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物流业程序文件:采购及分包方

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:物流业程序文件范例

  采购及分包方控制程序

  1.0目的

  对物品采购和劳务采购进行控制,确保获取满足合同及使用要求的物品和服务。

  2.0适用范围

  ●适用于服务提供所需物品(低值易耗品、设备)、劳务的采购、验收。

  ●适用于分包方的综合控制。

  3.0职责

  ●办公室负责物流服务所需物品的采购和相关分包方的选择、评审和日常管理。

  ●各使用部门负责所需物品质量、技术指标和市场信息的提供和物品验收。

  ●各使用部门负责业务相关劳务分包部门的选择、评审和日常管理监督。

  ●总经理负责全过程的审核批准。

  4.0工作程序

  ●物资的采购

  (1)计划性采购

  ①办公室每月中旬根据各部门要求制定本月的物品采购计划,说明物品的名称、型号、规格、数量等。

  ②办公室将月物资采购计划报经理审批后执行。

  ③办公室将批准后的采购计划交采购人员,由其在合格分包方处进行采购。

  (2)临时采购

  ①各部门需要临时采购计划外的物品时,先填写《申请用款审批表》,说明物品名称、型号、规格、数量、用途等。

  ②《申请用款审批表》由办公室负责确认,经理批准后实施。

  ③采购应在合格分包方处进行,如有急需或其他特殊情况,由经理批准后也可在其他分包单位处对实物质量进行验证后购买。

  ④验证

  各使用部门负责采购产品的验证、防护和使用。

  ●劳务的采购

  对物流服务提供所需的劳务的采购,由各使用部门负责与合格分包方签订协议,并负责服务质量的检查、监督和日常管理。

  ●物品采购分包方的选择和评审

  (1)分包方的资格要求

  ①必须有合格的营业执照及相关的资质证明书;

  ②必须保证符合所需物品的型号、规格、质量要求等;

  ③在以往的采购活动中未发生过质量纠纷。

  (2)办公室拟出能符合上述要求的若干家分包方,对其评审从以下几方面进行:

  ①分包方的资质,以往与其交往的信誉情况;

  ②分包方的质量保证能力或质量体系的现场评价;

  ③分包方的品牌;

  ④产品样品的评价;

  ⑤分包方售后服务状况等。

  (3)办公室负责评审并记录评审结果,将两家以上的分包方评审记录报经理批准,纳入《合格分包方名单》。

  ●物流服务劳务分包方的选择和评审

  (1)分包方的资格要求

  ①有合格的营业执照及行为资格证书;

  ②提供的服务能满足本公司管理和质量的要求;

  ③在满足质量要求的情况下,价格适宜。

  (2)使用部门拟出符合上述要求的若干家分承包方,对其进行评审,内容包括:

  ①分包方的资质,以往与其业务往来的信誉情况;

  ②分包方的质量保证体系资料;

  ③分包方的技术力量、人员素质;

  ④服务价格。

  (3)对一次性合作的部门或个体,保留合作记录,不纳入分包方名单。对长期合作单位,将评审结果按《分包方评审表》记录。入选的分包方评审由办公室确认后,报经理批准后纳入《合格分包方名单》。

  ●合格分包方日常管理

  (1)物品采购分包方由办公室管理,对每批物品质量跟踪,出现不合格,进行退货或赔偿损失处理,并记入分包方档案,连续出现两批以上不合格,取消分包方资格。

  (2)劳务采购分包方由各使用部门管理,对每次劳务服务质量跟踪,出现不合格,进行赔偿损失处理,并责令其改进,记入分包方档案。一次性合作部门或个体,出现不合格即禁止再次合作,长期合作部门连续出现两次以上不合格,取消分包方资格。

  ●合格分包方的年度复审

  (1)各相关部门每年12月组织对合同期在1年以上的合格分包方进行一次年度复审,审核内容包括:

  ①过去一年分包方的业绩;

  ②过去一年供应的物品/劳务质量状况;

  ③各部门对分包方工作的检查和评定记录。

  (2)凡在评审中确定没有达到合同要求的分包方,经理批准,以下列方式处理:

  ①取消其合格分包方资格;

  ②要在限期内作出整改,对未能在限期内改进的,终止承包合同,取消其合格分包方资格。

  (3)各部门建立合格分包方档案,并将《合格分包方名单》按受控文件的方式发放到相关部门。合格分包方档案

  主要包括以下内容:

  ①分包方提供初审时的资料;

  ②分包方的产品介绍或说明/分包方年度复审记录;

  ③分包方提供的其他资料。

  ●不合格采购物品和劳务的控制

  (1)不合格品的处置

  ①退货;

  ②让步接收;

  ③索赔。

  (2)不合格劳务的控制

  ①扣款;

  ②返工;

  ③索赔。

  (3)不合格采购物品和劳务的的处置均须记入分包方的业绩档案。

  5.0支持性文件

  ●《质量手册》

  ●《各部门工作文件》

  ●《不合格控制程序》

  6.0相关记录

  ●《物品申购表》

  ●《申请用款审批表》

  ●《分包方评审表》

  ●《合格分包方名单》

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