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质量方针和质量目标的编写

编辑:物业经理人2020-01-14

  文 件 名:质量方针和质量目标的编写

  ●质量方针编写

  质量方针由组织最高管理者确定。从内容上看,质量方针应与组织的宗旨相适应,包括对满足要求和持续改进的两项承诺。所谓满足要求包括满足顾客要求和法律法规要求,顾客要求 又包括明确的(如合同要求)和潜在的要求。

  质量方针还应提供制订和评审质量目标的框架,也就是为制订质量目标提供依据。

  为便于记忆,质量方针篇幅不宜过长,但必须包括上述内容。

  如何编制质量方针呢?可以向全体职员征集,然后评选出合适的质量方针,这样做本身就是一次很好的质量教育活动。也可以只要求组织领导、部门负责人等分别编制,然后在相应会议上讨论决定。不管以何种方式编制,都要注意符合组织实际,不要搞一个通用的口号。

  ●质量目标的编写

  2000版ISO9000要求在组织的相关职能和层次上建立质量目标,就是不仅要有组织级质量目标,各职能部门,各级各层都要分别制订质量目标。

  关于质量目标内容,应包括满足服务要求所需的内容。质量目标应是可测量的,并与质量方针保持一致。通过质量目标的实现,达到质量方针的落实。

  组织各职能、各级质量目标之间应相互协调,存在内在联系,以各部门质量目标的完成 来保证组织的质量目标,也就是在制订质量目标时,一般先制订组织的质量目标,然后层层分解形成各部门、各层次的质量目标,所有质量目标应尽可能量化。

  关于质量目标的具体指标的确定,应在统计分析以往数据资料的基础上确定,本着经过努力可以实现的原则制订。

  制订好的质量目标需经过审批下达,在日后的工作中经常检查实现情况,差距较大时应分析原因制订补救措施,如果发现已制订目标与实际出入较大,应及时修改质量目标。

采编:www.pmceo.cOm

篇2:质量记录的编写

  文 件 名:质量记录的编写

  ●质量记录的概念

  (1)质量记录是记载本组织的产品或服务过程质量形态、质量管理体系运行状态和结果的文件。

  就服务质量形成状态来说,不仅记载其质量从始到终的形成过程状态,也应记载其质量形成的最终状态和结果。

  基于以上的质量记录的内涵,各组织在确立质量记录的对象时,可以根据实际需要和合同要求而定。质量记录不只是记载产品质量最终状态或结果,质量记录应记载整个产品质量功能产生、形成、验证、保持和实现全过程和体系运行过程及其结果。

  (2)质量记录是反映一个组织的产品满足质量要求程度或质量管理体系运行有效与否 的客观证据的文件。

  质量记录应该能够直接、间接地证明服务工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求,能够证明本组织的质量管理体系是否按规定条件运行,是否达到预期的有效性。在合同环境下应能证实组织按合同规定履行了相应要求,并已获得了满意的结果。

  (3)质量记录是进行可追溯性,采取纠正和预防措施,进行质量改进的重要依据。

  服务质量管理活动的追溯主要是依据质量记录。采取纠正措施以及进行质量改进活动也都需要依靠质量记录所提供的信息来分析评价和验证。

  (4)质量记录表格应受控,填好的记录应管理。

  对质量记录表格应像文件一样进行控制,对填写好的质量记录,应制订质量记录的标识、编目、归档、存贮、保管和处理程序,并贯彻执行。特别要明确规定每种记录的保存期。

  ●质量记录编制原则

  (1)必要性

  从整体上考虑质量记录必须能够充分地证实质量活动及服务质量形成的全过程,必须有充分 的数据、证据证明体系运行的有效性。但并不是说质量记录越多越好,在编制时必须对各项 记录进行重要性、必要性、使用价值等方面逐一评审和取舍,只挑选必要的原始事实和数据 作为质量记录。

  (2)规范化

  编写质量记录要尽量采用统一的格式和内容使之规范化,以便于对其进行管理,也便于运用 计算机进行处理。

  (3)经济实用性

  要获得信息需要支付费用,因此一定要注意信息成本,要经济实用不要搞花架子,对于在现 有条件下无法保证其准确性的或对目前工作没有多少意义的信息应考虑不作为质量记录。 记录质量信息一定要考虑本部门、本组织的具体情况,按轻重缓急作出取舍。

  ●质量记录的基本内容

  (1)管理评审记录。

  (2)员工教育、培训、技能和经验的适当记录。

  (3)与服务有关要求的评审结果及评审所引发的措施的记录。

  (4)确定与服务要求有关的设计和开发输入的记录。

  (5)设计评审结果及任何必要措施的记录。

  (6)设计验证结果及任何必要措施的记录。

  (7)设计确认结果及任何必要措施的记录。

  (8)设计和开发更改的记录。

  (9)设计和开发更改的评审结果及任何必要措施的记录。

  (10)供方评价结果及评价所引发的任何必要措施的记录。

  (11)产品惟一性标识记录。

  (12)顾客财产发生丢失、损坏或发现不适用情况的记录。

  (13)监测装置自行校准或验证依据的记录。

  (14)监测装置失效时,对以往测量结果的有效性进行评价的记录。

  (15)内部审核记录。

  (16)产品检测符合接收准则及产品放行人员的记录。

  (17)不合格的性质及随后采取任何措施的记录。

  (18)采取纠正措施的记录。

  (19)采取预防措施的记录。

  ●质量记录编制的要求

  (1)记录名称

  质量记录的名称应简洁明了,准确地体现所要记录的对象或记录的内容。

  例如:合同评审报告

  进货检验记录

  (2)记录编号

  质量记录应进行统一编号以便进行控制,常用的编号包括记录代号、记录分类号、版本号 、 顺序号等。组织可根据自己的具体情况设计质量记录编码系统。总之,记录表格是受控 文件,要很好地管理。

  (3)记录内容

  按记录对象要求,确定记录表格和记录内容,并要求在实际操作中认真填写。

  (4)记录人员

  在记录表上设计好记录人员签写栏,包括操作人员、检验人员、技术人员、管理人员或有关 审核人员等。

  (5)记录时间

  一般情况下,年、月、日的填写设计在记录表的首部或尾部。时、分、秒的填写设计在记录 栏目中,根据活动程序的时间进行准确的填写。

  以上主要讲述了记录表中通常包含的内容,每个组织可以根据自己不同的需要和实际情况,灵活进行编制。总的原则是能够准确、充分地记录证实质量活动的过程和结果。

篇3:ISO9000相关资料:程序文件的编写

  ISO9000相关资料:程序文件的编写

  文 件 名:程序文件的编写

  ●编写原则

  (1)程序文件必须是涉及到质量管理体系的一个逻辑上的独立部分或活动

  由于程序文件是对质量管理体系的某项质量活动实施内容、方法和顺序要求的规定,因此程序文件所描述的应该是能够构成一个逻辑上独立的质量活动,这种逻辑上的独立 可以是质量管理体系的一个条款的一部分,或涉及多个相关的条款。

  程序文件对质量活动应规定目的和范围,实施的具体步骤,实施结果的处理、反馈,以及在实施过程中与各部门的关系等,形成一个逻辑上独立的部分。

  (2)程序文件的内容必须同质量手册的规定要求相一致

  程序文件是质量手册的支持性的文件。因此,程序文件实际上是对质量手册规定的进一步展 开、落实和细化。

  程序文件的编写要考虑质量管理体系的整体性、系统性,即要把各项质量活动加以充分展开 ,使所有的程序文件充分体现质量手册的规定和要求,同时也要注意处理好各个程序文件之 间的关系,使它们既是一个单独的逻辑上独立的部分,同时各程序文件相互又构成一个有机 的整体,充分落实和实施质量管理体系所要求的各项质量活动。程序文件编写还要处理好质 量活动发生过程中各个部门之间的联系,规定好各部门之间的接口问题,真正使程序文件中 规定的各项活动能够协调进行。

  (3)程序文件应简练、准确,具有很强的可操作性的要求

  程序文件编写应力求简明,用词要准确,避免赘述。要清楚地规定整个质量活动在实施过程 中的每一步骤和环节,相关部门的责任及其义务。即使是没有从事过此项工作的人通过 程序文件也能清楚地了解此项质量活动的内容和过程,并能很快地明确按其流程应该做什么 和怎样去做的要求。

  (4)程序文件不涉及到纯技术性的细节问题

  程序文件是质量活动的具体实施方法和步骤,在实施某项质量活动时,会涉及到一些技术细 节和工作细节,这些细节一般情况下由工作文件来确定。

  ●程序文件编写的要求

  (1)人员要求

  编写程序文件要落实好编写人员。选择合适的编写人员对程序文件的质量起着非常重要的作用。文件编写人员应具备以下条件:

  ①应该是本部门能胜任的代表

  程序文件的编写,原则上是自己的部门编写自己的文件,并且编写人员应该是本部门能 够胜 任的代表。有些组织在建立文件化的质量管理体系时,组织专职编写人员编写某些责任部门 的程序文件,这样的程序文件难以得到实施,其重要的原因就是因为没有得到实施部门的认可。

  若条件不具备,本部门无胜任编写者而要由其他人员代为编写时,所编写的程序文件在定稿之前,必须经过本部门的讨论通过和认可。

  ②熟悉所编写程序的质量活动的内容和要求

  程序文件的编写人员只有非常熟悉所编程序质量活动的编写内容和要求,编写出的文件 才能 准确、全面,具有可操作性。相反,文件编写人员若不熟悉质量活动,所编写出来的文件尽 管在文字上、逻辑上都很好,却往往由于不符合具体活动的实际情况,很难指导实施。

  ③具备一定的文字能力

  程序文件编写要求简明,用词准确。因此编写人员应具备一定的文字能力,把质量活动 的途径清楚地表达出来。

  (2)内容要求

  程序文件的编写内容都包括哪些方面,具体有什么要求,这是在编写过程中首先碰到的问题 。程序应阐明影响质量的管理人员、操作人员、验证和审核人员的责任、权力和相互关系, 说明各种不同活动实施方法,使用的文件和所进行的控制,因此程序文件编写要对质量活动 进行准确的叙述,并对质量活动中所涉及到的责任、权力和相互关系作出规定。文件的内容 主要是规定质量活动应做什么,即实施的方法和步骤,而不是叙述如何做的具体细节。这些细节在作业指导书等工作文件中予以规定。

  程序文件编写要用“6问5W1H分析法”来规定该项质量活动的目的(Why)为什么做、(What) 做什么、职责(Who)谁来做、在何时(When)做、何地(Where)做,如何(How)做即采用什么方 法做。包括采用什么设备、工具、文件、以及如何控制、记录等等。对于质量活动所涉及到 的文件应注明文件名称。

  (3)编制质量管理体系要求三级展开

  确定质量管理体系要求并进行三级展开是编制质量手册和程序文件的首要条件,体系要求二 级展开到质量活动,三级展开到质量工作。

  作为内部质量管理体系,在分析、确定本行的质量活动及其直接要求的同时确定质量管理体 系的间接要求,对要求进行剪裁,形成本行质量管理体系要求表,以这个要求表为基础再形成质量管理体系要求三级展开表。然后列出组织的各个部门,再进行职能分配,把每项质量 活动落实到各个部门,并按照职能分工,确定程序文件编写的责任部门。

  (4)确定程序文件目录

  质量管理体系要求的三级展开基本上就是质量管理体系运行必须开展的全部质量活动和工作 。为了使这些质量活动和工作处于受控状态,一般来讲有多少项质量活动就必须编制相应数 量的程序文件。对于性质相同、工作相近的程序也可以把几个质量活动串在一起,编制一个 程序文件。

  一个单位需要编制多少个程序文件应从本组织的实际出发,以质量管理体系要求三级展开表 为基础,经过认真分析后提出。确定程序文件目录一般由质量管理部门组织其他相关部门讨 论,由各个部门依据ISO9000标准,按照质量管理体系的要求提出程序文件目录,然后由质 量管理部门协调并统一确定。在2000版国际标准条款中有六处明确提到了工作程序,这些程 序如下:

  ①文件控制程序;

  ②质量记录控制程序;

  ③内部审核程序;

  ④不合格品控制程序;

  ⑤纠正措施程序;

  ⑥预防措施程序。

  以上所提到的程序文件是标准特别提出的,但实际仅有上述六个程序肯定是不够的。在具体 编写时,组织可根据自己的情况,确定程序文件数量,列出程序文件清单。编制程序清 单是协调质量手册与程序文件使之保持一致的重要环节,也是协调各部门之间关系的重要环 节,因此务必做好此项工作。

篇4:ISO14000相关资料:环境管理作业指导书和记录的编写

  ISO14000相关资料:

  文 件 名:环境管理作业指导书和记录的编写

  ●环境管理作业指导文件的作用和内容

  (1)作用

  组织的环境管理体系作业指导文件是侧重于操作性岗位或某一局部活动的规定,它是对环境管理程序文件的展开、补充和细化,一个程序文件可有若干个作业指导文件来支持。其目的是指导具体的岗位特别是重要环境工作岗位的实际操作,使环境因素得到有效控制。

  (2)内容

  作业指导文件包括技术规范、操作规程、各种管理规定、标准和方法、工艺流程图表、技术说明等,内容和形式多种多样,格式也不完全统一,组织可根据自身实际情况制订,如果使用原有的各项操作惯例和规章制度作为环境管理体系作业指导文件(第三层次文件),则应将文件统一进行编号,纳入体系文件之列,以保证体系文件形式上的完整和统一。

  ●环境管理记录

  (1)常见的记录

  ①关于适用的环境法律与其他要求的信息;

  ②环境因素识别和环境影响评价记录;

  ③环境培训记录;

  ④有关供方和承包方的信息;

  ⑤投诉记录及处理决定;

  ⑥环境目标、指标完成情况的跟踪记录;

  ⑦运行控制记录和产品信息(如成分和性能参数);

  ⑧应急方案的检验报告和事故总结报告;

  ⑨监测数据;

  ⑩检查活动、仪器校准和设备维护记录;

  11遵循法律、法规情况的定期评价记录;

  12不符合、纠正和预防措施记录;

  13环境管理体系审核记录;

  14管理评审记录。

  (2)组织应建立并保持有关环境记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管 、收回和处置的文件化程序。应在相关程序中列出所需要的记录并规定保存期限,必要时可编制环境记录清单。

  (3)环境记录的要求概括如下:

  ①环境记录本身要求字迹清楚,能够识别并且有明确的追溯线索将记录所记载的信息和相关的活动、产品或服务联系起来。这是记录实现其证据功能的基本要求。为此,记录的名称和内容应能反映相关的运行和活动,有明确的标识和日期等追溯信息,以便在需要时澄清有关法律责任、查找事故原因等。

  ②记录的保存和管理要便于查阅,为此可以考虑采用统一的编号、分类等措施。

  环境记录可以集中保存,也可以分散保存,但应提供适宜的场所防止人为的和意外的损坏和遗失,如雨淋、虫蛀、霉变、失火等。环境记录的保存期限标准没有统一的要求,组织应视需要自行决定。

  ③记录可以采取书面形式,也可以采用电子媒体的形式。

  ④应汇总所有重要记录的表格,组织有关部门进行校审,应从环境管理体系的整体 性出发,关注所采用的各种表格的内在联系,应确保记录的协调统一和内容的完整。

  由于组织的规模、性质、机构设置和重要环境因素不同,其作业指导文件和相应的环境记录 也各不相同。

篇5:ISO14000相关资料:环境管理手册的编写

  ISO14000相关资料:

  文 件 名:环境管理手册的编写

  ●环境管理手册的作用

  (1)环境管理手册是对组织整个环境管理体系的总体性描述,它为体系要素的进一步展开以及后续程序文件的制定提供了框架要求和原则规定,是环境管理体系的纲领性文件。手册可使组织的各级管理者明确体系概况,了解各部门的职责权限和相互关系,以便统一分工和协调管理。

  (2)环境管理手册阐述了组织的环境方针、目标、指标和环境管理方案,反映了组织环境管理体系重点需要解决的问题所在,反映出组织环境管理方面的思路和理念。

  (3)环境管理手册向组织的内外部人员提供了查询所需文件和记录的途径,相当于体系文件的索引。

  (4)环境管理手册通过明确组织中各层次、各部门和各岗位人员的职责和权限,为体系的有效运行提供了必要的组织保证。

  (5)环境管理手册还可对外向相关方和社会宣传并展示组织的环境管理工作业绩,作出承诺,并证实对这一承诺的实现。

  ●环境管理手册的内容

  (1)环境方针、环境目标、指标和环境管理方案;

  (2)环境管理、运行、审核和评审工作人员的主要职责、权限和相互关系;

  (3)关于程序文件的说明和查询途径;

  (4)关于环境管理手册的管理、评审和修订工作的规定。

  ●环境管理手册的格式

  (1)手册的开头部分

  ①封面:标题(环境管理手册)、有效版本编号、发布日期、编制、审核和批准人员 和日期、受控状态;

  ②手册更改控制页;

  ③目录:应列出手册各章、节和附录的题目和页码;

  ④手册发布令

  附上环境方针,阐明建立环境管理体系依据的标准、建立体系的目的、意义和承诺,明确适用范围(行政范围和地理范围)和应用领域;最高管理者签字、注明生效和签署日期。

  ⑤管理者代表任命书(最高管理者签字);

  ⑥前言(组织简介),包括:组织地址、建立日期、性质、投资规模和投资方、技 术经济状况、组织的主要活动、产品和服务特点、产值、员工人数、环境表现、历史和现状 、组织沿革和发展前景、建立环境管理体系的认识、组织的通讯联络方式等;

  ⑦手册的评审、修改、批准和发布等控制规定以及保密要求。

  (2)手册正文部分

  ①总则和编制手册的目的、适用范围和用途;

  ②引用标准;

  ③所采用的术语和定义;

  ④根据标准要求充分描述17个核心要素及其相互关系。

  描述的方面有:

  a.目的:明确该要素所要达到目的;

  b.适用范围:明确适用对象或范围;

  c.职责:明确本要素的责任部门和协助部门的权限;

  d.控制要求:注意标准要求的一定要写到,应突出重点职能、要素的控制要求和要素间接口关系;

  e.相关文件:导出程序文件的名称、编号和查询途径。

  (3)手册附录部分

  ①环境因素清单和重要环境因素清单;

  ②适用的环境法律法规及其他要求清单;

  ③环境目标、指标和环境管理方案一览表;

  ④组织机构图、环境管理体系组织机构图以及体系要素职能分配表;

  ⑤环境管理体系程序文件清单;

  ⑥图表:社区或厂区平面图、地下管网图、生产工艺流程图等,特别需要标注排污 口位置、潜在危险所在地及周边居民区、学校、医院等公共场所;

  ⑦在对体系要素进行描述时,应突出其在环境管理体系中的地位、作用和相互关系 ,以便通过手册这一文件形式,将环境管理体系连接成为一个有机整体;

  ⑧描述要素主要从目的和效果两个层面入手,要抓住要素中的重点环节给予阐述, 不要避重就轻,应体现手册对体系的总结和概括作用;

  ⑨对各体系要素职责的描述应与4.4.1要素中所阐述的各部门职责统一一致,不应出现矛盾;

  ⑩要素描述应重点突出,避免篇幅过长,可采用引用相关文件和程序,而不重复其 细节的手法;

  11使用统一的环境管理体系标准术语和专用的术语定义,同时保证语言描述通俗易懂;

  12对于手册中无程序要求的要素,如环境方针,应尽量在手册中叙述清楚,而 对于有要求制定程序的,可简要描述,详见程序;

  13充分依据ISO14001和ISO14004标准,尽量贴近组织的实际操作情况,使手册 成为这两方面内容的完美结合。

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