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物流业质量手册:质量职责

编辑:物业经理人2020-01-13

  物流业质量手册:质量职责

  文 件 名:物流业质量手册(部分)

  5.管理职责

  5.1管理承诺

  总经理代表公司作出以下承诺:

  (1)按照国际标准(ISO9001)建立、实施和改进质量体系,不断满足顾客要求和与物流服务有关的法律、法规要求,使之真正成为全体员工自觉遵守的行为准则。

  (2)质量方针和质量目标是公司在质量方面所确定的方向和追求的目标,必须得到切实的贯彻执行。

  (3)通过管理评审,对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行正式评价,确保达到持续改进和顾客满意的目的。

  (4)确保提供与建立和改进质量管理体系有关的必要的资源。

  5.2以顾客为关注的焦点

  在物流服务过程中,公司始终本着以顾客为中心的原则,通过顾客信息收集、分析处理、回访,尽可能准确地了解顾客需求;通过物流服务规范的实施,尽可能满足顾客需求,通过各类审核、评审、检查和改进,增进顾客满意。公司编制并实施《顾客要求及合同评审程序》,对顾客要求进行了解,通过《物流服务过程控制程序》提供满足顾客要求的服务,通过《纠正和预防措施控制程序》进行持续改进,不断满足并超越顾客要求。

  5.3质量方针

  ●质量方针:

  安全高效 方便及时 持续改进

  ●质量方针注释

  (1)安全高效

  安全:我们始终坚持“安全第一”的生产和服务原则,确保顾客的货物或物品在运输、保管和交付过程中完好无损。如因责任造成货损货差,将向客户负责,并按规定赔偿。

  高效:我们将运用现代化的科学管理技术和服务手段,充分利用完善可靠的网络运输及配送设备,实现高效率的管理和服务。

  (2)方便及时

  我们坚持“以人为本,以顾客为中心”的服务理念,“想顾客所想,急顾客所急”。通过完善服务网络,提供上门服务,努力为顾客提供最迅速快捷的服务。

  (3)科技领先

  我们将计算机技术应用于物流服务领域,建立网络交易信息系统和管理系统,为顾客提供快捷的通信和控制手段,足不出户,就能把握大好商机。

  (4)质量方针是由经理会同管理层,广泛听取员工意见,制定并实施的描述公司质量的宗旨和体现质量管理水平的总的意图和方向的文件。

  (5)质量方针是参照物流行业特点结合公司的能力来制定的,要求满足顾客的期望和需求、合理可行并不断改善,质量方针也是建立质量目标的框架和基础。

  (6)对全体员工进行宣传和教育,使质量方针在全公司内得到沟通、理解、并有效贯彻执行,如发现偏离能得到及时纠正。

  (7)在进行管理评审时应评审质量方针,以确认其持续性、适宜性和有效性,必要时予以修改。

  5.4策划

  ●质量目标

  (1)质量目标是对质量方针的展开,是公司及各部门所追求并加以实现的主要工作任务。

  (2)质量目标必须是可测量的,为判定质量体系的有效性提供判定依据。

  (3)公司整体的和各部门的质量目标:

  ①公司质量目标:

  a.货损货差率0.5‰以内(每月发生的货损货差件数/该月发送总件数);

  b.顾客满意率95%以上(调查的顾客满意数/被调查的顾客总数)。

  ②各部门质量目标

  部门 部门质量目标 统计方法 周期

  企管部 1、客户投诉处理(回复)率100% 处理(回复)件数/投诉总数 每季

  2、投诉处理及时率98%以上 在规定时间处理件数/投诉总数 每季

  办公室 1、文件处理率100% 来文处理件数/文件总数 每季

  2、新员工岗前培训率100% 新员工培训人数/新员工总数 每季

  3、员工培训合格率100% 培训合格员工数/培训员工总数 每次

  营业部 1、服务质量满意率95%以上 顾客满意数/参与评价总顾客数 半年

  2、货损货差率0.5‰以内 货损货差件数/发送总件数 每月

  信息服务中心 1、不因技术原因导致非正常营业 每季

  2、服务质量满意率95%以上 顾客满意数/参与评价总顾客数 半年

  安全办 1、安全隐患整改率100% 隐患整改个数/应完成整改数 每季

  2、消防器材完好率98%以上 完好消防器材数/消防器材总数 每季

  3、全年不发生安全责任事故 一年

  配送部 1、货损货差率0.5‰以内 货损货差件数/配送总件数 每月

  2、服务质量满意率95%以上 顾客满意数/参与评价总顾客数 每季

  ●质量管理体系策划

  (1)公司管理层应就如何实现全部质量目标进行策划。包括对质量管理体系及具体项目开发经营的策划,其内容包括:

  ①为实现公司质量目标所需资源、措施、方法和职责分工;

  ②质量体系建立、实施、改善的负责部门,人员配置、标准要求、职能分工,运行检查,效果评价等。

  (2)对质量管理体系的变更进行策划和实施时,应保证体系包含物流服务的全过程。

  5.5职责、权限和沟通

  ●本公司组织结构示意图(见下页)

  ●主要职责和权限

  (1)总经理

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级指示;

  ②全面负责公司的日常经营管理和公司发展的决策;

  ③负责制定、贯彻实施公司质量方针和目标;

  ④负责批准《质量手册》,主持管理评审;

  ⑤确保质量管理体系运行所必要的资源配备,并建立相应的组织机构,明确其职责、权限及相互关系;

  ⑥负责任命管理者代表;

  ⑦负责公司各类费用收支的审批;

  ⑧履行公司安全,消防第一责任人的所有职责;

  ⑨统筹协调各部门的运作;

  本公司组织结构示意图

  ⑩完成上级交办的其他工作。

  (2)副总经理兼管理者代表

  ①协助总经理做好各项工作,对所分管的部门或工作负责;

  ②负责质量管理体系的建立、实施和保持工作;

  ③负责《质量手册》的审核和《程序文件》、《工作手册》的批准;

  ④负责组织内部质量审核,向总经理报告质量管理体系的业绩和改进的需求;

  ⑤确保在公司提高员工“满足顾客要求”的质量意识;

  ⑥代表公司就质量管理体系有关事宜负责对外联络工作;

  ⑦负责公司级纠正和预防措施及以持续改进为内容工作的审批;

  ⑧完成总经理交办的其他工作。

  (3)总经理助理

  ①协助总经理做好各项工作,对所分管的部门或工作负责;

  ②负责定期对分管部门工作质量进行检查指导;

  ③确保质量管理体系在所分管的部门的有效运行;

  ④负责完成总经理安排的其他工作。

  (4)企管部

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级和领导的指示;

  ②参与公司发展和管理策划工作;

  ③负责公司业务合同文本的审核和相关法律法规的事务工作;

  ④负责制定公司企业管理方面的规章制度并监督执行;

  ⑤负责公司质量管理体系的推行、指导实施和改进建议;

  ⑥负责质量监督,不合格的处理及纠正和预防措施的落实工作;

  ⑦负责客户投诉的处理及商务纠纷的受理工作;

  ⑧负责质量目标的测量及有关质量数据的统计分析工作;

  ⑨负责质量管理体系有关文件和资料的控制;

  ⑩负责各类质量信息的传递、沟通和协调工作;

  11确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  12完成领导交办的其他工作。

  (5)办公室

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级指示,对公司领导的指示进行跟踪落实;

  ②负责公司行政管理,做好与公司上级有关部门和公司各部门之间的协调工作;

  ③负责公司会务安排及接待工作,做好会议记录;

  ④负责公司工作计划、工作总结、请示、报告、通知等公文的起草和缮印,收发有关公文,做好上传下达工作;

  ⑤负责公司档案资料的管理;

  ⑥负责公司固定资产的管理和后勤服务工作;

  ⑦负责公司办公用品的统一采购、管理;

  ⑧负责公司营业执照、经营许可证和组织机构代码证、统计登记证等营业证照的办理、变更、换证、年审、管理和公章的使用管理工作;

  ⑨根据公司的发展需要,编制人员需求计划。严格按照岗位条件要求,统一调配或招聘所需人员,并负责员工的培训教育和考核工作;

  ⑩负责公司人事、劳资的日常事务管理工作;

  11做好员工政治思想教育工作,关心员工生活;

  12负责组织员工文化体育娱乐等集体活动;

  13确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  14完成领导交办的其他工作。

  (6)安全办

  ①贯彻落实国家有关安全生产管理的方针、政策、法律、法规及上级部门的安全管理规定;

  ②负责公司的安全生产管理工作和制定各项安全管理制度。部署和督促检查公司所属部门安全管理工作;

  ③协助和指导公司所属部门开展安全生产管理工作,对安全隐患提出整改意见,并落实安全防范和整改措施;

  ④配合有关部门调查处理公司所属部门的安全事故;

  ⑤负责公司安全生产教育和培训工作;

  ⑥对所属部门安全生产管理责任人履行职责情况提出考评和奖惩建议;

  ⑦负责建立健全公司安全管理档案;

  ⑧确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  ⑨完成领导交办的其他工作。

  (7)营业部

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级和领导的指示;

  ②具体负责物流服务的提供和相关过程的设备、设施的维护;

  ③开拓经营渠道,承揽业务,为客户提供优质服务;

  ④负责客户货物或物品的收集、安检、计价收费及保管、发送工作;

  ⑤负责物流各环节分包单位的评审和选择;

  ⑥负责物流信息的传递、沟通、问题处理和反馈;

  ⑦确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  ⑧完成领导交办的其他工作。

  (8)配送部

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级和领导的指示;

  ②负责根据运输或配送计划,进行现场调度和车辆调度工作;

  ③负责货物的运输或配送服务;

  ④负责车队管理,司机管理,确保设备、人员、货物的安全;

  ⑤确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  ⑥完成领导交办的其他工作。

  (9)信息服务中心

  ①贯彻党和国家的政策法规,执行上级和领导的指示;

  ②负责公司内部物流计算机系统的开发与维护工作;

  ③负责交通在线“公路货运交易信息系统”的运行、维护和推广工作;

  ④负责会员的管理和服务工作;

  ⑤及时做好信息的处理及反馈工作,为客户提供优质服务;

  ⑥负责计算机系统的操作培训工作;

  ⑦负责有关计算机信息数据的统计、分析和反馈工作;

  ⑧确保质量管理体系在本部门的有效运行;

  ⑨完成领导交办的其他工作。

  ●管理者代表

  由公司总经理任命管理者代表,代表总经理全权负责质量体系建立、实施、改进的有关事宜。职责前面已有详细描述,任命书以公司红头文件的形式下发。

  ●内部沟通

  (1)沟通应在各不同职能部门及公司的不同层次之间全方位地进行。

  (2)一般情况下,内部信息沟通按质量管理体系文件规定的过程和路径来实现。

  (3)沟通方式包括口头、“联络单”,会议、文件或报告传阅等形式。

  (4)沟通的内容包括质量管理体系过程及其有效性的信息。

  ●支持性文件

  《内部沟通控制程序》

  5.6管理评审

  ●总则

  公司每年最少进行一次管理评审,由总经理主持,管理者代表和企管部协助。评审采取会议的形式,评审前应制定计划,各部门根据计划提交汇报材料,形成评审输入。评审会议在总经理的主持下进行,评审后形成报告,形成评审输出,得出结论,确定整改项目。

  ●评审输入

  评审输入应包括以下有关信息:

  (1)内部和外部各类质量审核、检查结果。

  (2)顾客投诉、市场反馈总结评价和重大质量事故。

  (3)顾客期望、法律法规要求以及市场发生重大变化的情况。

  (4)物流服务过程的总体水平和具体项目的符合性及资源状况。

  (5)预防和纠正措施的状况。

  (6)上次管理评审的整改情况。

  (7)经策划的可能影响质量管理体系的变化。

  (8)改进的建议。

  (9)质量方针和目标的适宜性。

  (10)其他。

  ●评审输出

  评审输出应包括与以下方面有关的决定和措施:

  (1)质量管理体系及其过程有效性的改进。

  (2)与顾客要求有关的产品的改进。

  (3)资源需求。

  ●应保持管理评审的记录。

  ●对管理评审提出的改进建议,按照《纠正和预防措施控制程序》实施,企管部负责跟踪验证。

  ●管理评审一般在第二次内审完成后实施,如出现重大情况:

  (1)外部质量审核、检查结果不合格。

  (2)顾客重大投诉、重大质量事故。

  (3)顾客期望、法律法规要求以及市场发生重大变化的情况,可临时进行管理评审。具体按《管理评审程序》实施。

  ●支持性文件

  《管理评审程序》

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