最新文章 导航

内部审核实施:内审末次会议

编辑:物业经理人2020-01-18

  文 件 名:内部审核实施

  内审末次会议

  ●末次会议的任务

  (1)向受审核方介绍审核情况,以便他们能够清楚地理解审核的结果,并予确认。

  (2)报告审核发现(重点在不合格项)和审核结论。

  (3)提出后续工作要求(纠正措施、跟踪审核等)。

  (4)结束现场审核。

  ●末次会议的内容

  审核方对受审核方的整个审核期间的合作表示感谢,要真诚具体,但不必声势很大,过分热情。与会者应签到。

  (1)重申审核目的和范围。考虑到参加末次会议的人员不一定参加过首次会议,审核组长应重申。

  (2)强调审核的局限性。审核是抽样进行的,存在一定风险。但审核组已尽量使这种 抽样具有代表性,使审核意见具有公正性。

  (3)宣读不合格项报告(可选择主要部分)。

  (4)提出纠正措施要求。审核组向受审核方提出采取纠正措施的要求,包括确定纠正 措施的时间,完成纠正措施的期限,验证纠正措施的方法等。

  (5)宣读审核意见。审核组长宣布审核意见,并说明审核报告的发布时间、方式及其 他后续工作要求。

  (6)受审核方领导表态,并对纠正作出承诺。

  (7)会议结束,审核方表示谢意。

  ●末次会议的注意事项

  (1)末次会议不仅是第三方审核结束时的一个重要会议,也是内部审核结束时的一个重要会议,不能省略。

  (2)末次会议的重点应围绕着不合格项提出纠正措施及要求。

  (3)审核结果、意见涉及到的重要部门和人员应到会,以便实施纠正。所有到会的人员应签到。

  (4)末次会议的召开时间是在审核计划中确定的,应保持审核风格和良好的氛围。“ 准时开 始、准时结束”,会议时间通常为一小时。受审核方想延长会议时,可满足其正当要求。末 次会议切忌拖沓,发生争执。审核组长见已达到末次会议目的后,应坚决而有策略地予以“ 关闭”。

  (5)末次会议应有会议记录,并保存。记录应包括到会人员的签到。

  (6)有些不合格项受审核方已在末次会议前采取了纠正措施,经审核员验证也较满意 ,可不在会上提出或在会上表示满意态度。

  (7)末次会议应适当肯定受审核方取得的成功经验和好的做法,不要一味谈问题。

  (8)宣读不合格项报告或对受审核方不利结论时,应充分准备,选择适当措辞,防止 陷入“僵局”。

  (9)所有的审核都具有一定的不确定因素。由于审核是利用有限资源在有限时间内开 展工作 ,因此审核期间所收集的信息不可避免地只是建立在对可获得信息的抽样基础上。所以这就 导致了所有的审核都具有一定的不确定因素,审核结论的使用者应对这种不确定性加以关注 。

  (10)在末次会议之前审核组应进行内部商议,以便:

  ①评审所有审核发现;

  ②达成一致的审核结论;

  ③讨论审核的跟踪措施。

编辑:www.pmceo.Com

篇2:必需的六个程序文件:内部审核程序

  文 件 名:必需的六个程序文件

  内部审核程序

  1.0目的

  通过策划和实施内部审核,查明质量管理体系的实施是否符合策划安排、标准的要求以及公司确定的管理体系的要求,以便及时发现问题,采取纠正或改进措施,使质量管理体系得到有效实施和保持。

  2.0适用范围

  本程序适用于质量管理体系审核。

  3.0职责

  ●总经理聘任内部质量管理审核员,并规定其职责。

  ●质量部负责制订“年度质量管理审核工作计划”,并经总 经理(或管理者代表)批准。

  ●在管理者代表主持下,质量部组织实施审核,编制并管理有 关审核的文件、报告和资料。

  ●各相关部门配合完成审核,并对不合格项采取纠正措施。

  4.0工作程序

  ●人力资源部推荐、总经理聘任内部质量审核员,被聘人员应 具有一定资格,有管理工作经验和熟悉审核工作,并经过培训且是非从事受审核活动的人员 (审核员不应审核自己的工作),并独立于受审核部门,以确保审核过程的客观性和公正性。

  ●审核次数、时机、内容

  (1)人力资源部负责根据质量管理体系的过程和区域的状况,重要性以及以往审核的 结果,制订“质量管理审核年度工作计划”,并于年初报总经理批准后下发实施,一般情况下,每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核1~2次,对重要部门,根据总经理的指令可临时增加审核次数。

  (2)当出现下列情况时,由管理者代表及时组织进行内部审核。

  ①组织机构或管理体系发生重大变化时;

  ②法律、法规及其他外部要求变更时;

  ③第二、三方审核之前;

  ④在质量认证证书到期换证之前;

  ⑤出现重大质量事故,或发生顾客重大投诉时。

  (3)“质量管理审核年度工作计划”的内容包括:

  审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。

  ●审核准备

  (1)在管理者代表主持下,成立审核组(一般由3~4人组成),指定组长,成员适当分工。组长负责本次审核的具体组织工作。

  (2)准备审核专用文件

  “质量审核通知”、“质量审核计划(即日程安排)”、“质量审核检查表”、“质量审核现场检查记录表”、“不合格项报告”。

  (3)收集审核的依据文件

  质量管理体系文件、法律法规、合同、技术标准和有关制度、技术规范、质量计划和管理文件等。

  (4)审核组长提前一周向受审核部门发出“质量审核通知”及本次“质量审核计划”。

  (5)受审核部门收到“质量审核计划”后,要作好必要的准备工作。若对审核日期和审核的主要项目有异议,可在两天内通知质量部,经协商后可以另行安排。

  ●审核实施

  (1)在审核组长的主持下,召开首次会议,宣布审核目的、方法、程序、日期安排及有关事项。做好记录,到会人员签到。

  (2)审核员根据“质量审核检查表”进行现场审核(检查),必要时还要检查表以外的相关内容,确保审核的独立性。

  (3)审核员通过交谈、阅读文件、检查现场、收集证据,核实被审核部门的质量管理体系的实施效果是否达到规定的要求。按规定作好记录。

  (4)审核现场发现问题时,应由该项工作的负责人或操作者确认,并由审核人员填写“质量审核现场检查记录表”,以保证不符合项能够被理解,以利于纠正。

  (5)审核结束后,由审核组长召集审核组成员会议,讨论审核结果,确认不合格项,并填写“不合格项报告”。

  (6)由审核组长召开受审核部门负责人、审核组成员及其他有关人员会议(末次会议),宣布审核结果。提出制订纠正措施的建议。参加末次会议的人员和要求与首次会议相同。

  ●审核报告

  (1)审核报告由审核组长(或授权的审核员)编写,经签署后,报管理者代表批准。

  (2)审核报告的内容包括:审核目的、范围和日期、受审核部门、审核依据的文件、审核员、受审核部门联系人员和主要参加人员、审核综述及结论性意见;不合格项目汇总表及纠正要求。

  (3)审核报告发放范围:总经理、管理者代表、有关副总经理、人力资源部、受审核部门、不合格项涉及的有关部门。

  ●审核后的跟踪

  (1)受审核部门管理者在收到“不合格项报告”后一周内,对不合格项目采取纠正措施,填写“纠正措施报告表”中的纠正措施栏,交审核员和管理者代表验证后,组织实施。

  (2)审核员跟踪检查实施结果,并填写“纠正措施报告表”中的相应栏目,审核组长及时向管理者代表报告,以便协调处理。

  (3)对短期内不能纠正的不合格项目,受审核部门(或责任部门)应制订纠正措施计划,交质量部确认后,按《纠正措施控制程序》实施纠正。审核员对其进行跟踪监督,写出跟踪审核报告。

  (4)纠正措施计划的发放范围:总经理、管理者代表、有关副总经理、人力资源部、不合格项涉及的有关部门。

  ●质量审核报告、记录、文件由质量部按《记录控制程序》的规定保存。

  ●质量审核结果是管理评审和质量改进的输入。

  5.0支持性文件

  ●《纠正措施控制程序》

  ●《预防措施控制程序》

  ●《记录控制程序》

  ●《管理评审程序》

  6.0相关记录

  ●《年度质量管理审核工作计划》

  ●《质量管理审核检查表》

  ●《质量管理审核通知单》

  ●《质量管理审核现场检查记录表》

  ●《不合格项报告》

  ●《审核报告》

  ●《内审员名单》

篇3:物业公司ISO9000程序文件:内部质量体系审核

  物业公司ISO9000程序文件:内部质量体系审核

  EJ-QP9.2 内部质量体系审核

  1.目的:

  审核质量活动是否符合公司的要求,以及质量体系在实现公司质量方针、质量目标方面是否有效和适合。

  2.适用范围:

  适用于公司内部组织的质量体系审核工作。

  3.引用文件:

  3.1质量手册第4.17章

  3.2 ISO9002标准第4.17章

  4.职责:

  4.1管理者副代表负责制定内部质量审核计划,组织实施内部质量审核。

  4.2管理者代表批准组成审核小组,并由管理者副代表担任或指定他人担任审核小组组长,负责审核工作的准备和具体实施。

  4.3综合办公室负责每次内审文件的记录、保存,每次内部质量审核完成并记录后,由综合办公室存档保管。

  5.工作程序:

  5.1审核计划:

  5.1.1滚动式审核:

  5.1.1.1管理者副代表负责编制全年度公司《年度内部质量体系审核计划》,经管理者代表批准后,由管理者副代表负责组织实施。

  5.1.1.2《年度内部质量体系审核计划》应保证公司质量手册的全部要素内容和各部门至少一年进行一次审核。

  5.1.2集中式审核:

  5.1.2.1除上述例行审核外,公司根据下列情况做出进行内部质量审核的决定,由公司管理者代表负责组织实施临时内部质量审核。

  a体系的功能发生重大变化,如公司机构设置的变动或程序修改等;

  b由于不合格影响或可能影响到物业管理服务的效果及住户使用;

  c必须验证是否采取了纠正措施及其有效性;

  d需要按质量体系标准评价质量体系。

  5.1.2.2集中审核计划内容包括:审核的各种活动和范围,应包括质量体系中各种主要活动、审核人员、审核目的、有关审核结果、结论和建议的报告程序、审核日期安排。

  5.1.3在文件首版至正式通过认证前,由管理者副代表负责安排计划,采取集中式审核的办法,至少进行两次内部质量审核。

  5.1.4在体系正式建立的第一年采用集中式审核,由管理者副代表计划每半年安排一次内部审核,两年后,主要采用滚动式审核。

  5.2审核准备:

  5.2.1内部审核员应通过ISO 9000认证机构或咨询机构的培训考试合格,安排时应考虑避免其审核与自己有直接责任的部门。

  5.2.2审核之前,管理者副代表负责组织审核小组,管理者代表批准并产生审核小组组长。由组长编写《内部质量体系审核实施计划》,报管理者代表批准。

  5.2.3审核小组应准备以下文件:

  a审核的依据性文件,包括质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录;

  b相关部门过程或活动不合格报告和纠正措施报告;

  c审核组员编写检查表,由审核组长审阅。

  5.3审核的实施:

  5.3.1审核小组成员通过访谈、查问、查阅文件、考察各项工作现状、表现和服务活动获取证据,并填写《内部质量体系审核检查表》。

  5.3.2审核小组成员将所有的观察结果进行审核,以确定不合格项目提出不合格报告,所有不合格报告需要审核组长批准并由受审核部门领导确认。

  5.4审核报告:

  5. 4.1滚动式审核只在全部计划的审核活动完成后,一个审核周期提交一份审核报告,每个审核分阶段提交《不合格报告》;集中式审核在每一次审核活动结束后应提交当次审核报告,并附全部的《不合格报告》。一个审核周期每次集中审核完成后,由管理者代表列出《不合格项目分布表》。

  5.4.2《内部质量体系审核报告》由审核小组组长编写,并交管理者代表审核。

  5. 4.3《内部质量体系审核报告》内容包括:审核的范围和目的、审核小组成员、受审核部门和审核日期、审核依据性文件、不合格项目统计分析、审核结论综述、审核报告的发放清单。

  5.4.4《内部质量体系审核报告》由管理者代表审批后发至各受审部门领导,审核报告正本按EJ-QP6.5《质量记录的控制》规定保存。

  5.5采取纠正措施:

  5.5.1受审部门负责人对审核中提出的问题进行原因分析,制定纠正措施,反馈给审核组长。

  5.5.2审核组长委派成员负责纠正措施实施效果的验证,并将验证结果填写在《不合格报告》中,达到满足表格所有项目要求后,交综合办公室存档。

  6.支持性文件与质量记录:

  6.1《年度内部质量体系审核计划》 EJ-QR-QP9.2-01

  6.2《内部质量体系审核检查表》 EJ-QR-QP9.2-02

  6.3《不合格报告》 EJ-QR-QP9.2-03

  6.4《内部质量体系审核实施计划》 EJ-QR-QP9.2-04

  6.5《内部质量体系审核报告》 EJ-QR-QP9.2-05

  6.6《不合格项目分布表》 EJ-QR-QP9.2-06

篇4:ISO14000相关资料:环境审核基本概念

  ISO14000相关资料:

  文 件 名:环境审核基本概念

  ●环境审核定义

  ISO14011中环境审核定义为:“客观地获取审核证据并予以评价,以判断特定的环境活 动、事件、状况、管理体系。或有关上述事项的信息是否符合审核准则的一个以文件支持的 系统化验证过程,包括将这一过程的结果呈报委托方。”

  ISO14011中环境管理体系审核定义为:“客观地获取审核证据并予以评价,以判断 一个组织的环境管理体系是否符合环境管理体系审核准则和一个系统化验证过程,包括将这一过程的结果呈报委托方。”

  和环境审核定义比较,所不同的是审核范围,环境管理体系是环境审核的一种,即只限于一个组织的环境管理体系。

  环境审核和环境管理体系审核都要求客观地获取审核证据并予以评价,以判断所审核的主题事项是否符合有关审核准则的一个系统化验证过程,包括将这一过程的结果呈报委托方 。

  之所以说环境审核或环境管理体系审核是一种系统化验证过程,因为环境审核和环境管 理体系审核是一种有计划、有步骤、根据一套系统化的程序而进行的活动。从审核范围的确定、审核准备、审核计划、审核实施、审核报告到审核结束各项活动构成完整的系统。环境 审核首先要求审核的主题事项具有充足的供实施审核用的文件和资料,审核过程应准备各种 文件化的表格、检查清单和记录,并按照文件化的程序和方法来实施,审核结果形成正式文 件。

  ●环境审核应具备的条件和分类

  (1)开始审核前应具备以下三个条件:

  ①审核主题事项具有足够的信息资料;

  ②具备充足资源开展审核活动;

  ③受审核方能充分合作。

  (2)环境审核由于审核方的不同可以分为以下三种:

  ①第一方审核组织内部进行的环境管理体系的审核。

  ②第二方审核通常是对供应商的环境管理体系审核,由需方组织中能胜任的人员承担。

  ③第三方审核通常是以ISO14001标准的认证为目的。第三方审核是由独立公正并由权威部门认可的机构来承担。这种审核和评价要求相当严格。

  第一方审核通常称为内部审核,而第二方和第三方审核通常统称为外部审核。外部环 境管理体系审核与内部环境管理体系审核的基本原则和顺序一致,在审核目的和具体方法上 有些不同。

  ●环境管理体系审核的目的

  (1)确定受审核方环境管理体系的符合情况;

  (2)判定受审核方的环境管理体系是否得到了正确的实施和保持;

  (3)发现受审核方的环境管理体系中可予改进的领域;

  (4)评估管理评审在确保环境管理体系持续适用和有效方面效能;

  (5)评价有意与之建立合同关系的组织的环境管理体系。

  ●环境审核原则

  (1)明确环境审核的目的和范围

  审核环境活动、环境事件、环境状况或环境管理体系的目的,取决于环境审核的主题事 项和委托方的需要。另外,第一方、第二方和第三方环境审核的目的也不一样。审核应依据 委托方的审核目的来进行。审核范围规定了审核的区域和内容。审核范围根据满足审核目的 需要来决定的。在审核开始前将审核目的与范围通报受审核方。 (2)保证审核的客观性

  在审核全过程中,审核员就独立进行审核活动,保持客观、不存偏见、无利害关系。保 证审核过程及审核发现与审核结论的客 观性。视委托方决定审核活动可由内部人员或外部人员承担,组织内部的审核员应与审核主 题事项无直接责任。审核员应具备从事审核相应的知识、技能与经验。

  (3)遵守审核的职业道德

  审核员应认真、勤勉、娴熟、明断地从事环境审核。除非有委托方和受审核方的许可, 审核员不得向任何第一方泄漏审核中得到的信息及最终审核报告。

  (4)依据系统化程序和审核准则审核

  环境审核应根据一套文件化的、确切规定的方法与系统化的程序予以实施;以加强一致 性和可靠性。任何类型的环境审核,都应采用一致的方法和程序,即通用原则和相应类型环 境审核的指南。

  (5)依据证据和发现进行判断

  审查、评价和判定是否符合体系要求,应依据审核过程中收集、分析和记录的信息, 不应掺杂主观想象。审核证据的质量和数量应具有这样的水平,即参照同一审核准则由不同 的审核员分别对同样的审核证据进行评价,能取得相似的审核发现和结论。

  (6)抽样原则

  由于环境审核要受到时间和资源的限制,收集到的证据只是可得信息的样本,因而所有 的环境审核结论都具有不确定性。环境审核员在对审核进行策划和实施时应考虑到所收集的 审核证据的局限性,并对这些因素予以考虑。审核员应努力获取充足的审核证据,以便对可 能影响任何审核结论的个别重要审核发现和次要审核发现集合予以考虑。

  (7)审核发现应征得受审核方的认可

  这样方便受审核方了解情况和对审核发现采取必要的纠正措施。

  ●环境管理体系审核相关方

  审核过程有关的各方面包括审核组长、审核员、审核组、委托方和受审核方。每一方面 在审核过程中都起到相应的作用。

篇5:ISO14000相关资料:环境管理体系审核清单

  ISO14000相关资料:

  文 件 名 环境管理体系审核清单

  ●组织概况

  (1)组织的位置;

  (2)组织的名称、地址、联络方式;

  (3)组织的规模、性质、隶属关系;

  (4)组织的人员结构,产品、活动或服务项目;

  (5)组织环境部门负责人;

  (6)组织的装备、设施;

  (7)组织环境管理及环境审核的历史及现状。

  ●环境管理

  (1)环境管理体系

  ①是否有一个形成文件的有效运行的环境管理体系?[ZK)]

  ②环境管理体系是否包括了所需的组织结构、策划活动、职责、惯例、程序、过程和资源?

  ③是否有满足EMS运行所需的环境管理体系文件并阐述其构成及内容?

  --能够对组织现在或将要开展的活动、产品或服务进行分析和评价,指出对环 境产生的重要影响;

  --能够对可能发生的事故或紧急情况所产生的环境影响进行分析和评价;

  --能够遵守有关法律、法规的要求;

  --能够建立有关环境目标;

  --有利于根据管理评审的结果开展策划、控制、监督、纠正措施及环境管理 审核等工作。以确保环境方针的有效贯彻;

  --建立有关的环境目标;

  --能够适应未来的发展,根据环境的变化而相应凋整。

  (2)环境方针

  ①环境方针是否被批谁、签署要以书面形式发布?

  ②此方针是否指出了组织的经营活动、产品或服务对环境影响的保护体系?

  ③环境方针是否传达到组织内部全体员工,并被理解和遵照执行?

  ④环境方针是否适宜可行?

  ⑤环境方针是针对环境目标和指标的建立和评审而提出的吗?

  ⑥它是否包括对有关环境义务的陈述和承诺。如:

  --为全社会环境保护做贡献;

  --在事业活动的全过程减轻环境负荷;

  --开发有利于保护环境、省能、省资源的原材料和机器设备;

  --减少浪费和资源的消耗(电、燃料和材料);

  --减少或消除向周围环境中排放污染物质;

  --产品设计的原则应遵循尽量减少产品在生产、使用和用后处置所造成的不利 环境影响;

  --尽量采用环保材料、技术、控制与原材料有关的不利环境影响;

  --尽量减少由于新的开发项目(由战略策划带来的)所造成 的不利的环境影响;

  --满足或高于法律要求;

  --努力获得持续改进,不断改进环境工程和进行污染预防。

  (3)组织结构与职责权限

  ①职责权限和资源

  a.组织的组织机构和职责权限是如何确立的?

  对于从事与环境影响有关的管理、执行和验证工作的人员的职责、权限、义务及相 应关系是否有明确规定并形成了文件?

  b.管理者是否明确规定了上述人员及各级人员以有效地实施环境管理体系和环境 行为共同承担的责任和义务(引出“部门环境责任制”和“岗位环境责任制”)?

  他们是否履行了以下的职权和义务?

  --为实施环境管理体系提供足够的资源和适宜的人员;

  --确保环境方针实施;

  --预测、确定和记录发生的环境问题;

  --通过指定的渠道对上述环境问题提出解决方案;

  --验证这些解决方案的实施效果;

  --采取补救措施,使环境领域中的缺陷、弊端得以纠正;

  --在紧急情况下能采取应急措施。

  ②验证的资源和人员

  a.为了验证EMS的有效性而实施的内部控制,组织是否规定了验证的方法与程序? 并已形成文件了吗?

  b.为实施内部控制提供了充足的资源吗?

  c.为实施验证活动提供了合格的人员吗?

  ③管理者代表

  管理者代表是否由最高管理者授权批准,并是最高管理层的一员?管理 者代表是否除了本职工作外还赋予了按照标准建立、保持和实施EMS的相应职责和权限?

  ④人员、交流和培训

  a.组织是否制定了书面程序以确保各层次的人员都知道并理解:

  --为什么要实施EMS及其相关的环境方针、目标和准则?

  --本部门、本岗位所从事的活动对环境所产生的实际的和潜在的影响?提高环境 业绩所需采取的措施?

  --在贯彻环境方针、目标中他们的作用、职责和权限。

  --如果违反规定的程序可能造成的后果(即环境影响)。

  b.是否建立、保持并实施了有关培训要求的书面程序?

  c.培训程序中是否规定了培训的内容以及实施和保持的方法?特别是对方从事对环 境有显著影响的人员应有上岗要求并保存培训记录。

  d.法律、法规或内部规章对人员有资格要求时,是否有通过培训的资格证书和相应 的工作经验?

  e.是有关继续教育的培训记录吗?

  ⑤合同方(分供方)

  a.组织如何评价和选择符合环境要求的分供方?(应提供评价方法及选择准则)

  b.组织是否制定、实施并保持形成文件的程序,以确保其合同方了解并同 意执行环境管理体系中的有关要求?

  c.组织是否对其合同方能否持续地符合有关要求进行了有效监督控制?

  --必要时应签定环境保证协议;

  --应建立合格分供方名册及档案。

  (4)环境影响

  ①对于来自内、外部利益相关方对于环境影响和环境管理的反映和看法有没有制 定接收和答复的形成文件的程序?这些程序实施了吗?

  ②这些程序的制定和实施是不是为检查和评价组织的环境行为的?

  ③重要的环境影响是否予以记录?如:

  --原材料及其他资源的耗损和浪费;

  --对工作环境造成化学的、物理的或潜在的影响及对人心理活动的影响;

  --外部环境影响;

  --事故、泄漏、爆炸、火灾等可能性及后果等。

  ④是否针对下列事项制定了适用的程序:

  --受控和非受控偶然地向大气污染排放(如燃煤、废气、粉尘、恶臭等);

  --受控和非受控地向水体(海洋、地表水、地下水)的污染排放(如污染物、有毒 污染物等);

  --固体废料及其他废料的排放(如工业固体废料、城市生活垃圾、有机物 废料、无机物废料、人造废料、危险废物等);

  --对土壤与地下水污染;

  --对自然资源,如土地、水、燃料、能源及其他资源的利用; --对噪音、臭气、灰尘、震动和视觉的影响;

  --对某些环境和生态系统的特殊影响(森林、草原、野生生物、自然遗迹 、人文遗迹、自然保护区、风景名胜区等)。

  ⑤在制定控制环境影响的程序时,考虑了下述方面对环境的影响了吗?

  --正常的作业条件;

  --异常的作业条件,包括停车和启动的程序和条件;

  --事故、偶然事件及潜在的紧急情况;

  --所有过去、现在和计划中的活动。

  ⑥在制定的程序中,是否把所有与环境活动有关的环境法规、规章、环境政策及 组织的指令、惯例、规范都进行了登记?

  程序中是否规定了记录环境影响及相关利益方的观点?

  ⑦相关的利益方包括:

  --顾客;

  --员工;

  --权威部门(政府主管部门);

  --邻近组织或个人;

  --股东和投资者;

  --分供方;

  --银行;

  --保险公司。

  (5)环境目标和指标

  ①组织是否建立了程序,以规定组织各层次的具体并可测量的目标和指标?

  ②环境目标是否具有可操作性(可测量性)?

  --目标必须是定量的;以对环境业绩的持续改进作出承诺;

  --目标之间没有冲突;

  --目标应依据要求优先排序,并能随时依据法规要求重新排序;

  --应规定达到目标的期限,并能对目标的完成情况进行评价。

  ③环境目标是否包括了:

  --环境法规及规范的要求;

  --组织在财务、作业和经营方面的要求;

  --主要利益方的观点。

  (6)环境管理方案

  ①为实现组织的环境目标,组织是否制定并实施了一套环境管理方案?

  ②这套方案是否包括了:

  --实现组织环境目标和指标的时间表、资源和职责;

  --根据优先次序确定的具体措施;

  --所有责任方参与策划的过程;

  --定期评审和监督、修订环境管理方案和程序。

  ③对以下情况(如果会对环境产生不同影响)是否制定了更为详细的环境方案?

  --新开发或新设计的项目;

  --新产品或改进的产品;

  --新服务或改进的服务;

  --新过程或改进的过程。

  ④对于项目或改进项目的环境方案是否包括从策划、设计、生产、安装运行、停止 以及可能的报废处置全过程?

  ⑤其环境计划是否规定了以下内容:

  --要达到的环境日标;

  --实现这些目标的方法、途径;

  --各职能部门和各个层次上都指定了负责实施环境目标的人员; --处理项目实施中的更改或改进的程序;

  --针对纠正措施是否规定了如何实施、如何评价其适应性的方法。

  (7)环境管理体系文件

  ①环境手册

  a.组织是否拟制了一部能覆盖并描述整个环境管理体系结构和主要内容的环境手册?

  b.环境手册是否被正式批准并发布?

  c.环境手册是否包括了如下内容:

  --写明环境方针、环境目标和指标及其对环境的承诺;

  --提供法律、法规和其他方面的要求登记;

  --提供重大环境因素登记;

  --描述环境管理体系要素间的相互关系;

  --描述环境管理体系关键的职能和职责以及职能间的合作(即主管部门、配合部 门不同的职责范围和内容);

  --给出引用文件及其相关支持性文件或管理条款的索引或摘要;

  --给出二级通用程序文件的目录;

  --规定手册审批、修改、换版、保管、控制的要求。

  d.环境手册及相关文件是否描述了如何处理以下情况,如:

  --正常运行;

  --非正常运行;

  --突发事件;

  --偶发事故;

  --紧急情况;

  --过去、现在和计划中的经营行为。

  e.环境手册及相关是否包含了应急计划的内容:

  --处理各种情况所需的环境信息和作业指导书;

  --对应急措施有效性的检阅手段(可行时)。

  ②程序文件

  a.是否依据环境手册的总体要求建立了第二层程序文件(约10~30个)来对有关要素 的实施进行控制?

  b.程序文件是否规定了实施该程序的职责、活动和权限?并具可操作性。规定谁做? 做什么?什么时候做?怎么做?

  c.程序文件的结构是否统一?

  ③支持性文件

  a.是否制定了足以支持第一、第二层文件要求的具体描述执行作业过程的第三层支 持性文件?

  b.这些支持性文件应具有很强的可操作性。按工作顺序具体描述工作过程,并辅以 记录、表格和检查清单,可作为工作的“工具”,个人工作的基础。

  ④文件的管理

  a.文件资料的控制范围。

  一般包括:

  --与环境有关的管理文件和资料(环境手册、环境程序文件、EMS程序支持性文件) ;

  --技术文件和资料;

  --外部文件(国家的法律、法规、国际标准、国家标准等)。

  b.文件资料媒体形式的种类?

  c.是否建立了文件目录?

  d.文件是否统一编号并按规范的格式编制?

  e.在文件发布前和修订后,是否由其指定的人员进行审批?

  f.对环境体系运行有重要作用的各个场所是否都得到了相应文件的有效版本?

  g.是否及时从文件的发放和使用场所收回了作废文件?

  h.对需要保留的失效文件有明确的标识?

  i.是否规定了文件的保管、归档、发放、更改、留存要求?

  (8)运行控制

  ①控制

  a.是否根据组织的环境方针目标和指标,并针对过程的特点,确定了与重要环境因素有关的职能、活动与运行?

  b.是否对这些职能、活动与运行建立了控制程序,确保它们处于受控状态下?

  c.对以下职能、运行与活动是否制定书面程序

  --对环境有直接影响的:如科研、生产、开发;

  --对环境有间接影响的:如采购、供方、承包方、原材料贮运;

  --辅助职能:财务、人事、行政管理。

  d.如果没有书面程序和作业指导书就会影响环境方针实施的,是否编制了相应的程 序文件和作业指导书?

  e.对采购和签订合同的活动是否制定了程序并予以通报,以确保供方和承包方执行 环境方针的要求?

  f.是否对有特殊环境影响的过程进行了特别监督和控制(如废物排放和处理过程)?

  g.运行控制的程序和作业指导书是否与环境手册相协调(包括引用手册的内容 )?

  h.在运行控制实施前是否对其策划的过程和设备进行了审批?

  i.是否以书面形式规定了运行业绩要求?

  ②验证、测量和试验环境管理体系审核清单HJSH00415-12

  a.是否建立并保持了验证,是否符合规定要求的程序?

  b.规定要求包括环境计划、环境目标、手册和作业指导书中的有关内容。

  c.对验证结果是否记录并保存?

  d.针对每一个可能具有重大环境影响的活动和区域或关键性,组织是否做到了:

  --明确并记录需要验证的信息(形成文件);

  --规定验证结果所需达到的精密度和准确性要求;

  --规定验证程序、验证地点、测量次数并形成文件;

  --制定并保持形成文件的验证质量的控制程序(包括校准要求和记录);

  --制定对验证、测量和试验数据处理和解释程序;

  --制定形成文件的接收准则,以及对不良后果的补救措施;

  --当发现验证手段、检测设备偏离校准状态时,应对受影响的检验、测量和 试验的结果的有效性进行评定,并形成文件;

  --加强对检验、测量和试验设备的维护管理,包括搬运和贮存规定以及 适宜工作的环境;禁止未经授权的擅自调整,以保证供验证、测量和试验的设备的准确度和 适用性;

  --对其检测设备的完好状态应有明确标志和记录。

  ③不合格的纠正措施

  当发生不符合EMS要求和环境业绩有关规定时:

  a.组织是否制定了调查不合格原因和采取纠正措施的职责和权限?

  b.组织是否建立和保持了采取纠正措施的程序?

  纠正措施程序应包括:

  --调查不合格产生的原因,并记录调查结果;

  --消除不合格的纠正措施计划;

  --根据不合格的性质制定预防措施;

  --实施控制,检查纠正、预防措施的有效性;

  --记录所有因纠正、预防措施实施而导致的程序更改,以及将采取措施 的信息提交管理评审。

  (9)环境管理记录

  ①组织是否建立了一套证实组织是否符合环境管理体系要求的文件档案管理机制?

  ②这些记录能否证实环境目标按计划完成的程序?

  ③是否制定了有关环境管理体系记录的标识 、收集、编目、查阅、归挡、保存、维 护、处置的程序?

  ④记录是否合理分类?是否包括了:合同、采购记录、审核结果、检测数据、管理 评审和纠正措施、投诉及跟踪活动、标训、培训、监督等环境管理体系实施的记录?

  ⑤记录是否清晰、可靠,能与相关活动、产品和服务相对应?

  ⑥记录是否易于查找并得到了妥善保管和维护?

  ⑦是否规定了书面的记录保存期限?

  (10)环境管理审核(内审)

  ①是否建立并实施了有关内部环境管理体系审核的书面程序?

  ②这种内审是否检查了:

  a.环境管理行为是否符合环境管理手册、环境管理计划、环境管理程序、作 业指导书的要求,是否有效实施?

  b.环境管理休系是否适合环境方针的有效完成?

  ③是否制定了审核计划?计划是否实施?

  ④审核计划是否包括了以下内容:

  a.审核范围和对象(包括活动和职能,组织结构,管理和作业程序,作业范围区域 ,作业程序);

  b.每一区域或活动(部门或要素)审核的频次(频次的依据是其对环境产生直接或间 接影响的程序以及以往审核的结论);

  c.对每项活动或区域实施审核的责任人员。

  ⑤是否提前(约一周)将审核计划通知了有关部门?

  ⑥审核议定书和程序是否包括:

  a.有关文件、报告和记录;

  b.环境业绩、环境项目;

  c.人员要求(独立性、所需专业知识、来自内部、外部专家的支持,确保客观性和 公正性);

  d.实施审核的方法(取决于被审核部门的性质,可使用问卷、检查清单、面谈、 测量、直接观察等方法);

  e.审核结论的报告程序(向最高管理者报告审核发现,管理者针对发现的问题及时 采取措施),在审核报告中应明确:

  --EMS符合或不符合规定的要求;

  --EMS在实现环境目标和指标时的有效性;

  --以往审核提出的纠正措施的实施情况和效果;

  --结论和建议。

  (11)环境管理评审

  ①最高管理者是否定期对EMS的持续适用性和有效性进行了评审和评价?有无书面规 定?

  ②有关管理评审的频次、组织形式、参加人员等是如何规定的?

  ③评审的范围和内容?

  ④环境管理评审的结论是否记录并形成文件?

  ⑤管理评审是否考虑了根据变化了的外部条件而对组织的环境方针和目标及承诺作 相立的调整?

  ⑥依据评审结论制定的纠正措施是否落实到了责任人?

  ⑦评审会议有无记录,是否保存?

精彩专栏

返回顶部
触屏版 电脑版

© 物业经理人 pmceo.com版权所有