养老机构物资库存和实物管理制度
物资库存和实物管理制度
版本号：V5.0
恭和苑养老机构管理有限公司
二零一四年八月一日
目录
第一章概述3
第一条库存管理的目标3
第二条分工3
第三条库存管理工作整体概述3
第二章库存管理4
第四条库房设立和管理4
第五条收货入库5
第六条出库6
第七条食材库存8
第八条盘点8
第九条调拨8
第三章系统数据权责9
第四章其它10
第一章概述
第一条
库存管理的目标
1、规范性目标：建立标准化的物资管理流程与机制，减少管理漏洞，提高工作效率。
2、成本性目标：持续积累，逐步形成恭和苑供应商数据库，规范供应渠道，优化供货质量，价格、服务。
3、标准化目标：通过持续的积累，逐步形成恭和苑物资的标准配置，提高物资配置的稳定性。积累物资管理数据，保证数据及时与完整，并对数据进行分析，尤其是对差异点与异常点进行分析，并在此基础上逐步形成标准化成本指标。
第二条分工
1、运营公司的职责：制定与评估优化物资管理体系，并指导、支持和检查恭和苑对物资管理体系的执行。
(1)制定物资管理制度、流程、制定标准化的表单。
(2)指导、培训物资管理制度、流程、标准化表单的应用。
(3)检查物资管理制度、流程、标准化表单的执行情况，发现问题并及时优化改进。
(4)相关物资数据查询、分析，发现问题并给出解决方案建议。
(5)恭和苑开业前期采购工作的全面支持及执行A类物资采购。
2、恭和苑的职责：执行物资管理体系。
3、物资类别规定：
(1)A类物资：运营核心标配产品，由总部开发供应商进行统一供货和服务，分店只需请购即可。如：软装、标识类、家具、床品、工服、医疗设备、宜老专用设备用品。
(2)B类物资：供货商引进由当地分店办理，不用经总部审批。分店按标准和流程进行采购和结算如：食材、除A类外的其他物资的合同签订。
(3)物资类别的分类和采购相关制度，具体内容请参见《物资采购制度》。
第三条
库存管理工作整体概述
物资管理工作包含请购、采购、库存管理、结算4个环节，概述如下：
1、请购：所有请购均由恭和苑发起。
2、采购：
1)请购审批通过后，开始采购工作;
2)A类物资类别的采购工作由公司行政部采购人员执行，B类物资类别的采购工作由恭和苑综合部采购人员执行;
3)采购工作过程包含供应商评审、合同拟定及会签、订单下达，食材批价、入库验收、供应商管理、结算。详细见供应商选择说明、食品批价说明、库存管理说明、供应商管理说明。
4)关于采购流程的具体内容请参见《物资采购制度》。
3、库存管理
1)所有库存管理均由恭和苑库管执行，包含食材、非食材物资所有库存管理，其他部门进行配合。
2)库存管理包括库房设立和管理、验收入库、出库、退库、退换货、盘点、报废、调拨等内容。
4、结算
1)结算工作由采购经办人员发起，由恭和苑财务部门办理，包括合同付款，借款，报销。
2)A类物资类别的合同付款由行政法务部采购人员与供应商对账，并发起恭和苑合同付款申请流程。B类物资类别合同付款、包括食材合同付款，由恭和苑综合部采购人员与供应商对账，发起合同付款申请流程;
3)借款流程：需要借款时，由采购经办人发起借款流程，详见财务借款流程。
4)报销流程：需要报销时，由采购经办人发起报销流程，详见财务报销流程。
5)结算相关的具体内容请参见《物资采购制度》。
物资管理的总体流程如下图：
第二章库存管理
第四条
库房设立和管理
一、库房设立
恭和苑设食材一级库房、非食材一级库房，统一管理所有物资，根据实际需要设立部门二级库房。
岗位权责：
1)仓库库管：申请增加仓库，提供仓库名称、所属公司、仓库管理员;
2)系统管理员：根据申请，在系统中增加仓库，并分配选项;
二、实物管理
1)库存物资要进行分区管理;将不同的物资分类放置，按规定留有通道、墙距、灯距。物资堆放整齐、美观、按类摆放。物品存放地点要有分类记录，方便准确查找。
2)仓库要注意门禁管理，非相关人员不得随便入内;
3)储存物资要防火、防水、防压、防潮，库内要设有防水、防火、防盗、防虫、防鼠咬等措施，注意仓储区的温湿度，保持通风良好，注意卫生、保质期情况，保证库存物资完好。
4)岗位权责：
仓库库管对上述内容负责。
第五条
收货入库
适用范围：适用于恭和苑所有物资(包括固定资产和低值易耗品)入库。
1)使用部门人员验收合格后由库管入库;验收不合格，应拒绝收货，由采购经办人进行退货、换货。及时完成验收入库;无固定使用部门的物资由采购人员配合库管验收质量;
2)收货时，填写收货单，由使用部门、库管、采购经办人审批，审批通过后，方可入库;。
3)收货时要区分资产、低耗还是耗材，其中固定资产在收货时，选择资产库，系统后续生成固定资产卡片，以卡片的形式入库;低耗品在收货时，选择低耗库，系统后续生成低值易耗品新增卡片，以卡片的形式入库;耗材在收货时，选择相应仓库，后续生成入库单，以入库单形式入库。
4)入库单是重要的原始凭证，库管留存好底联备查，要给财务一联记账，给采购人员一联汇总保存。
5)入库后，财务会计由入库单生成凭证;
6)对应的流程图如下：
7)岗位权责
a)仓库库管：负责在系统中登记收货信息，填写收货单;生成入库单、资产卡片、低耗新增卡片;
b)使用部门：负责验收物资，确定物资是否符合要求;审核收货单;
c)采购员：审核收货单，确定物资采购的供应商和供货价格无误;
d)财务：协助区分资产、低耗还是耗材;审批收货单;生成凭证
第六条
领料出库
管理目标在于：清晰、准确办理出库。
1)领料出库的定义：指耗材从仓库中领出使用，进入成本。一级库物品出库到二级库，是库存调拨，不属于出库，详见第十条调拨;
2)领料出库流程：由领用人填写领料出库单，领料出库单经过部门主任、仓库库管审批后，才能到库管出领出物品;
3)出库后，由财务会计由出库单生成凭证;
4)对应的流程图如下：
5)岗位权责
a)领用部门：填写出库单;领出耗材;
b)领用部门主任：审核出库单;
c)仓库库管：审批出库单;准备领出耗材，出库;打印出库单;
d)财务：生成凭证。
第七条
退料入库
管理目标在于：清晰、准确办理退库。
1)领料退库的定义：指耗材已从仓库中领出使用，进入成本。但因某些原因，物料有剩余，不再使用，将物料退还给库管，并减少成本;
2)领料退库流程：由申请人填制出库冲销单，经过部门主任、仓库库管审批后，才能将物品退还给库房;
3)退库后，由财务会计由出库单(退库)生成凭证;
4)对应的流程图如下：
5)岗位权责
a)领用部门：填写出库单(退库);退还耗材;
b)领用部门主任：审核出库单;
c)仓库库管：审批出库单;回收耗材;打印出库单;
d)财务：生成凭证。
第八条
食材库存
对于蔬菜、水果、肉禽、水产品等类别物资的管理方式为入库即出库，即：确认入库后直接生成对应的领用出库;其它类别按照正常的库存管理;
第九条
二级库管理
管理目标在于：通过一级库控制成本，二级库内控制实际使用数量;
1)由一级库出库单(领料出库单)生成二级库入库单(其他入库单);
2)二级库出库单(其他出库单)由二级库内部使用，不参与成本计算，不使用工作流。
第十条
盘点
管理目标在于：分工明确、及时、准确、统一口径完成盘点。
1)原材料按月进行盘点。
2)盘盈盘亏的审批权限：在盘点中对物资的盘盈、盘亏、毁损等，要查明原因，分清责任。出现盘盈盘亏时，一律上报院长审批。
3)盘点时，由库管负责盘点，财务部参与盘点并监督。
4)对应的流程图如下：
此处缺少流程
5)岗位权责：
a)仓库库管：
b)财务：
c)院长：
第十一条调拨
1)管理目标在于：一级库与二级库之间物资转移物资调拨由二级库管理员发起调拨单，经过部门领导和一级库库管审批后，物资由一级库调入二级库。
2)调拨原则上每次调拨一周使用量;
3)岗位权责：
a)二级库库管：填写调拨单;
b)二级库部门领导：审核调拨单;
c)财务：审核调拨单;
d)一级库库管：审核调拨单;准备调拨耗材;
e)一级库部门领导：审核调拨单;
f)院长：审批调拨单。
第三章系统数据权责
为保证系统数据的准确性和及时性，针对具体的业务环节，相应的数据权责要求如下表：
序号
作业分类
作业要求
责任部门
考核说明
考核金额
时效
1收货单
采购收货单
仓库库管员
到货数量不按实际填写
实际到货后1个工作日
仓库库管员
收货单未区分资产、低耗还是材料
仓库库管员
收货单不及时、无订单收货，包括订单与到货单不一致(规格型号，金额)
综合部主任
收货单审核不及时，导致入库滞后，影响财务入账
5出库单
领料出库单
仓库库管员
物料出库时，出库单未审批完成
6领用部门主任
审批不及时，影响财务记账
7调拨单
调拨单
仓库库管员
调拨物品出库时，调拨单未审批完成
备注：所有的时效，如果未月末最后一天，则为当天完成
第四章其它
采编：www.pmceo.cOm篇2：项目经理部机械物资设备进场检验制度
项目经理部管理制度标准化--机械物资设备进场检验制度
第一条
进入施工现场的工程物资应执行进场检验。
第二条
工程机械物资设备(含顾客财产)进货验证、检验和标识。
根据工程机械物资设备的价格及其对构成产品的重要程度，将工程机械物资设备划分为一般物资和重要物资。
第三条
一般物资的验证、检验：
1、验证内容包括：数量、规格、型号、质保书、质保期、合格证及外观等内容;
2、一般物资中水泥及水泥制品的验证、检验按《通信信号用混凝土构筑、水泥制品及水泥检验规定》执行;
3、项目部质检员组织实施验证、检验，并保持记录;
4、项目部材料员参与并办理入库手续。
第四条
重要物资的验证、检验：
1、结构件的验证、检验：应核对型号、规格、数量等，并检查外观是否变形或损坏。根据产品技术条件，按项目要求全数或抽样测试电气特性;
2、设备开箱验证：应根据装箱清单核对数量、规格、型号，检查出厂检验记录、质保书、合格证、备附件、外观等;
3、项目部实施验证、检验，并保持记录。
第五条
顾客要求驻厂检验时，与顾客沟通，确定检验方法和放行形式。驻厂检验合格的物资到达现场后，应再次验证。
第六条
进货物资验证状态标识
1、待检物品为未检状态，不挂验证状态标识;
检验合格：挂料签或贴绿色验证合格标签和盖蓝色图章;
2、检验不合格：贴红色验证不合格标签并隔离放入不合格区;
3、待确定状态：贴黄色验证待确定标签并放入待确定区。
第七条
项目部质检员应根据验证、检验结果填写验证、检验记录并报项目部;应与供应商建立有效的沟通机制，根据进货物资的原始标识及验证、检验记录，处理产品质量问题。
第八条
顾客提供的物资在进货检验中发现不合格的，应及时告知顾客，配合顾客处理产品质量问题。
第九条
进场验收不合格的物资不得投入使用。
第十条
未经检验的物资，不得投入使用，不允许紧急放行。
篇3：项目经理部管理制度标准化--物资采购管理制度
项目经理部管理制度标准化--物资采购管理制度
第一章物资申请计划
第一条
项目部根据工程施工合同、施工设计文件、相关会议纪要、施工调查等，按工程件名分别提出申请计划，报客专中心物资主管部门审核，经客专中心领导批准后实施。
第二条
因设计变更或建设单位要求而造成重要物资积压、减少或变更时，项目部应及时提出变更申请计划，报客专中心物资主管部门审核，经客专中心领导批准后生效。由于变更造成的经济损失，由项目部负责向建设单位办理确认手续及追加经济补偿等事项。
第二章物资采购
第三条
物资采购(零星购料除外)必须签订合同。
第四条
施工生产中主要设备(如通信、信号设备;干线光、电缆、信号电缆等)和大宗物资由客专中心实施采购;对一些采购程序简单(如业主、总包单位已经招标和确定的施工物资等)和供应渠道明确的物资，由项目部实施采购;采购合同由客专中心统一管理。
第五条
施工工程中一般物资，由项目部根据施工实际情况和工程施工进度，按计划分期分批自行采购。采购合同报客专中心备案。
第三章物资采购原则
第六条
遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则、诚实信用原则、效益原则。
第七条
坚持“质、量、价、时”综合平衡的原则。
第八条
除仅有唯一供货单位或客专中心生产经营有特殊要求外，客专中心主要物资的采购应当选择两个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等方面择优采购。
第九条
应选用(特别是铁路信号工程)经相关权威部门认证通过的产品，业主或设计推荐的产品也应符合上述要求;如业主或设计推荐的产品不符合上述要求，项目部应积极与业主和设计沟通，由业主或设计出具书面意见后方可使用，相关资料送客专中心相关部门长期保存。
第十条
项目部采购的设备材料，其采购价不得超过工程管理部门公布的设备材料采购指导价。
第四章供应商管理
第十一条
供应商是指采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，包括供应客专中心、供应商和采购代理机构等。
第十二条
供应商应当具备下列条件：
1、有独立的法人资格;
2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;
3、具有履行合同所必须的资金实力和专业技术能力;
4、具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;
5、三年内无重大违法的生产经营记录;
6、法律、行政法规规定的其他条件。
第十三条
供应商应提供的资质证明资料：
1、营业执照(投标项目必须属于规定的生产经营项目);
2、法人代表授权委托书;
3、税务登记证;
4、质量(环境)管理体系注册证书;
5、电信设备进网许可证、生产许可证、产品质量鉴定证书;
6、与投标项目一致的相关业绩说明。
第十四条
工程管理部门和项目部应整理、收集并保存供应商资料，建立合格供应商档案。工程管理部门并负责各项目部合格供应商名单的汇总，并定期公布。
第五章物资采购合同管理
第十五条
物资采购合同在签订前，应认真做好采购物资市场询价工作和物资采购中标单位推荐工作。
第十六条
物资采购合同评审，合同的评审的主要内容如下：
1、是否有违反法律、法规及签约原则的条款;
2、双方是否具备相应资质及履约能力;
3、是否具备签订合同必要条件;
4、从工程质量、工期、资金、成本效益等方面评审合同风险;
5、合同条款是否完善，内容是否详尽准确。
第十七条
重大物资采购合同，除了评审外，有关合同条款还必须经过客专中心律师审核，方可签订物资采购合同。
第十八条
签订合同时，应使用客专中心规定的合同文本或工商局的标准合同书，须有法人代表或法人代表委托书的代理人签字。
第十九条
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
1、当事人的名称和住所‘
2、标的;
3、数量;
4、质量;
5、价款或报酬;
6、履行期限、地点和方式;
7、违约责任;
8、解决争议的方法。
第二十条
有下列情形之一的，合同无效。
1、一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益;
2、恶意串通、损害国家、集体或第三人利益;
3、以合法形式掩盖非法目的;
4、损害社会公共利益;
5、违反法律、行政法规的强制性规定。
第二十一条
采购合同签订后，工程管理部门应严格按照合同的要求进行实施和管理，由客专中心管理部门管理的合同，合同款项的拔付，由合同管理部门提出申请，经财务部门审核，最终由客专中心总会计师批准或总经理方可支付合同的有关货款。
第六章现场物资管理
第二十二条
项目部应按客专中心有关规定，配置专职材料管理人员，设置现场料库，建立健全现场物资管理制度，全面负责对工程物资的现场管理。工程管理部门应对项目部的现场物资管理进行监督、检查、指导。
第二十三条
项目部材料人员负责工程施工物资到达的接收和保管。
第二十四条
项目部材料人员负责批准的零星材料采购工作。
第二十五条
物资检验应按客专中心质量管理体系的规定配合质检员进行物资的进货验证、检验，确保采购物资质量。采购物资发现质量问题，项目部应在规定时间内及时与有关单位、部门联系解决。
第二十六条
物资到货的点验、领用、处置的流程和规定:
1、采购物资到货后，应当进行点验，检验其数量、规格、品种和质量。物资点验必须有两人以上参加，填一式二份材料点验单，由该采购人员和保管人员(或现场收料人员)、物资主管等参与验收的人员分别在点验单上签字。点验过程中发现数量、规格、品种和质量不符的，应如实做好验收记录，并向项目经理汇报，并及时采取措施，以减少损失。参与物资点验的人员应当严格按标准和程序进行点验，并对点验结果承担责任。
2、项目部应根据要求建立材料管理账册，按品名、规格、数量、单价、金额进行材料物品分类管理。
3、领用时填写一式二份材料领用单，一份作为财务报销的凭据，一份作为材料保管人员的进出库手续。料库管理人员应根据在途单或者发票做好点收工作，根据点收单和领料单按月填制库存物资动态表，做到账账、帐表、帐实相符。
4、存货按季盘点，年度终了前应进行一次全面的盘点清查，做到帐实相符，账账相符。发生数额较大的盘亏、毁损，所在项目部应查清原因，及时报告客专中心物资主管部门。
第二十七条
现场料库应严格按客专中心物资管理规定，做好库存物资的仓储、保管工作。
第二十八条
工程剩余物资或废旧材料根据物资性质依据有关规定处置或调剂使用。
第七章监督及法律责任
第二十九条
客专中心监察审计部门为物资采购的监督部门，负责对采购程序中的每一个环节(计划编制、审查供应商的资格、选择和招标采购方式、谈判和评标、履行采购合同、验收商品以及结算货款等)进行监督。
第三十条
纪委、监察审计部门对采购实行全过程监督。除了事前监督和事中监督，还可对采购活动进行事后监督，以提高采购活动的经济效益。
第三十一条
对招标采购活动中的不规范行为及违法行为，按《中华人民共和国招标投标法》相关规定执行。
第三十二条
客专中心职工有权对违反本规定损害客专中心利益的行为向客专中心或政府有关部门举报。对举报人应当保护，任何人不得打击报复。
第三十三条
对违反本规定弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，客专中心应根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分;给客专中心造成直接经济损失的，应依法赔偿;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
篇4：公司物资采购管理制度
公司物资采购财务管理制度
1总则
为了进一步规范物资采购行为，加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益，特制订本制度。
本制度是对公司购买原材料、燃料、辅料、备品备件(含进口)、工具(含进口)、油化、包装、产配件、外购外协件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资及劳务协作过程中所发生的财务行为的基本规范。
2采购原则
2.1物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。
2.2除公司生产经营有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择两个以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。
供货单位选择和采购价格的确定，应做到公开、公平、公正，不搞个人特权和人情交易。
3物资采购价格管理
3.1公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按TS16949“采购控制程序”文件执行。
公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。
3.2公司成立专门的招标评审工作机构，由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下：
3.2.1采购部门(包括物资供应、工程部门、工具部门、设备制造部门)负责提供招标单位资料，拟定招标方案。
3.2.2技术、质量部门依据采购部门提供的招标单位资料，从技术、质量角度对招标单位的物资(产品)能否符合公司要求进行论证，并做出鉴定意见。
3.2.3财务部门着重进行价格论证，在满足技术、质量要求的前提下，选择最低价位的供应商。
3.3经相应部门论证后，招标金额在100万元以下的物资采购，由招标评审机构集体讨论确定中标单位，招标金额在100万元以上的，由招标评审机构提议交总经理办公会议批准实施。
3.4各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的，应取消定点资格。
3.5为确保采购物资优质优价，公司对已经定点采购的单位，也必须每年进行审定，不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。
3.6对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理：
3.6.1同一型号规格一次采购金额在1万元以下或年累计采购金额在10万元以下的物资,由采购部门负责人批准后采购。
3.6.2同一型号规格年累计采购金额在10--20万元的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，确定采购价格。当意见不一致时，由分管财务副总经理最终决定。
3.6.3同一型号规格年累计采购金额在20万元以上的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，报财务副总经理批准后采购。
3.6.4同一型号规格年累计采购金额超过100万元的物资，按上述程序审核后，由财务副总经理提交总经理办公会议决定，批准实施。
3.7公司委托子公司对外采购物资，采购价格按上述相应权限审核，经批准后采购。财务部门负责制定对内销售加价率。
3.8为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的，则应在一周内给予答复;其余的则应在三天内给予答复;财务部门应与各采购部门认真配合，确保及时采购。
4合同签订与内部审核
4.1凡已进行招标采购的物资必须签订合同;非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满20万元以上的，也应签订合同。如事先不能确定的，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。
4.2合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前，必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同。
4.3合同正本其中一份应由财务部门保留。
5资金付款及报帐管理
5.1根据采购资金用款的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资发票报帐时，再进行审核。
5.2财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下：
5.2.1有无书面合同。
5.2.2合同是否有授权签订的批准手续。
5.2.3报帐发票的单位、物资名称，数量，单价等是否与合同规定相符。
5.2.4无合同的付款事项是否符合公司相应的规定。
5.3对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度，落实责任。
5.4财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料。
5.5审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长(总经理)负责。
6有关责任
6.1公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定，支持公司采购部门、价格监督部门履行职责。
6.2公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。
6.3凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿;对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
7附则
7.1本制度适用于公司本部，全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定，经批准后实施。
制订部门：工程处
负责人：冯志明
管理处审定：宣建清
7.2本制度由公司财务部门负责解释。
篇5：物业绿化工程部物资采购的管理制度
物业绿化工程部物资采购的管理制度
1.目的
为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控，确保绿化工程的顺利开展。
2.范围
适用于公司绿化工程部
3.职责
部门/岗位工作内容
总经理/分管领导负责权限内的物资审核、审批
相关职能部门负责权限内的物资审核、审批，采购行为监控。
参与现场议价。
部门经理负责权限内的物资审核、审批
负责对部门物资采购的监控
工程主管负责对工程用物资采购的审核
养护项目负责人负责对绿化养护类物资采购的申请、审核
工程项目负责人负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监督
部门采购员负责物资的`采(订)购
苗木(物资)验收人负责部门工程(苗木)物资的验收，独立于采购员。
4.方法与过程控制
4.1中标工程的物资采购申请
项目操作办法
合同评审评审时，须附《绿化苗木采购申请单》。
物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。
报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。
合同签订按地产公司的合同文本签订工程合同
4.2地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请
项目操作办法
物资申请根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。
报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。
甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销
合同如地产公司事后要求补签合同时，按合同管理程序进行
资料部门保存签证单、业务指令单等记录
4.3物业服务中心补苗及部门工具用品的采购申请
项目操作办法
苗木类申请人填写《绿化苗木采购申请单》，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。非苗木类填写物资申请，按权限审批后采购。
4.4采购行为、资金的管理办法
项目操作办法
常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录(填写《合格物资供方(品牌)一览表》)及价格清单，并挂部门内部网页，长期合作的应每年签订框架协议，每次采购时可不签订采购协议。
市外苗木采购市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正规发票的供应商购买。
单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价，填写《供方现场(约见)评审记录表》(人工外包的单独签订施工协议)。
结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000(含)元以上，必须事前经分管领导审批，支付时，金额在10000元以上的必须两人以上前往结账;金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。
不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。
甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确认。
市内苗木采购在价格、质量同等条件下，应选择在合格供应商采购。
结账以转账方式，可采取月、季等期限定期付款。
合格供应商无需要的苗木或价格不合理时，经部门经理同意后可以在其它苗场采购。
如不能进行支票交易，按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。
不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。
其他物资采购按《采购管理程序》要求执行
4.5验收入库及报销办法
项目操作办法
养护绿化苗木项目负责人负责验收，核对实数，并在供应商送货单收货人处签名、填写《绿化部苗木(物资)采购验收单》。现场领用物资。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。
凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木(物资)采购验收单》等资料报销。
工程绿化苗木
设备工具、药品、肥料等备用品由专人验收入库，仓管员填写《进仓单》、入账。
物资领借用按《物资存储及管理程序》执行。
凭《进仓单》、发票等报销。
土方、陶粒、一次性消耗品工程项目负责人负责验收，核对实数，并在《物资申请单》备注栏中签名，现场领用。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。
采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。
4.6本办法中未明确规定的内容，按公司《采购管理程序》执行。
5.相关文件
vkwy7.4-z01《采购管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物资存储及管理程序》
6.记录表格
vkwy7.4-z01-f1《物资申购单》
vkwy7.4-z01-f3《物资/服务申请报告》
vkwy7.5.5-z01-f1《进仓单》
vkwy7.5.5-z01-f2《物资领(借)用单》
vkwy7.5.1-j01-06-f1《绿化苗木采购申请单》
vkwy7.5.1-j01-06-f2《供方现场(约见)评审记录表》
vkwy7.5.1-j01-06-f3《绿化部苗木(物资)采购验收单》
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