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物业服务物资采购控制程序

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:物业质量管理程序文件范例

  服务物资采购控制程序

  1.0目的

  为采购活动提供程序准则,保证服务物资采购符合规定的要求。

  2.0适用范围

  适用于物业管理部对服务物资的采购活动的控制。

  3.0引用文件

  无

  4.0职责

  ●质保部负责组织编制《采购标准》及监控它的实施。

  ●相关职能部门负责相关采购合同的提出及对采购控制程序的执行。

  ●总经理负责采购合同书的审核、签订。

  ●采购人员按《采购标准》及采购计划进行采购活动。

  5.0工作程序

  ●采购计划

  (1)质保部负责组织编制《采购标准》,《采购标准》包括以下内容:

  ①服务的质量要求或物资的型号、规格及质量要求;

  ②检验或验收方法。

  《采购标准》使用前由管理者代表审批。

  (2)各部门主任根据提供服务的需要制定《采购单》,经部长查核,报主管副总经理审核,总经理批准后发至采购人员。

  (3)《采购单》内容若需更改,由主管主任填写《采购更改申请单》,审核步骤同(2)。

  (4)购买服务的要求由有需求的部门向总经理提交申请。

  ●采购合同

  (1)采购合同适用于大型机电设备及服务的采购。

  (2)物资采购合同应明确所要采购服务物资的名称、型号、规格、质量要求、提供方式、提供时间、验收标准及有关处理质量纠纷的条款;服务采购合同应明确所采购的服务项目的质量要求、提供方式、验收标准、结算方式及有关处理质量纠纷的条款。

  (3)采购合同由物业管理部各相关部门配合总经理与分承包方进行合同签订前的审查及协调(参照《分承包方评审程序》执行)。

  (4)采购合同签订后,部门文件管理员将合同登记在《合同台账》上。发现分承包方违约或影响服务供应的情况时,项目负责主任应立即采取应急措施解决,同时向部长汇报,部长认为有影响合同继续执行的,必须向主管副总经理、总经理报告。

  ●卫生易耗品及零星工程维修用物资的采购按《采购单》及《采购标准》执行。购买过程中必须向两家以上供应商询价,比较其产品质量、价格等因素而选择其中一家进行购买。(对供应商的评审内容应在采购单中注明)

  ●采购物资的验证

  (1)易耗品及零星工程维修件的验证按《服务用物资进货检验及试验控制程序》执行。

  (2)在分承包方货源处的验证:

  如需要在分承包方货源处对采购产品进行验证时,采购部门应在采购合同中明确规定并安排适合的人员进行验证并记录。当需要采用分承包方的检测设备时,应要求分包方提供使用检测设备计量校准证书复印件。

  6.0支持性文件

  ●《采购标准》

  ●《测量、检验设备控制程序》

  ●《服务用物资进货检验及试验控制程序》

  7.0相关记录

  ●《采购更改通知单》

  ●《采购单》

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篇2:新丰房地产策划公司物资采购制度

为保证公司采购过程高效、透明,采购的物资质优、价廉,切实降低采购成本,特制定以下采购制度。
一、物资采购原则:集中购买,定点采购。实行《采购申报单》制度。
二、物资采购流程:
1、各部门根据本部门当月物资库存情况及下月工作安排情况制定本部门下月物资采购计划,并于当月28日前报综合部。
2、综合部根据当月各部门的材料领用情况,对各部门下月物资采购计划报分管副总进行审核并批复意见,然后报主管领导批准,在汇总后报公司总办备案。
3、综合部物资采购计划报主管领导批准后,及时向财务部门申请采购资金。
4、在采购过程中综合部物资采购员要与被采购部门人员一同对所采购物品进行现场初步检验,以保证所购物资的数量、型号、质量符合使用要求,同时最大限度地保证所购物资价格的公正合理。
5、物资采购任务完成后及时在采购物资发票上签字。
流程如下:经办人--部门经理--分管副总--财务复核--主管领导--总经理--报销
6、采购任务完成后在三个工作日内持采购申报单及发票到财务办理报销手续。

三、物资采购审批权限:
5000元以下物资采购,由各部门经理签字后报综合部,综合部报分管副总审批,由公司主管领导批准后方可实施。
5000元以上物资采购,进行上述程序后,必须有公司总经理批复方可实施。
四:零星物资采购:按《采购申报单》程序办理。

五、大宗物资采购制度:
大宗物资采购工作首先由主管领导进行市场核价与招标议标相结合的工作方法进行采购。
1、大宗物质范围:
大宗物资采购主要指采购物资一次性支付金额较大或年累计采购量较大,需谨慎对待的采购行为。:
2、工作方式:比 价:电话询价、网络询价、市场调查,
招议标:公开招标(竞标)、邀请招标(竞标)
3、工作程序:
1)一般性大宗物资采购应提前三天上报,综合部应在两个工作日内给予回复。
2)符合招标条件的大宗物资采购应提前十天上报,综合部应在两个工作日内给予回复,并上报招标工作小组进入招投标工作程序。
3)紧急或临时性采购随时上报,综合部应在半个工作日内回复。
4)大宗物资采购要在合格供应商的范围内选定,具备招标采购条件的,应尽量实行招标采购。
5)综合部在采购时应至少两人以上共同操作,::要有物资使用部门人员参与,做到采购过程公开化、透明化。对合格供应商需要赴厂考察的,由公司主管领导定人予以考察。
6)综合部根据年度计划做出物资批量采购计划,并广泛寻找供应商,对供应商按质量等相关要求采购控制程序进行综合评价,建立合格供应商名录。
7)特殊情况下(如仅有唯一供应商或企业生产经营有特殊要求),价格谈判超过最高限价,需公司领导集体决策。
4、结算制度:
大宗物资未经签批的采购计划,不得擅自实施,财务部门不得结算货款。 大宗物资采购必须签订采购合同,综合部采购人员签订合同应本着权利主动的原则。财务部门付款要严格审查采购合同,凭验收合格证明才能够付款,款项结算应采用票据的结算方式,避免现金交易。
款项支付按物质采购审批权限执行。
综合部必须严格履行自己的职责,牢固树立对工作的责任感、对企业的忠诚度,自觉学习业务知识,不断提高商务能力。做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利,及时、保质、保量地做好物资采购工作。

篇3:地产公司工程物资采购管理规定

  地产公司工程物资采购管理规定

  第一节 概述

  第一条 为规范物资采购行为,加强物资采购的计划管理,有效地控制工程造价,特制定工程物资采购管理规定。

  第二条 本章所指的物资采购包括建设工程中所有甲供物资的采购和乙供物资的管理。其中机电工程和单位工程设备材料总价大于50万元的甲供物资,采用招标方式进行采购,具体操作按照《工程招标投标管理》执行。

  第三条 物资采购的行为应当遵循公平、公开、公正和诚实信用的原则进行。

  第二节 物资采购的分类和计划编制

  第四条 甲供物资:包括铝板、石材、景观石材及景观木材、绿化工程中的大型乔木、灌木、卫浴洁具龙头、厨房电器、电线、电缆、配电箱、不锈钢管材、水泵、阀门、母线等。

  第五条 乙供物资:包括水泥、混凝土、外加剂及抗袭纤维、防水材料、保温材料、粘结剂、电气预埋盒、PVC电线管、钢管、钢骨架PE管、电缆桥架等。

  第六条 甲供和乙供物资清单确定:预算部在工程实施前,结合设计文件和图纸,提交工程中所使用的大宗材料设备清单(包括材料设备的品种、规格和控制性数量),由总经理组织召开会议讨论确定甲供和乙供物资的范围。由预算部编写完成《材料设备采购范围》后提交总经理批准执行。

  第七条 物资采购计划编制:根据工程的开发进度计划及《材料设备采购范围》清单,物资部组织编制相应的甲供物资采购计划,设计部、www.pmceo.com工程管理部和预算部协助其编制,计划报物资副总批准后执行。

  第八条 设备材料的变更:如因设计等原因造成材料设备变更的(包括材料设备的品种、规格和控制性数量),相关部门应配合预算部及时调整,经物资副总审核报总经理批准执行。

  第九条 物资采购计划的变更:如因工程建设的原因造成工程进度计划调整的,物资部根据工程管理部提交的进度计划及时调整物资采购计划,经物资副总批准执行。

  第十条 材料设备品牌的确定:由设计部和工程管理部提交材料设备的技术指标、外形规格和色彩等要求,物资部组织选定材料设备品牌,并提供材料样品,报设计部或工程管理部确定。

  第三节 甲供物资供货商的选择和评价

  第十一条 为了有效地控制材料设备的质量和价格,甲供物资的供应商应优先选择生产厂商或一级代理商。

  第十二条 物资部负责组织设计部、工程管理部等相关人员对供应商进行考察,考察内容包括供应商的生产/供货能力、质量体系、价格、市场应用、交通、服务、信用等情况。考察完成后由物资部提交《供应商考核及评估表》,经总经理批准后,将合格的供应商列入《合格供应商一览表》。供应商的评级分为不合格、合格和良好三个等级。主要甲供物资的合格供应商应保持在三家以上。

  第十三条 为了保障市场公平和保持有效的市场竞争,物资副总每年组织一次物资部、设计部、工程管理部和物管技术部的相关人员,对《合格供应商一览表》的供应商进行综合评价,去除不合格的供应商,增补合格的供应商,并报总经理批准后执行。对所有的供应商实行科学的动态管理。

  第四节 甲供物资采购的程序

  第十四条 根据工程建设的需要,按照物资采购的计划安排,物资部经理负责组织材料设备的采购。

  第十五条 甲供物资采购的操作程序:

  (一)采购金额小于3万元(含3万元)的材料设备,物资部从《合格供应商一览表》选择一家供应商报价或从市场直接采购。金额小于3万元的甲供物资可以不签订合同,价格以甲供物资价格审批表形式履行审批程序。

  (二)采购金额3万元以上,50万元以下(含50万元)的材料设备,物资部应从《合格供应商一览表》中选择二到三家供应商报价,物资主管负责编制比价表,参照设计部专业工程师及工程管理部工程师的意见,确定选择供应商的依据,提交预算部审核,物资主管负责洽谈并拟订合同条款,办理合同审批手续。

  (三)采购金额50万元以上的材料设备按工程招标投标管理的相关规定执行。具体内容详见第五章

  (四)由设计部或工程管理部指定的产品或品牌,以及政府部门推荐产品,物资部应做出情况说明及价格分析,附上市场同类产品的价格作为依据,履行审批程序。

  (五)苗木采购时,园林副总工程师现场确认苗木形式,并与物资部主管共同确定价格,并按甲供物资价格审批表形式报批。

  第十六条 甲供物资价格审批表审批的程序:物资主管——物资部经理——预算部经理——财务部经理——物资副总——财务副总——总经理。

  第十七条 甲指乙购物资由物资部组织,按甲供物资的采购流程,选择确定采购价格和供应商。委托承包商按确定的供应商和物资品牌进行合同签订和物资采购。

  第五节 乙供物资的申报和核价

  第十八条 乙供物资的价格由物资部审核,工程管理部负责乙供物资的品质管理。乙购物资的品牌或样品由物资部会同设计部、工程管理部共同确认并封样,作为材料进场验收的重要依据。

  第十九条 乙供物资核价的操作流程:

  (一)金额小于10万元(含10万元)的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理审核,经预算部经理确认后,报物资副总批准执行。

  (二)金额10万元以上50万元以下的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理核定,预算部经理审核,经物资副总确认后,报总经理批准执行。

  (三)金额50万元以上的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理核定,预算部经理审核,经物资副总、总经理确认后,报董事会代表批准。

  (三)乙供物资价格审批流程:承包单位——监理公司——工程管理部——物资部——预算部——物资副总——总经理

  第二十条 承包商必须严格按物资部核价认定的品牌或样品采购,各类乙购物资必须由物资部审批价格后,承包商方可采购。各类甲指乙购物资采购,承包商必须严格按物资部核定的价格和品牌组织采购。

  第二十一条 总金额不超过50万元的乙供物资提前10天申报;总额超过50万(含)的乙供物资提前30天申报;同一类材料申报不得超过三次。

  第二十二条 由物资部批价的乙供物资,由项目部督责承包商按照公司要求的表单形式申报,报价必须注明该物资详细的使用时间、部位,品种、材质、品牌、规格和数量。

  第二十三条 乙供苗木经物资部批价后,由承包商组织采购,苗木进场验收由项目部组织,物资部须派苗木主管参加,经项目部、物资部共同签认的验收单是乙供苗木验收合格的依据,同时也是工程管理

部审核竣工图的凭证。

  第六节 甲供材料设备的供应

  第二十四条 物资主管根据订货合同及承包商申报计划,安排材料设备的进货。甲供物资计划的申报时间原则上参照甲方物资采购合同约定的时间,对于合同中约定不明或者没有相关约定时,按以下要求时间申报:

  (一)、土建材料:

  1、钢材:提前30天申报月度明细供货计划(工地收货时间若有变更,提前5天);

  2、进户门:门框提前20天,门扇提前40天;

  3、外墙涂料:国产涂料提前15天,进口涂料提前60天;

  4、外墙石材、外墙铝板:国产材料提前30天,进口材料提前90天;

  5、其它材料:提前15天。

  (二)、水电材料及机电设备:

  1、电线、电缆:提前30天;

  2、国产设备:提前30天;

  3、进口设备:提前90天;

  4、其它水电材料:提前15天。

  (三)、景观材料:

  1、苗木:提前15天;

  2、景观石材:普通规格板提前45天;弧形及异型板提前60天;到货期安排在每年12月-2月份的北方产地的石材,提前90天;

  3、芬兰木、南方松:提前60天;

  4、其它景观材料:提前15天。

  (四)、装修材料:

  1、国产材料:提前20天;

  2、进口材料:提前90天。

  第二十五条 物资部应提前24小时通知工程管理部或施工单位做好材料设备的进场准备工作。

  第二十六条 物资部向供应商签发甲供物资验收单,由供应商负责送货到施工现场并承担相应的责任。

  第二十七条 工程管理部组织监理、承包商进行验收,验收内容包括材料设备的型号、规格、外观、质量、数量等,验收合格后,承包商应在4小时内安排卸货并承担相应的责任。

  第二十八条 甲供物资验收合格后7天内(须复检的材料,另加上复检所需时间),工程管理部负责组织监理、承包商办理相关交接验收手续,并将验收表单报送物资部。

  第二十九条 甲供物资验收不合格的,原则上承包商可以不予卸货,由物资部主管负责协调。

  第三十条 甲供物资的供应商应随货提供产品合格证、质保书等。如需检验或试验,则按材料设备检验及试验的有关规定执行。订货前需要检验报告的,由物资部负责协调;货到现场需检验或送检的,按规定可由承包商办理的,由工程管理部负责协调。

  需检验才能进入现场的材料,设备,应存放在指定的验收场地内。不得使用有效证件不齐全或检验试验不合格的产品。

  第三十一条 验收不合格的材料设备,应由物资主管协调供应商在指定的时间内搬运出存放地点。

  因退货发生的一切费用由供货商承担。可以降级使用的材料设备,须经设计部或工程管理部同意,报工程副总批准。如涉及价格调整,报物资副总批准。

  第三十二条 材料数量减少分以下三种情况:

  (一)合同签订前,将报价表中总额减少后,再按规定办理。

  (二)合同签订后,材料设备未生产出来前,物资主管与供应商协调变更合同。

  (三)合同签订后,材料设备已生产出来或材料设备已运到工地,物资主管与供应商联系退货,如无法退货,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准处理。

  第三十三条 材料的品种更改分以下三种情况处理:

  (一)合同签订前,按规定重新办理。

  (二)合同签订后,材料设备未生产出来前或生产出来未发货前,物资主管与供应商协商取消合同,不能取消合同的,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准处理。

  (三)合同签订后,材料设备已生产出来或材料设备已运到工地,物资主管与供应商联系退货,无法退货的,则视责任情况经物资部经理签署意见www.pmceo.com后,报物资副总批准处理。

  第三十四条 材料设备剩余的处理及甲供物资的调拨:

  材料设备剩余时,物资主管负责联系退货,无法退货的,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准。

  根据现场情况,由物资部在征询工程管理部意见后,可在承包商之间进行甲供物资的调拨,由物资部开具物资调拨单,经双方签字后,转回物资部调帐。

  第七节 款项的支付及资金调拨

  第三十五条 合同款项的支付:

  (一)机电设备工程合同预付款项及进度款的办理由工程管理部专业工程师根据物资订货合同中有关要求,填写机电设备工程款项申报表,报工程管理部经理审批,物资部根据合同相关条款审核。

  (二)材料款的办理

  1.材料预付款和进度款由负责签订该材料合同的物资主管负责办理。

  2.材料结算款办理流程:负责签订该材料合同的物资主管对结算材料的价格、数量、金额及付款依据进行审核,审核完成后由其办理付款手续,后由物资部负责财务的主管进行复核,复核完成后办理材料入、出库手续。

  3.材料款项付款依据为物资采购合同及相关工作联系单、甲供物资价格审批表(须附上完整的审批意见)。

  4.物资部主管根据承包单位、监理及项目部签字确认的甲供物资验收单,填写物资款项申报表,按公司规定程序报批,并办理材料的验收入库。

  (三)机电设备工程付款程序:工程管理部主管——工程管理部经理——物资部经理——预算部经理——财务经理——物资副总——财务副总——总经理(付款50万以下)——董事会代表(付款50万及50万以上)

  (四)物资付款程序:物资部经办人——物资部经理——预算部经理——财务经理——物资副总——财务副总——总经理(付款50万以下)——董事会代表(付款50万及50万以上)

  第三十六条 工程管理部根据施工合同、物资采购计划表及工程进度计划表,填写月度甲供物资计划表,物资部根据月度甲供物资计划表填写月资金计划报预算部。

  第三十七条 材料设备进货的统计:

  材料设备进货的统计由物资部负责,详细统计已进材料设备的品种、数量、规格、价格及费用承担单位,付款情况,并将其填入《材料设备采购月报表》,于次月5日前送预算部,财务部,报物资副总,总经理各一份。

  第八节 文件管理

  第三十八条 物资主管(主办)负责甲供物资月报表、甲供物资领用月报表、竣工物资表等的填写,物资部仓库保管员负责库存物资报表的填写

  第三十九条 物资部资料员负责各种往来文件及合同的分类、协理、归档、发放,负责各种材料样本的整理、归类,并负责材料样品的保管。

  第九节 仓库管理

  第四十条 因工程设计变更等原因造成的多余物资,无法退回厂家。由项目部出具详细情况说明,经物资部经理及物资副总同意,报总经理批准后才能办理入库及冲帐手续。

  第四十一条 每月初5日前,物资部负责与材料对库存帐,做到物、卡、帐相符。

  第十节 物业维修管理

  第四十二条 工程竣工交付后,物资部负责提供设备维修卡给物业公司,提供设备供货商或其维修部的相关资料,提供相关配件的价格,配合物管技术部建立维修维护方案。

  第四十三条 物业公司维修部申报备品备件,经物管技术部审核并履行公司审批手续后报物资部,物资部负责安排采购。

篇4:X地产集团全国性材料物资采购供应管理制度

  某地产集团全国性材料物资采购供应管理制度

  第一章总则

  一、全国性材料物资定义:由集团统一招标、签订年度合同,广州zz材料设备有限公司(以下简称材料设备公司)或地区公司负责采购供应的材料物资。

  二、材料设备公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。

  三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。

  四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。

  五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。

  六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。

  第二章全国性材料物资采购供应方式

  一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料:

  人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦(含西瓦)、卫浴五金、洁具(含陶瓷、龙头)、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(含筒灯)、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆、PVC及PPR等管材管件、防水材料、地弹簧、排气扇。

  二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司的材料物资:

  厨房电器、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所物资(含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、浴室防水电视、客房冰箱、保险箱、落地灯、台灯、电话机、清洁设备)、安全帽、保安装备、广告伞、制服。

  三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备:

  淋浴间隔、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、公共区配电柜、垃圾桶及园林休闲椅、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高压电缆。

  四、全国性材料物资增减的管理:材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批;具体型号的增减由设计院或园林集团负责报董事局主席审批。

  第三章全国性材料物资样板管理

  一、归档原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认,仅封存一套于材料设备公司。

  二、验收原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认,由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发,地区公司每个项目各1套(由工程部签收),总工室1套,材料设备公司驻地配送质检部各1套,设计院或园林集团1套,供货单位1套。

  三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。

  四、所有材料物资样板须登记造册,由使用部门自行管理。

  第四章全国性材料物资采购供应合同的管理

  一、全国性材料物资年度购销合同的签订

  (一)全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标,材料设备公司负责签订年度合同。

  (二)年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。

  (三)年度合同需签订补充协议的须报集团总裁审批。

  二、三方协议及供货合同的签订

  (一)地区公司在签订施工合同时,须列出该项目所需的全国性材料物资明细。

  (二)材料设备公司在签订供货合同时,须列明产品代码和类别。

  (三)地区公司在签订施工合同时,须同时签订三方协议及供货合同。材料设备公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同”施工单位的名单提交集团财务中心,财务中心必须停止该单位的工程进度款,直至其签订为止。

  (四)三方协议及供货合同由材料设备公司自行审批。

  三、合同文本的管理:档案中心、财务部存档合同原件各壹份。

  第五章全国性材料物资计划管理

  一、材料计划种类:年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。

  二、计划模板的编制:

  (一)设计院、园林集团和材料设备公司共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》,并注明材料编码、品名、规格型号、使用位臵。

  (二)材料设备公司下发全国性材料物资计划模板,仅包含设计已选用的规格型号。

  三、材料计划申报、审批流程:

  (一)年度材料计划:由材料设备公司负责编制,在集团年度工程开发建设计划或重大节点计划下发后15天内编制完毕。

  (二)三月材料计划:由地区公司工程部负责编制,于每月12日前提交工程技术部;工程技术部于每月15日前完成审核后提交集团管理中心;集团管理中心每月20日前完成审批后提交材料设备公司;材料设备公司于每月25日前整理汇总后提交供货单位备料。

  (三)月度实际用料计划:由地区公司工程部编制下月计划并于每月1日前提交工程技术部;工程技术部于每月3日前完成审核并经主管工程公司领导审批后提交集团管理中心;集团管理中心于每月5日前完成审批后提交材料设备公司;材料设备公司于每月10日前下发下月订单至供货单位。

  第六章全国性材料物资库存管理

  一、各类材料物资原则上均须库存,并建立台帐、定期盘点。

  二、仓库及库存量的设臵:

  每个城市须设立仓库,原则上各仓库备洋房10套1000标准、5套2000标准样板房材料用量,有别墅盘的地区A型别墅备2套,BC型别墅备4套板房用量;厂家库存量原则上不少于年度材料测算量的10%和三月材料计划第1个月需求用量相比的较大值。

  三、库存材料物资的补仓规定:原则上材料物资出仓后须及时补仓。

  第七章全国性材料物资配送管理

  一、材料分批进场管理

  (一)交楼大批量材料计划可分批进场。

  (二)根据工程实际进度需要,工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后,出具材料分批进场方案,经工程技术部、管理中心现场负责人、主管领导审核后,每月15日前提交材料设备有限公司。

  二、卸货管理

  (一)材料物资到达现场4个小时前,材料设备公司驻地配送质检部负责人通知工程部经理及管理中心现场负责人;物资到施工现场后,材料设备公司仓管员及质检员通知工程部项目经理及管理中心现场负责人;工程部项目经理必须在30分钟内到达施工现场,组织施工单位开始卸货,要求8个小时内将材料物资卸完,并完成《工地收货单》的签字

确认工作;否则,材料设备公司将问题立即告知管理中心。

  (二)由于地区公司原因造成规定时间不能卸货,材料设备公司有权自行组织卸货,由此产生的一切费用由地区公司承担,费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料设备公司。

  (三)材料设备公司驻地配送质检部编制卸货台账,每月月底提交管理中心。

  三、验收管理

  (一)全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。

  (二)验收标准:参照《全国性材料物资现场验收标准》执行。工厂验收

  1、根据需要可安排驻厂人员验收。

  2、验收要点:是否为该供货单位生产的;是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。

  仓库验收

  供货单位送货到仓库后,材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收要求验收,合格的由材料设备公司开具《进仓单》,验收人员共同签名确认;不合格不得接收。现场验收

  1、从供货单位送货到施工现场的:材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收要求验收,合格的由材料设备公司开具《材料设备公司收货单》,验收人员共同签名确认;不合格不得接收。材料设备公司现场收货完毕后,组织工程部项目经理及施工单位代表进行现场收货,由材料设备公司开具《工地收货单》,现场验收人员共同签名确认。

  2、仓配到施工现场的:由材料设备公司先开具《材料设备公司收  货单》,并将材料发送至现场,若无法及时配送,地区公司可自行提取并办理费用签证。货物至现场后由材料设备公司组织工程部项目经理及施工单位代表收货,并开具《工地收货单》,现场验收人员共同签名确认。

  (三)材料设备公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收,如对到货材料的品质有异议,最终由地区公司董事长裁定。

  (四)地区公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。

  四、退货调拨管理:

  (一)已到工地的材料物资原则上一律不予退货。

  (二)验收有质量问题的材料,由材料设备公司协调供货单位退货。

  (三)因集团、地区公司设计变更造成施工单位确实无法使用,确需退货或调拨的:

  1、非供货单位特殊加工的材料:由地区公司提出申请并附相关依据,经材料设备公司出具初步意见,报管理中心审批后,材料设备公司负责办理退货或调拨。

  2、确系特殊加工的材料:由地区公司提出申请并附相关依据,由材料设备公司会同设计院研究能否适用其它项目,报集团设计院主管领导审批后,材料设备公司负责办理退货或调拨;退货最多向供应商承担50%材料货款损失,由材料设备公司与供应商及地区公司分别签订退货协议,损失由退货的地区公司承担。

  3、地区公司内部各项目间调拨材料:由地区公司提出申请并附相关依据,经材料设备公司出具意见并协助办理调拨。每月2日,材料设备公司汇总上月各地区内部材料调拨情况报管理中心备案。

  4、退货或调拨的材料物资必须包装完好、无破损、未过保质期。

  5、退货或调拨的材料物资所产生的费用由提出申请的地区公司承担。

  6、调拨的材料物资价格采用原采购价格(存在价格波动的按先进先出原则)。

  (四)因地区公司计划填报错误造成无法使用的材料物资,由材料设备公司协调供货单位退货。如造成损失的,由责任公司承担费用。

  第八章单据管理

  一、单据类别:

  (一)《进仓单》一式五联:存根(结算部)、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。

  (二)《出仓单》一式四联:存根(结算部)、财务部、计划管理部、配送质检部。

  (三)《材料设备公司收货单》一式五联:存根(结算部)、供货单位、财务部计划管理部、配送质检部。

  (四)《工地收货单》一式六联:存根(材料设备公司结算部)、材料设备公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。

  二、单据印制:由材料设备公司负责印制。

  三、单据领用:所有单据的领用必须造册登记备查。

  四、单据使用:

  (一)供货单位送货给材料设备公司的材料物资,材料设备公司开具《材料设备公司收货单》,作为材料设备公司支付供货单位货款的唯一依据。

  (二)材料设备公司送货给施工单位或地区公司的材料物资,材料设备公司开具《工地收货单》,作为地区公司代付代扣货款的唯一依据。

  (三)进、出仓材料物资须开具《进仓单》、《出仓单》。

  五、单据传递:上述单据由材料设备公司传递到各相关使用部门。

  第九章盘点管理

  一、材料设备公司库存材料盘点管理要求:

  (一)材料设备公司需根据材料物资类别、品种、规格型号设立明细账,并根据已确认的《进仓单》每日序时登记物资入库明细账;根据《出仓单》每日序时登记物资出库明细账;根据《材料设备公司收货单》每日序时登记物资收货明细账;根据《工地收货单》每日序时登记物资供货明细账。

  (二)每月最后一天为仓库的结账日,每月1-2日为盘点时间,材料设备公司、地区公司财务部负责统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况,对材料物资进行账账核对和账实核对,发现盘盈、盘亏及时查找原因,并根据集团公司的有关规定进行处理。

  二、材料设备公司库存材料盘点程序:

  (一)记账时间:每月的记账时间为上月的26日至次月的25日为1个自然月。

  (二)盘点时间:结账时间为每月的25日,实地盘点时间为每月的1-2日。

  (三)盘点人:材料设备公司配送质检部、地区公司财务部。

  (四)盘点的具体事项:

  1、盘点前:仓管员须将材料物资进行分类,按类别、规格型号摆放整齐,并先按账面数打印出《材料物资实物盘点表》;盘点时,逐一清点实物,做好账、卡、物的核对工作,清点每种物资、核对登记并编制《材料物资实物盘点表》;盘点后,所有现场盘点人员须在《材料物资实物盘点表》签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录,不能马上查明原因的盘盈、盘亏,应及时注明待查原因,并在五天内完成。

  2、盘点期间已收到而未办妥入账手续或已办理出库手续尚未提货的材料物资,应另行分别存放,并予以标示。

  3、所有盘点财务都以静态盘点为原则,盘点开始后应停止材料物资的进出及移动。

  4、盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处,均须经所有盘点人员签字确认。

  (五)对盘盈、盘亏材料的处理:由材料设备公司配

送质检部出具《材料物资盘盈、盘亏处理意见报告》,写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因,并给出初步处理意见,经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批,10万元以内(含10万元)的报公司总经理和董事长审批,超过10万元的报公司主管领导审批后再报董事局主席审批,审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。

  三、地区公司的库存盘点管理参照上述规定执行。

  第十章结算管理

  一、由材料设备公司供货给施工单位,地区公司代付代扣的结算:

  (一)《工地收货单》是材料设备公司、地区公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。

  (二)材料设备公司结算部根据《工地收货单》编制《对账单》,并在NC系统中生成《销售发票》,每月25日结账(一个结帐月为上月26日至本月25日),每月3-7日,完成对账单报审;每月8-13日,材料设备公司配送质检部根据《对账单》与地区公司预决算部、财务部对账,并于每月13日前将各方确认完毕的《对账单》提交地区公司预决算部;地区公司预决算部根据《对帐单》填写《申请使用资金审批表》,于每月15日前办完资金审批手续。

  (三)每月20日地区公司必须代付材料款给材料设备公司,如果地区公司每月20日不能代付材料款,地区公司财务部必须停止该公司一切款项的支付,直到该公司账目上的款项能够扣除支付材料款时,由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。

  (四)地区公司预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款,因特殊情况,地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时,须由地区公司董事长/总经理审批。

  (五)发包人指定分包工程中涉及发包人指定材料设备公司供货,结算时须转扣总包单位部分,原则上由工程总包单位提前出具授权书,授权现场施工单位(即分包单位)代表总包单位对《工地收货单》上相应的数量金额予以确认。特殊情况可由工程总包单位和分包单位共同在《工地收货单》上签字确认。授权书须由工程总包单位和分包单位双方加盖公章确认,材料设备公司统一编号管理,并在对帐单中须注明总包单位和授权书编号。

  二、材料设备公司供货给地区公司的货款结算:

  (一)《工地收货单》是材料设备公司、地区公司双方结算支付的唯一依据。

  (二)材料设备公司结算部根据《工地收货单》编制《对账单》,并在NC系统中生成《销售发票》,每月25日结账(一个结帐月为上月26日至本月25日),每月3-7日,完成对账单报审;每月8-13日,材料设备公司配送质检部根据《对账单》与地区公司预决算部、财务部对账,并于每月13日前将各方确认完毕的《对账单》提交地区公司预决算部;地区公司预决算部根据《对帐单》填写《申请使用资金审批表》,于每月15日前办完资金审批手续。

  (三)每月20日前地区公司必须付材料款给材料设备公司,如果地区公司每月20日不能支付材料款,地区公司财务部必须停止该地区公司一切款项的支付,直到该地区公司账目上的款项能够支付材料款时,由地区公司财务部直接支付给材料设备公司材料款。

  三、材料设备公司对供货单位材料款的结算:

  (一)《材料设备公司收货单》是材料设备公司、供货单位双方结算支付的唯一依据。

  (二)材料设备公司每月25日与供应商结账(一个结帐月为上月26日至本月25日);每月9-15日,由供货单位提供对账清单于材料设备公司结算部,双方核实并签字确认(供货单位盖公章);每月  16-20日,材料设备公司结算部根据双方确认的对账清单填写《申请使用资金审批表》报财务部审核,审核后按程序履行报批手续;每月21-25日由材料设备公司财务部按已完成报批手续的《申请使用资金审批表》将材料款支付给供货单位。

  四、地区公司对供货单位的货款结算:

  (一)地区公司须按合同规定支付供货单位货款。

  (二)地区公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的,由材料设备公司按合同规定提交资金申请单给财务中心,财务中心核准后指令地区公司财务部直接将货款支付给供货单位。

  (三)款项支付后,由集团财务中心书面知会材料设备公司、地区公司各相关单位/部门。

  第十一章考核规定

  本制度的考核:按照管理中心下发的考核办法执行。

篇5:地产集团签订年度协议地区公司签订合同采购供应材料物资管理办法

  地产集团签订年度协议、地区公司签订合同采购供应材料物资管理办法

  根据集团材料物资采购供应模式,为规范集团签订年度框架协议、地区公司签订合同采购供应材料物资的管理,制订本办法。

  第一条操作模式:集团统一招标、结同战略合作关系,由招投标中心、材料设备公司签订年度框架协议,确定厂家、品牌、规格型号和价格,地区公司负责签订合同采购供应并代付代扣的材料物资。

  第二条材料物资种类:

  1、集团签订框架协议后,地区公司可签订年度供货合同的有:钢塑复合管及管件、给水阀门、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、户内配电箱、弱电箱箱体、园林座椅及垃圾桶、淋浴间隔、公共区配电柜。

  2、集团签订框架协议后,地区公司可签订单项供货合同的有:铝合金门窗、变频供水设备、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、小型中央空调、变压器、低压母线槽、高压电缆、高低压开关柜。

  3、以上材料类别由集团招标中心签订框架协议的为铝合金门窗、公共区配电柜、变频供水设备、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、小型中央空调、变压器、低压母线槽、高低压开关柜;由材料设备公司签订框架协议的为高压电缆、钢塑复合管及管件、给水阀门、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、户内配电箱、弱电箱箱体、园林座椅及垃圾桶、淋浴间隔。

  4、材料种类如有调整,集团另行发文通知。

  第三条地区公司签订年度供货合同的采购供应流程:

  1、合同签订:地区公司招投标部或采购部根据集团签订的框架协议签订年度供货合同,并按权限报批。

  2、计划申报:地区公司工程部每月根据供货周期每月1日前将材料计划提交工程技术部,工程技术部4天内审核完毕,报主管工程公司领导审批后交采购部,采购部3天内下发《地区公司订货清单》给供货单位。

  3、材料验收:货到现场后由地区公司工程部、施工单位、供货单位共同按板验收;工程部开具《地区公司工地收货单》,经工程部、采购部、施工单位、供货单位共同签字确认。

  4、款项结算:

  (1)结算依据:《地区公司工地收货单》是地区公司与供货单位、地区公司与施工单位结算支付的唯一依据。

  (2)付款周期:上月26日至本月25日到货的材料物资,必须在下月25日前支付给供货单位。

  (3)代付代扣:每月9-15日,地区公司采购部根据《地区公司工地收货单》与供货单位对帐,并在《对帐单》上签名确认,对帐完毕后提交预决算部;每月16-20日,预决算部完成审核及申请使用资金审批手续后提交财务部;每月21-25日,财务部按已报批的《申请使用资金审批表》代付材料款给供货单位。预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款,因特殊情况,地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时,须由地区公司董事长/总经理审批。

  5、样板管理:归档原始样板由集团统一封存,集团招投标中心和材料设备公司负责各自签订框架协议验收原始样板的发放,使用部门负责管理。

  6、单据管理:《地区公司工地收货单》由材料设备公司统一印刷并发放各地区公司使用。

  第四条地区公司签订单项供货合同的采购供应流程:

  1、合同签订:地区公司工程部根据现场施工进度提交立项报告,经地区公司主管领导审核、地区公司负责人审批后交招投标部,招投标部签订单项合同,并按照权限报批。

  2、材料验收:货到工地后,由工程部组织卸货工作,地区公司工程部、供货单位、施工单位共同验收,工程部办理验收手续,并组织各方在工地收货单上签字确认。

  3、款项支付:地区公司工程部收到供货单位请款申请后,

  2天内确认完毕并提交预决算部,预决算部3天内完成审核及申请使用资金审批手续后提交财务部,财务部按已报批的《申请使用资金审批表》付款结算。

  第五条三方协议及供货合同:

  地区公司需签订三方协议及供货合同,由供货单位开具发票给施工单位的材料种类有:淋浴间隔、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、低压母线槽、高压电缆、铝合金门窗。

  (1)地区公司在签订施工合同时,须同时签订三方协议及供货合同。地区公司合同管理部于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同”施工单位的名单提交财务部,财务部必须停止该单位的工程进度款,直至其签订为止。

  (2)三方协议由地区公司自行审批。

  第六条地区公司直接签订设备类物资采购合同,由供货单位开具发票给地区公司相应项目公司的有:智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、变压器、公共区配电柜、高低压开关柜、垃圾桶及园林休闲椅,其他属于所在省地税局明确建筑安装工程计税营业额可减除其价值的名单的设备。

  第七条集团招投标中心、材料设备公司每月将价格调整情况及时通知地区公司合同管理部、招投标部、采购部。

  第八条集团招投标中心、材料设备公司对各自签订框架协议的战略合作单位材料物资的品质、款项支付情况进行监督管理。

  第九条材料物资样板管理、合同管理、计划管理、验收管理、单据管理、结算管理等相关工作流程参照《全国性材料物资采购供应管理制度》执行。

  第十条考核:地区公司相关部门未按照时间节点完成、工作达不到要求的,每次扣罚责任部门负责人100元,情节严重的予以失职问责处理。地区公司综合计划部负责考核,集团管理中心负责监督检查。

  第十一条本办法自发文之日起实施,由管理中心及材料设备公司共同负责解释。

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