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创建安全社区文件与资料管理制度

编辑:物业经理人2020-05-07

  创建安全社区文件与资料管理制度

  一、加强文书档案、图像档案资料的管理工作,保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管,专人负责。

  二、创建办公室负责文件与资料的归档,督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷,各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。

  三、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

  四、归档范围:重要的会议资料,包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

  五、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理。

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篇2:公路试验检测中心文件资料管理制度

  公路试验检测中心文件资料管理制度

  (1)对所有受控文件和非受控文件进行统一标识、登记,存档备案。

  (2)按照《文件编号规定》的要求对文件进行标识,确保每一份文件具有唯一性的标识。

  (3)对受控文件加盖受控章,并在《现行规范、标准目录清单》中留有记录,注明文件的代号和受控状态。及时将有效文件清单进行公布,确保所有使用场所均能及时得到有效的文件。

  (4)中心试验室各类文件按照种类、年份等分别进行归档,每一份文件在档案盒的卷内目录中予以注释、方便查阅。借阅时办理相关借阅手续,填写《文件借阅登记表》。

  (5)对于更换后的原文件、已作废的文件,由文件管理员统一进行清理、回收、加盖“作废”印记,放至专门的档案盒内保存,必要时统一予以销毁。

  (6)根据业主的要求,建立相关电子文档。并按照《质量手册》中计算机使用及管理制度建立了数据保护的手段,确保数据输入、采集、存储、处理的完整性和保密性。

  (7)对中心试验室的人员、仪器设备统一进行档案化管理。

篇3:物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度

  大厦物业管理有限公司

  行政管理作业指导书 ★文件、资料管理制度

  A版0次修改

  1 目的

  规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

  适用范围

  适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

  职责

  3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

  3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

  3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

  3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

  相关文件

  《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3

  《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4

  工作程序和管理办法

  5.1 文件的产生

  5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

  5.1.2总经理助理对文件进行审核。

  5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

  5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。

  5.2文件、资料的类别

  5.2.1 受控文件

  a) 内业资料;

  b)图纸资料;

  c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

  在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

  与服务过程有关的合同协议;

  业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

  管理与控制具体执行[文件控制程序]( Q/PH-QP-4.2.3)。

  5.2.2非受控文件

  与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

  内行文、外行文: 1

  c) 与服务过程无关的合同协议: 3  b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

  d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

  e) 行业标准性文件: 5

  f) 照片、录像带:6

  g) 电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

*-**-**

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

  文件类别编码

  5.4文件、资料归档与管理

  5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

  5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

  5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

  5.5 文件、资料的发放

  5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和

  检查。

  5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

  5.6 文件资料的调用、借阅与归还

  5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

  5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

  5.6.3 借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

  机密性文件的调用与借阅规定

  a) A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

  b) B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

  c) C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

  d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。

  e) 业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

  f) 外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

  g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

  5.7 文件的复制、破损和丢失

  5.7.1 未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

  5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

  5.8 文件、资料的更新

  文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

  5.9 文件的作废与销毁

  5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

  5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

  5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

  5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

  使用的记录表格

序号 名称 编号 存放地点 存放时间
1 [印制文件登记表] QR-WD01-02-01 办公室 一年
2 [存档备案资料目录] QR-WD01-02-02 办公室 长期
3 [文件分发登记表] QR-WD01-02-03 办公室 一年
4 [文件、资料借阅登记表] QR-WD01-02-04 办公室 一年
5 [文件复印登记表] QR-WD01-02-05 办公室 一年
6 [文件补发申请表] QR-WD01-02-06 办公室 一年
7 [作废、销毁文件登记表] QR-WD01-02-07 办公室 一年

篇4:鞋服公司文件与资料管理程序

  鞋服有限公司程序文件

  文件与资料管理程序

  1. 目的:

  对本公司质量体系文件进行有效管理,以便能迅速准确地提供最新、有效的文件,并防止不当使用。

  2. 范围:

  适用于本公司质量体系文件之管理。

  3. 权责:

  3.1质量手册由管部经理拟定、管理代表审核、总经理核准。

  3.2程序文件由相关部门各主办人员拟订,部门主管审核,管理代表核准。

  3.3标准类文件由相关部门指定人员拟订,部门主管审核,部门主管核准。

  3.4生产部文件管理员负责各类文件的分发、收回、作废及各类原始文件夹的管制。

  4. 0相关文件:

  质量手册

  5.0定义

  5.1质量手册:所有质量体系文件中最高阶指导文件。

  5.2程序文件:程序书,用以说明各项管理职能的作业流程及管理要点。

  5. 3标准类文件:规范作业性的质量管理活动文件,如作业标准书、技术指导书、技术指导书、操作说明书等二阶文件。

  5. 4文件:包括磁盘、音像等媒体形式文件。

  5.5外来文件:法定标准(ISO9001标准、国家标准、客户合约)、客户图样、客户标准等。

  6. 0作业内容:

  6.1质量手册以四段分:

  a. 目的:

  b. 适用范围:

  c. 权责:

  d. 管理重点:

  6.2程序文件编写格式:

  6.2.1表头:由公司名称、文件名称、文件编号、版本、页次等项目组成。

  6.2.2流程图:展示作业的过程使阅读者能由图而知整个作业流程。

  6.2.2.1:表示作业开始或结束.

  6.2.2.2表示作业或活动

  6.2.2.3表示判断或决策.

  6.2.2.4表示作业流向

  6.2.3格式:分为七段,流程图依实际需要而定.

  a. 目的:详细说明该程序书之目的.

  b. 范围:说明程序书的适用范围.

  c. 权责:说明与程序书参考到的其他相关文件.

  d. 相关文件:指本程序书到的其他相关文件.

  e. 定义:指该程序中需作特别说明的名称所代表的意义.

  f. 作业内容:详细说明完成程序所需之步骤,以便员工能通过阅读而了解该项工作.

  g. 质量记录:各类相关作业的记录.

  1. 3文件编码规则:经核准通过之文件由管理部依文件编码规则统一编号管理,同时保持文件 编码的唯一性,避免重复编码,文件编码方式如下:

  □ □ □ □ □ □ □ □

  分序号

  文件起划部门编码

  文件属性

  公司代码(GH)

  (注:文件属性:质量手册同“QM”表示,程序书用“QP”,标准书用“WI”表示;表单记录用“QR”;本公司代码写为“GH”。)

  6.4机密等级:

  A表示绝密;

  B表示机密;

  C表示秘密;

  D表示一般;

  (注:技术性文件及关系公司利益之文件[如:合约]定为C:其余的一般为D,机密等级在此未作说明的,由部门主管依实际决定级别;)

  6.5版本说明

  6.5.1文件的原始版本为“1.0”前一位数为文件版本,后一位数为版次(表示修改次数),中间的点为分隔符号

  6.5.2文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录,若有重大内容或条款的整个增删可直接更换该页版次.

  6.5.3文件各页皆有修改的,换版本.

  6.6文件处理流程:

  权责单位 作业流程 作 业 说 明 表单/记录

  主办人员 1.由各相关部门依组织任务与管理需求拟订. 文件处理申请表

  部门主管 1.必要时,文件由各部门的主管会签.

  部门主管 1.确定文件的符合性\完整性\有效性,

  管理代表

  1.由所需者或部门填写申请单,依申请单发放\换领\补发 文件使用

  文件管理员 2.对发出之复印文件加盖管制度,并依部门编分发号. 单分发/回收

  各相关部门期 1.在实际中依文件规定执行.

  原拟订人 1.文件执行中不合现状之修改或增订;

  2.若原拟订人不变更,应有权调阅原始文件作为背景资料.

  原核准人 1.修订之文件须经核准方可生效.

  管理部 1.换版参照6.5之版本说明. 分发/收回记录表

  2.发行时须收回旧版文件.

  管理部 1.对原始文件当差保存,有效区分 文件一览表

  新旧版文件,旧版加盖留存参考章. 分发/收回记录表

  2.核准作废之文件,原件加盖作废章, 文件处理申请单

  各部门收回收件销毁.

  6.7影印文件的管理:

  6.7.1现场使用之文件需置于作业场所,非现场使用之文件则由各使用部门指派专人集中管理.

  6.7.2使用部门不得影印正式文件(空白表格除外).

  6.7.3管理部每年应发行最新版次[文件管理汇总表]供各使用部门核对,以确保所使用文件为最新资料.

  6.7.4各文件使用部门应有部门[文件管理汇总表],以便管理及查阅.

  6.7.5除作特别说明外,任何人不得在文件上作标识及涂改.

  6.8外部文件的管理:

  6.8.1各部门接收之外部文件,由各部门主管核准,若有部门主管不能解决之事项,再逐级向上呈报,最终核准后其分发参照6.6流程图之分发.

  6.8..2各部门接收之外部文件,需作修订的(如:合约),由接收部门承办,部门主管核准.

  6.8.3外部文件之原析由文管员统一管理,任何人未经许可不得擅自影印外部文件.

  6.9电脑文件的管理:

  6.10传真件的管理:

  公司所接收的与质量相关传真文件之管理参照6.9部分.

  6.11各部门编码:

  生产部01 品管部02 人力资源03 业务部04 开发部05 技术部06采购部 07。

  7.0质量记录:

  7.1文件处理申请表

  7.2文件使用申请单

  7.3文件一览表

  7.4文件分发/回收记录表

  7.5文件管理汇总表

篇5:地产公司档案文件资料管理规定

  地产公司档案文件资料管理规定

  为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:

  第一部分:公司档案资料管理

  第一条 档案的定义与范围

  档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

  第二条 档案管理的原则

  档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。

  第三条 档案管理的责任部门和责任人

  公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

  各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

  第四条 归档的范围

  1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

  2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

  3.公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

  4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;

  5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

  6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复;

  7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

  8.公司法律事务管理方面的文件材料;

  9.公司各项目的技术图纸等资料;

  10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

  11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

  12.公司历年获奖资料。

  第五条 归档要求

  整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

  1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

  2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

  3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

  1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

  2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

  3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

  4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

  5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。

  第六条 过程管理

  属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

  第七条 档案销毁规定

  公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。

  部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

  第八条 档案借阅

  1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

  2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

  3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

  4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

  5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

  第九条 档案备份规定

  公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。

  第十条 档案保管

  1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

  2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。

  3.档案管理员要定期对库存档案进行清www.pmceo.com理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。

  第十一条 档案保密规定

  公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

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