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物流业程序文件:信息系统管理

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:物流业程序文件范例

  信息系统管理程序

  1.0目的

  对物流信息服务提供的过程进行有效控制,确保物流信息服务过程受控并满足规定的要求。

  2.0适用范围

  适用于信息服务中心物流信息服务的全过程。

  3.0职责

  ●信息服务中心负责信息系统和服务提供全过程的管理。

  4.0工作程序

  ●业务拓展

  (1)信息服务中心以货代中介机构、托运人、承运人或单位为服务对象,通过提供有效的物流信息服务,建立意向。通过相关手续的提供和审核,与信息服务中心签订《入会协议》后,发展其成为“××交通在线”网络会员,并建立相关会员档案,具体按《信息服务中心工作文件》相关规定实施。

  (2)信息服务中心在相关货代市场、生产企业、仓储企业进行业务推广和派发公司宣传材料,扩大信息来源,提高公路货运交易信息系统知名度。

  (3)通过电话与顾客进行信息交流,定期对顾客进行电话回访或上门咨询服务,并做好相关《工作日志》。

  (4)向现场来访的顾客介绍和推广公路货运交易系统。

  (5)向来电咨询的顾客介绍和推广公路货运交易系统。

  ●信息来源

  (1)在系统的网站上直接下载有关的货运信息。

  (2)信息服务中心在对外推广过程中收集回来的货运信息和公司自有的货运信息。

  (3)信息服务中心接听顾客打来的热线电话所获取的货运信息。

  (4)直接来营业大厅的顾客所带来的货运信息。

  (5)信息服务中心负责确保各类信息的完整性和确定性,并做好相关《工作日志》。

  ●现场服务

  (1)信息中心负责顾客来电咨询,并做好相关《工作日志》。

  ①为顾客提供货运信息的查询与发布;

  ②应答顾客有关系统业务和公司业务等相关问题;

  ③为顾客提供其他与货运有关的信息服务内容。

  (2)营业厅现场为顾客提供服务,并做好工作日志。

  ①为顾客办理入会及会员身份认证等系列服务;

  ②代开发票、代办保险;

  ③为顾客提供货运信息的查询与发布;

  ④系统业务和公司业务的咨询;

  ⑤受理顾客现场或电话投诉。

  ●信息系统的维护与更新

  (1)系统内部维护:

  ①由于员工操作不当而造成网络出现问题,应及时通知网络管理员,网络管理员解决问题后,做好《计算机使用情况登记表》记录;

  ②当交通在线网络出现问题时,网络管理员与总部取得联系,了解具体情况解决问题,并填写《系统运行记录表》;

  ③因本地数据通信局的线路出现问题而无法与系统连接时,网络管理员应立即向有关部门咨询情况,排除故障并填写《系统运行记录表》。

  (2)系统外部的维护:

  ①当系统遭到黑客入侵或计算机病毒感染的时候,网络管理员应当立即断开互联网连接,并使用防火墙和杀毒软件进行系统安全检查;

  ②因会员的操作不当而导致系统出现问题,网络管理员先将问题解决,然后视情况追究会员责任,并填写《计算机使用情况登记表》。

  (3)系统的更新:

  ①每周一与交通在线进行“公路货运交易信息系统”的会员数据更新;

  ②视交通在线的情况,及时进行“公路货运交易信息系统”的版本升级,使其功能更加完善。

  (4)软件的升级:

  根据查、杀毒软件发布情况,不定期将防火墙软件和查、杀毒软件进行版本升级,及时使用最新版本,确保系统能够正常运行。

  (5)系统硬件的维护:

  ①信息服务中心设备、设施管理具体按《信息服务中心工作文件》实施;

  ②当硬件出现问题时,及时与硬件供应商取得联系,进行维修或更换硬件。

  ●检查改进

  (1)信息服务中心每月按照《服务质量检查表》对内部的服务质量进行检查、记录、并存档。

  (2)信息服务中心的顾客投诉,须填写《顾客投诉记录》,具体按《不合格控制程序实施》。

  (3)顾客对信息服务中心服务的满意度,根据每月底顾客数据库资料,选取不少于20%的顾客,进行顾客电话访问,并作好回访记录,具体按《纠正和预防措施程序》实施。

  (4)对质量检查和顾客投诉及回访中出现的严重服务质量问题,必须填写《整改通知单》,具体按《服务质量检查表》实施。

  5.0支持性文件

  ●《质量手册》

  ●《信息服务中心工作文件》

  ●《不合格控制程序》

  ●《纠正和预防措施程序》

  6.0相关记录

  ●《整改通知单》

  ●《服务质量检查表》

  ●《顾客投诉记录》

  ●《计算机使用情况登记表》

  ●《系统运行记录表》

  ●《工作日志》

  ●《入会协议》

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篇2:关于广州市物业管理信息系统应用工作的通知(2018)

  广州市住房和城乡建设委员会

  关于广州市物业管理信息系统应用工作的通知

  各区住房建设行政主管部门、市物业管理行业协会、各物业服务企业、各建设单位、有关单位:

  为进一步推动我市物业管理电子政务建设,提高行政效能和服务水平,建立健全物业服务企业信用档案,我委开发建设了广州市物业管理信息系统(以下简称“系统”,网址: wygl.gzcc.gov.cn),定于20**年9月5日正式启用系统。现就系统应用的有关事项通知如下,请贯彻执行:

  一、填报信息

  (一)企业填报信息。

  1.填报信息主体。

  (1)在本市工商登记为法人单位,且在本市从事物业管理活动的物业服务企业,以法人为单位统一填报;

  (2)不在本市工商登记为法人单位但在本市登记了分支机构,且分支机构在本市从事物业管理活动的物业服务企业,以分支机构为单位统一填报;

  (3)在本市从事房地产开发的建设单位。

  2.填报信息内容。

  (1)企业注册。在本市从事物业管理活动的物业服务企业、系统上线后有新建房地产项目的建设单位均应当通过互联网在系统注册。

  (2)填报信息。一是物业服务企业应当按照《广州市物业服务企业信用管理暂行办法》第十三条规定和系统要求,及时、完整、准确、规范填报企业的基本信息、在管项目信息、年度经营信息等内容。其中,在本市工商登记的法人企业,填报本企业在本市辖区内及外省市的所有在管项目;不在本市工商登记的法人企业但在本市登记了分支机构,填报本市辖区内的所有在管项目。该项工作应当于20**年11月30日前完成。二是系统上线后有新建房地产项目的建设单位,应当按照系统要求,及时、完整、准确、规范填报企业的基本信息、在建项目信息等内容。

  (3)更新信息。基本信息、在管(建)项目信息等发生变更的,物业服务企业、建设单位应当自信息变更之日起10日内在信息系统更新。

  3.网上申报备案。

  物业服务企业在管项目申报“物业管理区域备案”、“前期物业服务合同备案”、“物业承接查验备案”、“物业服务合同备案”,以及建设单位在建项目申报“物业管理区域备案”、“前期物业管理中标备案”时,应当按照系统要求如实填写申报信息,打印申报表,网上提交备案申请,并按照相关规定持书面备案资料向项目所在地的区住房建设行政主管部门申请备案。

  (二)区局填报信息。

  1.填报信息。

  各区住房建设行政主管部门应当按照系统要求,及时、完整、准确、规范填报行政检查、行政处罚和信访管理等信息,办理物业管理业务备案,并将备案回执上传系统,包括街(镇)出具的业委会备案回执。

  2.补录信息。

  (1)各区住房建设行政主管部门应当将系统上线前已出具的物业管理业务备案回执上传系统,包括街(镇)出具的业委会备案回执。

  (2)各区住房建设行政主管部门应当将20**年机构改革后以其名义已作出的物业管理行政处罚决定的相关信息,按照系统要求填报。该项工作应当于20**年12月31日前完成。

  (三)协会填报信息。

  市物业管理行业协会应当按照系统要求,及时、完整、准确、规范填报协会的简介、组织架构、章程、人员等信息,按照年度补录所有示范项目信息。

  二、账号管理

  (一)企业用户。

  企业用户使用本企业“统一社会信用代码”注册账号,并妥善保管好系统登陆的用户名、密码。如忘记登录密码,可携带本企业营业执照副本和法人委托书,到企业所在地的区住房建设行政部门申请重置密码。

  (二)其他用户。

  各区住房建设行政主管部门、市物业管理行业协会的用户名、密码,由市住房城乡建设委物业管理处统一下发。各区住房建设行政部门、市物业管理行业协会在收到账号密码后,请及时修改登录密码并妥善保管。

  三、监督管理

  各区住房建设行政主管部门应当及时将本通知传达至辖区内工商登记的物业服务企业、建设单位,督促辖区内物业服务企业、建设单位于20**年11月30日前按要求完成系统注册和信息填报等工作,并对企业填报的相关信息进行随机抽查。对于物业服务企业未及时完成系统注册和填报信息、信息填报不完整、填报虚假信息、未及时更新信息的,责令其限期改正,并记为一般失信行为;逾期拒不改正的,记为严重失信信息。对记为失信行为的物业服务企业,由市、区住房建设行政主管部门按照《广州市物业服务企业信用管理暂行办法》规定,对其采取失信惩戒措施。

  特此通知。

  广州市住房和城乡建设委员会

  20**年9月

篇3:房地产信息系统管理制度

日常工作制度:
员工用机是指由公司统一购买并发放给员工使用的台式计算机、笔记本电脑等计算机设备(包括其外围设备)。
员工用机的软硬件标准和配置由公司统一制定。使用者应自觉爱护。员工不得擅自拆卸计算机或自行安装更换硬件设备。不得安装盗版软件,不得自行安装INTERNET上下载的免费软件。信息中心将服务器::上提供一些可以安装的免费软件。

信息系统保密管理:
每一位员工应对自己使用的计算机的信息安全负责。如果机内存放保密资料且操作系统为WIN98或WIN95等无安全认证机制的系统,应设置CMOS开机密码。开机密码由使用者自己设置和保管。密码遗忘,用户自行负责。员工离开公司时,应事先取消密码,并通知信息中心核实后方可签离。
每一位员工应牢记自己登录公司网络的密码。密码不应放置在别人易于获取的地方,不得将用户名及密码转让他人使用。涉及保密文件的用户应每两个月改变密码一次。员工进入 公司时,应填写上网申请记录单,由部门主管签字确认后,由信息中心开设网络登录帐户,电子邮件信箱和共享目录权限。
员工离开公司时,应到信息中心签离。经信息中心主任确认所有网络权限取消并签字后,员工方可离开公司。
每一位员工应积极主动的检查所使用的计算机内是否有病毒。信息中心将在所有客户机上安装防毒程序。每位员工在打开外部发送来的文件之前应检查是否存在病毒。在向公司网络服务器上拷贝文件之前,应确认文件不含有病毒。

内部网络系统的使用:
每个人都有一个电子邮件信箱,地址及命名方式由信息中心统一制定。
电子邮件信箱应作为公司内部和与外部进行业务交流的主要工具之一。
各部门的公共信息将放在企业内部网站的共享栏内。希望您在第一时间阅读其中的文件,这将会帮助您更快地得到所需信息。
各部门内部文件放在本部门共享的网页内,权限设置由相关部门填写"网络资源申请单"后经由信息中心设置。
所有计算机都连接网络打印,可随时进行打印。如有安装设置问题请与信息中心联系。
信息中心机房是内部网络的管理中心,未经信息中心许可不得入内。
员工在使用计算机和任何网络资源时,如需帮助,可致电信息中心技术支持热线:(010)6******5

篇4:房地产集团企业计算机管理信息系统控制

  计算机管理信息系统控制由集团总部IT中心和各一线IT人员共同进行,并由IT中心制定和实施相关规则,主要包括《员工电脑使用指南V2》、《用户帐户管理规范》、《计算机数据备份管理制度》等规定。(具体内容见附件5"计算机管理信息系统控制"中的5-1--5-3)。

  计算机管理系统控制制度明确规定了以下具体内容:

  (一)电脑维护部门的职能及职责划分:IT中心运营组负责集团总部的电脑维护、集团网络、各业务应用系统的运行和维护;各地分公司有1-3名IT人员,隶属总经理办公室,负责分公司的电脑、网络的运维。

  (二)电脑程序及资料的存取控制:通过Windows AD集成验证用户访问,NTFS等技术,以及文档加密系统对资料进行控制。

  (三)基础数据的输入输出控制:技术上,各业务系统都使用统一的indows AD集成验证用户,来控制基础数据的输入和报表等打印输出控制;管理上,通过《用户帐户管理规范》制度规范用户的使用,达到基础数据输入输出的准确性。

  (四)资料备份、档案及设备的安全控制:管理上,集团总部及各地公司必须遵守《万科企业股份有限公司计算机数据备份管理制度》;技术上,备份系统实现实时在线,自动化地对万科各信息系统,以备份服务器形成备份中心,对各种平台的应用系统及其他信息数据进行集中的备份,保障企业各项业务信息系统的稳定运行,有效地保护商务的连续性;RADIUS集成验证网络设备。

  (五)硬件及软件系统的购置、使用及维护的控制:《万科企业股份有限公司电脑应用及管理规定》规定了软硬件购买的流程控制,《员工电脑使用指南》则指导员工如何使用万科系统,明确员工的职责范围。

  (六)系统复原及测试程序的控制:集团总部及各地公司必须遵守《万科企业股份有限公司计算机数据备份管理制度》,定期做备份的恢复测试;技术上采用了高可靠技术,如RAID,SAN,群集等,保障了各应用系统的可恢复。

篇5:恒大地产信息系统管理制度

  恒大地产信息系统管理制度

  一、应用信息系统管理

  1、应用信息系统包括目前集团使用的协同办公系统、项目管理系统、财务系统、供应链系统等以及今后集团所上的所有信息系统。在集团本部固定办公场所工作的员工,可通过局域网直接访问系统。各地区公司和外出办公员工,在条件允许的情况下,可通过互联网访问系统。

  使用应用信息系统处理各项事务的效力即办公事务的过程和所产生的结果,与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。

  2、系统使用管理

  2.1帐号和密码:集团公司员工拥有的独立的账号和密码,是登录信息系统的唯一凭证,也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。

  对于账号和密码,需要遵循如下使用原则:

  ①严格保密,不对任何人泄漏自己的密码,关闭电脑操作系统中的自动保存密码的功能。

  ②所有系统成员均需设置登录帐户及密码,密码长度应为6位以上,至少每三个月更改一次密码。

  ③委托他人代为处理自己的工作,要采用授权的形式。

  ④每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。

  2.2为了不影响各应用信息系统的使用,并提高办公效率,请尽量减少在系统中存放个人音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。

  2.3对于存储空间明显异常的账号,总裁办将向所在中心、各部门发出警告通知,并在本人在场的情况下,登录系统做内容检查。

  2.4全体员工的计算机建议设置相关系统的开机自动运行程序,以免遗漏工作信息,例如协同办公系统可以利用A6系统精灵实现自动登录功能。使用各相关信息系统的员工,均应在工作时间内使系统处于正常运行状态,以便及时处理各种工作。

  3、信息发布要求

  3.1对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失。

  3.2为实现信息的畅通,发布人需按职责和权限及要求,发布相关信息;员工参加讨论及沟通、交流时,严禁在信息系统上发布不健康的内容;凡是涉密的内容未经许可不得在信息系统上发布。

  3.3公司总裁办有权对网上输入输出信息进行监控、修改和删除,或要求用户修改和删除。

  3.4集团各中心、各部门在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档,应严格设置安全保密权限,各类人员要按保密级别上传,不能以公告、调查、请示、报告方式上传。

  4、信息安全管理

  4.1全体员工在使用信息系统的过程中,禁止上传带有病毒的文件,以避免资料中毒、损坏或丢失。对所有外来的磁盘、电子邮件等均需进行病毒检测后方可使用。

  4.2发生急办或重大信息,除在信息系统上发布外,还应及时采用有效的通讯方式进行沟通,传递。重要的信息应该在本地电脑上或数据光盘中进行备份。

  4.3系统使用过程中发现的异常情况,例如:密码被盗等,应及时与信息系统管理员联系,减少损失。

  4.4公司所有人员不得将公司及各系统数据库、网络文档、公司光盘内容提

  供给第三方,否则将按照有关规定追究其责任,特殊需要须经公司领导批准。

  4.5为保证公司网络正常运行,公司员工上班时间不允许使用迅雷、电驴等P2P下载软件下载数据以影响正常网络正常运行。若需下载与工作业务有关的数据须经部门领导同意,报总裁办监控备查,对于上班时间未报部门领导及信息部同意擅自使用迅雷、电驴等P2P软件下载者,由总裁办查封该主机上网权限,并报其上级领导予以行政处分。

  5、系统维护管理

  集团各中心、各部门在使用应用系统的过程中遇到的技术问题,应及时向系统维护人员反馈。在经过总裁办软件工程师维护后,遇到的技术问题解决不了的,应与软件提供商联系,进行维护。

  二、日常使用管理

  1、系统盘(默认是C盘,包括"我的文档")内请勿随意存放重要文档,当操作系统出问题的时,系统盘的东西很有可能会丢失。

  2、 计算机外部设备不使用时,应关掉外部设备的电源。禁止长期打开不使用的外部设备电源,显示器应设置节能模式,要求做到人走机关,下班时关机。

  3、不可在机器正常工作时搬动机器,不可以频繁开关计算机,两次开机时间间隔至少应为10秒钟。

  4、应尽量保持自己使用鼠标、键盘、显示器机箱表面的清洁。

  5、公司的相关系统及其它正版软件一律不外借;不得在电脑上安装各类游戏软件。

  6、不得随意增加、删改计算机主要设备的驱动程序,不得随意增加、删除计算机主要设备的驱动程序,不得自行修改计算机IP地址。

  7、重要的公用程序(应用软件)不允许任意复制,防止出现版权纠纷。

  8、所有计算机必须安装防病毒系统。

  三、硬件设施管理

  1、公司一切网线、网络设备设专门机构和专人负责维修处理,其他人未经许可一律不得私自拆卸、自行维修,否则一切后果由当事人承担全部责任。

  2、全体员工必须爱护网内所有资源,必须正常使用网络资源,按操作规程操作;严禁异常关机,以免造成系统损坏或数据丢失。

  3、禁止在计算机网络中进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备等行为。

  4、恒大地产集团设备机房内不准会客,严禁吸烟、用餐,保持机房设备、用具的整洁,保证机房应有的温度、湿度、洁净度。

  5、无关人员未经值班领导批准,不准进入机房;外单位人员须经主管领导同意,在机房工作人员的陪同下方可进入机房。

  四、奖励与处分

  对于熟练使用系统,处理事件效率高,积极组织参与,并对信息系统运行有贡献的人员和集体,集团要进行奖励,并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一。

  有下列行为之一的,将视其情节轻重,对相关责任人分别给予警告、通报批评、视其情况按损失总额的比例进行赔偿外,涉嫌犯罪的,依法移交司法机关处理:

  1、禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影;禁止浏览进入*、色情、*等非法网站、浏览非法信息以及利用电子信箱收发有关上述内容的邮件;不得通过互联网或光盘下载安装传播病毒以及黑客程序。

  2、严禁任何人员利用公司网络及电子邮件传播*、黄色、不健康及有损企业形象的信息。

  3、任何人员以各种形式盗取他人口令及公司机密以及以各种方式对公司网络软硬件破坏的行为。

  4、对有关的系统软件和应用软件进行非法复制、传播、或用于其它商业用途的,造成严重影响的。

  5、利用公司计算机网络从事

危害国家安全,泄露国家、公司机密等活动的;利用公司计算机网络进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备活动的。

  6、未遵守公司有关保密规定,在国际联网的计算机信息系统中存储、处理、传递,或在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播公司秘密信息的,泄露公司机密,严重影响公司形象的。

  五、办公智能化系统管理

  1、电话会议的账号和密码由总裁办专人保管,未经总裁办许可,严禁任何人随意建立、使用电话会议,不得向无关人员泄露。确因工作需要方可告知相关会议建立人员,电话会议结束后须立即挂断电话,任何人不得将电话会议内容泄露给其他无关人员。

  2、使用视频会议须按流程提前一天进行申请,并及时通知与会方提前做好相应的准备。在视频会议期间除视频工程师因工作需要对会议进行监控外,其他人员一律不得对会议进行监听。

  3、视频会议的音频、视频根据需要进行录像并保存。视频监控录像保存有效期为6天,视频会议录像保存有效期为30天。日常部门会议或培训录像资料的提取,须经会议召开部门领导审批同意。涉及集团营销、资金、工程、招标等敏感内容会议录像的提取须经集团副总裁以上领导批准,并提交证明材料,由总裁办视频工程师协助提取。

  4、存有视频会议录像的部门或员工必须严密保管录像资料,未经集团副总裁以上领导批准,不得对视频会议录像进行复制、分发,不得外借他人,否则追究相关人员责任。

  5、为保障办公区所有自动门机械部件的正常运作,在自动门的开关过程中,禁止任何人为阻挡行为。总裁办定期对展厅的设备维护与管理,制定相关的展厅管理办法和使用操作指引,负责对相关使用人员进行培训等。

  6、严禁随意调整会议是桌面话筒(拧松或扳动);严禁会议桌面上的水源靠近电源以及话筒插孔;严禁将会议室设备设施私自带出会议室;严禁在未知会总裁办视频工程师情况下擅自使用会议室电子设备。

  7、会议室使用后,使用部门要及时通知总裁办相关技术人员清点设施,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏,追究使用部门相关人员的责任。维护人员应及时修理、补充,确保会议室设备正常使用。

  8、开通/关闭长途电话:

  (一)因工作需要开通国内、国际、港澳长途电话的人员,须报分管总裁办的公司领导批准。

  (二)原则上各部门正职以上领导允许开通国内长途,每个部门根据工作需要开通一部长途电话作为部门公用电话。

  (三)各部门长途电话如果因人事变动或其他原因而不再使用的,必须立即向总裁办提出停用申请,如造成损失的,追究其部门负责人的责任。

  9、禁止利用集团电话拨打与工作无关的收费电话号码和私人电话。严禁将办公电话用于注册与工作无关的论坛或其他网络应用。拨打电话过程中,用语须尽量简洁、明确,减少通话时间。

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