PM集团客户档案管理制度

　　PM集团客户档案管理制度

　　一、为了加强对客户档案的管理，严格客户档案管理制度，特制定本制度;

　　二、客户档案是指与已经购买本公司物业的、与客户有关的、需要严格保密的所有客户信息;

　　三、客户档案包括：

　　1、客户购房过程记录(包括特殊要求和特殊承诺记录)

　　2、客户详细登记表

　　3、客户抱怨、投诉及处理记录

　　4、客户往来联系记录

　　5、商品房购销合同复印件

　　四、公司与客户签署《商品房购销合同》后，销售代表应将资料详细整理好，于24小时内转交销售公司资料管理员;

　　五、资料管理员应严格检查销售代表转交的资料，经检查合格后，资料管理员将资料装入专用档案袋;然后，资料管理员在档案袋上按要求填写客户信息;最后，资料管理员要求销售代表在档案袋“销售代表签字”栏中签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);档案袋填写须使用钢笔或签字笔，字迹要清晰、工整，严禁涂改;资料管理员应在收到销售代表转交资料的当日完成以上工作;

　　六、资料管理员于每个星期五下午将本周的客户档案转交给公司档案室;在转交前，资料管理员应妥善保管客户档案;

　　七、每个星期五下午，销售资料管理员通知公司档案管理员来售楼处办理客户档案移交手续;公司档案管理员应严格检查销售资料管理员转交的资料。经检查合格后，档案管理员应填写、保管的《客户档案移交单》并签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);同时，销售资料管理员在客户档案袋签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);

　　八、档案移交结束后，公司档案管理员将客户档案带回公司档案室，并妥善保管;

　　九、客户办理完全入住手续后，销售资料管理员应及时与物业管理公司档案管理员办理部分客户档案的移交工作;

　　十、商品房购销合同原件属本公司机密文件;在完成某幢或某片区中的单元两证95%后，即交公司办公室保存;财务管理部可以保留商品房购销合同副本;

　　十一、公司总经理和档案管理分管领导、可以随时检查销售、物业管理公司、

　　办公室的客户档案管理工作，根据检查情况对档案管理工作做出指示。

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篇2：房产项目客户档案管理制度

　　房产项目客户档案管理制度

　　一、为了加强对客户档案的管理，严格客户档案管理制度，特制定本制度;

　　二、客户档案是指与已经购买本公司物业的、与客户有关的、需要严格保密的所有客户信息;

　　三、客户档案包括：

　　1、客户购房过程记录(包括特殊要求和特殊承诺记录)

　　2、客户详细登记表

　　3、客户抱怨、投诉及处理记录

　　4、客户往来联系记录

　　5、商品房购销合同复印件

　　四、公司与客户签署《商品房购销合同》后，销售代表应将资料详细整理好，于24小时内转交销售公司资料管理员;

　　五、资料管理员应严格检查销售代表转交的资料，经检查合格后，资料管理员将资料装入专用档案袋;然后，资料管理员在档案袋上按要求填写客户信息;最后，资料管理员要求销售代表在档案袋“销售代表签字”栏中签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);档案袋填写须使用钢笔或签字笔，字迹要清晰、工整，严禁涂改;资料管理员应在收到销售代表转交资料的当日完成以上工作;

　　六、资料管理员于每个星期五下午将本周的客户档案转交给公司档案室;在转交前，资料管理员应妥善保管客户档案;

　　七、每个星期五下午，销售资料管理员通知公司档案管理员来售楼处办理客户档案移交手续;公司档案管理员应严格检查销售资料管理员转交的资料。经检查合格后，档案管理员应填写、保管的《客户档案移交单》并签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);同时，销售资料管理员在客户档案袋签上姓名和转交的具体时间(注明年月日时分);

　　八、档案移交结束后，公司档案管理员将客户档案带回公司档案室，并妥善保管;

　　九、客户办理完全入住手续后，销售资料管理员应及时与物业管理公司档案管理员办理部分客户档案的移交工作;

　　十、商品房购销合同原件属本公司机密文件;在完成某幢或某片区中的单元两证95%后，即交公司办公室保存;财务部可以保留商品房购销合同副本;

　　十一、公司总经理和档案管理分管领导、可以随时检查销售、物业管理公司、

　　办公室的客户档案管理工作，根据检查情况对档案管理工作做出指示。

篇3：房产销售客户档案管理办法

　　房产销售客户档案管理办法

　　为充分保证客户档案保密，并保证售后服务工作的顺利进行，特制订以下规则供遵守执行：

　　一、营销部为客户档案的主要收集整理者，应每天由售楼部负责将来访客户、成交客户等资料上报给销售经理，营销经理每周分类整理一次后归档，同时复印一份交总经理，并由总经理指派相关部门专门保管。

　　二、售楼员不可以私自保存客户档案，违者视为严重违反公司纪律。

　　三、售楼员要查阅客户档案，应征得营销经理同意并同时知会经营部经理方可。

　　四、销售经理应负责定期跟踪回访客户，并及时将客户情况的变化进行档案的更改。

篇4：购物中心客户档案管理规程

　　营运管理类标准指引

　　制定部门：营运部

　　购物中心客户档案管理规程

　　1.目的

　　为确保资料及租户档案的建立、管理等得到有效地控制，更好、更有效地开展工作，特制订租户档案管理规程。

　　2.范围

　　适用于各项目租户档案建立与管理。

　　3.职责

　　3.1营运部人员负责收集整理租户（客户）存档资料。

　　3.2营运部专人管理档案资料。

　　4.作业内容

　　4.1工作日志的存档工作：工作日志中应包含有当天工作重点、投诉、工程维修跟进情况、突发事件报告等相关内容。

　　4.2对外的发函、通知应根据年度存档。

　　4.3租户档案资料管理

　　4.3.1根据每一个租户设置不同的档案资料盒，租户档案需遵循保密原则，妥善保管，目录清晰、易查。

　　4.3.2租户档案资料应包含以下信息：

　　A、租户基本情况记录表；

　　B、租户消防验收单、租户签订的消防责任书；

　　C、租户装修资料、装修竣工验收记录等各项装修资料；

　　D、非餐饮店铺每季度巡场记录表（餐饮店铺月度巡场记录表）及整改通知；

　　E、餐饮租户油烟管道、四害消杀合同备案及油烟管道清洁实施记录；

　　F、租户的工作联系函；

　　G、其它。

　　4.4租户档案资料由客户服务部或相关业务责任部门保存，未经部门经理同意，任何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的，借阅人应在《借用/借阅记录表》上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。

　　4.5档案保存

　　4.5.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺，一旦出现险情，须立即向部门经理或公司领导报告。

　　4.5.2严禁无关人员参阅档案，非档案管理人员不得干涉档案管理工作。

　　4.5.3档案发生损毁、丢失时，根据损失程度追究有关人员责任。

　　4.6档案借阅

　　4.6.1租户档案资料由客户服务部及相关责任部门保存，未经部门经理同意，任何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的，借阅人需在《借用/借阅记录表》上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。

　　4.6.2任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制。不准在档案上作记号、涂改、污损。确因工作需摘抄、复制，须经借出部门的负责人同意方可。

　　4.6.3借阅档案者须严守公司机密，绝不可外泄档案内容。由于泄密而给公司造成损失的，公司将追究其有关责任。

　　4.6.4短期使用档案借阅期不得超过3天，长期使用档案借阅期不得超过7天，如确需延期须提前办理续借手续。

　　4.7档案移交

　　4.7.1如档案需向其他部门移交，须经部门负责人批准，并建立《档案移交签收表》，由经办人签字，以明确责任。

　　4.7.2员工进行部门间调动后，由调入部门文员在员工办理调动手续后一周内向调出部门文员取回调动人员的人事档案，行政人事部建立《档案移交签收单》，由双方经办人当场签字，以便查询。

　　4.8档案检查

　　4.8.1检查内容：档案是否齐全，档案有无存放错误。

　　4.8.2检查时间：每月自行检查一次。

　　4.9档案销毁需经部门负责人批准并做好记录工作。

　　5.支持性文件

　　6.相关记录

篇5：商住大厦客户档案管理制度

　　商住大厦客户档案管理制度

　　1 制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

　　2 管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　3 适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1.收集客户单位资料

　　2.客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3.客户装修工程文件

　　4.客户迁入时填具之资料

　　5.客户资料补充

　　6.客户联络资料

　　7.紧急事故联络人的资料

　　8.客户与管理处往来文件

　　9.客户违规事项与欠费记录

　　10.客户请修记录

　　11.客户投诉记录

　　12.客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

　　4 注意事项

　　1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4.接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

　　5 工作表格

　　1.客户档案登记表（QMS-PM-31301）

　　2.客户紧急联络表（QMS-PM-31302）

　　3.非机动车车牌办理登记表（QMS-PM-31303）

　　4.特殊事件记录表（QMS-PM-31304）

　　5.停车位租售情况登记表（QMS-PM-31305）

　　6.停车证发放登记表（QMS-PM-31306）

　　7.电话报装申请表（QMS-PM-31307）

　　8.电话变更登记表（QMS-PM-31308）

　　9.备租/售电话号码登记表（QMS-PM-31309）

　　10.电话过户登记表（QMS-PM-31310）

　　11.境外雇员登记表（QMS-PM-31311）

　　12.涉外常驻单位登记表（QMS-PM-31312）

　　13.用户身份卡登记表（QMS-PM-31313）

　　14.移机电话统计表（QMS-PM-31314）

　　15.车位申请登记表（QMS-PM-31315）

　　16.辞职、辞退员工名单记录表（QMS-PM-31316）

　　17.代保管单元钥匙申请表（QMS-PM-31317）

　　18.水、电表底数确认单（QMS-PM-31318）