物业费诉讼工作流程

小区物业费诉讼工作流程

　　鉴于欠2022年度物业费业户和商铺户数较多的实际情况，通过向法院提起诉讼催缴物业费已经成为物业一项重点工作。而诉讼是一项严肃的行使公司法律权责的事务，必须慎重对待，做到有理有据。为了规范工作，提高效率和效果，特明确其工作流程。

一、关于委托代理

　　物业委托A、B二人为公司物业费诉讼的委托代理人，负责依法提起诉讼及与法院就物业费诉讼案的联系工作。主要行使如下权责：

　　1. 代表公司承认、放弃、变更诉讼请求;

　　2. 代表公司提起反诉、上诉;

　　3. 代表公司请求调解、和解;

　　4. 代表公司收取执行款、法律文书;

　　5. 代表公司提取诉讼费。

二、物业费诉讼需要提供法院的材料清单

序号	材料名称	份数	备注
1	公司营业执照复印件	每户1份
2	物业服务合同复印件	每户1份
3	法人代表证明	每户1份	原件，需盖公司章
4	法人身份证复印件	每户1份
5	A、B授权委托书	每户1份	原件，需盖公司章
6	A身份证复印件	每户1份
7	A劳务合同复印件	每户1份
8	B身份证复印件	每户1份
9	B劳务合同复印件	每户1份
10	民事起诉状	每户1份	原件，需盖公司章，含业主身份证号和联系电话等信息
11	证据清单	每户1份	原件，由委托代理人签名
12	催费单张贴照片	每户1份以上
13	律师函、律师函短信、微信发送截图	每户1份以上
14	欠费明细表	每户1份	原件，需盖公司章
15	违约金计算明细	每户1份

三、诉讼前的工作

　　1. 对于未在规定时间内及时缴纳当年物业费的业主，从次年1月起，要加大通过电话、微信、短信或上门联系等方式催缴工作力度。

　　2. 对于多次口头联系仍未缴费的业主，要在2月末之前完成上门张贴催缴单工作，并拍照留底(在照片上标明房间号、张贴 年 月 日等信息)。

　　3. 对于发送催缴单后仍未及时缴费的业主，由综合部与客服部配合，从3月份起，在法律顾问指导下分批次起草律师函，委托律师事务所盖章，然后以微信、短信或邮寄的方式送达欠费业户，并截屏或拍照留底(在图片上标明房间号、发送 年 月 日等信息)。

　　4. 向欠费业户送达律师函后，区域经理要向业户确认其已经收到并阅知。

　　5. 律师函送达5天后，区域经理要再次联系业户，明确告知5天时间已过，物业公司将启动诉讼程序。

　　6. 客服部根据与业主沟通情况，提出需要通过诉讼追讨物业费业户的名单，报综合部，同时上报张贴催缴单照片、发送律师函截图、业主联系电话、业主身份证号码等相关证据材料和信息。

　　7. 对于空关房，要提前完成空关房审批流程，一并上报综合部。

　　8. 物业各部门，在开展日常物业服务工作中，要注重搜集和保留照片、视频等材料，留下物业已经正常开展物业服务活动的所有证据。

　　9. 通过诉讼追讨物业费，是收缴物业费的最后一项措施，需要投入较大人力和物力，属于“无奈之举”，应尽量慎用，而努力把问题解决在诉讼之前。

四、诉讼文件准备

　　1. 委托代理人在收到客服部提出的诉讼名单和相关证据材料后，按诉讼材料清单，逐户准备诉讼材料。

　　2. 诉讼材料准备齐全后，委托代理人将《民事起诉状》等重要文件发客服部经理和物业经理审核。

五、起诉

　　1. 诉讼材料审核确认后，委托代理人将《民事起诉状》及其附件、证明材料等一并送达人民法院，提起诉讼。

　　2. 一经进入诉讼程序，一律按规定向欠费业户主张违约金。

六、调解

　　1. 在接到法院就物业费纠纷进行庭前调解的通知后，由综合部和客服部各派1人参加。其中，二位委托代理人至少有1人参加。

　　2. 调解成功的，由委托代理人代表公司在法院的《人民调解记录》等文件上签字，并按法院调解结果向欠费业户收取物业费和违约金。

　　3. 调解不成功的，向法院提出《民事立案申请》，请求走诉讼程序开庭审理。

七、庭审

　　1. 接到法院开庭审理物业费诉讼案的通知后，一般由二位委托代理人代表公司出庭，必要时可请公司法律顾问给予指导。

　　2. 参加庭审时要准备好公司正常开展物业服务活动的各类证据，特别是针对催缴物业费和法庭调解过程中业主提出的问题开展服务或告知的证据。

　　3. 二位委托代理人要全程跟踪法院开庭审理情况，直至结案。

八、诉讼原则

　　1. 调解和庭审过程中，要做到有理有据，坚持我方主张，重大问题需请示公司领导，必要时请公司法律顾问或业委会领导给予指导。

　　2. 对于应缴纳的物业费，除空关房可以按照政策打折收取外，一律不做让步。小区空关房认定及其物业费交纳办法(附申请表)

　　3. 如果业主拖欠物业费的原因属于物业责任范围而因为客观原因一直没有得到解决的，调解阶段可以根据具体情况，对违约金的收取金额作出适当让步。违约金计算方法和让步参考额度如下：

　　3.1 业主拖欠物业费的，其违约金从应缴未缴次年1月1日起，计算至实际履行之日。利率按全国银行间同业拆借中心公布的市场报价(LPR)四倍(年利率15%)计算。

　　3.2 按照业主欠费的原因和实际情况，对违约金让步收取实行分档，具体如下：

　　第一档为业主欠费原因与物业服务有所关联的，可按应收违约金的50%计收。

　　第二档为业主欠费原因与物业服务有一定关联，但没有因为物业原因给业主带来直接经济损失的，第一年按银行半年期定期存款利率计收;第二年开始，按银行一年期定期存款利率计收。

　　第三档，业主能够证明因为物业原因给业主带来直接经济损失的，可依据损失情况减免违约金，直至违约金为零。

　　针对具体业户的违约金处理方案，由物业参加调解人员根据调解情况和调解老师的建议提出，请示物业经理后确定。

　　3.3 上述各项具体收取金额，以紫郡物业财务室的计算结果为准。

　　4. 我方对违约金作出让步或物业费打折的，需要业主签订保密承诺(模板见附件)。

　　紫郡小区业主委员会

　　紫郡物业服务有限公司

　　2022年12月5日

附件：

保密承诺

　　甲方：宁波鄞州紫郡物业服务有限公司

　　乙方：紫郡小区 幢 单元 室业主/住户(或紫郡小区 商铺业主/租户)

　　双方郑重承诺：对甲乙双方就20xx年度物业费纠纷在相关人民调解部门调解和人民法院审理的结果，在未经对方同意的情况下不得向第三方透漏。立字为据，双方共同遵守，如有违反，愿意承担法律责任。

　　甲方代理人(签字)： 年 月 日

　　乙方(签字)： 年 月 日

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篇2：法律诉讼是追缴拖欠物业费的最佳方式

　　法律诉讼是追缴拖欠物业费的最佳方式

　　面对业主长期拖欠管理费，我们一直希望通过一种最佳的方式来解决。这种最佳的方式是法律诉讼，还是另有蹊径?实践中，我们没有法律诉讼的行为习惯，更多地希望通过其他人性化的追讨方法解决。但是人性化的追讨方式，不能根本解决拖欠管理费的问题，因为希望不是出路。

　　受多种原因影响，我国目前物业管理服务费的收缴往往不可能达到100%。如果将因个别业主漏交或有意拖欠而造成的损失摊到其它业主身上，显然是不合理的，但由物业管理企业负担这部分损失也是不合理的。解决这一问题的正确途径是要尽可能提高物业管理服务费的收缴率。可是，长期拖欠管理费的现象，使得管理费的追缴工作并不理想，尽管管理者采取了多种追缴方式，结果还是：拖欠是拖欠者的通行证;因为我们没有想到用法律诉讼的方式，结果是：希望是希望者的墓志铭。

　　笔者想从如下几个方面，谈一谈用法律诉讼的方式追缴拖欠物业管理费的问题。

　　一、法律诉讼追缴拖欠物业管理费的法律基础

　　1、物业管理费用的构成

　　物业管理费用的构成大致可分为两大类：一类是管理费用，如办公费、保安费、绿化管理费、卫生管理费、管理工作人员的工资、福利等费用的支出。 另一类是公用设施及公用资源费用的支出，如公用水费、电费、房屋及公用设施的维护更新费用等。这两部分费用一般由物业管理企业向物业产权人或物业使用人收缴。物业管理费用的划分，有利于物业管理费用的使用与管理，可为物业管理工作的顺利开展打下良好的基础。

　　2、物业管理费收缴原则

　　我们一贯的做法是按“谁受益，谁负担”的原则，确定管理费的收取标准，由于全国各地的经济发展水平不同，市场经济发展程度、经济承受能力也不同，各地的物业管理服务水平也有高有低，各种不同类型、性质、特点的物业，其管理要求也不尽相同。为了使管理费的收取标准合理化、规范化，在确定构成物业管理企业的收入来源的管理服务费标准时，应充分考虑不同类型、性质、特点的物业，不同服务对象、不同消费层次的需求，以及不同的物业管理服务水平要求等。

　　按照“谁受益，谁负担”的原则，物业管理企业应分别向物业使用者、产权人等收取物业管理相关费用。毫无疑问，物业的使用者是物业管理的直接受益人，有负担物业管理费用的不可推卸的责任，同样物业产权人也有负担物业管理费用的责任。物业管理企业应采取“以业养业，取之于民，用之于民”的原则，筹集资金，用好资金。物业管理资金缺乏是物业管理企业开展有效的物业管理面临的最大问题，而问题带来的后果就是业主的权益直接或间接地受到影响。

　　从以上的管理费构成和管理费收取原则，可以看出，拖欠管理费不是小问题，这也是构成法律诉讼追缴拖欠物业管理费的法律基础。

　　二、法律诉讼追缴拖欠物业管理费的法律依据

　　物业管理费用是指物业管理企业接受物业产权人和物业使用人的委托(通过与业主委员会签订服务合同来实现)对物业及其设备、设施及相关的绿化、卫生、交通、治安和环境等项目开展维护、保养和维修服务及提供其他相关服务所需要的费用。按国家计委、建设部计价费[1996]266号文件第八条规定: 物业管理费用包括物业管理人员的薪金和福利、公共设备设施维护维修保养费、绿化管理费、清洁费、保安费、办公费、管理单位固定资产折旧费和法定税金等8大项目费用。其收取费用标准由各地根据本地区综合服务项目、劳动付出状况、物价指数变化和业主的经济承受能力，以及物业的档次制定。一般来说收费标准是实行政府定价或政府指导价、经营者定价、民主管理原则。

　　物业管理费用的收取标准及收取办法是物业管理委托服务合同的重要内容之一，而物业管理委托服务合同是执行物业管理费收取的直接法律依据。

　　三、法律诉讼追缴拖欠物业管理费的社会基础

　　在我们日常管理服务工作中，总会遇到个别的业主(住户)以种种理由拒交物业管理费用，而且长期拖欠，这一直是我们管理服务工作中的一个难题。对待拖欠管理费的问题，我们追讨的办法有3种:一是一般性追讨，二是针对性追讨，三是区别性追讨。这3种办法在实践中都不能从根本上解决物业使用人拖欠管理费问题，因为他们只要不想交管理费，你如何去追讨他们也不会理你，所以只有使出最后的法宝来追讨管理费，那就是法律诉讼。

　　我们不习惯于用法律的手续解决问题， 那是因为我们还没有形成市场的法律意识，又考虑到法律诉讼的法律成本很高，所以总是希望通过人际沟通的办法来协调解决，可是到后来追讨成本也不会低， 追讨的结果也不理想，希望总是被无情地抹灭，希望不是出路。正是在这种社会环境下，法律诉讼是一种解决问题的奢侈品，问津的人很少;也正是在这种环境下，我国的法律建设步伐非常快，法制化的社会环境逐步成熟，法制化的市场环境已经形成，依法办事、依法处理事情已成为我们处理问题或纠纷的最佳方式。特别是现在全国《物业管理条例》已发布，并将实施，物业管理法律环境愈来愈好，加之对条例的宣传力度不断深入，法律意识不断深入人心，这为法律诉讼追缴拖欠物业管理费创造了良好的社会基础。

　　四、法律诉讼是追缴拖欠物业管理费的最佳方式

　　物业管理费的追讨工作是一门管理艺术，收费员一定要有较高的文化素质和沟通能力，一般来说，这对管理费短期拖欠者有一定效果，但对长期拖欠者或者欠款上千上万元时，这种“管理艺术”的追讨工作就很困难了，这时法律诉讼是最好的办法。

　　有人担心法律诉讼会给业主与管理者之间造成新的不愉快，让业主与管理者之间形成对立，会影响企业的服务形象和管理服务品牌，这是杞人忧天。因为我们要清楚个别人拖欠管理费，受害者不仅仅是管理企业，还有其他已缴费的业主。这种经济学中“免费搭车”的现象，让广大业主的服务质量和受益权利直接受损，这一点对业主也可能不知道，所以我们要广而言之，告诉全体业主。

　　总之，法律诉讼解决拖欠管理费问题有如下好处：一是有利于规范物业管理市场，建设法制化物管;二是有利于规范物业管理市场各主体之间的市场行为，尽可能地减少管理纠纷;三是可以从根本上解决拖欠管理费问题，起到警示其他拖欠行为的作用;四是要完善市场环境，走法制化的道路，法律诉讼就是最好的工具，它让物业管理法制化的进程更有效地前进。

　　我们一直希望实现物业管理法制化，如果仅仅是喊口号，没有行动，我们将永远没有出路。