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企业文件管理制度格式

编辑:物业经理人2020-07-19

  企业文件管理制度格式

  第一章 总则

  第一条 为了减少发文数量,提高办公速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度.

  第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料.

  第三 条 按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办公室(以下简称两办)归口管理.

  第二章 收文的管理

  第四条 公文的签收

  1.凡来厂公启文件(除厂领导亲启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封.在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件庆查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.

  2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的 “四对口”核定.如果其中一项不对口,庆立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号.

  第五条 公文的编号保管

  1.两办机要秘书对上级来文拆封后 庆及时附上 “文件处理传阅单”,并分类登记编号,保管.须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续.

  2.本厂外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存.

  第六条 公文的阅批与分转

  1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办.为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急 文要即阅即办.

  2.一般函、电、单据等,分别由两机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.

  3.为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外).

  第七条 文件的传阅与催办

  1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,有得将有密级的文件带回家、宿和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看.对尚未传达的文件不得向外泄露内容.

  2.阅读文件庆抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责.如有领导 “批示”、 “拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.

  3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,经防止丢失泄密.

  4.文件阅完后,庆送交两办机要秘书,切忌横传.

  5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件庆及时归档周转.

  6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织有关文件,或由两办机要室通知机要室阅文.

  第三章 发文的管理

  第八条 发文的规定

  1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中于党委和厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下放送正式文件.

  2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将文件底稿分别交两办审核.党委、厂部同意发文,则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口经党×字、厂×字发文.群众团体文件由党委批转.

  3.对全厂影响较大,涉及两个以上分管厂领导分管范围的文件,须由党书记或厂长批准签发.其余文年均由分管厂领导批准签发.

  第九 发文的范围:

  1.凡以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.

  2.党委、厂部下发文件主要用于:

  a.公布全厂规章制度;

  b.转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;

  c.公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

  d.公布全厂的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等作的决定;

  e.发布有关奖惩决定和通报;

  f.其他有关全的重大事项.

  3.党委、厂部上行文、外发文主要用于:

  a.对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

  b.对兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜.

  4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科书面或口头通知执行一,般不用厂部文件发布.

  5.凡各业务科室召开专题会议所作的决定,一般都不应发文,为备查考,可以科室名义《工作简讯》发会议纪要.

  6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文.

  第四章 发文程序与要求

  第十条 发文程序规定:

  1.各单位需要发文,应事先分别党委、厂部提出申请;

  2.党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

  3.草拟文稿必须从全厂角度出,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整.严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

  4.文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

  5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

  6.经两办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容,质量负责);

  7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚;

  8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

  9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委,厂部领导审定批准签发;

  10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印;

  11.文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;

  12.文件打字后,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发.

  第五章 文件的借阅和清退

  第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须经两办主任同意后方可借阅.

  第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划.

  第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作.(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.)如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告.

  第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.

  第六章 文件的立卷与归档

  第十五条 文件的归档范围:

  1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档:

  a.上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复;

  b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;

  c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

  d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报,会议记录等;

  e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

  f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;

  g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;

  h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

  I.工厂日志和大事记;

  j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料;

  2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档.

  第十六条 产卷要求:

  1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.

  2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性.

  3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份.(接交单位各留存一份备查).

  第七章 文件的销毁

  第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,两相要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续.

  第十八条 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁.

采编:www.pmceo.cOm

篇2:化工公司行政管理制度:文件管理制度

  化工公司行政管理制度:文件管理制度

  1 公司文件管理分为发文、收文、内部文件处理和立卷归档等,处理文件必须做到及时、准确、周密、安全。

  2 行政管理部要建立发文、收文登记簿,作为管理发文和收文以及查找文件的依据。

  3 发文处理程序包括起草、核稿、签发、会签、缮印、盖章、存档和发送,凡属综合性、全公司性的文件由行政管理部起草,凡属专业性的文件由各专业部室起草。各部室以公司名义草拟的文件由行政管理部审稿,拟稿不合要求的,要重新拟稿,稿件若有较大改动,应通知起草人。稿件审核完毕后,呈送总经理签发,属专业性文件,呈送分管经理签发,属便函性文件由各部室起草签发。签发的文件由行政管理部统一登记、编号、打印,由起草者校对无误后交行政管理部印发。

  4 上级机关、同级单位及有关单位为传达精神、联系工作和交流情况所发来的文件、电报、信函、内部刊物、资料等,均由行政管理部负责签发、拆封、登记、分类、分发、催办和归档。

  5 一般文件应做到送不过日,急件要加签“急件”,随收随送。公司人员外出开会带回的文件及材料,要及时送交行政管理部进行处理。文员按批阅意见分别传送公司有关领导及各部室。传阅文件在各部室停留时间不得超过两天。

  6 文件传阅或处理完毕后,公司领导和有关部室负责人要在文件处理单上签字或简要说明处理意见,全部阅完后由行政管理部催收归档。

  7 行政管理部收到的急件如遇公司领导不在,有权直接发送到有关部室阅办,不可耽误文件要求的有关事项,事后应由行政管理部负责向公司经理汇报文件处理情况。

  8 文件归档后应严格执行保管制度,借阅文件要向文员打借条,借阅者要妥善保管,不得丢失和外传,否则追究有关人员的行政和经济责任,后果严重的,依法处理。

  9 文件的复印须经过行政管理部负责人同意,否则如出现泄密等问题,将追究有关人员的责任,后果严重的给予严重处分。

篇3:PM集团文件管理制度

  PM集团文件管理制度

  一、公司文件管理分为发文、收文、内部文件处理和立卷归档等,处理文件必须做到及时、准确、周密、安全。

  二、发文处理程序包括起草、核稿、签发、会签、缮印、盖章、存档和发送,凡属综合性、全公司性的文件由行政管理部起草,凡属专业性的文件由各专业部室起草。各部室以公司名义草拟的文件由行政管理部审稿,拟稿不合要求的,要重新拟稿,稿件若有较大改动,应通知起草人。稿件审核完毕后,呈送总经理签发,属专业性文件,呈送分管经理签发,属便函性文件由各部室起草签发。签发的文件由行政管理部统一登记、编号、打印,由起草者校对无误后交行政管理部印发。

  三、上级机关、同级单位及有关单位为传达精神、联系工作和交流情况所发来的文件、电报、信函、内部刊物、资料等,均由行政管理部负责签发、拆封、登记、分类、分发、催办和归档。

  四、公司收文一律由文员登记,逐份贴上《收文登记卡》后送交行政管理部主任签发处理意见。一般文件应做到送不过日,急件要加签“急件”,随收随送。公司人员外出开会带回的文件及材料,要及时送交行政管理部进行处理。文员按批阅意见分别传送公司有关领导及各部室。传阅文件在各部室停留时间不得超过两天。

  五、文件传阅或处理完毕后,公司领导和有关部室负责人要在文件处理单上签字或简要说明处理意见,全部阅完后由行政管理部催收归档。

  六、行政管理部收到的急件如遇公司领导不在,有权直接发送到有关部室阅办,不可耽误文件要求的有关事项,事后应由行政管理部负责向公司经理汇报文件处理情况。

  七、文件归档后应严格执行保管制度,传借阅文件要填写借阅登记表,借阅者要妥善保管,不得丢失和外传,否则追究有关人员的行政和经济责任的,后果严重的,依法处理。

  八、文件的复印须经过行政管理部主任同意,否则如出现泄密等问题,将追究有关人员的责任,后果严重的给予严重处分。

  九、各项目部、各部门请示文件(费用审批单)按照各自管理流程,经相关部门和分管领导签批后(异地分公司传真上报文件时,应标注首报部门),统一报送行政管理部,由行政管理部报送总经理审批。需报送董事长审批的,由行政管理部汇总后报PM集团。未经行政管理部报批和分发的,出现问题责任自负。

  1、请示文件(费用审批单)按照轻重缓急,分为特急、紧急、一般三个等级。须在当日批复的为特急(用“☆☆☆”标注);须在2-3天内批复的为紧急(用“☆☆”标注);其它文件为一般(用“☆”标注)。标注符号置于请示文件中文号与签批人栏正中,费用审批单中文号后。

  2、各部门、各项目部负责人要严格把握文件(审批单)等级,合理确定文件等级,不得随意滥用。

  3、行政管理部根据文件等级,对未在规定时间内批复的,电话请示相关领导,在请示文件中详细注明电话请示时间及批复内容,并及时反馈呈报部门,后补办审批手续。

  4、行政管理部建立《收文登记簿》,对所有来文(包括传真件)进行逐一登记。按照文件等级分设文件夹,区别报批。建立《发文登记簿》,对各类发文逐一记录,收文人签收。通过OA办公系统收文、发文的,记录收、发文时间。

  5、文件下发后,各部门负责人必须在24小时内,组织所属员工进行认真学习。对领导批示批复必须在第一时间落实。员工在学习后必须在文件背面签字证实,缺少签字的视为没有组织学习。不及时组织学习,给予部门负责人100元经济处罚,影响工作的,同时承担所有责任。

篇4:假日酒店文件复印管理制度

  假日酒店文件复印管理制度

  1、任何人不得私自到打印室复印文件;

  2、酒店级文件须经总经理签字认可后方可复印;

  3、各部门复印文件须经部门经理签字认可后方可复印;

  4、任何人不得在酒店复印室复印个人和为他人或单位复印资料;

  5、办公室做好各部门文件复印登记及统计核算工作,将复印所生产的费用,列入部门营业或行政开支;

  6、复印室工作人员要保守酒店机密,不得向他人或外界泄露所有复印文件的内容;

  7、除酒店办公室相关人员外,其他人不得私自进入复印室或动用复印设备;

篇5:医疗相关制度:医疗文件书写制度

  医疗相关制度:医疗文件书写制度

  1、医疗文件包括病案、各种辅助检查的申请单、报告单、会诊单、处方、疾病诊断证明等一切医疗业务方面的文字记录。

  2、医疗文件是法律文件,是进行医疗护理经验总结、科研、评定医疗业务质量、疾病鉴定、处理医疗纠纷及医疗诉讼的依据,书写人员有法律责任,故必须认真书写。

  3、病案中各项记录必须按照上级卫生部门及医院职能部门下达的病案书写及护理表格书写要求进行书写。

  4、各种医疗辅助检查的申请单、报告单必须按照单上印刷的各个项目进行认真填写,缺一不可。放射科、病理科及其他功能检查部门应按照规范(标准)格式要求填写报告。

  5、填写会诊单必须按会诊单上所印有的项目逐项进行认真填写。尤其是初步诊断(请会诊确定的拟诊疾病)、主诉、病史、体征、治疗经过、与诊断有关的主要辅助检查结果、目前近况。请求会诊的目的要明确。

  6、处方按照医院制定的处方制度进行书写。

  7、其它各项医疗文书亦要按所列项目逐项填写。

  8、各级医务人员在填写各种医疗文书时必须签全名,字迹要清楚(门诊处方和申请单,医师可用在医务科备案的处方签名格式签名)。

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