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必需的六个程序文件:预防措施控制程序

编辑:物业经理人2020-01-11

  文 件 名:必需的六个程序文件

  预防措施控制程序

  1.0目的

  识别潜在问题的影响程度,采取有效的预防措施,消除潜在的不合格原因,实现质量管理体系的不断完善和促进持续改进活动。

  2.0适用范围

  本程序适用于企业所有部门对潜在不合格原因所采取的预防改进措施的制订、实施与验证。

  3.0职责

  ●总经理办公室负责预防措施的管理。

  ●各部门负责与本部门有关的预防措施的制定和实施。

  ●管理者代表负责预防措施计划的审批。

  4.0工作程序

  ●识别潜在不合格及原因

  总经理办公室及时、重点分析以下信息:顾客投诉、月营业情况汇总表、服务质量通报、供方供货质量汇总表、外审报告以及管理评审报告、以往的纠正/预防措施执行情况记录等,以便及时了解体系运行的有效性,识别产品、过程和体系中潜在的不合格,了解顾客的满意程度和潜在的需求。

  (1)总经理办公室及时收集质量管理体系各过程输出的信息,如顾客的投诉、不合格报告、过程和产品的测量结果、顾客满意度、管理数据和信息、审核报告、管理评审的输出、顾客的需求和期望、市场分析、操作条件失控的早期警示,以及本组织的自我评价结果等。

  (2)在管理者代表的主持下,总经理办公室每半年组织相关部门对质量趋势进行综合分析,利用本组织的经验、统计技术或其他适用的方法,识别体系、产品过程实现中潜在不合格项及主要原因。

  (3)根据潜在不合格对体系和服务实现过程影响的程度汇总排序,以便优先解决顾客提出的问题和服务实现过程中的关键问题。

  (4)总经理办公室将潜在的不合格进行汇总,并提出预防措施,初步解决方案的建议,报管理者代表审批。

  ●预防措施的制订

  (1)预防措施的制订以利于体系的持续改进和提高顾客满意度为目的。

  (2)总经理办公室组织相关部门针对不合格原因,在权衡风险、利益和成本的基础上,确定适当的预防措施,并按先后次序编制“预防措施计划表”。报管理者代表批准后,纳入计划,下发实施。

  ●预防措施的实施

  (1)责任部门应严格按计划实施预防措施。

  (2)总经理办公室负责记录实施的效果。对预防措施实施的进展情况进行跟踪,督促检查及协调。

  (3)在实施过程中,若出现意料之外的新情况或产生更有效的措施时,责任部门应向总经理办公室提出改进计划,积极地寻找体系持续改进的机会,确定需要改进的方面,经管理者代表批准后实施,并调配适当的资源,满足和超越顾客的需求和期望,为社会及相关方创造更多价值。

  ●预防措施有效性评价

  (1)预防措施实施后,在管理者代表主持下,总经理办公室组织相关部门对实施后的效果进行评价或验证。将评价结果记录在“预防措施处理单”上。

  (2)对实施有效的预防措施结果,凡涉及文件修改时,由工程部或总经理办公室按规定作出永久性更改,或进一步采取措施,以保持其后续有效性。

  (3)对确认结果未能达到计划要求的项目,重复以上工作程序,直至结果确认有效为止。

  (4)预防措施实施的结果,是管理评审的输入。

  ●考核

  总经理办公室于年终对未完成预防措施计划和完成预防措施计划并确认结果有效的责

  任部门,分别进行适当处罚和奖励。

  5.0支持性文件

  ●《不合格的控制程序》

  ●《标识和可追溯性控制程序》

  6.0相关记录

  ●《预防措施计划表》

  ●《预防措施处理单》

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