职学院档案材料归档制度
职学院档案材料归档制度
一、凡教学、教研、党政管理等工作中形成的，具有查考利用价值的各门类，各种载体的文件材料都要及时归档。
二、归档的文件材料要做到完整、准确、系统，不得用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，以保证归档文件材料的质量。
三、归档的文件材料包括纸质、照(胶)片，录像(录音)等各种载体形式，要求质地优良、书绘工整、声像清晰。
四、重视平时文件材料的归档，能按年度归档的部门，应在次年六月底归档，能按学年归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
五、档案工作人员要认真学习档案专业知识，提高业务素质，做好档案管理的各项工作，为学院服务。
www.pmceO.com 物业经理人网篇2：机关单位档案立卷归档制度
机关单位档案立卷归档制度
1、按本机关的档案管理条例，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档;
2、归档时间，业务档案、文书档案在次年二季度完成，会计档案按照《会计档案管理办法》规定，由会计部门保管一年，期满后，由财务会计归档，其它档案按有关规定完成;
3、归档的案卷，要遵循文件的形成秩序，保持文件之间的内在联系，区别不同保管期限，分类整理、上架;
4、移交手续完整，按照移交目录，当面点清移交案卷;
5、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。
篇3：电子文件归档电子档案管理办法
电子文件归档、电子档案管理办法
1．总则
1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累
2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2 收集积累要求
2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2．2．6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2．2．7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2．2．8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2．2．9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2．2．10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2．2．11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2．3 收集、积累方法
2．3．1 及时按照要求制作电子文件备份。
2．3．2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2．3．3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2．3．4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2．3．5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
3．电子文件的整理
3．1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3．2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3．3 归档电子文件应填写登记表。
4．电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5．电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的
处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5．3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应www.pmceo.com作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
篇4：房地产公司档案管理制度:归档范围
房地产开发公司档案管理制度：归档范围
（一）行政管理，归口单位总经部。
1、本级组织所形成的各种会议记录、总结、报告、文件资料及上级组织下发的文件资料等；
2、本公司总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议记录、纪要、决定；
3、本公司中长远规划、工作计划、总结及制定的规章制度等；
4、本公司的资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书；
5、本公司形成的各类行政性经济合同、民事案件等；
6、本公司向上级及有关部门呈送的请示、报告及汇报资料及其上级批示等；
7、本公司的《简报》、机构沿革、大事记等；
8、上级及本公司法律事务等工作的资料；
9、公司《章程》法人治理结构的便宜，议事规则，董事会、监事会的预案、议案、决议等。
（二）财务审计，归口单位财务部
1、财务工作计划、总结、上级及本公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知；
2、有关财务、税费检查的文件资料；
3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等；
4、固定资产的新增、调拨、报废、核资的请示、批复等文件资料；
5、上级及本单位关于审计工作的决定、规定、请示、批复等；
（三）人事劳资，归口单位：人力资源部
1、有关本公司机构设立、撤消、合并、更名和改变关系的决定、通知等文件；
2、有关本公司定员、定编的文件资料；
3、有关本公司干部任免、聘用文件资料；
4、本公司人员有关专业技术职务聘用资料；
5、本公司临时短聘人员聘用计划、考核及聘用工资待遇、解聘等；
6、关于本公司人员退职、退休、调动、奖惩等资料；
7、本公司工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面的文件资料。
（四）新征，归口单位：行政部
1、新征受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会（董事长）批复等原始资料；
2、新征受让土地合同、法律文书等原始资料；
3、新征受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料；
4、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料；
5、拆迁公告、差遣补偿等资料。
（五）住宅营销分配，归口单位：总经部、财务部
1、入园人员资格界定资料；
2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购保证金等资料；
3、《购房须知》、《楼书》；
4、住宅预售报告、批复及证书；
5、首付款有关资料；
6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料；
7、住宅房价结算等资料；
8、办理产权证书等形成的全部资料。
（六）工程技术部分，归口单位：工程部、行政部
1、征地受让土地手续办妥后，工程启动的初步可行性研究报告与批复；
2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复；
3、工程可研、环评报告与批复；
4、初勘任务书及出勘资料；
5、初设任务书及初设图纸文件（含概算）初设审查与批复；
6、施工详勘及详勘资料；
7、施工设计任务书及施设图纸、文件（含预算）、资料审查与批复；
8、工程进窗报建报批过程中，所形成的全部资料、文件、证书；
9、工程建设各阶段验收报告；
10、工程竣工图、竣工验收报告；
11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料；
12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料；
13、所有设计修改、变更中形成的全部资料；
14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料；
15、工程各类款项支付审批手续等资料；
16、工程审计、决算等全部资料。
（七）电力土木建筑分会
1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导成员名单等；
2、分会工作规则、各会议工程报告等；
3、分会年度工作计划总结；
4、各类专业会议形成的全部资料；
5、各类课题论文及评审意见；
6、土建分会评审专家库的全部资料。
篇5：工程公司档案资料立卷归档规则
工程有限公司档案资料立卷归档规则
为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。
第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。
第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。
第三条、名词
一、立卷---公司总部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。
二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司总部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。
三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。
四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。
第四条、文件材料整理排放的要求。
文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）
整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。
整理时要求 | 装订时排放要求 |
文件正本与定稿为一件 | 正本在前，定稿在后 |
文件正文与附件为一件 | 正文在前，附件在后 |
文件原件与复印件为一件 | 原件在前，复印件在后 |
转发文与被转发文为一件 | 转发文在前，被转发文在后 |
来文与复文为一件 | 复文在前，来文在后 |
报表、名册、图册等 每册（本）为一件 |
一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。
二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。图面整洁，用墨汁或碳素墨水填写，禁止用铅笔、圆珠笔、水彩笔和其它易褪色的书写工具书写、绘制和签收。
1、竣工文件、图表装册时，如果数量较多，可按顺序排列（按断面号或施工船位号），把相关的文件材料、图表等分别组装成数册（件）。一个档案盒可放两件（或数件），每件都有“案内封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”。每件的页号都是从1至最后一页（如第一件1—136，另一件1—120页），如果这个档案盒内放有两件时，则在“科技档案卷内备考表”说明一栏中写上：本卷合计：136+120=256页（假设第一件为136页，第二件为120页，见附表）。每个案卷不论装几件，其总厚度不得超过6cm。
2、档案盒封面不能粘贴纸。
3、档案盒正面和侧面的“案卷题名”要求内容一样。
字体排列要求：正面横写，侧面竖写。
4、文件材料用纸一律采用A4（297mm×210mm)，如其他往来单位采用16K纸时，则必须把原16K纸贴在A4白纸上。
5、卷内文件材料排列顺序：
管理文件按建设程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，复文在前，来文在后，正文在前，原稿在后；项目技术文件按管理、依据、施工记录、检测、评定、证明顺序排列；竣工图按设计、施工断面或图号排列；有文和图时，则文字材料在前，图在后。
6、文件材料装订：
文件材料经系统排列、编写页号、填写卷（或册）内封面、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”后，将每份文件的金属钉（或其他金属物）去掉，小（小于A4纸样的）、残缺的文件应加予托裱，装订线处有字的要加边表粘牢，然后用白纱线装订成册。一律不得用金属钉装订或浆糊、胶水等粘贴。
装订孔尺寸和穿绳方法如下图所示：
7、档案卷内页号编法：
档案卷内页号的编写以册为单位，一册为一个流水号。在册内的文件材料排列固定后，每册从“1”开始，用号码机在文件材料的右下角依次编流水顺序号。每页编一个号。如果一纸两面都有文字材料或图，则在两面各打印一个号，反面的号打印在左下角；两张以上小幅面材料，在前一页上，也只编印一个号；折叠成几层的文件和图表，按一张编码页号，一张只打印一个号。“案卷封面”、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”不编页号，因此也不打印页号。竣工文件、图表一定要用号码机打上页号，不得用铅笔或其他笔写页号。竣工文件、图表装订时，“卷内目录”排列在卷内文件材料的首页之前，“科技档案卷内备考表”放在卷内文件材料的尾页之后，装订时把“案卷封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”同其他文件一起装订，不能用胶水或浆糊把这三张粘贴在竣工文件上。
“本卷目录”一是要填写最后一页号码（见附表2所示）
三、竣工图表的立卷要求
1、竣工图应能全面、准确反映工程竣工的全部施工实际造型和特征。要求做到图面整洁，字迹清晰，数据准确，确实反映工程竣工的实际情况。图表中的文字、数据、图象、线条、签字均必须使用黑墨水，不能使用圆珠笔或其他易于褪色的墨水。
2、档发（1992）8号文件的规定，每件竣工图背面的左下角加盖竣工图章（图章式样如下图示）
3、竣工图纸封面一般采用A3纸大小（见附表7竣工图纸封面）如果业主或甲方有要求，则以其要求为准。
竣工图大小可以采用A3纸也可以采用厘米方格纸，同一断面的几种状态必须在同一张纸上，不能在两张图纸上出现。附图说明的文字材料一律打印，每页A4纸打印32行，每行30个字，页号在每页下边中间。
4、图表装订：
（1）A3纸（或厘米方格纸）装订线留在左侧；
（2）A4纸竖向装订线留在左侧；
（3）A4纸横向装订线留在上边；
（4）A3（或厘米方格纸）、A4纸均采用三孔一线装订法，孔距为80毫米（见_________页）
（5）竣工图表装订应以风琴式折法，按A4纸规格摆好，图标露在正面，并在装订孔一边加垫纸条（30mm×297mm），以弥补厚薄不平。
“竣工图、表”必须连同“科技档案封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”一起装订（见附表3、4、5）
5、每册图纸的封面、本册目录、图标字体、型号见附表7、8、9。
四、档案案卷编目方法
1、卷内封面填写说明：卷内封面填写是为了维持系统整理分类排列，提示案卷内容，固定案卷之间的次序。
封面的填写：（1）档号、档案馆号、缩微号，由档案部门填写，其余各项由立卷人填写。
（2）案卷提名：主要内容应包括项目名称、结构、部位等名称，应能简明准确反映出案卷的基本内容。
（3）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位。
（4）起止日期：填写文件材料形成的起止时间。应有年、月、日。
（5）保管期限：由档案部门填写。
（6）密级：由档案部门填写。
2、卷内目录填写（见附表4）
（1）序号：按同一文号或同一标题的名称，编一个顺序号（不论本文材料的页数多少），填写内容同档案章中的序号。
（2）文件编号：填写文件的发文号。文字材料已有文号的，按文号填写；无文号的可不填写；图表填写图表编号。
（3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。一般是指单位名称（项目部或公司部门）或个人姓名，代表个人的作品（如合理化建议、填写作者人名，经过一定审批程序完稿的公文，竣工图表应填写单位名称）。
（4）文件材料题名：按文件材料标题的全称填写，无标题或标题不规范的，可根据内容自拟标题，外加〔〕标识。图表的文件材料题名填写图表的名称。
（5）日期：按文件形成落款的年、月、日填写，如1999.07.09，以8位阿拉伯数字标注。竣工图表按图标最后签名日期填写。
（6）页次：指文件、图表在案卷内打印的流水页号（不指原件编的页号），填写已编好序号的文件、图表首页上打印的流水页号，并要填写最后一页的页号（见附表2）。
（7）备注：注释文件需说明的情况。
3、备考表（见附表1）的填写：要求标明卷内文件材料的件数和总页数以及在组卷过程中需要说明的，立卷人要签上名字。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后，不打印流水页号。
五、其他应注意的事项
1、在档案盒和竣工资料、竣工图表的正面、侧面的临时案卷顺序号只能用铅笔（HB）写，不能用钢笔、毛笔写，更不能用数码机打印立卷人编排的临时案卷顺序号。
2、在装订成册后，立卷人应对竣工文件、图表的顺序页次反复检查，以避免发生反页、倒页、缺页或乱页的错乱。
3、施工照片图册必须填写“案卷题名”、“编制单位”、“照片档案卷内目录”和各照片的“照片号/底片号”、“拍摄时间”、“摄影者”、“文字说明”等。施工照片集必须放在科技档案盒内。
4、竣工文件、图表的装订棉绳不要太细，装订时绳子应打活结，以防重新装订时用，绳子三舌结应打在竣工资料背后，不得在封面。
5、竣工文件一定要有总目录（见附表6），并且按规范装订在竣工资料第一册上，多时也可另册装订，但必须完整、规范。
6、每页的页号必须用数码机打印，字迹要清晰，不能模糊不清，不能用笔手写页号。
7、装订要整齐美观。如果遇到装订后册边纸张不整齐，必须把册边切割整齐，方可放入档案盒内。
8、文件、图表每卷、每册和档案盒必须完整无损，不能有水渍、油渍、划伤、发霉等情况出现。
9、档案盒厚度的选择：以拟将装入此盒的文件、图表总厚度来选择档案盒的厚度。同类同一档的文件、图表一般放入共一盒内，只有在已选用了最厚盒的档案盒仍放不下时，才选择放入另一盒（当然是同一档的盒）。国家档案部门规定的档案盒厚度种类有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，可在文化用品市场购买。
10、施工照片的册子只能用统一的“照片档案”，不能用生活照片册。
第六条、工程竣工文件的移交
每施工一项工程，在竣工验收后二个月内（一般情况下，具体移交时间在项目计划中列示），由承担本工程的项目部负责按本规定有关要求整理成册，完好地移交公司办公室。
第七条、保管期限
案卷的保管期限，以其保存和使用的价值分为永久、长期（16——50年）、短期（15年以下）三种，并分别装订。
永久——凡记述和反映本公司的发展历史的各种材料，如：公司的不同时期发展的机构、承担工程的合同文本、史志等。
长期——凡记述和反映本公司的活动，在较长时间内对公司工作、承担工程有查考利用价值的档案。
短期——凡在较短时间内对本公司有参考利用价值的档案。如施工原始记录（含钻孔、安全事故、机电运行记录）在工程款全部付清后，即可销毁。
保管时间的计算：从案卷移交到档案室的年度开始算起。
第八条、档案分类、保管期限表
档案分类、保管期限表
类顺序 | 名称 | 保管期限 | 备注 |
一、 | 行政管理 | ||
1、 | 公司年度工作计划 | 短期 | |
2、 | 公司年度工作总结、本年大事记 | 永久 | |
3、 | 公司申报成立及批复文件；公司资质申请及政府有关部门批复文件；公司印章式样启用文件；批准项目部成立、撤消、合并、更改及其印章启用 | 永久 | |
4、 | 公司历史、组织沿革、年鉴 | 永久 | |
5、 | 本年度机构设置、年底员工花名册、任免、调配、录用、解聘、培训、职称、执业证、员工违纪记录、处分 | 长期 | |
6、 | 年度会议文件材料、记录、电话记录、收发文本 | 短期 | |
7、 | 员工档案 | 一人一档，随工作地点变动而动 | |
二、 | 经营管理 | ||
1、 | 公司经营远、近期规划策略 | 永久 | |
2、 | 中标工程招投标书、合同、协议及与之有关的法律性文本 | 永久 | |
3、 | 合同工程工程量结算单（或确认书），工程款结算单 | 长期 | 工程款全部回收后销毁，仅留一总表 永久存 |
4、 | 公司经营管理规章制度 | 长期 | |
5、 | 公司财务管理规章制度 | 长期 | |
6、 | 单项工程成本分析 | 永久 | |
7、 | 年度财务决算报告、报表 | 长期 | |
8、 | 经营部门各种统计年报（或工程结束后报表）及综合分析材料、客户档案 | 长期 | |
9、 | 本年各项目及公司支付收入帐本、凭证、会计管理、资金流通、各种财务报表、帐簿 | 长期 | |
10、 | 固定资产购置、报废、回收有关材料 | 长期 | |
三、 | 物资管理 | 物资包括设备和材料 | |
1、 | 年度物资保有量表 | 短期 | |
2、 | 物资管理各项规章、制度 | 长期 | 采、用、存、保、处理 |
3、 | 设备维修、修理制度及计划 | 长期 | |
4、 | 项目部设备清单 公司总部办公设备及其他设备清单 | 短期 短期 | 分项目部填 |
5、 | 设备档案 | 长期 | |
四、 | 工程、技术管理 | ||
1、 | 技术新规范、新标准、科技成果、技术引进、革新、合理化建议等科技管理 | 长期 | |
2、 | 与本公司业务相关连的政府有关部门相关法律法规 | 长期 | 有效期内 |
3、 | 竣工验收文件（质量鉴定书、交工验收报告、交工验收证书、验收申请、批准文件等、竣工图、文件材料、施工总结或报告） | 长期 | |
4、 | 设计、施工文件（审批的设计、变更设计及有关文件、技术交底、施工中重大技术的来往文件、会议记录等施工过程一切文件、工程质量自检报告，甲方或业主抽检资料、竣工质检资料 | 短期 | 款全部回收后 |
5、 | 施工各类原始记录（钻孔记录、机电运行记录、施工照片集和其他原始记录、施工日志、气象、其他音像资料 | 短期 | 款全部回收后 |
6、 | 各种材料清耗量表及其分析资料 | 长期 | |
7、 | 与甲方或业主及政府有关部门联系、请示往来及批复件 | 短期 | |
8、 | 项目部人员动态 | 长期 |
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