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物流业程序文件:采购及分包方

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:物流业程序文件范例

  采购及分包方控制程序

  1.0目的

  对物品采购和劳务采购进行控制,确保获取满足合同及使用要求的物品和服务。

  2.0适用范围

  ●适用于服务提供所需物品(低值易耗品、设备)、劳务的采购、验收。

  ●适用于分包方的综合控制。

  3.0职责

  ●办公室负责物流服务所需物品的采购和相关分包方的选择、评审和日常管理。

  ●各使用部门负责所需物品质量、技术指标和市场信息的提供和物品验收。

  ●各使用部门负责业务相关劳务分包部门的选择、评审和日常管理监督。

  ●总经理负责全过程的审核批准。

  4.0工作程序

  ●物资的采购

  (1)计划性采购

  ①办公室每月中旬根据各部门要求制定本月的物品采购计划,说明物品的名称、型号、规格、数量等。

  ②办公室将月物资采购计划报经理审批后执行。

  ③办公室将批准后的采购计划交采购人员,由其在合格分包方处进行采购。

  (2)临时采购

  ①各部门需要临时采购计划外的物品时,先填写《申请用款审批表》,说明物品名称、型号、规格、数量、用途等。

  ②《申请用款审批表》由办公室负责确认,经理批准后实施。

  ③采购应在合格分包方处进行,如有急需或其他特殊情况,由经理批准后也可在其他分包单位处对实物质量进行验证后购买。

  ④验证

  各使用部门负责采购产品的验证、防护和使用。

  ●劳务的采购

  对物流服务提供所需的劳务的采购,由各使用部门负责与合格分包方签订协议,并负责服务质量的检查、监督和日常管理。

  ●物品采购分包方的选择和评审

  (1)分包方的资格要求

  ①必须有合格的营业执照及相关的资质证明书;

  ②必须保证符合所需物品的型号、规格、质量要求等;

  ③在以往的采购活动中未发生过质量纠纷。

  (2)办公室拟出能符合上述要求的若干家分包方,对其评审从以下几方面进行:

  ①分包方的资质,以往与其交往的信誉情况;

  ②分包方的质量保证能力或质量体系的现场评价;

  ③分包方的品牌;

  ④产品样品的评价;

  ⑤分包方售后服务状况等。

  (3)办公室负责评审并记录评审结果,将两家以上的分包方评审记录报经理批准,纳入《合格分包方名单》。

  ●物流服务劳务分包方的选择和评审

  (1)分包方的资格要求

  ①有合格的营业执照及行为资格证书;

  ②提供的服务能满足本公司管理和质量的要求;

  ③在满足质量要求的情况下,价格适宜。

  (2)使用部门拟出符合上述要求的若干家分承包方,对其进行评审,内容包括:

  ①分包方的资质,以往与其业务往来的信誉情况;

  ②分包方的质量保证体系资料;

  ③分包方的技术力量、人员素质;

  ④服务价格。

  (3)对一次性合作的部门或个体,保留合作记录,不纳入分包方名单。对长期合作单位,将评审结果按《分包方评审表》记录。入选的分包方评审由办公室确认后,报经理批准后纳入《合格分包方名单》。

  ●合格分包方日常管理

  (1)物品采购分包方由办公室管理,对每批物品质量跟踪,出现不合格,进行退货或赔偿损失处理,并记入分包方档案,连续出现两批以上不合格,取消分包方资格。

  (2)劳务采购分包方由各使用部门管理,对每次劳务服务质量跟踪,出现不合格,进行赔偿损失处理,并责令其改进,记入分包方档案。一次性合作部门或个体,出现不合格即禁止再次合作,长期合作部门连续出现两次以上不合格,取消分包方资格。

  ●合格分包方的年度复审

  (1)各相关部门每年12月组织对合同期在1年以上的合格分包方进行一次年度复审,审核内容包括:

  ①过去一年分包方的业绩;

  ②过去一年供应的物品/劳务质量状况;

  ③各部门对分包方工作的检查和评定记录。

  (2)凡在评审中确定没有达到合同要求的分包方,经理批准,以下列方式处理:

  ①取消其合格分包方资格;

  ②要在限期内作出整改,对未能在限期内改进的,终止承包合同,取消其合格分包方资格。

  (3)各部门建立合格分包方档案,并将《合格分包方名单》按受控文件的方式发放到相关部门。合格分包方档案

  主要包括以下内容:

  ①分包方提供初审时的资料;

  ②分包方的产品介绍或说明/分包方年度复审记录;

  ③分包方提供的其他资料。

  ●不合格采购物品和劳务的控制

  (1)不合格品的处置

  ①退货;

  ②让步接收;

  ③索赔。

  (2)不合格劳务的控制

  ①扣款;

  ②返工;

  ③索赔。

  (3)不合格采购物品和劳务的的处置均须记入分包方的业绩档案。

  5.0支持性文件

  ●《质量手册》

  ●《各部门工作文件》

  ●《不合格控制程序》

  6.0相关记录

  ●《物品申购表》

  ●《申请用款审批表》

  ●《分包方评审表》

  ●《合格分包方名单》

篇2:物流业程序文件:配送服务管理

  文 件 名:物流业程序文件范例

  配送服务管理程序

  1.0目的

  确保及时收货和发货,实现实时发货和计划配送。

  2.0适用范围

  各营业点货物的及时收取、定点班车和货物配送。

  3.0职责

  ●营业部负责配送信息的传递。

  ●配送部负责按营业部传递的信息和日常班次进行货物运输和配送业务。

  4.0工作程序

  ●设定班车配送

  (1)配送部定点班车按规定的线路和时间安排,到各营业点收取货物和相关单据。收取的货物应与《托运单》内容相一致,由配送部收货人员签字确认,同时与营业部做好相应的职责交接和手续传递工作,具体按《配送部工作文件》执行。

  (2)配送部应及时运送所收的货物到指定地点,安全交接货物和单据并签字确认。

  (3)如遇到路面塞车或其他特殊情况,配送部收货司机应及时通知配送部调度,及时再调与其他车辆,由调度员把相关情况记入《调度日志》,具体按《配送部工作文件》实施。

  ●零时用车

  (1)各营业点需使用车辆运送或收取货物时,应提前通知配送部。

  ①驻点车,即驻营业部各营业点车辆,为该营业点提供专项配送服务,但可根据实际情况由配送部调度员进行调配,支援其他营业点;

  ②配送用车,即由营业部各营业点通知配送部调度员用车需求,由调度员调配车辆,配送货物到顾客指定地点,按《托运单》约定交货方式,交与指定收货人,并由收货人签字确认;

  ③收货用车,即由营业部各营业点通知配送部调度员用车需求,由调度员调配车辆,由营业点业务人员带车到指定地点收取货物。

  (2)配送部调度员根据就近原则,临时调配车辆进行运送,由调度员把相关情况记入《调度日志》,具体按《配送部工作文件》实施。

  ●车辆管理

  车辆管理具体按《配送部工作文件》实施。

  (1)配送部车辆管理参照《设备、设施管理程序》,建立《设备台账》,实行专人负责。

  (2)车辆实行定期保养、维护,每行驶10000公里,须由修理人员进行一次保养,并填写《车辆保养记录》。

  (3)车辆维修由配送部进行,对于无能力维修的问题,委托经评审合格的维修单位进行,填写《车辆维修记录》,需更换部件的采购报办公室采购,具体按《采购及分包方管理程序》执行。

  (4)车辆运行、维护、维修的费用由配送部控制,并纳入考核。

  (5)车辆的日常使用,由司机严格按照使用规程进行。

  ●行车安全

  配送部定期进行安全教育和安全知识培训,行车安全管理具体按《配送部工作文件》实施。对于出现的安全交通事故,由安全部按《安全工作程序》处理和记录。

  5.0支持性文件

  ●《物流服务过程控制程序》

  ●《配送部工作文件》

  ●《安全工作程序》

  6.0相关记录

  ●《调度日志》

  ●《车辆保养记录》

篇3:物流业程序文件:物流服务检查

  文 件 名:物流业程序文件范例

  物流服务检查程序

  1.0目的

  为实施质量控制和评价提供准则,以保证服务过程按工作规范的实施并达到规定的质量要求。

  2.0适用范围

  适用于公司质量体系的物流服务过程质量控制。

  3.0职责

  ●企管部负责对各部门物流服务工作执行情况进行检查。

  ●安全办负责对各部门物流服务工作中安全事项进行检查。

  ●各部门负责各自服务工作的自我检查。

  4.0工作程序

  ●服务质量检查

  (1)企管部按照各部门职责、工作规范编制检查表,对全公司所有部门、网点每季度一次不定期检查,并填写检查表,记录不合格情况。

  (2)对检查中发现的不合格以《整改通知单》的形式要求纠正,具体按《不合格控制程序》实施。

  ●顾客意见调查

  (1)企管部负责组织进行顾客调查,一般采取问卷调查方式进行,每半年发出100~200份调查表。

  (2)顾客意见调查的内容包括:对服务项目满意和不满意的信息,顾客对服务的需求等。通过顾客意见调查统计出顾客满意率及服务改进需求。

  (3)顾客意见调查表收回后由企管部负责进行统计,并写出调查结果分析报告,回收率大于发出调查总数80%方为有效。

  (4)对顾客不满意的服务项目,如顾客有留下联系方式的,抽取其中20%予以回访。从而进一步与顾客沟通,征求顾客意见,并表达改进的承诺和对顾客提出意见或建议的谢意。对顾客反映集中的问题和重大问题责成有关部门采取纠正和预防措施,并对纠正的预防措施进行评价。

  (5)企管部负责对各部门纠正措施及效果进行跟踪和验证,直到纠正效果满意。

  ●部门内部检查

  (1)各部门负责人按部门工作内容要求,每月不定期对所负责部门进行检查,并记录检查结果。

  (2)对检查中发现的不合格以《整改通知单》的形式或口头通知要求纠正,具体按《不合格控制程序》实施。

  ●业绩评价

  (1)每年底各部门对本部门的业绩进行评价,填写业绩评价报告。业绩评价报告包括内容如下:

  ①部门质量目标完成情况;

  ②部门服务情况的描述,特别是针对执行部门工作文件的情况;

  ③评价部门服务对顾客形成的印象或反应情况。

  (2)各部门业绩评价结论由主管部门领导审批后交企管部。

  (3)企管部负责将部门的业绩评价报告汇总成公司业绩评价报告,并作为管理评审的输入之一。

  (4)业绩评价不符合要求的方面,由企管部责成该部门提出整改要求,企管部跟踪其进展和效果。

  ●物流服务安全检查由安全办按照《安全工作程序》实施。

  5.0支持性文件

  ●《物流服务过程控制程序》

  ●《企管部工作文件》

  ●《不合格控制程序》

  ●《安全工作程序》

  6.0相关记录

  ●《服务质量检查表》

  ●《顾客意见调查表》

  ● 《业绩评价报告》

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