堆放点吗?
答：在****地方。
26、你熟悉小区楼栋分布情况吗?
答：客服人员一定要知道每栋楼的位置。
27、你知道各合作单位的人员及电话号码吗?
答：开发商：********
太阳能：********
自来水厂：*******
门禁系统：********
供电局：********
铝合金门窗：********
燃气公司：********
疏通公司：********
有线电视：*********
各垃圾处理：********
28、你知道催缴物业费的程序吗?
答：电话、温馨告知、信函、登门、调解、上诉。
29、在催费过程中要做哪些工作?
答：记录哪年、哪月、哪日、哪时谁去电或上门，业主(男、女)怎么说的，反应的问题都要详细记录对反应问题报相关部门及时处理(到时哪户业主拖欠物业费我们有据可查)。
30、在业主报修、投诉后该怎么处理?
答：及时报相关部门处理，当天不能处理或处理不了的要回电业主告知情况，再约时间跟踪处理。
第三节 处理投诉技巧及分类处理
（一）处理投诉技巧有哪些？
（1）如何高效处理业主投诉
耐心倾听，不与争辩：
物业管理企业一定要以平静关切的心态认真耐心地听取业主的物业管理投诉，让业主将投诉的问题表述完。在倾听的同时，要用“是”、“对”“的确/确实如此”等语言，以及点头的方式表示自己的同情，不要打断业主说话。因为中途打断，就会使业户造成的印象是：一是业主的投诉是明显错误的;二是业主的投诉是微不足道的;三是没有必要听业主说话。打断会使业户认为其得不到应有的尊重。
与此同时，物业人员还可以通过委婉的方式不断地提问，及时弄清投诉的根源所在。对那些业户失实、偏激或误解的投诉，物业管理人员千万不要流露出任何不满、嘲弄的情绪，要对业户的感情表示理解，争取最大限度地与业主产生感情上的交流，使业主感受到物业管理人员虚心诚恳的态度。
不能钻“牛角尖”，或做任何敌对性、辩解性的反驳。因为业户前来投诉，是对物业管理人某些方面的服务、管理有了不满或意见，心理有怨气，此时若一味解释或反驳业主投诉，业主认为物业管理人员不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。
（2）那么应该如何有效的减少物业管理投诉又有哪些途径呢？
1.换位思考的原则
在接受物业管理投诉处理的过程中，必须以维护公司利益为准则，学会换位思考，以尊重业主、理解业主为前提，用积极诚恳、严肃认真的态度，控制自己的情绪，以冷静、平和的心态先安抚业主的心情，改变业主心态，然后再处理投诉事项，在处理投诉的过程中要始终贯穿“为业主服务”的态度。
2.有法可依，适度拒绝的原则
客服中心工作人员要具备甄别有效投诉和无效投诉的能力，在稳定业主情绪的情况下，必须对投诉事件进行有效和无效的鉴别，提高物业管理公司的工作效率。
凡是在物业公司与业主签订的合同条款以内，纳入物业管理行规的投诉均属于有效投诉，凡是不属于该范围的任何投诉均属于无效投诉对于无效投诉，如在公司人力资源允许的情况下，可以协助解决，否则可以大胆拒绝，以免业主养成事事依靠物业管理公司的依赖心理，给公司的日常管理带来诸多不便。
3.快速反应原则
对于投诉事件应快速、准确的识别业主投诉是否有效，若属于有效投诉，能现场解决的要现场解决，现场无法予以解决的应第一时间将问题转交相关职能部门，第一责任人(即接待投诉人)要及时跟进事件处理情况，并及时知会业主。
4.总结原则
客服主管每日必须将当日接诉情况总结跟进，于当日下班之前跟进各投诉事项处理情况，每周将投诉情况上报主管总经理。
（二）投诉事件的分类和处理
一般性投诉包括：
投诉事件按照事态区分可分为一般性投诉和重大投诉。一般性投诉，在将情况记录在《投诉单》向有关职能部门反映后，要将情况及时反馈业主。
1.装修噪音施工滋扰他人休息
2.公共设施使用出现故障和问题
3.业主室内电器故障及各类设施需要维修
4.公共区域环境清洁卫生及园林花卉问题
5.鼠、虫害防治问题
6.涉及到物业公司提供的各类服务问题。
遇到重大投诉，超出部门处理权限，须将投诉事项移交相关公司领导处理，向投诉业主解释原因，并约定回复时间。
根据投诉方式又分为
：电话投诉、书面投诉、来访投诉等，对于业主的书面投诉，要在公司的收文登记本上登记后报呈公司领导，按照投诉性质一般以书面回复业主。
处理投诉最关键的是要做好如下几个方面：
1.听清楚
。员工应耐心听取用户意见，虚心接受用户批评，用心听清楚客户反映的问题，切忌随意打断用户的讲话，更不能急于表态;
2.问清楚
。对于用户所反映的问题要进一步问清楚有关情况，若因业主说话较急或带地方方言听不清楚时，也可将自己对用户反映问题的理解复述一遍给用户听，以便征询用户意见，切忌不可主观臆断业主所反映的问题，否则不仅未能解决问题，反而因拖延问题的时间使用户对管理公司工作意见更大;
3.记清楚
。对于用户反映的问题一定要做好书面记录，养成左手话筒右手笔的好习惯，记录内容包括投诉人是谁，居住在哪个区域哪个单元以及房号、投诉时间、投诉具体事由、需要解决什么问题、联系电话等;
4.复清楚
。对于用户反映的问题要认真对待，及时了解事情真相。若用户反映的问题并非管理工作之责，也应及时向用户解释清楚，若用户反映的问题属实，则要向用户回复具体工作时间和具体解决办法;
5.跟清楚
。用户反映的问题解决起来需要一定的时间，或者用户反映的问题并非接听电话人的工作职责，接听电话人不可对用户说“不清楚”“不管我事”等不负责任的话，应尽量把方便留给用户，把麻烦留给自己，主动受理用户的投诉，并将问题转交给有关职能部门处理，作为第一责任人，应及时向有关部门了解并跟进处理问题的进展程度，及时向用户报告问题处理的过程，并征询用户对处理问题的意见。
第四节 说话技巧
第一条
养成使用礼貌、文明的话语的习惯，主动向住户和来访者问好，做到彬彬有礼，态度亲切。
多用：我会……、我理解……、您能…..、您可以……
用“我会……”表达服务意愿
原话：我尽可能向相关部门反映你的事情。
修改：我会给**部门打电话询问，我会在下午给你回复，您看这样好吗?
原话：我尽可能把你的情况反映给开发商，他们能回答你的问题。
修改：我会把您的问题反映给开发商，您放心吧，他们能够帮您解决问题。
原话：我不知道，但我尽量试试吧。
修改：虽然我不太清楚，但我会想办法试试看。
原话：没看到我走不开，你先等一下。
修改：不好意思，请稍等一下，我会尽快帮您的忙。
原话：好的，到时我看看吧。
修改：好的，到时我会帮您留意的，请放心。
原话：小区的车位比较紧张，给你留个车位看来挺难办的。
修改：现在小区车位比较紧张，我定会留个心眼，有空位马上跟您联系。
我理解……以体谅对方情绪
业主/客户：“为什么搬东西还要出示放行条?我已经在这儿入住了好多年了。”
职员：“这是小区管理规定。”
修改：先生，我非常理解搬家要出示放行条给您带来的不便，个别住户也有这种感觉，但是为了加强安全防范管理，更好地维护业主的财产安全，我们采用了这种方式，同时也得到了广大业主们的支持，希望能得到您的配合。
业主/客户：“你们的装修管理好麻烦啊，这样不行那样不行。”
职员：“不好意思，我们只是按规定做。”
修改：不好意思，我们非常理解这么多的手续给您带来的不便，个别住户也曾有这种感觉，但是我们的规定也是为了从保障业主的利益角度而设计，采用了这种方法后，反而能有效减少装修违规的行为，避免纠纷，希望能得到您的谅解。
业主/客户：“为什么出入要登记?我经常来访这里好多次也不用。”
职员：“没有，这是小区管理规定。”
修改：先生，我非常理解来访客人出入登记给您带来的不便，个别来访客人也有这种感觉，但是因为我们小区外来人员出入比较复杂，我们这样做也是为了保障广大业主的财产和人身安全，希望能得到您的支持!
您能…..吗？以缓解紧张程度
原话：你的证件呢?
修改：您能出示您的出入证件吗?
原话：你必须先办好装修出入证，才能进小区。
修改：您能让装修负责人先到管理处帮您办好装修出入证才进入小区吗?
原话：你必须把车放到指定的停放位置。
修改：您能够把车放在指定的停放位置吗?
原话：这里不能堆放余泥。
修改：请您把余泥堆放在指定的地方。
原话：你应该先通知我们一声，再做。
修改：下次您能提前告诉我们吗?让我们好做准备。
原话：你本来应该就不能让小孩子到处乱跑。
修改：您能照看好您的小孩吗?以防他到处乱跑，产生意外。
用“您可以……”代替说“不”
原话：这是客梯，你不能用来拉装修材料。
修改：您可以使用专用的货梯来运送装修材料。
原话：我什么忙也帮不上，你必须跟管理处主任谈谈。
修改：您可以跟我们的管理处主任谈谈吗?他会帮你解决问题的。
原话：这不是我们保安的事，你必须到派出所去看看。
修改：您可以到派出所看看，那里可以得到您需要的服务。
说明原因以节省时间
业主：物业费为什么这么高?你们乱收费。
职员：什么高，别的楼盘比我们的还高。
修改：我们的物业费收费标准是在参照物价局的指导标准基础上，结合小区的实际情况，根据实际管理成本制定的，而且我们提供的服务的深度、广度和质量跟他们有所不同，譬如：…
业主：为什么要交装修押金?
职员：是啊，我们规定是这样的。不交就不能办装修手续。
修改：因为这是根据建设部颁发的《住宅装饰装修管理办法》要求执行的，这样能更好的防止违章装修行为对其他业主造成的影响。押金等您装修结束后会给您退还，请放心。(看协议或规约)
业主：为什么要签名?
职员：管理处要求这样做的。
修改：这意见征询表格让您签名是为了再次让您确认您的意见，同时也便于我们的资料整理工作。
客户：我到会所游泳。
职员：会所游泳池，外面的人不能用。
修改：不好意思，小区会所游泳池属于小区内业主的配套娱乐设施，只面向小区的业主开放，您可以移步到其它的地方游泳。
第二条
(一)接听电话时
您好，XX物业公司，请问您贵姓?
请问有什么可以帮您的吗?
当听不清楚对方说的话时——
对不起，先生，您刚才讲的问题我没听清楚，请您重述一遍好吗?
先生，您还有别的事吗?
对不起，先生，我把您刚才说的再复述一遍，看妥不妥当?
您能听清楚吗?
当对方要找的人不在时——
对不起，他不在，有什么事情需要我转告他吗?
谢谢您，再见。
(二)打出电话时
先生，您好，我是XX物业公司，麻烦您找**先生。
当要找的人不在时——
您能替我转告他吗?
谢谢您，再见。
(三)用户电话投诉时
先生，您好!XX物业公司。
请问您是哪家公司?
先生，请问您贵姓?
请告诉我详情，好吗?
对不起，先生，我立即处理这个问题，大约在**时间给您答复。请问怎样与您联系?
您放心，我们会立即采取措施，使您满意。
很抱歉，给您添麻烦了。
谢谢您的意见。
(四)用户来访投诉时
先生，您好!请问我能帮您什么忙吗?
先生，请问您贵姓?
您能把详细情况告诉我吗?
对不起，给您添麻烦了。
如职权或能力不能解决时——
对不起，先生，您反映的问题由于某种原因暂时无法解决，我会把您的情况向公司领导反映，尽快给您一个满意的答复。
当投诉不能立即处理时——
对不起，让您久等了，我会马上把您的意见反馈到有关部门处理，大约在***时间给您一个答复。请您放心。
谢谢您的意见。
第三条
客服中心员工应掌握以下20条文明用语，并切实在工作中运用：
1.你好!(您好!)
2.上午好/下午好/晚上好!××物业客服中心，我姓×，请问有什么可以帮助您?
3.谢谢!
4.对不起!
5.不客气!
6.再见!
7.请稍等!
8.是的，先生/小姐
9.请问你找谁?
10.请问有什么可以帮助您吗?
11.请您不要着急!
12.请您与××部门××先生/小姐联系。
13.请留下您的电话号码和姓名，好吗?
14.我们会为您提供帮助!
15.请您填好《投诉单》!
16.谢谢您的批评指正!
17.这是我们应该做的!
18.感谢您的来电!
19.对不起，打扰了!
20.对于您反映的问题我们会马上处理，并尽快给您回复，好吗?
第四条
客服中心员工应杜绝以下服务忌语在工作中出现：
1.喂!
2.不知道!
3.墙上贴着，没长眼睛呀!
4.急什么，烦死人了!
5.急什么，没看到我在忙着吗?
6.哪个?他不在!
7.要下班了，有事明天再来!
8.不舒服，你别来了!
9.快点，说完了没有?
10.就这么说，怎么样?
11.有本事你去告!
12.喊什么，等一下!
13.讲了半天，你还没听懂?
14.出去，今天不办公!
15.你问我，我问谁?
16.我不管，该找谁找谁?
17.我说不能办就不能办!
18.你怎么这么麻烦!
19.这个事儿我处理不了!
20.我正在忙呢，你找他吧!
21.你真烦，等一会吧，我在忙!
22.你找谁呀，再说一遍，我没听清楚!
23.都下班了，你不知道呀!
24.急什么?
25.你看清楚再问!
26.你找谁，没这个人儿!
27.渴了自己倒水那儿有杯子!
28.你自己都不知道，我怎么知道!
篇4：物业客服技能培训要求
物业客服基本技能培训要求
目 录
一、培训的必要性
二、对客服的技能要求
三、物业客服职责范围
四、投诉处理程序及技巧
五、一个合格的物业客服必须做到的20点
一、培训的必要性
从事不同职业的人都需要掌握一定的知识或技能，培训关注的是客服人员现在的工作绩效与所欲达到的绩效水平之间的差距，并努力去缩小这个差距。
物业管理是一个新兴行业，从业人员参差不齐，对客服进行培训，目的是提高客服人员的综合业务能力和服务意识，展现公司的形象，使客服人员的知识、技能、态度等得到改善，最终达到提高工作绩效的目的。
二、对客服的技能要求
（一）客服员的基本素质要求
1.良好的语言表达能力：
良好的语言表达能力是实现与业主沟通的必要技能和技巧;
2.丰富的行业知识及经验：
丰富的行业经验、行业法律知识是解决业主问题的必备武器，不管做哪个行业都需要具备专业知识和经验，不仅与业主沟通、赔礼道歉，而且要成为专家，能够解释业主提出的问题，如果客服不能成为业内人士，不是专业人才，有些问题可能解决不了。作为业主，希望得到的是客服人员的帮助;
3.熟练的专业技能
：熟练掌握工作流程，是客服的必修课，尽快处理事件，既使业主满意，又能提高工作效率。
4.优雅的形体语言表达能力
：掌握优雅的形体语言表达技巧，能体现客服的专业素质。优雅的形体语言的表达技巧指的是气质，内在的气质会通过外在的形象表露出来，举手投足、说话方式、笑容，都能表达你是不是一个专业的客服;
5.思维敏捷，具备对业主心理活动的洞察力
：对业主心理活动的洞察力是做好业主服务工作的关键所在。所以这方面的技巧客服都需要具备，思维要敏捷，要善于察言观色，从一个小的神色，从一句话语中，洞察业主的心理活动，找到问题解决的突破口。
6.具备良好的人际关系沟通能力
：具备良好的沟通能力，跟业主之间的交往就会顺畅。
7.良好的倾听能力
：是实现业主沟通的必要保障，倾听是尊重业主的表现。
8.熟练的办公电脑操作能力
：现代办公，需要客服对办公软件操作熟练，能熟练制作各类表格，进行数据统计、将相关文件存电子档，这是技能要求。
（二）客服的品质素质要求
1.忍耐与宽容
是优秀客服的一种美德：你需要有包容心，要包容和理解业主，业主的性格不同，小区就是大千世界的浓缩，很多业主可能斤斤计较，可能蛮不讲理，什么人都有，但他是业主，所以要比对待朋友还要好的去对待他。
2.不轻易承诺，说了就要做到
：随便答应业主做什么，这样会给工作造成被动，但是客服必须要注重自己的承诺，一旦答应业主，就要尽心尽力去做到。
3.勇于承担责任
：出现问题的时候，同事之间可能会相互推卸责任，客服是物业的窗口，直接面对业主，一切责任都是通过客服把它化解，这就叫勇于承担责任。错了没关系，重要的是从中总结经验教训。
4.谦虚是做好客服工作的要素
之一：拥有一颗谦虚之心是美德，客服需要很多的专业知识，尽量学习多方面的知识，什么都要学，不要在业主前炫耀自己的专业知识，这是很忌讳的。
5.强烈的集体荣誉感
：一个团队必须有团结精神，什么是一支足球队团队的凝聚力?人们常说这个球队特别有团结精神，特别有凝聚力，是指每一个球员在赛场上不是为自己进球，所做的一切都是为了全队获胜，客服所做的一切，是为把工作做得更好。
（三）客服的心理素质要求
1.“处变不惊”的应变力
：所谓应变能力是对一些突发事件有效处理，作为客服，每天都可能面对不同的业主，不同的事件，他们会带来真正的挑战，例如：有经验的客服就能很稳妥地处理，这就需要具备一定的应变能力，特别是处理一些恶性投诉的时候，要处变不惊。
2.挫折打击的承受能力
：客服每天面对各种各样的业主投诉，可能会有误解和辱骂，你要有承受能力。更有甚者，可能向你的上级主管投诉，夸大事实，因此你需要有接受挫折打击的能力。
3.情绪的自我掌控及调节能力：
受到业主的误解，可能有很多委屈，会造成情绪低落，这就需要调整自己的情绪，你需要保持热情度去面对下一个业主。因此，优秀客服的心理素质非常重要。
4.积极进取、永不言败的良好心态
：遇到困难，遇到各种挫折都不能轻言放弃。永不言败，与团队有很大关系，如果你的团队是一个积极向上的团队，在这个团队氛围中，很多不愉快都能得到化解。只有坚持，才能成功。
（四）客服综合素质要求
1.服务意识。
客服应树立“服务第一，业主至上”的思想。全心全意为业主服务，具体做到：服务态度——文明礼貌;服务行为——合理规范;服务效率——及时快捷;服务效果——业主满意。
2.法律观念。
本着对业主、公司负责的态度，客服必须学习掌握并遵守国家有关法律法规，按照国家法律法规办事。
3.五勤
：脑勤、眼勤、手勤、脚勤、嘴勤。具体反映在工作中是要多动脑筋，善于观察，发现问题，多做说服工作，多动手，经常巡查。
4.“五爱”。
爱物业——热爱物业行业;爱业主——对业主充满爱心;爱岗位——热爱物业服务工作岗位;爱服务——热心为业主排忧解难，提高服务质量;爱信誉——爱护公司信誉，在业主中树立良好的企业形象。
5.具有职业道德。
物业管理是第三产业，物业公司主要通过优质、高效的服务来收取服务酬金。客服的职业道德主要应具备：
(1)语言规范;
(2)日常行为规范;
(3)工作纪律规范;
(4)接听电话的规范;
(5)接待业主和客人的规范。
一个优秀的物业客服应该对客服工作有清楚的认识，只有了解应该具备的素质和技能，才有可能在工作中不断地提升自我，自觉学习，从而做好客服工作，提高综合素质。
以下自检能帮助物业客服时刻注意自己的心态，提高综合素质：
我多数情况下能够控制自己的情绪;
我很高兴地面对对我冷淡的人;
我喜欢大多数人并乐意与别人相处;
我乐意为别人服务;
即使我没错，我也不介意表示道歉;
我对自己善于与别人沟通感到自豪;
我善于记住别人的名字和面孔，并在与业主初次见面时努力提高这种本领;
我的微笑是自然流露的;
我喜欢看到别人因为我而心情愉悦;
我常保持清洁，并喜欢装扮和修饰自己;
三、物业客服职责范围
（一）文档管理
1.建立业主档案(栋号、房号、业主姓名、职业，家庭成员、装修资料等);
2.人事管理：员工基本情况，应聘储备人员资料等;
3.业主回访资料汇总、存档;
4.培训、学习资料存档;
5.公司文件、工程图纸、工程资料、秩管部巡逻数据、夜查情况汇总、放行单、车辆进出情况、交接班记录等资料管理;
6.员工物品领用、业主物品领取、借用管理;
（二）制度执行
1.每周一品质检查，周二前上报;
2.每半月会议纪要，及时上交;
3.每月工作备忘录，28号上交;
4.每月财务汇总情况，23日前上报;
5.每月在管项目统计、员工花名册、入住、装修、交房、收费情况每月25日前上报;
6.每月业主回访，做好统计工作;
7.参加每周网络培训;
（三）收费工作
。按公司规定收取物业费、生活垃圾费、装修保证金、装修垃圾清运费、广告费、有偿服务费等。
（四）投诉受理。
四、投诉处理程序及技巧
（一）投诉处理程序：
接受(电话、来访、信函)业主投诉——记录投诉内容(房号、业主姓名、电话、投诉内容)——分类(一般投诉、重大投诉)——处理(到现场、能当时解决当时解决，需上报确定大致时间告知业主)——跟踪处理进度(有特殊情况要及时告知业主)——处理完毕(做好记录、反馈信息、告知业主)——总结
（二）投诉事件的分类和处理方法
我们经常接受业主的投诉，客服要将投诉事件理顺、归纳、分类，才能使工作顺畅。投诉事件按照事态区分可分为一般性投诉和重大投诉。
一般投诉，
在将情况记录在《投诉单》向有关部门反映后，要将情况及时反馈业主。一般性投诉包括：
1.装修噪音施工影响他人休息;
2.公共设施使用出现故障和问题;
3.业主室内电器故障及各类设施需要维修;
4.业主报纸等事项签收;
5.公共区域环境清洁卫生及园林花卉问题;
6.鼠、虫防治问题;
7.涉及到物业公司提供的各类服务问题;
遇到重大投诉
，超出部门处理权限，须将投诉事项移交相关公司领导处理，向投诉业主解释原因，并约定回复时间。根据投诉方式又分为电话投诉、书面投诉、来访投诉等。对于业主的书面投诉，要在公司的投诉记录本上记录后报呈公司领导，按照投诉性质一般以书面回复业主。
（三）处理投诉的原则
1.换位思考的原则
在接受物业管理投诉处理的过程中，必须以维护公司利益为准则，学会换位思考，以尊重业主、理解业主为前提，用积极诚恳、严肃认真的态度，控制自己的情绪，以冷静、平和的心态先安抚业主的心情，改变业主的心态，然后再处理投诉事项，在处理投诉的过程中要始终贯穿“为业主服务“的态度。
2.有法可依，适度拒绝的原则
客服要具备甄别有效投诉和无效投诉的能力，在稳定业主情绪下，必须对投诉事件进行有效和无效的甄别，以提高工作效率。
凡是在物业公司与业主的合同条款内纳入物业管理行规的投诉均属有效投诉，凡是不属于该范围内的任何投诉均无效投诉，如在人员许可的情况下，可以协助解决，否则可以大胆拒绝，以免业主养成事事依靠物业公司的依赖心理，给公司的日常管理带来诸多不便。
快速反应原则
3.
对于投诉事件应快速、准确识别是否有效，若属于有效投诉，能现场解决的要现场解决，现场无法予以解决的应第一时间将问题转交相关职能部门，第一责任人要及时跟进事件处理情况，并及时告知业主。
4.总结原则
物业客服每日必须将当日接诉情况总结跟进，与相关部门及相关人员进行沟通，于当日下班之前跟进各投诉事项处理情况，每周将投诉情况上报经理。
（四）处理投诉最关键的是要做好以下几个方面：
听清楚
1.。客服应耐心听取业主意见，虚心接受业主批评，用心听清楚业主所反映的问题，切忌随意打断业主的讲话，更不能急于表态;
问清楚。
2.对于业主所反映的问题要进一步问清楚有关情况，若因业主说话较急或带地方方言听不清楚时，也可将自己对业主反映问题的理解复核一遍给业主听，以便征询业主意见，切忌主观臆断业主反映的问题，否则不仅未能解决问题，反而因拖延问题的时间使业主对公司工作意见更大;
记清楚
3.。对于业主反映的问题一定要做好记录，养成左手话筒右手笔的好习惯，记录内容包括投诉人、区域、单元、房号、投诉时间、投诉具体事由，需要解决什么问题、联系电话等;
复清楚
4.。对于业主反映的问题要认真对待，及时了解事情的真相，若业主反映的问题属实，则要向业主回复具体工作时间和具体解决办法;
跟清楚
5.。业主反映的问题解决需要一定的时间，或者业主反映的问题并非接听电话人的工作职责，接听电话人不可对业主说“不清楚”“不关我事”等不负责任的话，应尽量把方便留给业主，把麻烦留给自己，主动受理业主的投诉，并将问题转交给有关部门处理。作为责任人，应及时向有关部门了解并跟进处理问题的进度，及时向业主报告问题处理的过程，并征询业主处理问题的意见。
（五）有效减少投诉的途径
1.不断建立和完善各项管理、服务制度，并且严格按工作进度和规范开展工作，这是减少投诉的关键，完善的管理制度和严格的工作为服务和管理提供了量化标准，既有利于物业公司提高管理水平，完善各项服务，也利于业主或使用人以客观的标准来评价监督物业公司的工作。
2.加强与业主的联系、沟通，经常把有关的规定和要求通过各种渠道传达给他们，使业主理解、支持和配合，这是减少投诉的重要条件。物业管理属于感情密集型服务行业，开展社区文化建设、促进与业主的交流，可以消除与业主之间的感情隔阂，使业主对物业公司有一定的理解和信任度。
3.利用多种形式，加强对物业管理从业人员的培训，提高员工的服务意识、服务技能以及预见能力，这是减少投诉的保证。物业管理的服务过程中往往是“生产”与“消费“的同步完成，因为物业管理过程中每位员工的工作都有一定的不可补救性，业主对某位员工的恶劣态度留下了坏印象，就会波及整个物业公司。
所以，减少投诉就首先应该加强员工的培训。不仅培养员工的灵活服务技巧和应变能力，更应该加强员工的服务意识和职业道德教育，并配以奖惩机制，督促激励员工提供优质服务。
4.加大巡查检查力度，及时发现和解决问题，把事故控制在萌芽状态，这就是减少投诉的根本。加强日常管理，“防患于未然“，通过巡视巡查等手段，减少事故的发生，加强各个环节的督促督导力度。
五、一个合格的物业客服必须做到的20点
1.言行得体，热情主动、有亲和力;
2.要善于信息获取;
3.熟悉房屋自然情况及配套设施分布情况;
4.熟悉小区内共用设施分布情况;
5.熟悉物业管理相关法律法规及灵活运用;
6.要定期巡视，了解小区内物业服务状况，不断改进;
7.熟悉业主，对业主咨询、投诉、报修问题要及时反馈，重要事项要做到跟踪解决;
8.了解各个专业工作内容、标准及工作流程;
9.业主户内重要、疑难报修事项要出现场，掌握事项解决的全过程;
10.熟悉小区内业主，为收取物业费做准备;
11.定期走访业主，了解业主对物业服务的需求;
12.要有换位思考的服务意识，及时了解业主其他需求，站在业主角度想问题、处理问题，在业主心目中占有重要位置;
13.要有诚信，承诺业主的事情一定按时给予回复，解决;
14.处理业主投诉等问题在过程中要始终保持与业主的联系并及时汇报进展情况，让业主感觉被重视;
15.小区内设施设备因故停运影响业主正常生活的要及时通知业主，对特殊人、情况要有预案;
16.建立健全业主档案资料，并严格保密;
17.与业主解决问题要有原则性，对于物业相关法规及业主公约中有明确规定的问题，应直接向业主表明态度;
18.要具备良好职业心态，对待业主要公正、公平;
19.要有风险防范意识;
20.掌握品质管理工作，客服员要起到物业管理服务持续改进的主导作用;
物业客服是物业公司的形象代表，
也是服务业主的窗口服务人员，
起到与业主沟通的桥梁作用。
一个优秀的物业客服，
是项目经理的好帮手。
篇5：物业客服培训试题
物业客服人员培训试题
一、选择题
1、下列工作错误的是()。
A.避免在前台喧哗及说笑聊天
B.态度冷漠，无动于衷
C.工作时间处理个人事务
D.避免在前台非用餐时间吃东西
2、以下正确的服务措辞有( )。
A.这是物业的规定
B.这不是我的工作
C.让我想想我能做什么
D.我不知道
3、在与客户通电话时，下列()是正确的。
A.哗哗的翻纸
B.吃东西
C.与身边的人说话
D.做电话记录
4、下列哪些不属于客服人员的工作( )。
A.绿化养护工作的检查与监督
B.消防设施、配电设施的正常运行
C.保安值勤工作的检查与监督
D.与客户进行工作协调
5、如果接到来电，确认要找的人不在座位，下列处理方式错误的是()。
A.请问您有急事吗?可否过几分钟再打来。
B.您方便留下您的电话和姓名吗?我会通知他/她回复您。
C.您方便留言吗?我会转答给他/她。
D.对来电者身份、事由不明，将要找的人手机号码告诉来电者。
6、下列哪些不属于空置厂房的检查范围( )。
A.厂房门窗的安全性
B.厂房内配电、消防设施
C.厂房公共区域的消防、用电设施
D.厂房内客户遗留的物品
7、客户施工装修时，下列描述错误的是( )。
A.施工现场地面发现有烟头，同时有使用明火的痕迹。
B.每日要按时对施工现场进行巡视检查，发现问题立即下发整改通知，督促改正。
C.施工现场要求设备、工具、材料摆放整齐、有序。
D.施工人员着装规范，不得妨碍其它公司正常办公。
8、陪同客户乘坐电梯时，下列描述错误的是( )。
A.无论电梯内是否有其他人，都应由客户先进入电梯。
B.到目的地后，先让客户走出电梯。
C.到目的地后，陪同人员应先出电梯，并按住电梯门，等候客户走出电梯。
D.进入电梯后，不应说话。
9、以下职责中，对客服人员职责描述完全正确的是( )。
(1)车辆管理;(2)电梯运行及卫生;(3)处理客户投诉;(4)款项催缴;(5)施工申报;(6)电梯故障处理;(7)日常巡检;(8)收发信件;(9)档案管理;(10)填写工作记录。
A.(2)(3)(7)(8)(10)
B.(1)(4)(6)(9)
C.(2)(7)(8)(10)
D.(2)(4)(7)(8)(10)
10、物业普通工作人员个人品德应有( )
A.工作责任感
B.学习能力
C.理解能力
11、接听电话，铃响( )声以内，接听电话。
A.三声
B.二声
C.一声
12、对业主反映的问题要作到“件件有着落，事事有回音”，回访处理率达( )%。
A.100
B.99
C.98
二、问答题
1、接转电话的基本流程？
答：
2、信件收、发、处理的基本流程？
答：
3、园区
答：
4、你认为下属对上司的礼仪最应注意的是什么？（不少于5项）
答：
5、接待、处理投诉及回访的工作标准分为哪四点？
答：
6、公司管理方针是什么？
答：
7、 公司管理目标是什么？
答：
8、接听电话务必注意的事项有哪些？
答：
9、服务忌语有哪些？
答：
10、什么是服务意识？
答：
11、请说出物业公司工作人员在工作中
答：
三、情景题
1、园区内公共区域严禁客户存放任何物品及杂物，某日，客服人员在日常巡检时，发现某企业将其生产产品堆放在园区消防通道处，阻碍了园区交通。你身为客服人员，该如何处理？
答：
2、三层的客户刚刚入住，正在施工装修阶段，由于该公司施工中出现噪声、气味、环境卫生等污染，这些污染严重影响了二层和四层客户的正常办公与生产，他们对此非常反感，并向物业投诉。请说明如果你身为客服人员，将如何化解这三方关系？
答：
3、每日开梯前，除对电梯上下运行的安全情况进行检查外，对轿厢内的通讯设施也应一并检查，确保通讯畅通。上班时间，3号厂房某公司通过电梯内的通讯设施向前台求救，报电梯停留在3层，人正困在电梯内。你作为客服人员接到此电话，该如何处理？
答：
4、7月某一天下班时间突降暴雨，导致7号厂房的一家公司办公区及车间部分的屋顶漏雨，当日，刚好被该公司值班人员发现，第一时间将其生产设备及产品转移到安全位置，但厂房的天花板、墙面均有不同程度被泡。第二天一上班，该公司负责人找到物业，要求给予处理。
问题：你身为物业公司的客服人员，该如何处理此问题？
答：
5、用户入户信息资料对物业公司日后管理工作有很重要的参考作用，你知道
答：
6、用户入户后，对物业公司管理工作进行投诉时，你知道接待投诉时主要工作内容吗？
答：
7、业主要求亲见物业公司总经理进行投诉，该怎么办？
答：
8、公寓宿舍人员财务丢失，解释为物业管理失职，要求物业管理部赔偿。丢失财务人员所在公司已
答：
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