采购合同管理规定

　　20**年采购合同管理规定[1]

　　总则

　　1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

　　2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

　　采购合同的编写

　　1.公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

　　2.公司一次性采购物品金额高于

　　3.采购合同的编写程序。

　　1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

　　2)进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

　　3)拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理/分管副总进行审批。

　　4)拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

　　4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

　　1)合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

　　2)采购物品的单价、总价。

　　3)采购物品的数量与规格型号。

　　4)采购物品的品质和技术要求。

　　5)采购物品的履约方式、期限、到货地点。

　　6)采购物品的验收标准和方式。

　　7)付款方式和期限。

　　8)售后服务和其他优惠条件。

　　9)违约责任和解决争议的方法。

　　5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

　　采购合同的签订

　　1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

　　2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

　　3.对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

　　4.签订后的合同由财务部保管。

　　采购合同的执行与控制

　　1.合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

　　2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

　　3.采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

　　4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂

　　的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

　　5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

　　6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

　　采购合同的修改与终止

　　1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。

　　2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化(例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货)采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

　　3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

　　4.有下列情形之一者，视为合同终止。

　　1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

　　2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

　　3)出现违背合同条款的状况。

　　4)逾期没有履行合同约定的。

　　5)发生符合合同条款中合约解除的事项。

　　合同纠纷的处理与合同管理

　　1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

　　1)与供应商协商解决

　　2)请第三方协调解决。

　　3)由仲裁机构进行仲裁。

　　4)通过法律途径解决。

　　2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

　　1)泄露合同内容。

　　2)私自更改合同内容。

　　3)丢失合同。

　　4)在合同签订做资料保管中损害公司利益。

　　3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

　　附则

　　1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

　　2.本制度自总经理/分管副总办公会议审议后执行。

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篇2：商品采购合同管理

一、商场采购合同的内容
商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:
1.商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
2.商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。
3.商品的价格和结算方式
合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。
4.交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。
5.商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
6.违约责任
签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
(2)未按合同规定的商品质量标准交货;
(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
7.合同的变更和解除条件
在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。
除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。

二、采购合同的签订
1.签订采购合同的原则
(1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。
(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。
(5)采购合同应当采用书面形式。
2.签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
(3)填写合同文本。
(4)履行签约手续。
(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。

三、商场采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
1.加强商场采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行
商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。
3.处理好合同纠纷
当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
4.信守合同
合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也关系本商场的声誉和形象。

篇3：置业集团企业采购合同管理规定

　　置业集团公司采购合同管理规定

　　第一章总则

　　第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的严肃性、有效性及规范性，特制订本规定。

　　第二条本规定适用于采购管理中心。

　　第二章各业务阶段的合同管理

　　第三条合同谈判：

　　（一）谈判人员必须通过公司组织的正规商务谈判和合同知识培训；

　　（二）在和客户谈判之前，主谈人员必须用规范的表格做好详尽的谈判计划；

　　（三）所谈物资为固定资产时，必须按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文；

　　（四）所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判，并对相关技术参数签字确认；

　　（五）大型安装项目合同，除商务谈判外，还必须连同总经办、工程项目人员一起到供应商处实地考察，以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。

　　（六）无论何种物资，原则上杜绝独家供货，必须找至少三家以上的客户进行投标、洽谈

　　（七）工程部等其他部门配合谈判的合同，采购人员须严格遵守公司的前后台管理，做好各方人员的协调工作。

　　（八）所谈供应商为新客户时，则其必须提供相关的证件（税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书）；

　　（九）物资涨价时，必须有确凿的信息来源，并经部门经理批示后方有权涨价。

　　第四条合同签订

　　（一）所有进行洽谈的合同必须有需求部门正规的物资申购单，并经过本部门领导审核后方可进入采购程序；

　　（二）属于招标采购的，必须严格按照部门的《招标手册》开展工作，开标、议标、谈判增值表等各项资料必须齐备。

　　（三）所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本，不得随意更改。

　　（四）在签订合同前，须要求供应商提供各项有效的证件，作为合同附件一起评审、存档。

　　（五）买卖双方单位名称要做到"四一致"（抬头、落尾、图章与营业执照），不可相差一厘一毫。

　　（六）若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订，附件号可按签订合同时的日期编号，如：20**年12月2日签订合同的附件可编号为20**-12-02号附件。

　　（七）合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用"/"代替。

　　（八）"标的"中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以"捆、扎、堆、斤"等模糊或不规范词语填写；合计金额栏应用规范的大写文字填写。

　　（九）我方签约人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款，特别是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。

　　（十）合同条款中原则上不允许出现笔误或删改，特殊情况出现笔误或删改，应由双方当事人签字认可，并在笔误或删改处加盖双方的公章。（不准在合同文本上涂改任何文字）

　　（十一）所谈对方是个体户时，则必须填写对方家庭住址，并附有身份证复印件。

　　（十二）除合同外，还须和供应商签订单独的《廉政协议》，作为合同附件一起评审、存档。

　　第五条合同评审

　　（一）合同签订后，首先由供应商签字盖章，之后由我司的合同签订人员认真填写合同评审表进行合同评审，合同评审表上各项内容必须完备、真实、准确。

　　（二）合同评审表上除中标单位外，还必须认真填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同，拒绝评审。若是特殊情况，须认真在评审表上详尽说明。

　　（三）合同原件要求一式五份，并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档，一份财务部保存，一份部门留存，一份供应商，一份备用。

　　（四）合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后，按照如下流程进入评审程序：合同签订人──招标处负责人──采购管理中心法务人员──采购管理中心评审处──采购管理中心负责人──财务部负责人──总经办合同评审人员。

　　（五）合同签订人负责合同评审过程中的跟催和解释等各项事宜，直至合同盖章、存档。

　　（六）上述每个流程的评审人员都须认真审核合同的各项条款，并在合同评审表上签字确认。

　　（七）合同评审时间原则上要求当天结束，特殊情况评审人员须及时和合同签订人说明清楚。

　　（八）合同评审人员发现合同问题，须及时反馈给合同签订人，以保证大家口径一致，共同谈判，提高工作效率，降低采购成本。

　　（九）总经办人员审核签字后，即表示合同评审结束。之后即可填写《用章申请单》，由采购管理中心总经理签字同意后，到行政部盖章。

　　（十）盖章后的合同一式四份，并按要求分发给各部门。

　　第六条合同执行：

　　（一）盖章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力。

　　（二）若本合同所采购的物资隶属某工程项目，且该工程项目采购管理中心在工地现场派驻有专职的人员，则合同签订人可以直接把该合同交给现场的负责人员由其执行，如：办理预付款、接受货物、报批发票等。

　　（三）若本合同不隶属某特定的工程项目或采购管理中心没有安排专职的工程负责人员，则合同签订人即为合同执行的直接负责人，负责合同执行中各项事宜的安排、协调等。

　　（四）合同开始执行，材料进场或供应商工人进驻工地时，合同执行的直接负责人要积极协调各项事宜，妥善处理好供应商和工地人员之间的关系，在处理好前后台管理的同时，保证项目的顺利进展。

　　第七条合同档案管理

　　（一）行政部评审盖章后的原件合同（每份一式四份）先由行政部存档一份，采购管理中心留存一份，其他两份由采购管理中心转交给财务部和供应商。其他部门若有需求则自行复印合同。

　　（二）合同管理员在接受合同时，应对评审表、合同内的相关内容、以及客户的相关证件进行审核，并进行书面交接。

　　（三）当别的部门因工作需要要查阅相关的合同时，一定要其部门第一负责人签字认可后，方可查阅。

　　（四）未经许可，任何人不得私自复印合同。

　　第三章附则

　　第八条本规定解释权、监督执行权归采购管理中心。

　　第九条本规定自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。

　　采购管理中心

　　颁发日期：二零零七年一月八日