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物业服务物资采购控制程序

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:物业质量管理程序文件范例

  服务物资采购控制程序

  1.0目的

  为采购活动提供程序准则,保证服务物资采购符合规定的要求。

  2.0适用范围

  适用于物业管理部对服务物资的采购活动的控制。

  3.0引用文件

  无

  4.0职责

  ●质保部负责组织编制《采购标准》及监控它的实施。

  ●相关职能部门负责相关采购合同的提出及对采购控制程序的执行。

  ●总经理负责采购合同书的审核、签订。

  ●采购人员按《采购标准》及采购计划进行采购活动。

  5.0工作程序

  ●采购计划

  (1)质保部负责组织编制《采购标准》,《采购标准》包括以下内容:

  ①服务的质量要求或物资的型号、规格及质量要求;

  ②检验或验收方法。

  《采购标准》使用前由管理者代表审批。

  (2)各部门主任根据提供服务的需要制定《采购单》,经部长查核,报主管副总经理审核,总经理批准后发至采购人员。

  (3)《采购单》内容若需更改,由主管主任填写《采购更改申请单》,审核步骤同(2)。

  (4)购买服务的要求由有需求的部门向总经理提交申请。

  ●采购合同

  (1)采购合同适用于大型机电设备及服务的采购。

  (2)物资采购合同应明确所要采购服务物资的名称、型号、规格、质量要求、提供方式、提供时间、验收标准及有关处理质量纠纷的条款;服务采购合同应明确所采购的服务项目的质量要求、提供方式、验收标准、结算方式及有关处理质量纠纷的条款。

  (3)采购合同由物业管理部各相关部门配合总经理与分承包方进行合同签订前的审查及协调(参照《分承包方评审程序》执行)。

  (4)采购合同签订后,部门文件管理员将合同登记在《合同台账》上。发现分承包方违约或影响服务供应的情况时,项目负责主任应立即采取应急措施解决,同时向部长汇报,部长认为有影响合同继续执行的,必须向主管副总经理、总经理报告。

  ●卫生易耗品及零星工程维修用物资的采购按《采购单》及《采购标准》执行。购买过程中必须向两家以上供应商询价,比较其产品质量、价格等因素而选择其中一家进行购买。(对供应商的评审内容应在采购单中注明)

  ●采购物资的验证

  (1)易耗品及零星工程维修件的验证按《服务用物资进货检验及试验控制程序》执行。

  (2)在分承包方货源处的验证:

  如需要在分承包方货源处对采购产品进行验证时,采购部门应在采购合同中明确规定并安排适合的人员进行验证并记录。当需要采用分承包方的检测设备时,应要求分包方提供使用检测设备计量校准证书复印件。

  6.0支持性文件

  ●《采购标准》

  ●《测量、检验设备控制程序》

  ●《服务用物资进货检验及试验控制程序》

  7.0相关记录

  ●《采购更改通知单》

  ●《采购单》

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